采购物资价格调研与管控自查报告

采购物资价格调研与管控自查报告本次自查是按照公司《关于开展上半年采购领域成本管控专项检查的通知》要求，由采购部牵头，联合财务部、内部审计部组成自查小组，对我部门2024年1月至6月组织实施的全部非生产主原料类采购项目开展了全维度自查，重点围绕采购前价格调研、采购过程价格管控、价格台账更新三个核心环节，逐笔核对采购单据、询价记录、招标档案，累计覆盖12个物资大类、412笔独立采购订单，涉及总采购金额1286.7万元，现将自查情况、发现问题及整改安排说明如下：近两年来，我们围绕采购价格管控，已经初步建立了“分级询价、台账管理、同行对标”的基本制度，明确了不同金额采购项目的询价要求：5000元以下采购由经办人完成至少3家供应商询价，部门负责人复核价格；5000元以上5万元以下采购，由采购组组长组织二次询价，分管采购的主管复核；5万元以上采购全部走公开竞价或者招标流程，邀请至少5家供应商参与报价。同时我们建立了常用物资价格台账，对126种年采购量较大的物资按月记录采购价格，每半年跟周边3家同规模同行业生产企业开展一次价格对标，梳理价差调整采购价格，截至本次自查前，2023年全年通过价格调整累计实现采购成本下降78.2万元，整体管控取得了一定效果。但通过本次全面梳理核查，我们还是发现价格调研和管控环节存在不少具体的显性和隐性问题：首先在价格调研环节，第一个突出问题就是长期合作供应商的调研流于形式，动态更新不足。由于我司现有供应商体系中，接近40%的供应商是2018-2020年框架招标时准入的长期合作供应商，部分采购人员出于合作习惯、怕麻烦的心理，对长期供应商的价格很少重新开展全渠道调研，往往直接沿用框架协议约定价格，即使市场价格发生较大变动也没有及时调整。我们从1-6月的采购订单中抽取了60种常用物资，对比了1688大宗批发平台价格、本地同行联合调研价格，具体价差情况如下：物资品类规格型号我司2024年1-6月采购均价1688平台大宗批发价本地三家同行业平均采购价价差率（我司较市场价）普通J422电焊条φ4mm48元/公斤42元/公斤41元/公斤+17.1%一次性劳保口罩三层无纺布1.2元/只0.78元/只0.85元/只+41.2%5号工业润滑油L-CKD150#3280元/桶（170kg）2950元/桶2890元/桶+13.5%A4复印纸70g整箱（8包）218元/箱182元/箱176元/箱+23.9%304不锈钢角钢30*3mm13.8元/公斤12.2元/公斤12.1元/公斤+14%化验室纯盐酸分析纯500ml12.5元/瓶8.6元/瓶9.1元/瓶+37.4%橡胶运输带1000*5mm128元/米106元/米102元/米+24.5%从统计结果可以看到，抽查的60种物资中，有42种我司采购价格高于市场平均价，占比达到70%，其中价差超过10%的有18种，最高价差达到41.2%，主要集中在劳保用品、五金工具、化验试剂这些常用消耗品，追根溯源就是这些品类的供应商都是合作五年以上的老供应商，从来没有重新开展过全渠道比价，对方报价多少就直接认可，导致价格长期偏离市场合理区间。第二个问题，价格调研渠道单一，覆盖范围不足。目前我们90%以上的价格调研都是向现有供应商库内的供应商询价，很少拓展到生产厂家、线上大宗批发平台、本地实体批发市场开展调研，导致拿到的价格都是层层加价后的中间商价格，没有拿到源头价格。比如我们去年新投运的污水处理系统，所有备品配件一直都是直接向设备原厂采购，本次自查中我们调研了三家原厂授权的本地经销商，发现相同规格型号的正品配件，经销商报价平均比原厂低22%，仅上半年我们从原厂采购配件就多支出了7.2万元。另外对于一些临时需求的特殊物资，采购人员往往图快，直接找能最快供货的供应商，不做价格调研，今年1-6月有11笔临时应急采购，都没有留下任何价格调研记录，平均价格比市场价高出26%。第三个问题，价格调研没有根据物资属性分类开展，对于价格波动大的物资没有建立动态调整机制。我们目前现行的要求是价格台账一年更新一次，但是对于钢材、润滑油、塑料原料这些跟国际大宗商品价格挂钩的物资，价格波动频率很高，有的月份单月波动就能达到10%，一年更新一次价格完全跟不上市场变化。今年上半年国内基础润滑油价格累计下降8.2%，我们还是沿用2023年年底框架协议约定的价格，上半年采购126桶润滑油，累计多支出了4.3万元。其次在价格管控环节，也存在多个层面的漏洞：第一个突出问题是零散采购管控不严，拆分订单规避竞价询价的情况时有发生。按照我们现行的制度，5000元以下的零散采购可以由经办人直接采购，仅需要补三家询价记录，部分采购人员为了省去竞价审批的麻烦，将大额采购拆分成多个低于5000元的订单，分别下单，规避分级管控要求。本次自查发现，2024年1-6月累计排查出12笔拆分订单，涉及总采购金额18.6万元，所有拆分订单都没有按要求走竞价流程，价格平均比市场价高出19%，累计造成公司多支出3.52万元。第二个问题，供应商报价管控不严格，陪标围标问题存在风险。目前我们对供应商报价的审核仅停留在看有没有足够数量的报价单，没有对报价的合理性做交叉验证，部分供应商跟采购人员熟悉之后，会提前串通，找两家陪标单位报高价，最终还是约定好的供应商以稍低的价格中标，实际上中标价格还是远高于市场价。本次自查中发现，今年3月的一笔27.8万元的办公大楼新厂区办公家具采购项目，三家参与竞价的供应商报价分别是27.8万元、28.2万元、31万元，中标价格为27.8万元，我们调研了本地三家家具生产企业，相同规格材质的办公家具整体报价在23.5万-24.5万之间，中标价格比市场价高出超过14%，进一步核查发现，另外两家报价供应商都是中标供应商的关联企业，属于典型的陪标围标。第三个问题，框架协议的调价机制执行不到位。我们现行的长期框架协议都约定，当市场价格波动幅度超过5%时，双方要重新协商调整价格，但是实际执行中，往往只有供应商提出涨价的时候我们才会调价，市场价格下跌的时候，供应商不会主动告知，我们也没有主动开展对标调价，导致价格一直维持在高位。本次自查我们梳理了18份2023年签订的长期框架协议，发现有7份协议存在价格应该调整没有调整的情况，其中不锈钢配件、劳保用品两个框架协议，从2023年10月市场价格下跌超过10%到现在，半年时间都没有调价，累计多支出7.8万元。第四个问题，多部门联动监督机制没有形成。目前采购价格的调研和管控都是采购部门单独完成，使用部门只关注物资的质量和交货时间，不关心价格高低，财务部门只审核采购流程合不合规、发票对不对，不审核价格是否合理，内部审计一年才做一次全面检查，很难及时发现问题，导致价格管控只有前端操作，没有后端监督，很多问题长期存在得不到纠正。深入分析问题产生的根源，主要有四个方面：一是采购人员的成本管控意识不足，部分采购人员存在“只要不拿好处，价格高一点没关系”的错误思想，认为花的是公司的钱，没必要花大量时间砍价调研，尤其是零散小金额采购，觉得金额不大，浪费时间不值得，导致惰性越来越强，制度要求得不到落实。二是制度执行没有考核约束，现行的管理制度只明确了应该做什么，没有明确不做会受到什么处罚，对价格虚高、不按流程调研的行为没有对应的考核措施，干好干坏一个样，导致大家对制度执行没有动力。三是信息化支撑不足，目前我们的采购价格都存储在本地Excel表格里，没有统一的价格数据库，每次调研价格都需要手动去查历史价、找市场价，费时费力，很多采购人员嫌麻烦就不愿意做全渠道调研。四是供应商体系更新不及时，我们最近一次大规模清理供应商还是2021年，很多不符合要求的中间商没有清理出去，也没有及时引入生产厂家、电商平台等新的供应渠道，导致可选择的报价主体少，拿不到好价格。针对本次自查发现的所有问题，我们已经梳理了问题清单，明确了整改责任人和整改时限，具体整改安排如下：第一，立即完成存量问题整改，对本次自查发现的价差超过10%的23笔采购订单，全部重新开展全渠道价格调研，在7月底前完成供应商更换或者价格谈判，累计预计挽回损失16.8万元；对12笔拆分订单的经办人进行部门内部批评教育，扣减当月绩效分5分每人，在部门内部做通报，起到警示作用；对存在陪标围标风险的办公家具项目，已经跟供应商重新谈判，对方同意让利8%，减少支出2.2万元，后续我们将把两家陪标的关联供应商列入供应商黑名单，永远不准参与我司采购项目。第二，完善价格调研机制，建立分层分类动态调研制度。我们将所有采购物资按照年采购额划分为ABC三类：A类为年采购额超过50万元的核心物资，每月开展一次价格调研，更新一次价格台账，每月对标市场价格，波动超过5%立即调价；B类为年采购额10-50万元的重要物资，每季度开展一次价格调研更新；C类为年采购额10万元以下的零散物资，每半年开展一次全面调研。同时拓展调研渠道，明确要求任何一笔超过5000元的采购，价格调研必须覆盖至少三个不同类型的渠道，至少包含一个生产厂家、一个线上批发平台、一个实体经销商，不能全部都是现有供应商报价，对长期合作供应商，每年开展一次重新准入评审，全部重新比价，不符合价格要求的直接清退，不准继续合作。第三，完善价格管控流程，堵塞管控漏洞。首先我们已经在ERP采购系统中增加了防拆分控制规则，同一个供应商、同一个品类的采购，当月累计金额超过5000元的，系统自动锁单，必须走询价竞价流程才能解锁，从系统层面杜绝拆分订单的问题。其次建立交叉审核机制，5万元以上的采购项目，价格必须由两个不同采购组的人员交叉审核，10万元以上的采购项目，必须邀请财务部门、使用部门、内审部门共同参与价格调研，共同审核报价的合理性，避免一言堂。然后优化供应商体系，清理现有中间商供应商，鼓励直接对接生产厂家，对生产厂家直接准入给予绿色通道，优先选择生产厂家合作，目前我们已经完成了电焊条、润滑油、A4纸、劳保用品四个大类的供应商更换，全部换成生产厂家直接供货，平均价格下降了16%，每年预计可以节约采购成本21.5万元。第四，建立监督考核机制，压实管控责任。我们已经调整了采购人员的绩效考核方案，把成本管控指标占比从原来的10%提高到30%，设定了品类平均价格较市场价格的节约率指标，节约率超过5%给予绩效奖励，超过10%给予额外奖励，如果平均价格高于市场价格5%以上，扣减全部绩效分数，连续两个季度不合格的调整岗位。同时建立了常态化的价格公示制度，每个月将所有金额超过1万元的采购项目的物资名称、规格、价格、供应商信息，在公司OA系统公示，接受全体员工监督，员工举报价格虚高经核实的，给予举报金额10%的奖励，最高奖励5000元。另外内部审计部门每半年开展一次采购价格专项审计，及时发现问题督促整改。第五，提升信息化支撑能力。我们已经跟信息部门沟通，计划在今年9月底前上线采购价格管理模块，对接1688、京东企业购的公开价格接口，实现常用物资市场价格的自动更新，系统自动对比我司采购价格和市场价格，价差超过5%自动发出预警，提醒采购人员重新询价，同时建立统一的历史价格数据库，所有采购价格全部录入系统，每次下单自动调出历史价、市场价，方便采购人员对比，价格高于市场价没有合理原因的，系统不准通过审批。本次自查让我们清晰