企业内部用印管理流程规范

企业内部用印管理流程规范第一章总则1.1目的与依据为规范公司各类印章的使用与管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）所有印章的申领、刻制、启用、保管、使用、变更、停用、缴销等管理活动。公司各类业务合同、对外文件、内部重要通知及其他需加盖公司印章的文件材料，均须遵守本规范。1.3基本原则公司用印管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范操作、安全保密”的原则。任何单位和个人不得违反本规范擅自用印。第二章印章的种类与保管2.1印章种类公司印章主要包括但不限于：（一）公司公章：代表公司对外行使法定职权的印章。（二）法定代表人印章：用于法定代表人授权或签署相关文件的个人名章。（三）合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件的专用印章。（四）财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务的专用印章。（五）部门印章：公司各职能部门在其职责范围内使用的印章，仅限内部业务沟通及非对外承诺性文件。（六）其他专用印章：根据公司业务需要设立的其他具有特定用途的印章。2.2印章保管（一）各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上为部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的人员，并签订《印章保管责任书》。（二）公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等核心印章，应由公司指定的核心管理部门分别专人保管，并实行双人双锁或其他更高安全级别的保管措施。（三）部门印章由各部门负责人指定专人保管，保管人变更时须办理交接手续并备案。（四）印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人代管或带出指定保管地点。如因事外出或请假，须提前向部门负责人报告，并按规定办理临时交接手续。（五）印章保管场所应具备安全条件，防止印章被盗、遗失或滥用。下班后应将印章存放于保险柜或其他安全保管设备中。第三章用印申请与审批3.1用印申请（一）公司所有对外文件、合同、协议、函件及内部重要文件需加盖公司印章时，均须由用印部门或个人填写《用印申请单》。（二）《用印申请单》应详细填写用印文件名称、份数、用印事由、拟用印章种类、用印日期、申请人及部门负责人等信息，并附需用印的文件原件或清晰复印件。（三）提交用印申请时，申请人应对文件内容的真实性、合法性、准确性和完整性负责。3.2文件审核（一）部门负责人应对本部门提交的用印文件及《用印申请单》进行初步审核，重点审核文件内容与本部门职责的相关性、文件的合规性及用印的必要性。（二）对于涉及法律、财务、合规等专业领域的文件，在提交审批前，须先经公司相应专业职能部门审核。例如，对外合同协议须经法务部门或外聘法律顾问审核；财务类文件须经财务部门审核。3.3审批权限（一）用印审批实行分级授权制度，根据用印文件的性质、重要程度及金额大小（如适用），设定不同层级的审批权限。（二）常规性、事务性内部文件或已履行完整业务审批流程的文件，经部门负责人审批后，可由印章保管部门按规定用印。（三）重要对外合同、协议、承诺性文件、涉及重大经济利益或可能产生重大法律责任的文件，须经部门负责人、相关分管领导（或指定高级管理人员）审批，必要时须报请公司主要负责人审批。（四）公司公章、法定代表人印章的使用，除另有规定外，原则上须经公司主要负责人或其授权的分管领导审批。（五）审批人应根据其职责权限，对用印申请的合规性、文件内容的适宜性进行审慎审查，并对审批结果负责。第四章用印操作与登记4.1用印核对（一）印章保管人在收到审批通过的《用印申请单》及相关文件后，应对照审批意见，仔细核对文件内容、份数、用印种类等是否与申请内容一致，确认无误后方可用印。（二）对审批手续不全、文件内容有疑义或不符合本规范要求的用印申请，印章保管人有权拒绝用印，并及时向其上级主管报告。4.2用印规范（一）用印时应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处、骑缝处等），印迹应完整、不模糊。（二）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审核审批的文件上加盖公司印章。（三）除非有明确的书面授权并符合公司规定，严禁携带印章外出用印。确因特殊情况需外出用印的，须经公司主要负责人批准，并由印章保管人或指定专人随同前往，在用印完毕后立即将印章带回妥善保管。（四）同一文件如需多页加盖骑缝章，应确保印章骑缝清晰、连贯。4.3用印登记（一）印章保管人须建立《用印登记簿》，对每一次用印情况进行详细登记。登记内容包括：用印日期、用印部门、申请人、用印文件名称、份数、用印事由、审批人、印章种类、用印编号等。（二）《用印申请单》及相关审批附件应作为用印登记的依据，与《用印登记簿》一并妥善保管，保存期限不少于规定年限。（三）用印文件的复印件或扫描件（如有必要）可与《用印申请单》一同存档备查。第五章印章的变更、停用与缴销5.1印章变更（一）因公司名称变更、印章磨损、遗失、被盗或根据业务需要调整印章样式等原因，需刻制新印章时，应由相关部门提出申请，经公司审批后，由指定部门负责按照国家有关规定到公安机关指定的刻章单位刻制。（二）新印章刻制完成后，应办理启用手续，发布启用通知，明确新印章的启用日期及原印章的停用日期。5.2印章停用与缴销（一）对于因公司名称变更、机构撤销、印章磨损、样式调整等原因不再使用的印章，应及时办理停用手续。（二）停用的印章由原保管部门负责收回，登记造册后，提交公司指定的核心管理部门统一封存或按规定程序销毁。销毁时应有两人以上在场监销，并做好销毁记录。（三）印章遗失或被盗时，保管部门应立即向公司领导报告，并迅速向公安机关报案，同时采取登报声明等方式宣告该印章作废，并按规定程序申请重新刻制。第六章用印监督与责任追究6.1日常监督（一）公司指定的印章管理部门及审计、监察部门（如设有）应定期或不定期对公司各类印章的保管、使用及登记情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。（二）印章保管人应自觉接受监督检查，配合提供相关资料。6.2责任追究（一）任何单位或个人违反本规范规定，未经批准擅自用印、越权审批用印、违规保管印章、在空白文件上用印，或因保管不善导致印章遗失、被盗，从而给公司造成损失或不良影响的，公司将根据情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。（二）对于伪造、变造公司印章或利用印章从事违法违纪活动的，公司将立即向公安机关报案，并依法追究其法律责任。第七章附则7.1特殊情况处理遇有紧急或特殊情况需立即用印，且无法完全履行常规审批流程时，申请人须立即向公司相关领导报告，经同意后可先予用印，但须在事后及时补办审批手续