政府采购代理机构质疑处理操作规范

政府采购代理机构质疑处理操作规范一、总则1.1编制目的为规范政府采购代理机构在代理政府采购项目过程中处理供应商质疑的行为，明确质疑处理流程、时限、标准及各方职责，保障供应商依法行使质疑权利，维护政府采购活动的公平、公正和高效，防范和化解法律风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购质疑和投诉办法》等相关法律法规及部门规章，结合政府采购代理工作实际，制定本操作规范。1.2适用范围本规范适用于依法设立的政府采购代理机构在接受采购人委托，组织实施政府采购活动过程中，对供应商就采购文件、采购过程、中标或者成交结果提出的质疑进行的接收、审查、处理和答复等相关活动。1.3基本原则政府采购代理机构处理供应商质疑，应遵循以下基本原则：合法合规原则：严格依据法律法规和规章规定的程序、时限和标准进行处理。公平公正原则：对提出质疑的供应商和其他相关供应商一视同仁，不偏不倚。权责一致原则：在采购人委托授权范围内，依法依规独立处理质疑，并对处理过程和结果负责。效率与效果并重原则：在法定期限内高效处理质疑，注重化解矛盾，力求实质性解决争议。诚实信用原则：实事求是，诚实守信，不得隐瞒、歪曲事实或提供虚假信息。全程留痕原则：对质疑处理的全过程进行书面记录和档案管理，确保有据可查。二、组织机构与职责2.1质疑处理工作小组政府采购代理机构应设立专门的质疑处理工作小组，负责统一受理和处理供应商质疑。工作小组应具备独立性和专业性，其成员应熟悉政府采购法律法规、采购流程和质疑处理实务。2.1.1工作小组构成组长：通常由机构负责人或分管业务的高级管理人员担任，负责质疑处理的最终审批和重大事项的决策。副组长：由业务部门负责人担任，负责质疑处理工作的具体协调和组织实施。成员：由具备相应专业知识的项目经办人、法律顾问或法务人员、财务人员等组成，负责具体质疑事项的调查、核实、分析和答复文稿的起草。2.2主要职责2.2.1工作小组职责负责供应商质疑函的接收、登记和形式审查。组织对质疑事项进行事实调查、证据收集和法律分析。起草质疑答复函，履行内部审核和审批程序。在规定时限内向质疑供应商送达书面答复。就重大、复杂或可能引发投诉的质疑事项，及时向采购人报告并提出处理建议。负责质疑处理相关档案的整理、归档和保管。定期对质疑处理情况进行统计分析，总结经验，提出改进建议。2.2.2项目经办人职责协助工作小组提供与质疑事项相关的采购文件、评审资料、沟通记录等背景材料和证据。就质疑涉及的具体采购程序、技术参数、评审细节等问题作出说明和解释。根据工作小组要求，参与调查核实工作。2.2.3法律顾问/法务人员职责对质疑处理程序及实体内容的合法性、合规性提供法律意见。审核质疑答复函的法律风险，确保措辞严谨、依据充分。参与处理可能涉及法律诉讼或行政处罚的复杂质疑案件。三、质疑的接收与受理3.1质疑函的接收接收渠道：政府采购代理机构应公开接收质疑的地址、联系人、联系电话及电子邮箱。质疑函应以书面形式，通过现场递交、邮寄或符合法律规定的电子方式提交。接收登记：工作小组应指定专人负责接收质疑函。收到质疑函后，无论是否符合受理条件，均应立即进行收文登记，填写《供应商质疑接收登记表》，记录收件日期、时间、质疑供应商名称、质疑项目编号、质疑事项概要等信息，并由接收人签字确认。3.2质疑受理的形式审查工作小组应在收到质疑函后1个工作日内完成形式审查。审查内容主要包括：3.2.1主体资格审查质疑供应商是否为参与所质疑项目采购活动的供应商。委托代理人提出质疑的，是否提交了有效的授权委托书及身份证明。3.2.2形式要件审查质疑函是否包含供应商的名称、地址、联系人及有效联系方式。质疑函是否明确载明质疑项目的名称及编号。质疑事项是否具体、明确，并附有相关的事实依据和法律依据。质疑函是否有法定代表人或其授权代表签字并加盖单位公章。3.2.3时效性审查供应商提出质疑，是否在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内提出。起算时间点依据不同质疑对象确定：对采购文件提出质疑的，为收到采购文件之日或者采购文件公告期限届满之日。对采购过程提出质疑的，为各采购程序环节结束之日。对中标或者成交结果提出质疑的，为中标或者成交结果公告期限届满之日。3.3受理决定根据形式审查结果，作出如下处理：审查情况处理决定后续操作符合全部受理条件予以受理向质疑供应商出具《质疑受理通知书》，载明受理日期、质疑编号及答复期限。启动实质审查程序。不符合主体资格或形式要件，但可以补正一次性告知补正向质疑供应商出具《质疑补正通知书》，明确需要补正的内容和合理期限。供应商在期限内补正的，审查合格后受理；逾期未补正或补正后仍不符合要求的，视为未提出质疑。不符合主体资格或已超过法定质疑期限不予受理向质疑供应商出具《质疑不予受理通知书》，书面说明不予受理的理由和法律依据。质疑事项不属于本机构负责范围（如对采购人确定的需求标准提出质疑）书面告知书面告知供应商向有权处理的采购人提出，并说明理由。所有通知书均应以书面形式（包括数据电文形式）送达供应商，并留存送达凭证。四、质疑的审查与调查4.1实质审查启动对于受理的质疑，工作小组应立即启动实质审查程序。实质审查的核心是核实质疑事项所依据的事实是否成立，相关采购活动是否存在违法违规或不符合采购文件规定的情形。4.2调查核实工作小组应根据质疑内容，采取以下一种或多种方式进行调查核实：书面审查：调取并仔细审阅与质疑事项相关的全部采购文件、供应商投标（响应）文件、评审报告、评分明细、录音录像、沟通记录等档案材料。询问相关人员：向项目经办人、评审专家、采购人代表等相关人员了解情况，并制作询问笔录。要求供应商澄清说明：在必要时，可以书面要求质疑供应商或其他相关供应商就质疑事项涉及的问题提供进一步的书面说明或证据。组织复核：对于涉及评审结果公正性的质疑，如认为必要，可在采购人同意并监督下，组织原评审委员会或另行组建复核小组对相关投标（响应）文件进行复核。咨询专家或第三方机构：对涉及复杂技术、法律或专业问题的质疑，可咨询相关领域专家或第三方专业机构的意见。4.3审查分析与判断在调查核实的基础上，工作小组应进行综合分析判断：事实认定：基于证据，确认质疑所反映的情况是否属实。法律适用：判断被质疑的行为或结果是否违反了政府采购相关法律法规、部门规章或采购文件的具体规定。责任分析：分析导致问题产生的原因，区分是采购人责任、代理机构责任、评审专家责任还是供应商自身原因。影响评估：评估质疑事项对采购过程、结果可能产生的影响，以及处理决定可能引发的后续法律风险。五、质疑的处理与答复5.1处理决定类型根据实质审查的结果，质疑处理决定可分为以下几类：决定类型适用情形处理措施质疑成立经查证，质疑事项属实，且相关采购活动存在违法违规或不符合采购文件规定，影响或可能影响采购结果。根据不同情况采取相应纠正措施：1.对采购文件质疑成立的，应修改采购文件后重新开展采购活动。2.对采购过程或结果质疑成立的，应认定中标、成交结果无效或撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定，或重新开展采购活动。所有纠正措施均需在采购人书面同意并授权下进行。质疑部分成立质疑事项部分属实，部分不属实。对成立的部分，参照“质疑成立”情形采取相应纠正措施；对不成立的部分，在答复中予以说明。质疑不成立经查证，质疑事项缺乏事实依据，或相关采购活动合法合规且符合采购文件规定。维持原采购结果或相关决定，在答复中详细说明理由和依据。5.2答复函的起草与审批起草：工作小组指定成员根据审查结论和处理意见，起草《质疑答复函》。答复函应格式规范、内容完整、逻辑清晰、用语严谨。审核：答复函草稿须经工作小组副组长审核，重点审核事实陈述是否清楚、证据是否充分、法律适用是否准确、处理意见是否恰当。审批：经审核后的答复函，报工作小组组长审批。对于可能改变采购结果、涉及重大利益或法律风险的答复，应提请机构负责人审批，并建议同步书面报告采购人。法律审核：在审批环节，应由法律顾问或法务人员对答复函进行最终法律风险审核。5.3答复函的内容要求《质疑答复函》应包含以下必备内容：质疑供应商全称。答复单位全称（政府采购代理机构）并加盖公章。质疑项目名称及编号。收到的质疑函日期及质疑编号。对质疑事项逐条进行的调查核实情况、认定的事实和依据。具体的审查结论（成立、部分成立或不成立）及详细理由。处理决定（如维持、变更或重新开展采购活动等）。告知供应商如对答复不满意，可在答复期满后15个工作日内向同级财政部门提起投诉的权利及投诉途径。答复日期。5.4答复的送达与期限答复期限：政府采购代理机构应当在收到质疑函后7个工作日内作出书面答复，但需要检验、检测、鉴定、专家评审以及需要投诉人补正材料的所需时间不计算在内。送达方式：答复函应以书面形式（包括数据电文形式）送达质疑供应商，并尽可能获取送达回证。采用邮寄方式的，应使用可查询的快递并保留凭证；采用电子邮件的，应保留发送记录。同时，如质疑事项涉及其他相关供应商，应将有关情况书面告知相关供应商。期限计算：答复期限的起算点为收到符合受理条件的质疑函之日。补正材料的，自收到补正材料之日起计算。六、特殊情形处理6.1质疑事项涉及评审专家若质疑事项涉及评审专家未按照采购文件规定的评审程序、方法和标准进行独立评审，或在评审过程中存在明显倾向性或歧视性言论等行为，工作小组应：详细记录相关情况。在答复质疑的同时，将有关证据材料书面报告本级财政部门，由财政部门依法处理。建议采购人根据财政部门处理结果，决定是否组织原评审委员会复核或重新评审。6.2质疑事项涉及采购需求若供应商对采购人提出的技术参数、服务要求、资格条件等采购需求提出质疑，认为存在排他性、歧视性或指向特定供应商，代理机构应：将质疑函及相关材料及时转交采购人，要求采购人出具书面说明。依据采购人的书面说明和法律法规进行审查。若采购人说明合理且需求合法合规，则答复质疑不成立；若认为需求确实存在问题，应建议采购人修改，并据此答复质疑成立或部分成立。代理机构不得超越权限，擅自认定采购需求违法。6.3质疑供应商撤回质疑在质疑答复作出前，质疑供应商书面申请撤回质疑的，应当终止质疑处理程序，并书面记录在案。已进行的调查工作应归档保存。6.4发现违法违规线索在处理质疑过程中，若发现采购人、评审专家、其他供应商或其他相关人员存在涉嫌违法违规的重大线索，超出了当前质疑处理范围，代理机构应：在答复函中不予涉及或仅作原则性说明。独立整理相关线索和证据，以书面形式向本级财政部门报告。七、档案管理7.1归档内容政府采购代理机构应对每个质疑案件建立独立卷宗，归档材料应完整、系统，包括但不限于：供应商提交的质疑函正本及补正材料。《质疑接收登记表》、《受理通知书》、《补正通知书》或《不予受理通知书》及其送达凭证。调查核实过程中形成的所有书面记录、询问笔录、调取的证据材料复印件、专家咨询意见等。内部审查讨论记录、审批单。《质疑答复函》签发稿及送达凭证。与质疑处理相关的其他往来函件、电话记录、电子邮件打印件等。如涉及采购结果变更，相关变更公告、通知等文件。7.2管理要求质疑处理档案应作为项目采购档案的重要组成部分，统一编号，专柜保管。档案保管期限应不少于15年，自采购活动结束之日起计算。法律、行政法规另有规定的，依照其规定。查阅、借阅档案应履行审批登记手续，确保档案安全与保密。鼓励采用电子化方式归档管理，电子档案与纸质档案具有同等效力，应做好备份与防篡改措施。八、工作纪律与责任追究8.1工作纪律质疑处理工作人员应严格遵守以下纪律：不得与质疑供应商或相关利益方进行可能影响公正处理的私下接触。不得泄露质疑处理过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私。不得隐瞒、歪曲、捏造事实，不得出具虚假调查结论。不得无故拖延、推诿质疑处理工作，必须在法定期限内完成。不得利用处理质疑的职权为自己或他人谋取不正当利益。8.2责任追究政府采购代理机构及其工作人员在质疑处理过程中有下列情形之一的，由机构内部或上级主管部门责令改正；情节严重的，依法依规对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处分；给他人造成损失的，依法承担民事责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：无正当理由拒收符合法定条件的供应商质疑的。未在规定期限内