社团日常管理制度(试行)

社团日常管理制度(试行)为规范社团日常运作，保障成员权益，提升活动质量，促进社团健康发展，结合实际情况，制定本制度。一、组织架构与职责划分社团实行理事会领导下的部门负责制，核心管理层由理事会、各职能部门负责人及指导老师组成。（一）理事会理事会为社团最高决策机构，由社长、副社长及各部门负责人组成，总人数不超过社团成员总数的20%。理事会职责包括：审议年度工作计划与总结、审核活动提案及财务预算、决定成员奖惩与职务任免、监督各部门工作执行。理事会会议分为常规会议与临时会议。常规会议每月召开1次，由社长主持，须有2/3以上成员出席方为有效；临时会议由社长或3名以上理事会成员联名提议召开，需提前24小时通知全体成员。会议决议采用民主表决制，重大事项（如修改章程、调整会费标准）需经全体成员2/3以上同意方可通过，一般事项经理事会成员半数以上同意即可生效。会议记录由办公室专人负责，记录内容包括时间、地点、参会人员、讨论内容及表决结果，记录需经参会成员签字确认后存档。（二）职能部门设置1.办公室：负责日常事务统筹，包括文件起草、档案管理、会议组织、成员联络及物资保管。设主任1名，副主任1-2名，成员若干。需建立物资登记台账，明确物品名称、数量、规格及使用状态，每学期末进行物资清点并形成报告。2.活动部：负责活动策划、执行与总结。设部长1名，副部长1-2名，成员若干。需制定活动全流程操作指南，涵盖前期调研、方案设计、资源对接、现场执行及效果评估等环节，每次活动后3个工作日内提交总结报告。3.宣传部：负责品牌宣传与文化建设。设部长1名，副部长1-2名，成员若干。需统筹线上线下宣传渠道，包括公众号运营、海报设计、视频制作等，内容发布前需经理事会审核，确保符合社团宗旨及学校规定。4.财务部：负责资金管理与账务核算。设部长1名（可由办公室主任兼任），成员1-2名（需具备基础财务知识）。需建立独立账目，使用专用记账本或财务软件，账目需清晰记录每笔收支的时间、金额、用途及经手人，每月向理事会提交财务报表。二、成员管理规范（一）招新与入社社团招新仅限每学年新生入学季及学期初补招，招新前需向学校社团管理部门报备招新方案（含招新人数、考核标准）。招新采用“报名-初试-复试”流程：报名需填写《社团成员登记表》，提交个人基本信息及相关特长说明；初试通过笔试或现场展示考察基础能力（如艺术类社团考察作品、学术类社团考察专业知识）；复试通过面试考察团队协作意识与对社团的认知，最终录取名单经理事会审议后公示3个工作日，无异议后办理入社手续。新成员入社需签署《社团成员承诺书》，承诺遵守社团章程及管理制度，积极参与活动，维护社团声誉。入社后1周内完成培训，培训内容包括社团历史、规章制度、部门职能及基础技能（如活动策划模板使用、宣传工具操作），培训考核合格后方可正式参与核心工作。（二）日常考核与奖惩成员考核分为日常考勤、任务完成度及综合表现三项，满分100分，每学期末由办公室汇总评分，作为评优、职务晋升及退出处理的依据。1.日常考勤（30分）：以活动签到、会议出席为依据，采用电子签到（如小程序）与纸质签到双重记录。每学期应到活动/会议次数不低于总次数的80%，缺勤1次扣3分，迟到3次折算为1次缺勤；无故缺席且未提前24小时请假者视为严重缺勤，每次扣5分。2.任务完成度（50分）：根据所在部门分配的具体任务（如活动部的策划案、宣传部的推文）进行评分，由部门负责人按“优秀（45-50分）、良好（40-44分）、合格（35-39分）、不合格（35分以下）”等级评定，需附任务完成情况说明及佐证材料（如策划案原稿、推文截图）。3.综合表现（20分）：包括团队协作（如主动协助其他成员完成任务）、创新贡献（如提出被采纳的活动创意）、对外形象（如代表社团参与校外活动的表现），由理事会成员匿名评分，取平均分计入总分。考核结果公示5个工作日，对评分有异议者可向理事会提交书面申诉，理事会需在3个工作日内调查并反馈结果。奖励措施：学期考核前20%的成员授予“优秀社团成员”称号，优先推荐参与校级评优及校外交流活动；连续两学期考核前10%且担任部门干事满1年者，可优先晋升为部门负责人。惩罚措施：学期考核低于60分者给予书面警告，需提交改进计划并由导师结对帮扶；连续两学期低于60分或单学期严重缺勤超过3次者，视为自动退出，由办公室通知本人并注销成员资格。（三）退出管理成员可自愿退出，需提前15个工作日向办公室提交《退出申请表》，说明退出原因，经理事会审批后办理交接手续（如归还社团物资、移交工作资料），退出后不得继续以社团名义开展活动。因考核不达标、违反规章制度（如挪用公款、损害社团声誉）被劝退者，由理事会出具《劝退通知书》，明确劝退理由，成员可在收到通知5个工作日内提出申诉，逾期未申诉或申诉不成立者正式退出。三、活动管理流程（一）活动策划与审批活动需提前策划并提交提案，提案内容应包括：活动名称、目标（需具体可量化，如“吸引100名新生参与”）、时间地点、参与对象、流程设计（含各环节时间分配）、物资需求（清单需注明名称、数量、预算单价）、宣传方案（线上线下渠道及发布时间）、安全预案（如人流量控制、急救措施）。提案由活动部负责起草，经部门内部讨论修改后提交办公室初审（重点核查格式完整性、内容合规性），初审通过后提交理事会审议。理事会需在5个工作日内完成审核，审核要点包括：活动是否符合社团宗旨、预算是否合理（单场活动预算超过2000元需附详细成本核算）、安全措施是否完备（如户外活动需提前查看天气并联系校保卫处）。审核通过后，活动部需将提案及审核意见报学校社团管理部门备案，备案通过后方可执行。（二）活动执行与监督活动执行前3个工作日，活动部需召开筹备会，明确各岗位分工（如总负责人、物资组、宣传组、后勤组），制定《活动执行表》（含时间节点、责任人、注意事项）。物资组需提前1天完成物资采购与场地布置，采购凭证需经财务部审核签字；宣传组需按计划发布活动信息，活动当天实时更新现场动态（如拍摄照片、短视频）。活动现场设2名监督人员（可由理事会成员或指导老师担任），负责检查流程执行情况、记录突发问题（如设备故障、人员冲突）及处理临时调整。若遇重大突发情况（如参与人数远超预期、恶劣天气），现场负责人需立即启动安全预案，必要时终止活动并组织人员有序撤离，同时向理事会及学校相关部门报告。（三）活动总结与归档活动结束后2个工作日内，活动部需组织复盘会，成员分享经验与问题，形成《活动总结报告》（含参与人数、实际支出、效果评估——如问卷调查满意度、媒体报道量）。宣传部需在3个工作日内完成活动素材整理（精选20-30张照片、1-2个短视频），制作成电子简报发布至社团公众号及成员群。财务部需在5个工作日内完成账目核对，提交《活动财务明细表》（含每笔支出的票据扫描件）。所有活动相关材料（提案、执行表、总结报告、财务明细、照片视频）由办公室整理后，纸质版存档于社团活动室文件柜，电子版上传至专用云盘（设置访问权限为理事会成员及办公室主任）。四、财务管理细则（一）资金来源与使用范围社团资金来源包括：成员会费（每学年收取1次，标准由理事会根据年度活动计划拟定，经全体成员大会表决通过后执行，每人不超过200元）、校外赞助（需与赞助方签订书面协议，明确赞助金额、用途及社团需履行的义务，协议需经学校法务部门审核）、学校拨款（按社团评级获得的年度支持经费）及其他合法收入（如作品义卖、知识讲座收入）。资金使用范围限于：活动物资采购（如宣传物料、比赛奖品）、场地租赁（如教室、展厅）、宣传费用（如公众号推广、印刷品制作）、培训支出（如邀请专家授课的课时费）及必要的办公开支（如打印纸、文件夹）。禁止将资金用于个人消费、与社团宗旨无关的活动及高风险投资。（二）收支管理与审批收入管理：会费收取由财务部负责，开具加盖社团公章的收据（一式两联，一联交成员，一联留存）；赞助款需通过社团专用银行账户（需以社团名义在银行开立，账户信息报学校备案）收取，禁止私人账户代收。所有收入需在到账3个工作日内登记入账，注明来源及金额。支出管理：单笔支出500元以下（含）由部门负责人审批，500元以上2000元以下（含）由理事会成员2人以上联签，2000元以上需经全体成员大会表决通过。报销时需提供正规发票（或收据，需注明收款单位、联系人及联系方式），发票需填写社团全称，内容与活动用途一致，若为线上采购需附订单截图。财务部需在收到报销申请后3个工作日内完成审核，审核通过后5个工作日内完成打款（通过社团账户转账至报销人）。（三）财务监督与公开财务部每月向理事会提交《月度财务报表》（含收入、支出、结余明细），每学期末向全体成员公示《学期财务报告》（含年度预算执行情况、重点活动支出分析），公示期为7个工作日。成员对财务数据有疑问的，可向理事会提交书面查询申请，理事会需在5个工作日内提供相关票据及说明。每学年末，由学校社团管理部门指定第三方机构对社团财务进行审计，审计内容包括账目真实性、资金使用合规性及票据完整性。审计报告需向全体成员公布，对审计中发现的问题（如挪用公款、虚开发票），将追究相关责任人责任，情节严重的移交学校处理。五、档案管理要求（一）档案分类与内容1.成员档案：包括《社团成员登记表》（含姓名、学院、联系方式、特长）、《考核记录表》（每学期考核评分及评语）、《奖惩决定书》（含表彰文件或劝退通知）、《退出申请表》（含交接清单）。2.活动档案：包括活动提案、审核意见、执行表、总结报告、现场照片（需标注时间、地点、活动名称）、视频资料（剪辑版与原始素材）、媒体报道截图（含公众号推文、校报文章）。3.财务档案：包括会费收据存根、赞助协议、报销凭证（发票原件及扫描件）、财务报表（月度、学期、年度）、审计报告。4.其他档案：包括社团章程（含历次修订版本）、理事会会议记录、与校外合作单位的往来函件、指导老师的指导记录（如活动前的建议、活动后的点评）。（二）档案保管与查阅所有档案实行“双轨制”管理，纸质档案按类别分盒存放于社团活动室文件柜（钥匙由办公室主任保管），电子档案按年度分类存储于专用云盘（密码由办公室主任与指导老师共同保管）。纸质档案需使用无酸纸文件夹，避免受潮、虫蛀；电子档案需定期备份（每季度1次）至移动硬盘