会议会务服务工作流程

会议会务服务工作流程

1、小型会务工作的服务流程

1）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前

30分钟到岗。

2）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现

异常及时报告修理。

3）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有

一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。

4）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10

分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，

并每隔15分钟加茶水一次。

6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、

动作轻）。

7）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。

8）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好

灯、音响、空调、门窗等。

2、中、大型及重要会议的会务工作服务流程

1）在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇

报。

2）会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果

盘等。

3）提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、名

位牌、会标等进行核对，对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、

卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关

人员进入会场。

4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前

50分钟到岗。

5）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现

异常及时报告修理。

6）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有

一个舒适整洁的会议环境。

7）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10

分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

8）如需要控制电梯，则提前安排人员控制。

9）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，

并每隔15分钟加茶水一次。

10）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、

动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好

领导交代的事情。

11）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。

12）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关

好灯、音响、空调、门窗等。

13）会务部在会议期间应与保安部加强联系，防止无关人员骚扰

会场，并注意会议期间的用电设备安全，保证消防通道的畅通，紧急

情况下，应有服务人员在场进行疏导。

3、会议接待服务流程

3.1目的

规范会议接待工作流程，切实把会议接待工作提高到一个崭新的

服务水平。

3.2适用范围

适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。

3.3职责

3.3.1项目部项目经理负责木工作流程的监督与落实执行情况；

3.3.2客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理

工作；

3.3.3会议接待服务员负责执行好本规程。

3.3.4会议工作规程

3.4会议类型

3A级：国家、省部级领导和客户要求的部门

2A级：市级领导、来访的重要客户；外省、市级的参观团。

A级：同行业市级参观团、区级领导；

3.4.1准备工作

3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、

1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行对接。

2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、30分钟与

主要接待方进行对接。

A级：客服部负责人提前3小时、1小时与通知方进行对接。

3.4.2宣传准备

3A级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像；公

司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；确定行程路线、欢迎

鲜花形式。

2A级：公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；用花盆、

装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。

A级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公

共区域。

3.4.3人员准备

3A级：①各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备运

行安全等工作；②客服部安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服务

和应急服务。

2A级：客服部安排专人负责会议服务、休息区服务；

A级：客服部安排专人负责会议服务；

3.4.4物料准备

3A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、

接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生

间配备用品：洗手液、抽取纸。

2A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、

接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生

间配备用品：洗手液、抽取纸。

A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、茶水、抽取纸、烟缸等。

根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

3.4.5检查准备:

3A级：客服部负责人提前6小时检查物料准备、人员准备，组织

人员进行演练操作，分别提前1小时、30分钟、10分钟检查物料准

备、人员准备情况。

2A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人

员准备情况。

A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人

员准备情况。

3.4.6日常会务工作(A级)

(1)会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提前

15分钟到岗；

(2)到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常(提前

半小时打开灯光;提前1小时打开空调；影视音响设备由会议主办方

负责协调主管设备人员)及时与会议接待主管和客户方协调。

（3）仔细检查会议室的桌子、椅子等会议使用物品的清洁卫生工

作，保证有一个舒适整洁的会议环境；

（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备茶叶，打好开水，提前15

分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员：

（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水,

并每隔15分钟加茶水一次；

（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、

动作轻）；

（7）会议主管必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况

和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；

（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员;

（9）会议结束后，及时做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、

音响、空调、门窗等。

3.4.72A级、3A级中、大型及重要会议的会务工作

（1）客服部接到2A,3A及重要会议通知后，作出详尽的会议安

排及时向项目部项目经理汇报；

（2）客服部主管根据会议需要，若要悬挂横幅则通知会议预定单

位提前一天准备好横幅;提前两小时安排摆放好鲜花；

（3）提前一天对会议室全面检查，应与会议主办单位保持联系，

对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯

光、花卉摆设、茶水准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标

后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；

（4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，

提前1小时到岗;

（5）仔细检查会议室的桌子、椅子等的清洁卫生工作，保证有一

个舒适整洁的会议环境；

（6）提前1小时按会议要求进行摆台，准备茶叶，打好开水，提

前15分钟再会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；

（7）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水,

香巾并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的习惯，以便

做好个性化服务；

（8）若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领

导交待的事情；

（9）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、

动作轻）；

（10）客服领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情

况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；

（11）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人

员；

（12）会议结束后，及时做好茶杯及通知保洁做好会议室的清洁

卫生工作，并关好灯、音响、空