2026年档案销毁申报审批表

2026年档案销毁申报审批表一、档案销毁申报基本信息申报单位全称集团综合管理中心（2026年度批次）所属部门档案管理部/财务部/人力资源部/技术部申报批次编号P-2026-DESTROY-001申报日期2026年03月15日申报联系人张建国（档案主管）联系电案所属年度2008年-2015年档案总卷数1,245卷（件）销毁原因总述依据《中华人民共和国档案法》及集团《档案管理期限表》，经2025年度档案鉴定委员会鉴定，上述批次档案已超过法定保管期限，且无继续保存价值，并已完成数字化扫描与备份工作，符合销毁条件。特此申报。附件清单1.《档案销毁申请报告》2.《拟销毁档案鉴定清单》3.《档案数字化备份验收报告》4.《档案鉴定委员会会议纪要》二、拟销毁档案详细清单（财务会计类）序号档案分类档案号/案卷题名形成日期保管期限到期日期页数/载体密级鉴定详细理由及依据销毁方式备注1财务凭证2008-001至2008-120月度会计凭证2008年全年度15年2023年12月纸质/共2,400页内部依据《会计档案管理办法》财会〔2015〕79号文，该批月度会计凭证保管期限已满15年。经核查，相关年度账务已结清，无未了结的债权债务及法律诉讼，且电子档案已异地备份，纸质原件失去保存必要性。造纸浆销毁已数字化2财务凭证2009-001至2009-045原始凭证及附件2009年1-12月15年2024年12月纸质/共1,850页内部该批次原始凭证涉及2009年度旧生产线改造项目，项目已竣工结算超过10年，审计报告已归档。经财务总监确认，所有税务稽查及审计需求均已过追溯期。符合销毁条件。造纸浆销毁含部分外文单据3财务账簿2008年度总账/明细账2008年01月01日30年2038年12月纸质/共560页秘密特别说明：此处申报为30年期限账簿，但经鉴定委员会2025年复核，该年度集团已完成股改，旧账簿数据已全部迁移至新ERP系统，并经第三方审计机构出具数据迁移完整报告。依据集团“数字化转型降本增效”专项制度，经董事会特批，提前销毁纸质旧账簿，仅保留电子版。碎纸机粉碎需特批签字4工资表册2010年1-12月员工工资发放明细表2010年全年度30年2040年12月纸质/共300页秘密经人力资源部与法务部联合审核，该年度涉及员工均已离职或退休，且无历史遗留劳动仲裁记录。根据《企业档案工作规范》，涉及员工隐私的工资表在无争议前提下，满一定年限可销毁原件（电子版永久保存）。碎纸机粉碎涉及个人隐私5税务报表2008-2012年度月度/季度纳税申报表2008-2012年10年2022-2024年纸质/共1,200页内部税务申报表保管期限为10年。经与主管税务局沟通确认，该时间段税务稽查已结束，无补税罚款风险。纸质原件保存占用大量库房资源，予以销毁。造纸浆销毁已核对电子版三、拟销毁档案详细清单（行政管理及人事类）序号档案分类档案号/案卷题名形成日期保管期限到期日期页数/载体密级鉴定详细理由及依据销毁方式备注6行政公文2008-001至2008-156集团内部通知/会议纪要2008年全年度10年2018年12月纸质/共3,100页内部该批文件主要为日常行政事务性通知、非重大决策会议纪要及临时性工作组文件。内容已被后续制度文件覆盖，无历史查考价值。经办公室鉴定，属于“短期保管”范畴，现已超期5年。碎纸机粉碎需剔除含印章页7招聘档案2010-2012年度未录用人员简历及面试表2010-2012年10年2020-2022年纸质/共4,500册秘密大量未录用人员纸质简历，包含个人身份证复印件、联系方式等敏感信息。保管期限已满。为防范个人信息泄露风险，需优先进行彻底销毁。电子版面试记录已保留必要期限后删除。工业级碎纸监销人需在场8合同协议2009-0089废旧物资处理协议2009年05月20日10年2019年05月纸质/共45页内部该协议为一次性废旧设备销售合同，执行完毕且质保期已过。款项已结清，无后续纠纷。合同主体已注销。符合销毁条件。碎纸机粉碎无关联债权9宣传品档案2011年以前产品印刷品/海报设计稿2009-2011年永久/长期-纸质/共200份内部鉴定变更：原定为永久保存，但因品牌多次升级迭代，旧版VI设计稿已无实际参考价值，且市场部已留存全套高精度电子设计源文件。经鉴定委员会讨论，降级为可销毁实物，仅保留电子源文件。焚烧处理仅销毁打样稿10外事活动2010-005一般性商务接待记录2010年11月15年2025年11月纸质/共80页内部一般商务接待活动记录，非高层互访或重大签约。活动内容已结束，相关合作项目已结项。无持续保存价值。碎纸机粉碎含照片若干四、拟销毁档案详细清单（技术研发及工程建设类）序号档案分类档案号/案卷题名形成日期保管期限到期日期页数/载体密级鉴定详细理由及依据销毁方式备注11底图/蓝图旧厂区一期非核心建筑竣工图2005年-2008年永久-纸质/共350张内部旧厂区已于2018年整体拆除并重建，原建筑物不存在。该部分竣工图仅作为历史资料留存。现新厂区全套BIM模型及竣工图已完善。经技术部确认，旧蓝图已无测绘及维修价值。碎纸/焚烧需保留一套缩微胶片12科研课题2009-KY-012预研性失败项目实验记录2009年全年度30年2039年12月纸质/共12本机密属于早期探索性课题，项目已终止，未形成专利或成果。实验数据已被后续成功项目验证无效。经技术委员会评估，无重复利用价值，且实验记录本纸张老化严重，字迹褪色，建议销毁。化学溶解销毁涉及化学配方13样品档案2010-2015年已退市产品零部件样品2010-2015年10年2020-2025年实物/共500件内部产品已退市超过5年，售后服务期已结束，不再需要备件支持。根据实物档案管理规定，样品展示柜已更新，旧样品占用仓储空间，予以清理销毁。实物破坏/拆解部分含金属件回收14软件载体WindowsXP/Server2003安装光盘及授权书2008年购置5年2013年光盘/共50张内部操作系统已停止官方支持，集团已完成全面系统升级。原版授权许可已失效。旧光盘存在物理划伤，无法读取，无留存意义。物理破坏不可随意丢弃15工程招投标2008-BID-005未中标单位投标文件2008年04月10年2018年04月纸质/共3,500页秘密依据《招标投标法》，未中标单位投标文件保存期不少于10年。现已超期。且该工程项目“集团物流中心”已投入使用15年，运行平稳。经审计部确认，无历史违规线索。造纸浆销毁含竞争对手报价五、档案价值鉴定与法规依据对照表鉴定环节鉴定小组意见法规/制度依据核查重点鉴定结果初步筛选档案员根据系统到期提醒，筛选出2026年达到保管期限的档案清单。集团《档案管理信息系统操作手册》第4.2条保管期限计算是否准确（从形成次年算起）。共筛选出1,300卷，待复核。业务复核各业务部门（财务、人资、技术）对清单内容进行逐条审核，确认业务已完结，无查考需求。《机关档案管理规定》第26条《会计档案管理办法》第14条是否存在未结清债权、未了结诉讼、未决事项。剔除55卷（涉及未结案诉讼），保留1,245卷。密级审查信息安全部对拟销毁档案进行密级复核，确保无涉密文件混入。《中华人民共和国保守国家秘密法》集团《涉密档案管理办法》是否包含“机密”以上级文件；是否解密期限未到。确认无“机密”以上文件，均为“内部”或“秘密”且已脱敏。数字化备份数字化中心确认所有拟销毁纸质档案已进行高清扫描，并挂载至档案系统。集团《档案数字化技术规范》《电子档案管理规范》电子文件是否清晰、完整、可读；是否通过四性检测。100%完成数字化备份，元数据完整。最终审批集团档案鉴定委员会召开会议，听取汇报，审议并签署销毁意见。《中华人民共和国档案法》第24条销毁程序是否合规；理由是否充分；风险是否可控。同意销毁，并报请分管副总裁批准。六、销毁执行方案与安全保密措施执行阶段具体执行步骤责任部门/责任人安全保密措施预计耗时出库清点1.档案库房管理员依据审批后的清单，逐一调出档案。2.在监控下进行双人清点，核对档号、页数，确保无误。档案库房：李明、王强监查：安保部赵六1.全程视频监控录像，保留30天。2.出库区域设置警戒线，无关人员不得入内。2个工作日运输押运1.将档案装入专用保密销毁箱，贴上封条。2.使用专车运送至指定的涉密载体销毁中心。后勤部：司机孙七押运员：档案部刘八1.运输车辆安装GPS定位。2.实行“双人双锁”管理，中途不得停留。3.签订《运输保密承诺书》。0.5个工作日现场销毁1.在销毁中心现场，再次开箱核对。2.监销人亲眼目睹档案送入粉碎机/化浆池。3.确认无法复原后，方可离开。销毁中心操作员监销人：张建国、法务部周九1.使用符合国家保密标准的销毁设备（如B级以上碎纸机）。2.对于图纸类，采用专用焚烧炉处理。3.严禁将档案作为废品变卖。1个工作日数据清除1.对于本次销毁对应的电子档案（如非永久保存的电子文件），进行逻辑删除。2.对存储介质中残留数据进行擦除。IT部：郑十数据安全员：吴十一1.采用磁盘擦除工具进行覆写（至少3次）。2.建立数据清除日志，不可篡改。0.5个工作日销毁备案1.填写《档案销毁清册》，记录销毁时间、地点、方式、监销人。2.将清册永久保存，并在档案管理系统中注销相关条目。档案管理部：张建国1.销毁清册需由监销人签字确认。2.财务部门需将销毁情况报备税务局。1个工作日七、审批流程记录表审批节点审批部门/职务审批人审批意见审批日期签字/电子签章拟稿档案管理部主管张建国拟销毁档案已鉴定完毕，符合销毁条件，请审核。2026-03-10(电子签章)部门审核档案管理部总监钱多多经核查，清单与实物相符，数字化备份完整，同意申报。2026-03-12(电子签章)业务复核财务部总监孙满贯财务凭证、账簿均已过保管期限，无税务风险，同意销毁。2026-03-13(电子签章)业务复核人力资源部总监李才人旧招聘简历及工资表无争议，同意销毁。2026-03-13(电子签章)业务复核技术部总监赵创新旧底图及实验记录已无利用价值，同意销毁。2026-03-13(电子签章)法务合规法务部经理周正已确认无未决诉讼风险，销毁程序符合法律规定，无异议。2026-03-14(电子签章)信息安全信息安全部经理吴安全密级复核通过，数据清除方案合规，同意。2026-03-14(电子签章)鉴定委员会鉴定委员会主任郑重鉴定委员会已审议通过，该批次档案可以销毁。2026-03-15(电子签章)最终批准集团分管副总裁陈决策同意销毁。请严格按照安全保密方案执行，务必做好监销记录。2026-03-16(电子签章)八、销毁后续工作与档案注销登记登记事项登记内容摘要处理状态责任人完成时间实体注销档案库房管理系统（AMS）中，已将1,245卷档案状态修改为“已销毁”。已完成李明2026-03-20台账更新《档案总登记簿》已注销相关条目，并在备注栏注明“2026年3月20日销毁”。已完成王强2026-03-20清册归档《档案销毁清册》（含销毁申请书、清单、审批表、监销记录）已整理立卷，编号为XH-2026-001。已完成张建国2026-03-22空间释放原占用档案密集架A区01-15列已清空，并进行了除尘消毒处理。已完成后勤部2026-03-23绩效考核档案销毁工作纳入2026年第一季度档案管理绩效考核，得分满分。已完成企管部2026-03-25总结报告已向集团总经理办公会提交《2026年度第一批档案销毁工作总结报告》。已完成张建国2026-03-28九、特殊事项说明与风险提示提示类型具体描述应对预案责任方延期销毁清单中序号3（2008年度总账）虽已申请销毁，但在审批过程中，因外部审计机构临时提出需查阅2008年某笔具体业务，该卷档案暂时封存，延后至2026年6月再行申报。暂时隔离存放，待审计结束后立即启动销毁程序。财务部/档案部载体损坏部分早期光盘（序号14）出现物理裂痕，无法读取数据。虽无法验证内容，但根据标签确认为过期系统软件，按报废流程处理。单独登记“无法读取载体”，由技术部出具鉴定证明，双人签字后物理破坏。IT部/信息安全部环保要求本次销毁包含大量纸质材料，约500公斤。需确保销毁中心具备环保排污许可证，避免二次污染。选择具备绿色销毁资质的官方指定机构，索取销毁回执和环保证明。后勤部/采购部知识产权序号9（旧版设计稿）虽申请销毁，需确认外观设计专利是否已过期或无效，防止销毁后产生专利纠纷证据缺失。经法务部确认，相关专利已过保护期，无法律风险。法务部十、监销记录表（执行现场填写）销毁日期2026年03月19日销毁地点市国家保密局涉密载体销毁中