Office 2016高效办公案例教程

Office2016

第一部分Word高效办公篇项目一高效制作简单文档CONTENTS目录任务一制作物业告知书文档并打印任务二制作劳务外包合同任务三制作求职简历Word高效办公技巧1234学习设置文档页面和编辑文本的方法。学习设置文档字符格式、段落格式和文本效果的方法。学习为文档添加页码和编号的方法。学习利用模板创建文档的方法。学习要点任务一

制作物业告知书文档并打印

告知书是一种书面文件式的通知，即把一件事情以公开、书面文件形式告诉被通知人。

假设你是江河物业管理公司的秘书，现在领导会议就规范、管理商铺（门面）一事做出决定。请你根据这一决定制作一份正式的物业告知书并打印。情景引入wa作品展示物业告知书文档效果

新建文档后首先设置文档页面，然后输入文本内容，再依次对文档设置字符格式和段落格式，最后打印文档。制作思路任务实施一、设置文档页面并输入文档内容新建并保存“物业告知书”文档。打开“页面设置”对话框，设置页边距。在“文档网格”选项卡中设置每页的行数为35。在文档中输入告知书的标题和内容文本，如下图所示。在第3段文本的末尾插入笑脸符号。物业告知书文档提示若要频繁地输入某个特殊符号，可为其定义一个快捷键，即在“符号”对话框选中所需符号后单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框，如图1-6所示。

此时鼠标指针在“请按新快捷键”编辑框中闪烁，然后根据需要按键盘上的某个按键（如【F6】键），可看到“请按新快捷键”编辑框中显示所按的键，单击“指定”按钮后依次关闭“自定义键盘”对话框和“符号”对话框。此时在文档中按【F6】键，即可插入所选符号。“自定义键盘”对话框任务实施二、设置字符、段落格式选中第1段文本（标题文本），然后设置字体和字号。单击“文本效果和版式”按钮，选择一种文本效果。设置文本的字体颜色为红色。在“段落”组中将其前段后段行距都设置为2行。将第二段文本首行缩进2个字符将倒数第二段文本的前段间距设置为3行，将特殊符号“笑脸”设置成红色。设置文本字符格式任务实施二、设置字符、段落格式设置文本的效果任务实施三、打印文档单击“打印”项，进入文档打印预览视图。在“份数”编辑框里输入要打印的份数。打印预览窗口任务二

制作劳务外包合同

劳务外包，是把人事管理的部分或全部工作外包给一个服务机构来完成。把工作外包后，可以使管理者有更多的精力投入到激烈的市场竞争中去。一般来说，被外包的是一些技术性的和事务性的工作。

忠海海员对外技术服务有限公司想聘用一批船员。请你根据劳务外包合同的相关知识，就双方义务、合同期限、合同的履行、乙方待遇、违约条款、劳动保护与保险等起草一份劳务外包合同。情景引入wa作品展示劳务外包合同文档效果

新建文档后首先设置文档的页面，然后输入文档标题和第一段正文，再将素材文档插入其中，接下来设置文档的字符格式和段落格式，最后为文档添加编号和页码。制作思路任务实施一、设置文档页面并输入或插入文档内容新建并保存“劳务外包合同”文档。打开“页面设置”对话框，设置页边距。输入文档标题和第一段正文内容，如下图所示。按【Enter】键后单击“插入”选项卡“文本”组“对象”按钮右侧的三角按钮打开“插入文件”对话框，选择文档。输入文本单击“插入”按钮，即可将所选文档中的文字插入到插入符所在位置。任务实施二、设置字符、段落格式选中标题文本，设置其字符格式、字符间距。设置行距为1.5倍，首行缩进为2字符。选中“第一条双方义务”段落文本，设置其字体为微软雅黑。保持段落文本的选中，再双击“格式刷”按钮。提示

设置中英文字体时，一定要注意选择的先后顺序。

小技巧

要将所选格式应用于文档中多处内容，可双击“格式刷”按钮，然后依次选择要应用该格式的文本或段落。此方式下，若要结束格式复制操作，需按【Esc】键或再次单击“格式刷”按钮。任务实施三、添加编号和页码选中要添加编号的段落文本。在“段落”组的“编号”列表中选择一种编号样式。右击要重新编号的段落，在弹出的快捷菜单中选择“重新开始于a”项，即可更新编号。点选“页眉和页脚”组的“页码”列表中选择“页面底端。”用同样的方法设置第三条段落中的编号也从a开始。在“插入”选项卡“页眉和页脚”组的“页码”列表中选择“页面底端”>“加粗显示的数字2”项，即可在文档中看到添加的页码。任务三

制作求职简历

求职简历是求职者给招聘公司发送的一份简要介绍文档，其中包含自己的基本信息，如姓名、性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、联系方式，以及教育背景、工作经历、荣誉奖励、专业技能和个人评价等。

假设你是一位即将毕业的汽车营销与服务专业的学生，请你使用系统自带的模板为自己制作一份求职简历。情景引入wa作品展示制作的个人简历

首先选择一种简历模板类型创建文档，然后根据模板中的提示输入相关信息，即可轻松、快速制作个人简历。制作思路任务实施一、使用简历模板新建文档新建简历文档，如下图所示。选择模板，创建新文档。选择简历模板根据模板创建文档任务实施二、输入简历信息单击提示文字占位符，输入文字。用同样的方法依次单击文档中的其他提示文字占位符，输入所需的文本。输入姓名提示

在输入信息文本时，可根据需要修改文档中的项目模块，即可以不完全按照文档中的提示输入文字内容，也可将不需要的模块删除。此外，也可自行设置文档的字符格式和段落格式，保持美观即可。Word高效办公技巧

在“文件”列表中选择“选项”项

打开“Word选项”对话框，单击左侧“保存”项，在右侧选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在其后的编辑框调整或输入时间值（默认为10分钟），如下图所示，再单击“确定”按钮即可。一、设置文档的自动保存时间设置文档的自动保存时间

可在粘贴文本时单击“粘贴”按钮下方的三角按钮在展开的列表中选择“只保留文本”项，如下图所示。二、删除从网页复制文本的源格式“粘贴”列表单击左侧的“校对”项，在右侧单击“自动更正选项”按钮，打开“自动更正”对话框，在“键入时自动套用格式”选项卡中清除“自动项目符号列表”和“自动编号列表”复选框，如下图所示，最后单击两次“确定”按钮完成设置。三、清除自动项目符号和自动编号功能清除“自动项目符号列表”和“自动编号列表”复选框

在“选项”项，打开“Word选项”对话框

要快速清除文字和段落的格式设置

可选中要清除格式的文字或段落，然后单击“开始”选项卡“字体”组中的“清除所有格式”按钮。四、快速清除文字和段落的格式

可通过设置字符间距，让系统自动把这几个字调到上一页中

为此，可选中文档末尾的2行文本（选中行的数量可根据末行中的字符数来决定），然后打开“字体”对话框，在“高级”选项卡的“间距”下拉列表中选择“紧缩”项，再在其右侧的“磅值”编辑框中输入数值，如图所示。单击“确定”按钮后，可看到文档最后一行中的文本会分配到选中的行中，并且该行会缩回到上一页中，省出一页纸张。五、设置字符间距以省纸张设置字符间距

在编排化学文档等理工科专业文档时

比如化学文档，其中的化学式、数学公式等会涉及上下标的使用。如果一一手动设置非常的繁琐，此时可借助Word的相关插件轻松完成。六、全自动设置上下标图单击“Office应用商店”按钮图输入关键字单击“搜索”按钮

要在文档中输入竖向文字可在“布局”选项卡“页面设置”组单击“文字方向”按钮，在展开的列表中选择“垂直”项，或在“页面设置”对话框的“文档网格”选项卡选中“垂直”单选钮，如图所示。七、输入竖向文字图1-34输入竖向文字

一、制作如下图所示通知文档课后实训二、制作如下图所示的客户回访函

课后实训客户回访函三、制作如下图所示的公司行政处文件课后实训

THANKS!Office2016高效办公案例教程（项目一）感谢聆听请多指点Office2016

第一部分Word高效办公篇项目二高效制作图文文档CONTENTS目录任务一

制作公司请柬内页任务二制作公司产品宣传单任务三制作公司简介123CONTENTS目录任务四

制作公司简报Word高效办公技巧45学习为文档进行分栏的方法。学习在文档中插入并编辑图片的方法。学习在文档中使用文本框和艺术字的方法。学习在文档中插入、编辑和美化SmartArt图形的方法。学习要点任务一

制作公司请柬内页

请柬又称请帖，是为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信，召开会议、举行典礼和仪式时较常使用。

假设你是勇智有限责任公司的一名助理，现公司准备于2017年12月24日在香格里拉大酒店举行十周年庆典活动，请你就此次活动制作一份图文并茂的请柬内页文档。情景引入wa作品展示公司请柬内页文档效果

新建文档后首先设置文档的页面，输入文本并分栏，然后设置文本的字符格式和段落格式，最后为文档设置边框并插入图片。制作思路任务实施一、新建文档并设置页面新建并保存“公司请柬内页”文档。打开“页面设置”对话框，设置页边距和纸张方向。设置文档的纸张大小、页边距等任务实施二、输入文本并设置格式输入请柬内容，并为连续空格添加下划线，如下图所示。单击“页面设置”组的“分栏”列表中选择“两栏”项，如下图。设置“邀”字的字符格式。设置文档其他文本的字符格式。将内容分栏任务实施三、插入图片并编辑打开“插入图片”对话框，选中图片。设置图片与文字的环绕方式。选择“设置透明色”项并去掉图片的背景色。选项卡“排列”组的“下移一层”列表中选择“置于底层”项。设置图片的透明色提示

此处设置图片的透明色，是为了下步插入的图片与它有重叠区域时方便查看。设置图片的层次任务二

制作公司产品宣传单

公司产品宣传单是商家为宣传自己的产品而使用的一种印刷品，其目的是扩大产品的影响力。产品宣传单一般用于展示企业产品，并说明产品的功能、用途和特点等。由于其具有快速发放，制造成本低廉及效率高等特点，现已广泛运用于展会招商宣传、楼盘销售、学校招生、产品推介、旅游景点推广、酒店宣传和店铺开业宣传等。

假设你长城某汽车股份有限公司宣传部的一名员工，哈弗H9现已全新上市，为扩大其影响力，提高产品的知名度，请你为其制作一份产品宣传单。情景引入wa作品展示公司产品宣传单文档效果

新建文档后首先设置页面，然后依次制作背景图，公司LOGO，正、副标题，最后制作联系方式。制作思路任务实施一、新建文档并设置页面新建并保存“公司产品宣传单”文档。打开“页面设置”对话框，设置纸张方向和大小。设置页面参数任务实施二、制作背景图和公司LOGO制作背景图。制作公司LOGO。设置图片的位置任务实施三、制作正、副标题制作正标题。制作副标题。设置个别文本的格式任务实施四、制作联系方式绘制底部背景。制作公司名称和联系方式文本框及分隔线。输入文本并设置格式制作二维码。小技巧

复制组合图形时，可选中图形后按住【Shift+Ctrl】组合键向右拖动，这样可保持复制后的图形与原图形在同一水平线上。

复制组合图形后，要修改其中的图片，可右击图片在弹出的快捷菜单中选择“更改图片”>“来自文件”项，然后选择显示的图片即可。任务三

制作公司简介

公司简介是目前各种公司广泛使用的一种文体格式，是公司宣传最基本的文档资料。它主要通过简明扼要地描述公司概况、发展状况、公司文化、主要产品、销售业绩、网络及售后服务等信息，让客户从中得到所需的有价值的信息，从而起到宣传并推销公司和公司产品的作用。

公司简介文档有多种表现形式，可以利用图片、文本、表格及图形等进行制作。假设你是长城汽车股份有限公司宣传科的一名员工，现在请你制作一份公司简介，方便对本公司进行宣传。情景引入wa作品展示

打开素材文档后设置页面，接着编辑文本并设置其格式，然后在文档中插入图片、艺术字和图片水印，最后在文档中插入公司的组织结构图。制作思路任务实施一、打开文档并设置其页面打开并保存“公司简介（文本）”文档设置文档的纸张格式。任务实施二、编辑文本文档的开始位置单击，然后打开“查找和替换”对话框并显示“替换”选项卡。将文档中所有的“企业”替换为“公司”。输入查找内容和替换为内容确定替换对话框

“补充内容.txt”文档中的文字插入到当前文档中。提示

默认情况下，“插入文件”对话框只显示所有Word文档，本例要插入的文字保存在记事本中，所以打开“插入文件”对话框后，需要在“文件类型”下拉列表中选择“所有文件”项，这样，对话框的文件列表才会显示文件夹中的所有文件。任务实施三、设置标题及正文的格式将标题文本“长城汽车公司简介”转换为艺术字。设置除新插入文本外的所有正文的中文字体、字号、行距。设置标题的格式

设置分栏。任务实施四、插入图片并编辑用“图片工具/格式”选项卡设置图片的文字环绕方式为“四周型”环绕。设置图片的位置。在“大小”选项卡中设置图片的缩放比例为90%。任务实施五、插入图片水印并编辑单击“设计”选项卡“页面背景”组中的“水印”按钮。单击“从文件”链接，打开“插入图片”对话框，选择“长城.jpg”图像文件。返回“水印”对话框，单击“确定”按钮，即可插入图片水印编辑水印图片。图2-52打开“水印”对话框任务实施六、制作组织结构图插入SmartArt图形。编辑和美化SmartArt图形。选择层次结构图提示

为形状添加助理，其默认显示在左侧，与下级形状默认位置不同侧。

从上述操作可以看出，设置SmartArt图形的文字环绕方式，以及选择、移动、缩放等对SmartArt图形或其中形状的操作方法，与对普通图形的操作方法相同。小技巧

要添加形状，也可右击选中的形状，在弹出的快捷菜单中选择“添加形状”列表中的选项；若想快速添加形状，可从“在此处键入文字”窗格的“文本”占位符中进行，即将光标移至文本之前或之后要添加形状的位置，然后按【Enter】键。当添加、删除形状或编辑文字时，形状的对齐方式和位置会根据形状的个数和形状中的文字数量自动调整。SmartArt图形是以嵌入的方式插入到文档中的，若要任意移动SmartArt图形，可选中SmartArt图形的边框，然后单击“格式”选项卡“排列”组中的“环绕文字”按钮，在展开的列表中选择除“嵌入式”外的任意环绕方式。任务四

制作公司简报

简报是传递某方面信息的简短的内部小报，它具有简、精、快、新、实、活等特点。尽管简报的种类很多，但其结构是一样的，一般都包括报头、标题、正文和报尾4个部分。其中，报头部分与标题和正文之间一般都用一条粗线隔开。报头主要包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。

假设你是华丰公司宣传部的一员，请你为公司制作新一期的简报。情景引入wa作品展示公司简报文档效果

打开素材文档，首先设置文档的页面，接着设置大小标题等的格式，然后对相关文档内容设置分栏和首字下沉，最后绘制图形、插入图片装饰文档，完成简报制作。制作思路任务实施一、设置简报的页面和报头格式打开“公司简报（素材）”文档设置期号、编发单位和发行日期格式，参数如下图所示。设置期号、编发单位和发行日期的格式宋体、四号、加粗、居中任务实施二、设置简报标题和正文的格式设置发行日期下方2行文本的格式，并添加项目符号。在“开始”选项卡设置其格式为汉仪蝶语体简、二号、加粗等并取消其项目符号。在“底纹”选项卡的“填充”下拉列表选择“浅蓝”。在展开的列表中选择“其他下划线”项。单击“页面设置”组中的“栏”按钮，在列表中选择“两栏”项。设置各图片的图片样式和环绕方式，并调整其大小，使版面美观即可。任务实施插入图片并设置格式任务实施三、修饰报头并设置报尾格式修饰简报名称的两侧绘制“LOGO”图形。在“绘图工具/格式”选项卡“排列”组的“旋转”将图片旋转。将图形复制两份，然后将其进行旋转。再次绘制1个小新月形，重复刚才的操作。将这5个图形组合。设置报尾格式。任务实施绘制线条后的效果，设置报尾格式先绘制直线，再选择虚线样式Word高效办公技巧

在“查找和替换”对话框中

单击“更多”按钮（此时该按钮变成“更少”按钮），可展开高级搜索与替换选项，如图所示。一、文本的高级查找和替换“查找和替换”对话框的高级选项

要快速选择文档中的多个图形对象

可单击选中第一个图形，按下【Shift】键的同时单击其他图形，或单击“开始”选项卡“编辑”组中的“选择”按钮，在展开的列表中选择“选择对象”项，然后将鼠标指针移到要选定图形区域的一角，然后按下鼠标左键并沿对角线方向拖动鼠标，释放鼠标即可选中框内图形，如图所示。二、快速选择多个图形对象快速选择多个图形对象

要将图片裁剪为任意形状可选中图片，然后在“图片工具/格式”选项卡的“大小”组中单击“裁剪”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“裁剪为形状”子列表中的选项即可。下图为将图片裁剪为“爆炸形:8pt”的效果。三、将图片裁剪为任意形状将图片裁剪为爆炸形

要快速去除图片背景可选中图片，然后在“图片工具/格式”选项卡的“调整”组中单击“删除背景”按钮，此时图片中有些地方被紫色覆盖，它们是将被删除掉的，此时会出现“背景消除”选项卡，如图所示。四、快速去除图片背景删除图片背景并保留扩大范围的部分标记要保留的区域

要快速对齐和排列多个图形对象

可选中图形对象后单击“绘图工具/格式”选项卡“排列”组中的“对齐”按钮，展开列表，从中选择相应的对齐和分布选项即可。如图所示为对图形对象执行“左对齐”和“纵向分布”后的效果。五、快速对齐和排列图形对象对齐和排列图形

为所选图形设置默认的颜色、轮廓和效果

可以在再次绘制图形时直接套用所设置的格式。右击图形，在弹出的快捷菜单中选择“设置为默认……”项即可，如图所示（该菜单会随所绘图形的不同而不同）。再次绘制该形状时，即可套用所设置的格式。六、设置自选图形的默认效果设置图形的默认效果

在绘制图形时，每选择一次工具

绘制完成后就会取消对该绘图工具的选中状态，如果要多次使用同一绘图工具，可以先锁定该工具再绘制图形。为此，可在“形状”列表中右击要锁定的绘图工具，在弹出的快捷菜单中选择“锁定绘图模式”项，如图所示。七、多次使用同一绘图工具锁定绘图工具

一、制作如下图所示的招聘海报课后实训二、制作如下图所示的楼盘宣传单

课后实训THANKS!Office2016高效办公案例教程（项目二）感谢聆听请多指点Office2016

第一部分Word高效办公篇项目三高效制作表格文档CONTENTS目录任务一制作公司来访人员统计表任务二制作新员工入职登记表Word高效办公技巧123学习创建和编辑表格的方法，如合并单元格、调整表格行高、列宽等。学习为表格中的文字设置字符格式和对齐方式的方法。学习美化表格的方法，如添加边框和底纹等。学习对表格中数据进行简单计算的方法，如求和、求平均值等。学习要点任务一

制作公司来访人员统计表

为了保障公司正常的工作秩序，维护公司人员的人身和财产安全，要求对非本公司人员来访进行登记统计。

请你使用Word制作一张每周公司来访人员统计表格，并进行每日访问量汇总和每周各部门的访问量汇总。情景引入wa作品展示公司来访人员统计表文档效果

新建文档后设置文档的纸张方向，接下来插入表格并输入内容，再设置表格框架，调整表格的列宽和行高，设置文本的对齐方式，最后为表格添加边框和底纹，添加斜线表头。制作思路任务实施一、设置页面并插入表格新建“公司来访人员统计”文档，然后将“纸张方向”设置为“横向”。打开“插入表格”对话框，设置表格的行列数，创建表格。设置纸张方向设置表格行列数

任务实施二、输入表格内容并调整框架将插入点置于表格的相应单元格中并输入内容。在“表格工具/布局”选项卡“单元格大小”组设置列宽。在“表格工具/布局”选项卡“合并”组单击“合并单元格”按钮，并设置行高。用与步骤3相同的方法，将第2行中的所有单元格进行合并。在表格第3行的任意单元格单击，在“单元格大小”组设置其高度为2.6厘米。用同样方法设置第4～9行的高度为1.3厘米任务实施二、输入表格内容并调整框架将表格内容居中对齐。设置表格第1行内容的字符格式为微软雅黑、一号、加粗，并为其选择一种文本效果。选中表格第2行及以下的内容，设置表格的中文字体为宋体，字号，并将表格第3行内容加粗显示。设置表格第1行文本的格式任务实施三、设置边框和底纹在“表格工具/设计”选项卡“边框”组的“边框”列表中进行边框设置。“选项卡“表格样式”组“底纹”列表中进行底纹设置。设置单元格的外边框为表格第3行设置底纹任务实施四、添加斜线表头在“插图”组的“形状”列表中选择“直线”工具，并绘制两条斜线颜色为蓝色。输入所需文本，并设置字体、字号，再设置文本框的填充颜色和轮廓均为无。绘制斜线设置文本的位置输入“来访量”文本，“位置”选择“降低”项，后将绘制的文本框和斜线进行组合。任务实施五、计算日汇总和周汇总对单元格左侧有数据的单元格进行求和，单击“确定”按钮，得到计算结果。将公式中的参数进行修改，改为“=SUM(LEFT)”，确定后即可得到汇总结果。用上述同样的方法，汇总一周中其他时间的日访问量。在“周汇总”单元格右侧的单元格中，单击“公式”按钮，“确定”得到汇总结果。用同样的方法，可汇总各部门本周的访问量，保存文档即可。小技巧

若要快速汇总日访问量，可先汇总周五的日访问量，然后依次往上进行汇总，即按照周五到周一的顺序，这样就不需要修改公式中的参数了。汇总部门的周访问量

当要制作其他周的日访问量时，只需修改其中的日期和访问量数据，再在各汇总单元格中单击，然后按【F9】键，即可更新汇总数据。任务二

制作新员工入职登记表企业招聘新员工时，往往会让他们填写一份入职登记表，这份表格内容与个人简历表相似，主要用于登记应聘人员的基本信息。

假设你是公司的人事专员，请你设计一份新员工入职登记表。情景引入wa作品展示新员工入职登记表文档效果

新建文档后设置页边距并制作文档的标题，然后插入表格并输入内容，接下来插入行并输入内容，再设置表格内容的格式，最后调整表格的结构。制作思路任务实施一、新建文档并制作表格标题新建“新员工入职登记表”文档，设置其页边距为“中等”。输入文本。输入文本设置标题文本格式为黑体、一号，居中对齐，段前间距和段后间距均为0.5行；第2行文本“员工编号”的格式为楷体，右对齐并右缩进5个字符。任务实施二、创建表格并输入内容在文档第3行中单击，然后插入一个20行7列的表格。在表格中输入如下图内容。输入表格内容任务实施三、插入新行并输入内容将鼠标指针移到要在其下插入行的行左侧，此时可看到出现“+”按钮。单击该按钮，即可在所选行的下方插入一新行。用同样的方法再插入4个新行，然后输入内容，如下图所示。插入新行并输入内容任务实施四、调整表格结构将表格最后一列的前5个单元格合并为一个单元格。将“身份证号码”单元格右侧的5个（除最后一个外）单元格进行合并。将合并后的单元格进行拆分。分别选中“户口类型”和“户口所在”所示的2处单元格区域，对其进行合并。在“绘图”组单击“橡皮擦”按钮，然后在绘制的分隔线右侧的竖线上单击，将该竖线删除。使用同样的方法，在其他2处也绘制分隔线，然后将不合适的分隔线删除。任务实施五、设置单元格内容的对齐全选表格，然后在“表格工具/布局”选项卡“对齐方式”组中单击“水平居中”按钮，如下图所示，将表格内容居中对齐。将“家庭主要成员”和“学习简历（按学习经历倒序填写）”以多行文本显示在单元格中。设置表格内容的对齐将文本以多行显示Word高效办公技巧

要将一个表格快速拆分为2个表格

可将插入符放置在要被拆分成第2个表格的首行单元格中，然后单击“表格工具/布局”选项卡“合并”组中的“拆分表格”按钮。一、快速拆分表格

在制作表格时

若要让表格中同一行的内容不被分成两页显示，可选中表格后单击“表格工具/布局”选项卡“表”组中的“属性”按钮，打开“表格属性”对话框，在“行”选项卡中取消“允许跨页断行”复选框的选中，然后单击“确定”按钮即可，如图所示。二、保证表格跨页不断行快速选择多个图形对象

如果要在多页表格的每一页中显示标题行可单击表格标题行中的任意单元格，然后单击“表格工具/布局”选项卡“数据”组中的“重复标题行”按钮即可，如下图所示。三、使跨页的表格重复标题行单击“重复标题行”按钮

在Word中用户可以将表格中的文本转换为由逗号、制表符或其他指定字符分隔的普通文字。要将表格转换成文本，只需在表格的任意单元格中单击，然后单击“表格工具/布局”选项卡“数据”组中的“转换为文本”按钮，打开“表格转换成文本”对话框，在其中选择一种文字分隔符，如图所示。然后单击“确定”按钮即可。四、文本和表格之间的相互转换表格转换为文本提示

将文本转换为表格时，最关键的一点是转换前在文本中设置好分隔符并划分好段落，它们决定了表格的列数和行数，以及各文本在表格中的位置（在哪个单元格中）。通常使用英文逗号、制表符或空格作为分隔符。若需在某个单元格前加一个空单元格，只需在该单元格前多加一个分隔符即可。

利用Word中的制表符功能，可以创建如表格般整齐的文本。

五、使用制表符对齐文本插入制表位

使用“绘制表格”工具可以非常灵活

方便地绘制那些行高、列宽不规则的复杂表格，或对现有表格进行修改。六、自由绘制表格设置图形的默认效果

要制作斜线表头

除了使用“直线”工具手动绘制斜直线放置在单元格中外，也可以使用“边框”列表中的选项。手动绘制斜线表头的方法前面介绍过，下面介绍使用“边框”列表中的选项绘制斜线表头的方法。七、绘制斜线表头在单元格中插入斜线

要让表格中序号列或序号行自动编号八、表格内容序号的自动编号在单元格中插入斜线

要设置表格随内容或窗口自动调整可选中表格后单击“表格工具/布局”选项卡“单元格大小”组中的“自动调整”按钮，在展开的列表中选择相应选项，如图所示。九、表格自动调整“自动调整”列表

一、制作如下图所示的资讯系统问题反映单课后实训二、计算所给便民集团销售统计表中的数据

课后实训THANKS!Office2016高效办公案例教程（项目三）感谢聆听请多指点Office2016

第一部分Word高效办公篇项目四长文档编排与Word高级功能CONTENTS目录任务一

编排毕业论文任务二制作获奖证书任务三创建新建模板123CONTENTS目录任务四

审阅新员工培训计划书任务五45

在读书笔记中使用6任务六

制作数学试卷7Word高效办公技巧学习利用样式快速设置文档格式的方法。学习在文档中插入分隔符和分节符的方法。学习为文档设置页眉和页脚，以及为文档提取目录的方法。学习对文档进行审阅，以及使用脚注和尾注对文档进行解释说明的方法。学习在文档中插入公式并编辑的方法。学习要点任务一

编排毕业论文

毕业论文泛指专科毕业论文、本科毕业论文（学士学位论文）、硕士研究生毕业论文（硕士学位论文）、博士研究生毕业论文（博士学位论文）等，即在学业完成前需要写作并提交的论文，它是教学或科研活动的重要组成部分之一。

李强瑞马上要大学毕业了，他的毕业论文的封面已经规划好了，正文内容也写好了。现在请你使用Word的样式帮他对毕业论文进行版面编排，要求将文档分为4节，即封面、目录（需手动提取）、摘要和正文各为一节。然后为文档添加页眉和页脚。情景引入wa作品展示毕业论文文档效果（部分）

打开素材文档，首先设置文档的页面与正文的字符和段落格式，接着设计文档的封面，然后使用分页符、分节符和样式编排文档，再为文档添加页眉和页脚，最后查看文档的层次结构并为文档提取目录。制作思路任务实施一、设置文档页面和正文格式新建并保存“毕业论文-基于XML的网络管理系统（效果）”文档。打开“页面设置”对话框，进行页面设置。按【Ctrl+A】组合键全选文档内容，对文本进行设置。设置图中标注文本框中内容的对齐方式，美观即可。设置文档页面任务实施二、设计论文封面插入封面页。根据实际情况对封面页进行美化。在图片的下方输入断行文本“毕业论文”和其他内容文本。毕业论文封面任务实施三、插入分页符和分节符选择“分节符”>“下一页”项，插入一新节。在“分隔符”列表中选择“下一页”项，将论文的正文内容划分为单独一节。在“分隔符”列表中选择“分页符”项，将正文内容分成一节多页显示。任务实施四、设置标题样式将“标题1”样式应用于“摘要”段落。选择文档的节标题，并对其进行标题样式设置。选择小节标题，并对其进行设置。任务实施五、设置页眉和页码双击页眉区进入页眉和页脚编辑状态，在“页眉和页脚工具/设计”进行设置。在各节的页眉和页脚处单击，将其与前一条页眉的链接取消。在第4节（即正文）中插入页眉，并对其进行设置。在第3节和第4节的页面底端插入页码，并对其进行设置。在首页页眉中单击，取消首页页眉中的横线。根据论文的要求，将第1～2节中的页码去掉。任务实施六、查看文档结构并提取目录在“视图”选项卡的“显示”组选中“导航窗格”复选框，在文档窗口左侧的“导航”窗格中可查看文档的目录结构。在该文档的第2页中插入目录，目录级别为3级，页码右对齐，效果如图所示。至此，毕业论文编排完毕。提取的目录任务二

制作获奖证书

获奖证书是指某个人或某个团体在某方面做得好而得到承认和鼓励的一种纸质证明。

现班级同学们参加了2017年度各项大赛并获得了不同的奖项，请你使用邮件合并功能批量制作他们的获奖证书。情景引入wa作品展示获奖证书文档效果（部分）

首先制作获奖证书主文档，接下来制作数据源（即获奖名单），最后将两者进行邮件合并，最终批量制作出获奖证书。制作思路任务实施一、创建主文档新建“获奖证书-主文档”文档，并设置纸张为横向。为主文档添加一个艺术型的页面边框。设置页面参数在主文档中输入获奖证书中固定不变的内容并设置其格式。任务实施二、创建数据源新建“获奖名单”文档，并在其中创建表格，然后在表格中输入获奖者的姓名、获奖名称和奖项内容，如图所示。获奖名单文档任务实施三、邮件合并选中文件，单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组单击“选择收件人”按钮。在打开的“选取数据源”中选择数据源文档“获奖名单”，单击“打开”按钮。在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组的“插入合并域”列表中选择“姓名”项，即可在文档中插入该域。使用同样的方法，分别在文档的其他位置插入域。打开“合并到新文档”对话框保持“全部”单选钮的选中，单击“确定”按钮，即可完成获奖证书的批量制作。任务实施三、邮件合并输入文本并设置格式任务三

创建文档模板

模板就是做东西的模具。Word模板是指Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的模板文件，用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。

现有一篇文档，要求用单色16开的纸张大小进行排版，其中包括4个标题级别、正文、注释、图片、图说、项目符号、页眉和页脚等样式。请你按照要求制作一个美观实用的文档模板。情景引入wa作品展示

打开素材文档，首先对其进行页面设置，然后设置奇偶页不同的页眉和页脚，再创建各级标题、正文和其他体例的样式，最后将样式应用到文档中。制作思路任务实施一、设置纸张尺寸和版心大小打开“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡选择纸张大小为16开。设置页边距。在“版式”选项中选中“奇偶页不同”和“首页不同”复选框，并设置页眉距边界。任务实施二、设置页眉、页脚和页码双击页眉区，进入页眉和页脚编辑状态。设置偶数页页眉为章节名“第一章应用文写作概述”，右对齐，并在添加两个空格。设置奇数页的页码格式，并在页码数字的左右两侧各插入一个中圆点（·）。删除首页页眉中的横线（即设置边框为无框线）。任务实施三、创建各级标题、正文和其他体例的样式设置各级标题、正文和其他体例的格式，并将其保存到快速样式列表中。设置标题的格式

提示

设置正文格式后，前面设置的标题等格式有可能也首行缩进了2个字符，为此要将其缩进取消。也可以先设置正文的格式，然后设置标题和其他体例的格式。任务四

审阅新员工培训计划书

新员工培训是指企业为新员工提供的有关企业基本背景情况的介绍，使员工更快地了解所从事的工作的基本内容与方法，使他们明确自己工作的职责、流程和标准等，并向他们初步灌输企业及其部门所期望的态度、规范、价值观和行为模式等，从而帮助他们顺利地适应企业环境和新的工作岗位，使他们尽快进入角色。

假设现在有一份初步拟定好的新员工培训计划书文档，请你使用Word的审阅功能对其进行审阅。情景引入wa作品展示审阅后的文档效果

打开素材文档，仔细阅读文档内容，然后利用Word的批注功能在文档中插入对某些内容的说明或建议，或直接利用修订功能对文档进行修改。文档修改完毕，将其返回到文档的创建者，创建者可根据实际情况接受合理的建议或修改操作，也可拒绝修订或删除批注。制作思路任务实施一、为文档添加批注打开并保存“新员工培训计划书（审阅）”文档。单击“审阅”选项卡“批注”组中的“新建批注”按钮。新建批注在打开的批注框中输入批注内容“增加团队合作内容”。继续阅读文档，在其他要添加批注的地方添加批注。任务实施二、修订文档使用Word2016的文档修订功能，可以突出显示审阅者对文档所做的修改。任务实施三、接受修订和删除批注对文档添加批注和进行修订后，将文档返回到创建者，创建者可查看或删除批注，选择接受或拒绝审阅者对文档的修改。接受修订提示

选中文档中的修订内容，单击“更改”组中的“拒绝”按钮，可拒绝修订，并且插入符自动移到下一处修订位置。任务五

在读书笔记中使用脚注和尾注

脚注和尾注的作用是相同的，都是对文档的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档的引文来源等。通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容；尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或标注文档的参考文献等。

假设现在有一篇读书笔记文档，请你为其中的相关文本添加脚注和尾注，使其更易阅读和理解。情景引入wa作品展示添加脚注和尾注后的文档效果

打开素材文档，首先利用脚注功能对文档的某些正文内容进行解释，然后利用尾注功能对文档的出处进行标注。制作思路任务实施一、插入与编辑脚注打开“读书笔记”文档，将其另存为“读书笔记（脚注和尾注）”。单击“引用”选项卡“脚注”组中的“插入脚注”，输入脚注文本。在显示的脚注编辑区输入脚注文本。查看、编辑文档中的脚注内容。改变脚注的编号格式，单击“应用”按钮，可看到文档中的脚注编号格式所选的编号格式。任务实施一、插入与编辑脚注选择编号格式设置编号格式任务实施二、插入与编辑尾注单击“引用”选项卡“脚注”组中的“插入尾注”，并输入尾注文本即可。设置尾注的格式，同样可以在“脚注和尾注”对话框中进行操作。确定要插入尾注的位置输入尾注文本任务六

制作数学试卷

利用Word的公式功能，用户不仅可以在文档中输入与编辑数学公式，还可以输入与编辑化学反应方程式和物理公式。假设现在有一份数学试卷的打印稿，请你利用Word将其内容输入（其中图形另外插入）到Word文档中。

现有一篇文档，要求用单色16开的纸张大小进行排版，其中包括4个标题级别、正文、注释、图片、图说、项目符号、页眉和页脚等样式。请你按照要求制作一个美观实用的文档模板。情景引入wa作品展示数学试卷文档效果（部分）

新建文档后首先输入标题和注意事项内容，然后对其进行简单排版，接下来分别输入选择题、填空题和解答题内容。需要注意的是，为简化操作，本任务仅输入各类题型的部分试题内容。制作思路任务实施一、制作标题和注意事项新建“数学试卷”文档，设置其页边距为系统内置的“中等”样式。输入试卷标题和考生注意事项内容，并对其进行简单的格式化操作。制作试卷的标题和考生注意事项任务实施二、输入选择题输入选择题标题及第1小题题目，及选项。利用“公式工具/设计”，完成复杂公式的输入。输入分数。单击公式外的其他地方，取消公式的编辑状态。输入上标。插入括号，输入上标。输入数学符号。任务实施二、输入选择题进入公式输入状态任务实施三、输入填空题输入勾股定理公式。输入绝对值符号。输入根式。单击公式的右侧（不是上标的右侧），继续输入根号内的其他内容。任务实施四、输入解答题输入正弦函数。输入公式的其他内容，其中有竖线类括号、根号、分式、上标和正切函数等。输入高级二元运算符。输入第20小题的其他内容。

输入第20小题的其他内容Word高效办公技巧

域是Word中的一种特殊命令

在日常工作中，为了便于输入文本，经常需要使用域来添加提示信息。而Word中的内容控件很适合创建结构化的文档，它可以帮助用户修复内容的位置，指定内容类型（如日期、图片、文本），限制或启用编辑等。一、使用Word域和控件插入的日期控件

要删除分节符或分页符

可将插入符置于分节符或分页符的左侧，然后按【Delete】键即可。需要特别注意的是，分节符中保存着该分节符前一节的某些格式，如页眉、页脚和页面边框的格式等，在删除分节符时，也将同时删除这些格式，此时该节将使用下一节的格式。二、删除分节符与分页符

要将多个word文档的内容合并到一个文档中在文档数量较少的情况下，可以分别打开文档后通过复制、粘贴来实现；文档数量较多时，可以借助Word2016的文档合并功能来快速完成。三、按一定顺序合并多个文档

要对同一篇文档进行多次修改或者多个人对同一篇文档分别进行修改，修改的次数多了，难免会杂乱。使用Word2016的比较功能就可以比较两个Word文档的差异以区分各文档。四、比较文档

利用Word的文档保护功能

可以通过各种形式对文档进行保护，限制其他人对文件的访问或修改，或防止文档的意外修改。打开要进行保护的文档，在“文件”列表中选择“信息”项，单击“保护文档”按钮，在展开的列表中选择一种保护方式，然后再在打开的相应对话框或任务窗格中根据提示进行操作即可,如下图所示。五、保护文档保护文档

如果多人使用同一台计算机为文档进行修订

为标识修订者的身份，可为其设置不同的用户名称。为此，可单击“审阅”选项卡“修订”组右下角的按钮，打开“修订选项”对话框，单击“更改用户名”按钮，打开“Word选项”对话框，然后在“常规”选项右侧的“用户名”和“缩写”编辑框输入修订者的用户名和缩写即可，如下图所示。六、区分不同修订者标识修订者

在Word2016中

当在文档中启用修订功能后，用户对文档进行修改后将显示修订标记，不同类型的修改所显示的标记也是不同的。用户可以自定义修订标记，以便更好地识别和区分。七、设置修订选项“高级修订选项”对话框

利用Word的邮件合并功能批量处理和打印邮件时

即使邮件只占几行，在打印时也要用整页纸，这样很浪费纸张。造成这种结果的原因是每封邮件的最后都有一个“分节符”，使下一封邮件被移动到下一页。八、在一页纸上打印多个邮件替换提示

Word的高级查找和替换功能可以查找和替换特殊格式。在“查找和替换”对话框中单击“更多”按钮，在对话框展开的部分中单击“特殊格式”按钮，展开的列表中包含制表符、分栏符、分节符、手动换行符等多种特殊格式。

一、批量制作工作证课后实训二、打开“论大学生创业的法律保障”文档，进行如下的操作

创建样式课后实训THANKS!Office2016高效办公案例教程（项目四）感谢聆听请多指点Office2016

第二部分Excel高效办公篇项目五高效制作常用电子表格CONTENTS目录任务一

制作新员工信息汇总表任务二制作订单表Excel高效办公技巧123学习利用常规方法、填充柄、数据有效性和其他快捷方式输入数据的方法。学习设置单元格格式，为表格添加边框和底纹等美化工作表的方法。学习利用公式计算表格数据的方法。学习利用条件格式突出显示工作表数据的方法。学习调整工作表行高和列宽的方法。学习打印工作表的方法。学习要点任务一

制作新员工信息汇总表

为了使公司的上层领导对新来的员工有一个基本了解，公司准备用Excel2016制作一份新员工信息汇总表。

内容包括员工编号、姓名、性别、部门、出生日期、入职时间、基本工资和联系电话。情景引入wa作品展示新员工信息汇总表文件效果

新建工作簿后按要求在工作表中输入各列标题，以及“姓名”列和“出生日期”列数据，然后利用填充柄、快捷键、下拉列表和数据有效性等方式输入其他数据，再利用条件格式突出显示满足一定条件的工作表数据，最后设置单元格格式，重命名工作表后设置工作表的标签颜色，以美化工作表。制作思路任务实施一、使用常规方法输入基本数据新建并保存“新员工信息汇总表”工作簿。在“Sheet1”工作表中输入各列标题及“姓名”列数据。输入各列标题，以及“姓名”列和“出生日期”列中的数据在“出生日期”列中输入各员工的出生日期。提示

在按【Enter】键确认输入时，光标会跳转至当前单元格的下方单元格中

若要使光标跳转至当前单元格的右侧单元格中，可按【Tab】键或【→】键。此外，按【←】键可将光标移动到当前单元格左侧的单元格中。、任务实施二、使用填充柄和快捷键输入数据示范自动填充“员工编号”列数据。在“性别”列按住【Ctrl】键选中要输入“女”的所有单元格。使用同样的方法输入性别“男”。任务实施三、利用下拉列表输入部门列数据在“来源”输入“销售部,人事部,设计部,财务部”（注意：此处的逗号为英文形式）。在展开的列表中选择所属部门项，即可将其输入到单元格中。任务实施四、输入入职时间和基本工资数据在“开始”选项卡“数字”组的“数字格式”列表中选择“长日期”类型。按住【Ctrl】键在“入职时间”列选中入职时间相同的单元格，然后输入入职时间，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键。使用同样的方法按部门依次输入“基本工资”列中的所有数据。提示除了可以利用“数字格式”列表中的选项设置数据的数字格式外，还可以利用“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置数字格式。任务实施五、利用数据有效性输入联系电话列数据设置文本的长度。输入提示和出错警告信息。若输入有误，会出现设置的出错警告信息。单击“重试”，可修改输入的手机号码；单击“取消”，则取消当前用户的输入操作。任务实施六、利用条件格式标识数据设置选择“大于”项。在“设置为”下拉列表中选择“自定义格式”项。设置突出显示项。任务实施七、设置单元格格式单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮。单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“底端对齐”按钮。设置A2:H2单元格区域的字形为加粗。单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“居中”。在“字体”列表中选择“TimesNewRoman”。“预置”设置区中的“内部”按钮，最后单击“确定”按钮，为选定区域添加内细外粗的边框。任务实施八、设置工作表格标签颜色双击工作表标签“Sheet1”，输入工作表名“2018年”，按【Enter】键确认。右击该工作表，在快捷菜单中选择“工作表标签颜色”>“红色”，新员工信息汇总表制作完毕。任务二

制作订单表

订单是企业的采购部门向原材料、零部件、成品等供应者发出的订货单。日常生活中的大部分订单都是使用Excel制作的。假设你是江南建筑职业中专学校的一名采购员，学校现在要采购一批电子产品，如笔记本电脑、台式机和摄像头，请你使用Excel制作一张比较规范的订单表格。情景引入wa作品展示订单文件效果

新建工作簿后在工作表中输入基本数据，然后根据需要调整单元格中数据的字体、字号，并合并某些单元格，接着设置表格的边框和底纹，为部分单元格添加下框线、调整行高及内容的对齐方式，利用公式计算各项电子产品的金额和总金额，最后将表格线隐藏并打印该工作表。制作思路任务实施一、输入基本数据并调整表格结构新建并保存“订单”工作簿。设置合并单元格的字符格式。设置页面参数用同样的方法合并其他相关单元格区域。任务实施二、设置表格的边框和底纹在“填充颜色”列表中设置单元格区域颜色。为单元格添加边框。为单元格添加边框任务实施三、为单元格添加下框线为单元格添加下框线。为单元格添加下框线任务实施四、调整行高并设置单元格内容的对齐选择要调整高度的行。设置行高值设置行高值。设置单元格内容的对齐。选择要调整高度的行任务实施五、计算金额与合计输入公式，计算数据金额。复制公式。输入公式设置自动求和公式操作。复制公式任务实施六、设置数据的显示方式在“数字格式”列表中选择“货币”项，将数字格式设置为货币。设置单元格的中文大写数字格式。设置单元格的中文大写数字格式任务实施七、隐藏表格线、设置打印区域和纸张方向在“视图”选项卡的“显示”组取消“网格线”复选框的选中。选择“设置打印区域”项。取消“网格线”的选中在“纸张方向”列表中选择“横向”项。选择“设置打印区域”项提示为形状添加助理，其默认显示在左侧，与下级形状默认位置不同侧。

从上述操作可以看出，设置SmartArt图形的文字环绕方式，以及选择、移动、缩放等对SmartArt图形或其中形状的操作方法，与对普通图形的操作方法相同。小技巧

要添加形状，也可右击选中的形状，在弹出的快捷菜单中选择“添加形状”列表中的选项；若想快速添加形状，可从“在此处键入文字”窗格的“文本”占位符中进行，即将光标移至文本之前或之后要添加形状的位置，然后按【Enter】键。当添加、删除形状或编辑文字时，形状的对齐方式和位置会根据形状的个数和形状中的文字数量自动调整。SmartArt图形是以嵌入的方式插入到文档中的，若要任意移动SmartArt图形，可选中SmartArt图形的边框，然后单击“格式”选项卡“排列”组中的“环绕文字”按钮，在展开的列表中选择除“嵌入式”外的任意环绕方式。Excel高效办公技巧要选择不连续的单元格，可配合【Ctrl】键要快速选定不连续的单元格，可按组合键【Shift+F8】激活“添加选定”模式，此时工作簿的状态栏会显示出“添加或删除所选内容”字样，此后分别单击不连续的单元格或单元格区域，即可选定不连续的单元格或单元格区域，而不必按住【Ctrl】键不放。一、快速选定不连续单元格提示要选中连续的多个单元格，既可以拖动鼠标选择，也可以选中单元格区域中某一个角点（左上角）处的单元格，然后住【Shift】键选择其对角点（右下角）处的单元格。

要在单元格或单元格区域中输入0打头的数据

可在要输入的数据前加英文单引号“’”，或先选择要输入数据的单元格或单元格区域，然后在“数字格式”下拉列表中选择“文本”项，再输入需要的数据，如图所示。二、在单元格或单元格区域中输入0打头的数据或分数在单元格中输入0值

要同时编辑同一工作簿中多个工作表相同位置的数据可打开工作簿后按住【Shift】键或【Ctrl】键依次单击工作表底部的工作表标签，以选中要同时进行编辑操作的多个工作表，可看到Excel窗口的标题栏会显示“组”字样，此时可对单元格或单元格区域进行批量处理，如下图所示。三、对多张工作表进行快速编辑同时在多个工作表中输入数据提示

一般情况下，将工作表成组后可进行的操作主要有：页面设置、输入相同的数据、设置单元格的字符格式、输入公式等。

要快速移动单元格内容可先选定单元格，然后将鼠标指针移到单元格的边框线上，待鼠标指针变成十字箭头形状时，按下鼠标左键并拖动到新位置后释放鼠标即可。若在拖动的过程中按住【Ctrl】键，可将单元格内容快速复制。四、快速移动/复制单元格内容

要清除单元格中的数据可选中单元格后按【Delete】键即可，但其格式和设置的批注等还保留。如果要彻底删除单元格中的内容，可选定单元格，然后在“开始”选项卡“编辑”组的“清除”列表中选择“全部清除”项。五、彻底清除单元格内容选择“全部清除”项

在Excel表格中输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。此时，我们除了按【Enter】键外，还可以在输入人名后，选中要设置对齐的单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡“文本对齐方式”设置区的“水平对齐”下拉列表中选择“分散对齐（缩进）”项，如下图所示。六、输入人名时使用“分散对齐”选择“分散对齐（缩进）”项

使用Excel提供的超级链接功能

可以为工作表中的单元格设置超链接。单击设置了超链接的单元格，可以跳转到当前工作表的某个位置或者其他工作表，或Internet上的某个页面，给日常操作和查阅带来方便。七、超链接使用“插入超链接”对话框提示

要取消Excel表格中的超链接，可右击设置了超级链接的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”项即可。

一、制作家电销售表课后实训二、制作销售统计表

THANKS!Office2016高效办公案例教程（项目五）感谢聆听请多指点Office2016

第二部分Excel高效办公篇项目六高效计算表格数据CONTENTS目录任务一计算水电费开支任务二计算与分析成绩表任务三制作工资表123CONTENTS目录任务四合并计算生产和销售情况表Excel高效办公技巧45学习利用成组工作表功能同时输入并编辑多个工作表中的数据的方法。学习使用公式和函数计算数据的方法。学习对数值数据设置数字格式的方法。学习对多个工作表进行合并计算的方法。学习为单元格添加批注的方法。学习要点任务一

计算水电费开支

陈大叔的租户有10个人，但已经连续两个月没交水电费了。为此，他需要统计一下所有租户这两个月的水费和电费，准备上门收缴。利用Excel制作，借助其中的公式和函数，不但计算速度快，而且准确率也高。

假设你是陈大叔的好朋友，请你根据上述情况，利用Excel2016帮他制作一份水电费开支表格。情景引入wa作品展示水电费开支文件效果

由图可知，该水电费开支工作簿由3个工作表组成。因此，需再新建两个工作表，并将其分别命名为“8月”“9月”和“合计”，然后将“8月”和“9月”工作表成组，再在其中的一个工作表中输入基础数据并格式化，取消成组后分别修改其个一个工作表中的数据，并在“合计”工作表中制作表格，最后在各工作表中输入公式计算工作表数据。制作思路任务实施一、输入工作表基本数据新建“水电费开支”工作簿，“8月”、“9月”和“合计”工作表。在成组工作表中输入数据并设置格式。将“9月”工作表中的数据进行修改。在“合计”工作表中制作表格。在成组工作表中输入数据并设置格式修改后“9月”工作表数据任务实施二、使用公式计算工作表数据计算出8月份所有租户的用电量。计算第一个租户的电费。计算其他租户的电费。计算出8月租户的用水量。计算出电费合计和水费合计。计算8月电费表底和水费表底数据；9月份同理计算。计算第一个租户的电费任务实施二、使用公式计算工作表数据计算“9月”工作表水电费任务实施三、计算水电费合计值计算8-9月电费合计值。计算8-9月水费合计值。计算8-9月电费合计值计算8-9月水费合计值任务二

计算与分析成绩表

期末考试成绩出来了，老师要求各班学习委员对本班成绩进行计算和分析，要求计算出学生的平均分和总分，并按平均分判断其成绩等级，按总分列出每位同学的名次，再对各科成绩的最高分、最低分，以及各分数段的人数进行统计。

假设你是2班的学习委员，请你根据上述要求，对本班的考试成绩进行计算与分析。情景引入作品展示劳务外包合同文档效果wa作品展示计算和分析后的文件效果

首先打开素材文件，重命名工作表后依次计算学生的平均分、总分、等级和名次，接下来对各科分数段所在人数进行统计，最后为单元格添加批注。制作思路任务实施一、计算平均分和总分新建并保存“成绩表”，重命名“Sheet1”工作表为“2班”。计算学生的平均分。设置小数位数。计算学生的总分。利用数组公式求总分提示

数组公式是指可以同时对一组或两组以上的数据进行计算的公式，计算的结果可能是一个，也可能是多个。例如，本案例中学生的总分也可利用数组公式计算，具体操作为：选择要放置计算结果的单元格或单元格区域M2:M30，然后输入数组公式“=(C2:C30+D2:D30+E2:E30+F2:F30+G2:G30+H2:H30+I2:I30+J2:J30+K2:K30)”并按【Ctrl+Shift+Enter】组合键，效果如图6-17所示。

在数组公式中使用的数据称为数组参数，公式中的数组参数必须为单元格区域，如A1:D5。

任务实施二、判断成绩等级设置函数的判断条件及返回值。设置IF函数。判断学生的等级。提示

使用IF函数可对数值和公式进行真假值条件判断，并根据逻辑判断情况返回不同结果，其语法格式为：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)其中：logical_test为判断条件，可用比较运算符（=，>,<,>=,<=,<>）表示。value_if_true”表示当“logical_test”为“true”时返回的值。value_if_false表示当“logical_test”为“false”时返回的值，返回值可以是常量或表达式。Excel2007以上版本中，IF函数最多可嵌套64层。

任务实施三、计算总分排名按总分对学生成绩进行排名。选择“RANK.EQ”函数。设置函数参数。复制公式到其他单元格。选择“RANK.EQ”函数提示

RANK.EQ函数的功能是返回一个数字在数字列表中的排位，其语法格式：RANK.EQ(number,ref,order)其中：number为需要排序的数值。ref为要排序的单元格区域。order指明排序方式。如果为“0”或者缺省，则按降序排名，即数值越大，排名结果数值越小；否则按升序排名，即数值越大，排名结果数值越大。RANK.EQ赋予重复数相同的排位，但重复数的存在将影响后续数值的排位。

任务实施四、分析成绩数据制作成绩统计与分析表格。计算“财政法规与职业道德”最高分。计算“财政法规与职业道德”最低分。计算所有课程的最高分和最低分。选择“COUNTIF”函数。设置函数参数。提示

COUNTIF函数的功能是用来统计单元格区域中满足给定条件的单元格的个数，其语法格式：COUNTIF(range,criteria)其中：Range为需要统计的单元格区域，即（条件区域）。Criteria为判断条件，其形式可以为数字、表达式或文本，即（条件）。

统计所有分数段的人数任务实施五、为单元格添加批注为单元格添加批注。确定单元格后单击“新建批注”按钮。辑批注，可选中添加批注的单元格。确定单元格后单击“新建批注”按钮为单元格添加批注提示

默认情况下，将鼠标指针指向带有批注的单元格时

批注会显示出来。此外，单击“审阅”选项卡“批注”组中的“显示所有批注”按钮，可显示工作表中的所有批注。再次单击该按钮，则隐藏所有批注。

任务三

制作工资表

某学院为了确保8月份教师工资的准时发放，需要人事部将该月的工资数据进行核算，以工资条的形式发放到教师手上，方便教师查看各项工资数据。

假设你是人事部的一员根据8月份教师的已知工资数据，绘制工资表和工资条文件。情景引入wa作品展示工资表效果wa作品展示工资条文件效果

打开素材工作表后先利用条件格式标识“加班天数”列和“请假天数”列数据，接下来依次计算教师的职称津贴、课时费、应发工资、税前总额、扣税和实发工资，然后设置各项工资数据的数字格式，最后制作工资条。制作思路任务实施一、利用条件格式标识数据新建并保存”工资表”。选择“大于”项。选择“大于”项设置条件格式设置条件格式。将设置大于0的数据所在单元格的显示为“浅红填充色深红色文本”。任务实施二、计算职称津贴和课时费计算职称津贴。计算出其他教师的职称津贴。计算课时费。计算出其他教师的课时费。计算第1位教师的课时费任务实施三、计算应发工资和税前总额计算应发工资。计算税前总额。任务实施四、计算扣税和实发工资计算扣税。计算实发工资。个人所得税计算7级标准任务实施五、设置各项工资数据的数字格式将各项工资数据的格式设置为货币。选择“货币”项知识库货币格式和会计专用格式的区别在于币种符号的位置不同。货币的币种符号是与数字连在一起靠右的，而会计专用的币种符号是靠左，数字靠右的，可使一列数值以小数点对齐。任务实施六、计算应发工资和税前总额新建“工资条”工作表，并输入公式。复制公式计算数据，设置单元格样式。提示

在输入图6-45所示的公式时，可借助“公式”选项卡“函数库”组“逻辑”下拉列表中的“IF”函数输入。在输入公式中的A$2和$A:$R时，可先输入A2和A:R，然后按【F4】键即可。图6-45所示的公式中，各函数的作用如下：①ROW函数：表示返回一个引用的行号，其语法格式为：ROW(reference)其中：reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略reference，则表示对函数ROW所在单元格的引用；如果reference为一个单元格区域，并且函数ROW作为垂直数组输入，则函数ROW将reference的行号以垂直数组的形式返回。reference不能引用多个区域。提示

②MOD函数：是一个求余函数，即两个数值表达式作除法运算后的余数，其语法格式为：MOD(number,divisor)其中：number为被除数；divisor为除数。如果divisor为零，函数MOD返回值为number。③COLUMN函数：表示返回一引用的列号，其语法格式为：COLUMN(reference)其中：reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略reference，则表示对函数COLUMN所在单元格的引用；如果reference为一个单元格区域，并且函数COLUMN作为水平数组输入，则函数COLUMN将reference中的列标以水平数组的形式返回。reference不能引用多个区域。提示

④INDEX函数：表示返回表或区域中的值，或对值的引用，其语法格式为：