《电子文件归档与电子管理规范》

《电子文件归档与电子管理规范》1范围本规范明确了电子文件归档与全生命周期管理的术语定义、基本要求、整理方法、移交存储、鉴定利用、销毁安全等管理规则，适用于各级党政机关、人民团体、国有企事业单位开展各类电子文件归档与管理工作，其他社会组织、民营企业可参照执行。本规范覆盖公务活动、生产经营、科研服务、公共管理等活动中产生的所有类型电子文件，包括版式文件、可编辑文档、数码照片、音视频、工程图纸、数据库、网页、社交媒体公务记录、三维模型、物联网感知数据等原生电子文件，以及纸质档案数字化转换形成的数字化电子副本。2规范性引用文件本规范依据下列文件及相关要求编制，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本规范；凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有修改单）适用于本规范：GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范；GB/T13968档案交接文据格式；GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求；DA/T46文书类电子文件元数据方案；DA/T47照片类电子档案元数据方案；DA/T54电子文件存储与交换格式版式文档；《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国保守国家秘密法》。3术语和定义3.1电子文件指国家机构、社会组织或个人在履行法定职责、处理公务或业务活动过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，包含内容、结构、背景信息三个核心要素。3.2电子文件归档指将办理完毕、具有保存价值的电子文件，经过整理、鉴定，按规范流程移交单位档案管理部门统一保存的过程。3.3电子档案指归档后具有保存价值的电子文件。3.4元数据指描述电子文件内容、结构、背景和全生命周期管理过程的数据，用于支撑电子文件的检索、管理、真实性验证和长期保存。3.5单套制归档指对应归档的电子文件仅以电子形式归档保存，不再同步生成纸质文件归档的管理模式。4归档基本要求4.1归档范围各单位应当结合本单位职能，参照对应归档范围与保管期限规定，明确本单位电子文件归档范围，凡属于应归档范围的电子文件必须按要求归档，任何部门和个人不得私自留存、销毁应归档电子文件。具体归档范围包括：（1）反映本单位职能活动、基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的各类正式电子文件，包括收文、发文、内部文件、决议、决定、命令、公报、公告、会议纪要、合同协议、批示、报告等；（2）各类业务活动形成的电子文件，包括财务电子凭证、会计账簿、财务报表、人事电子材料、项目审批文档、科研实验原始数据、工程设计电子图纸、生产运行记录、医疗电子病历、司法业务记录、政务服务档案等；（3）协同办公平台、即时通讯工具形成的公务类电子文件，包括OA系统正式流转文件、单位公务微信群/钉钉群的正式公务通知、批复、决策沟通记录、盖章版公务文件等；（4）重要会议、重大活动、重大项目形成的音视频、数码照片、直播录像等多媒体电子文件；（5）本单位官方网站、政务新媒体发布的所有公务信息、固定栏目网页、互动交流记录等；（6）对本单位工作具有参考保存价值的外来电子文件、上级单位电子文件、合作单位往来电子文件；（7）纸质档案数字化转换形成的符合质量要求的电子副本。下列电子文件可不归档：临时性通知、无保存价值的日常沟通信息、未定型的草稿性文件、内容完全重复的复制件、已经归档且内容无差异的重复文件、私人事务相关文件。4.2归档时限各类电子文件应当按以下时限完成归档：（1）文书类电子文件：办理完毕后，次年6月30日前完成归档；（2）业务类电子文件：对应业务办结、项目验收完成后3个月内完成归档；（3）重大活动、重大突发事件处置形成的电子文件：活动结束、处置完成后1个月内完成归档；（4）连续性实时生成的电子文件（如环境监测数据、监控录像、业务系统实时运行数据）：按年度归集，每12个月完成一次归档；（5）机构调整、工作人员岗位变动、离职的，工作人员承办的未归档公务电子文件，应当在离岗手续办理前完成归档。4.3归档质量要求4.3.1真实性：归档电子文件应当为形成过程中的原始版本，内容未经篡改，所有操作痕迹完整保留；带有合法电子签名的电子文件，应当保留完整的电子签名及验证信息，符合《中华人民共和国电子签名法》对可靠电子签名的要求。4.3.2完整性：电子文件内容、附件、批注、修改痕迹、元数据齐全完整，联合行文的电子文件，所有发文单位均应当归档正式正本，主办单位应当同步归档会签稿、征求意见稿、最终定稿等全套材料。4.3.3可用性：电子文件格式符合规范要求，能够正常读取、显示、输出，不存在文件损坏、数据丢失；加密归档的电子文件应当同步解密，无法解密的应当将解密方法、密钥单独归档，确保任何时间均可正常读取。4.3.4安全性：归档前必须经过木马、病毒查杀，确认不存在恶意代码和安全风险，不得将带病毒的电子文件归入档案库。4.4归档格式要求为保障电子文件长期可读取，长期保存的电子文件应当优先采用格式开放、不依赖特定软件、技术成熟稳定的版式格式，具体要求为：（1）文本类文件：正式归档版采用PDF/A-2及以上版本，可保留一份可编辑版本为DOCX、RTF格式；（2）表格类数据：采用XLSX、CSV格式，批量数据可采用XML格式；（3）图像类文件：照片类采用TIFF、JPEG2000格式，图纸扫描件采用PDF/A、PNG格式，原始工程图纸采用DWG、PDF/A格式；（4）音频文件：采用WAV、MP3格式；（5）视频文件：采用MPEG-4、H.265格式；（6）数据库类电子文件：采用XML、CSV格式导出结构和数据，保留原始数据库备份。5电子文件整理5.1分类电子文件分类应当与本单位纸质档案分类方案保持一致，维持全宗档案分类的连续性和一致性，便于档案统一管理利用：文书类电子文件一般采用“年度-机构-问题”或“年度-问题”的分类方法；科技类、项目类电子文件采用“项目-类别”分类方法；专业档案按业务领域分类；分类层级一般不超过4级，避免分类过细增加检索难度。5.2划分保管单位电子文件以“件”为基本保管单位，划分规则为：一份独立文件为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，一组紧密关联的同一主题文件可作为一件，一个完整项目的全套文件可作为一件；跨年度的文件放入办结年度归档，跨机构的文件放入主办机构分类类别归档。5.3编号与著录5.3.1档号编制：每份归档电子文件分配唯一档号，档号编制符合GB/T13968相关要求，档号结构一般为“全宗号-档案类别代码-年度-分类号-件号”，档号不得重复、错号、漏号，电子文件的存储文件名应当与档号保持一致，便于快速检索定位。5.3.2著录与元数据采集：按照对应档案类型的著录规则完成著录，基本著录项包括档号、题名、责任者、形成日期、保管期限、密级、文件格式、文件大小、存储位置；元数据采集符合对应类别标准要求，文书类电子文件符合DA/T46要求，照片类符合DA/T47要求，确保元数据与电子文件一一对应关联。6归档移交与检验6.1移交方式6.1.1在线移交：已部署档案管理系统且业务系统完成接口对接的单位，采用在线移交方式，由业务系统自动将办理完毕的电子文件及关联元数据推送至档案管理系统，完成移交流程，无需人工拷贝。6.1.2离线移交：未实现系统对接的，采用离线存储介质移交，推荐存储介质为不可擦写蓝光光盘、企业级移动硬盘、固态移动硬盘，禁止使用普通U盘、软盘作为长期归档存储介质；离线移交应当制备两份相同内容的存储介质，一份用于日常利用，一份封存作为备份。存储介质外包装应当标注全宗名称、年度、档案类别、文件数量、总容量、密级、移交部门、移交人、移交日期。6.2移交检验档案管理部门收到移交的电子文件后，应当在10个工作日内完成检验，检验内容包括：（1）完整性：是否符合归档范围要求，电子文件内容、附件、元数据是否齐全，数量是否与移交清单一致；（2）真实性：是否为原始版本，电子签名是否有效，内容是否完整未篡改；（3）可用性：格式是否符合规范，是否可正常读取打开，加密文件是否按要求提供解密信息；（4）安全性：是否经过病毒查杀，是否存在恶意代码和安全风险。检验合格的，由移交部门和档案部门双方签字确认《电子文件归档移交检验单》，完成归档流程；检验不合格的，退回移交部门重新整理，补正后再次移交。7电子档案存储管理7.1存储备份要求电子档案实行“三备份”存储制度，即：在线存储一份用于日常利用，离线备份一份用于防灾，异地异质备份一份应对区域性灾害，具体要求为：（1）在线存储：采用企业级磁盘阵列搭建存储架构，满足日常访问、检索需求；（2）离线备份：永久保管的电子档案应当刻录不可擦写蓝光光盘封存，定期保管的电子档案存储于企业级移动硬盘，存放于符合要求的档案库房；（3）异地备份：异地备份存储地点应当距离本单位原址不低于50公里，位于不同行政区，可存储于上级档案行政部门的备份中心，或者符合安全要求的异地场地，异地备份介质与本地备份介质采用不同材质，实现异质备份。7.2存储环境维护离线存储介质存放的档案库房，环境参数应当符合以下要求：温度控制在17℃-20℃，相对湿度控制在35%-45%，远离强磁场、强热源、有害气体，避免阳光直射，蓝光光盘应当竖放存储，避免挤压变形。存储介质应当定期检测：每年进行一次抽样检测，抽样比例不低于10%，发现介质损坏、数据读取异常的，及时迁移数据至新介质；每5年完成一次全量数据迁移，迁移前校验数据完整性，迁移完成后原数据保留至少1年方可销毁，避免迁移过程中数据丢失。存储系统应当预留不低于20%的剩余存储空间，防止数据溢出；每季度完成一次全库数据一致性校验，发现数据损坏、丢失的，及时从备份介质恢复数据。8鉴定与销毁8.1保管期限划分电子档案保管期限划分与纸质档案一致，分为永久和定期两类，定期分为30年、10年，具体划分按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》及对应专业档案保管规则执行。8.2定期鉴定档案管理部门应当每10年组织一次电子档案全面鉴定，成立由单位分管领导、档案部门、业务部门、保密部门、法务部门组成的鉴定工作小组，对保管期限届满的电子档案进行价值审核：对仍具有保存价值的，重新划定保管期限继续保存；对无继续保存价值的，予以销毁。鉴定过程和结果应当形成书面鉴定报告，与鉴定清册一并存入本单位永久档案。按规定开展档案开放鉴定，每2年对已满25年的电子档案进行开放审核，确定开放和控制利用范围，符合开放要求的及时向社会开放提供利用。8.3销毁流程经过鉴定批准销毁的电子档案，应当按以下流程完成销毁：（1）编制销毁清册，列明每份待销毁电子档案的档号、题名、形成日期、数量、保管期限、销毁原因，报单位分管领导审批，涉密电子档案销毁按保密规定额外履行审批手续；（2）销毁必须彻底清除所有存储位置的电子档案数据，不得仅做文件删除或格式化处理，在线存储的电子档案销毁后，同步清除离线备份、异地备份中的对应数据；（3）涉密存储介质销毁，必须送保密行政管理部门批准的定点单位销毁，非涉密存储介质可采用物理粉碎、专业消磁方式处理，禁止将未经彻底销毁处理的归档存储介质流入市场或对外转让；（4）销毁清册、审批文件永久保存。9利用与安全管理9.1利用权限管理电子档案利用严格按权限管理：涉密电子档案严格按照保密规定存储利用，仅可在涉密信息系统中访问，禁止接入互联网，禁止违规传输；非涉密电子档案按密级和工作需要分配访问权限，内部工作人员凭身份认证访问对应权限档案，外部单位和个人利用电子档案需要经过审批，按规定提供利用。电子档案加盖档案管理部门公章的输出件，与原件具有同等法律效力，符合法定证据要求。利用过程中应当保护知识产权和个人信息，涉及个人隐私的电子档案按照《个人信息保护法》要求管理，不得违规泄露。9.2系统安全管理电子档案管理系统应当符合国家网络安全等级保护要求，三级及以上重要单位应当达到网络安全等级保护三级要求，配备防火墙、入侵检测、数据加密、多因素身份认证、访问控制等安全防护设施，定期开展漏洞扫描和安全测评，每两年完成一次等保测评。所有操作日志完整留存，操作日志记录操作人、操作时间、操作内容、IP地址等信息，操作日志保存期限不低于对应电子档案的保管期限，永久电子档案的操作日志永久保存。建立容灾备份体系和灾难恢复预案，每年至少开展一次应急演练，发生数据安全事件时能够及时恢复数据，降低安全损失。10元数据与系统对接管理元数据应当与电子文件同步归档、同步管理，元数据分为描述元数据、结构元数据、管理元数据，分别描述电子文件内容信息、结构格式信息、全生命周期管理过程信息，元数据与电子文件一一关联，不得拆分留存；元数据存储可采用与