学校采购与付款审批制度

PAGE学校采购与付款审批制度一、总则（一）目的为了规范学校采购与付款行为，加强内部控制，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及日常工作的顺利进行，依据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位发生的采购业务及相关付款审批事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度，确保行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受学校内部和社会监督。4.职责分离原则：采购、审批、付款等环节的职责应相互分离，形成有效的制衡机制。二、采购审批流程（一）采购申请1.使用部门提出申请：学校各部门、各单位根据教学、科研及日常工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.归口管理部门审核：采购申请表提交至归口管理部门，归口管理部门根据学校相关规定和业务需求，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算合理性等。如审核通过，归口管理部门负责人签字确认；如审核不通过，应及时反馈使用部门并说明原因。（二）采购预算审核1.财务部门审核预算：采购申请表经归口管理部门审核通过后，提交至财务部门。财务部门对采购项目的预算进行审核，确保预算符合学校财务规定和资金状况。审核通过后，财务部门负责人签字确认。2.预算调整：如采购项目预算超出学校下达的预算指标，使用部门应按照学校预算调整程序，办理预算调整手续。经学校相关部门审批同意后，方可进行采购。（三）采购方式确定1.集中采购与分散采购：根据学校采购目录和采购限额标准，确定采购方式。属于集中采购范围的项目，应按照学校集中采购相关规定执行；属于分散采购范围的项目，由使用部门按照本制度规定的采购流程进行采购。2.采购方式选择：采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。使用部门应根据采购项目的特点和需求，在符合法律法规和学校规定的前提下，选择合适的采购方式。选择采购方式时，应充分考虑采购项目的金额、性质、技术要求、市场供应情况等因素。3.采购方式审批：确定采购方式后，使用部门应填写《采购方式审批表》，详细说明采购方式选择的理由，并提交至归口管理部门和财务部门审核。审核通过后，报学校分管领导审批。如采购金额较大或情况特殊的采购项目，需经学校校长办公会或党委会审议批准。（四）采购文件编制与审核1.采购文件编制：根据确定的采购方式，使用部门或采购代理机构编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容，确保采购文件完整、准确、清晰，符合法律法规和学校要求。2.采购文件审核：采购文件编制完成后，提交至归口管理部门和财务部门审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性、完整性等。审核通过后，方可发布采购公告或组织采购活动。（五）采购活动组织与实施1.招标代理机构选择：对于需要委托招标代理机构进行采购的项目，使用部门应按照学校相关规定，通过公开招标等方式选择招标代理机构。招标代理机构应具备相应的资质和专业能力，能够独立、公正地组织采购活动。2.采购活动组织：采购代理机构或使用部门按照采购文件规定的程序和要求，组织采购活动。采购活动应包括发布采购公告、发售采购文件、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。在采购活动过程中，应严格遵守法律法规和学校规定，确保采购活动公平、公正、公开进行。3.评标委员会组建：对于采用招标方式进行采购的项目，应依法组建评标委员会。评标委员会由学校相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，提出评标报告，并推荐中标候选人。（六）采购合同签订1.中标通知书发出：采购活动结束后，采购代理机构或使用部门向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标供应商名称、中标金额、中标标的等内容，并告知其在规定时间内与学校签订采购合同。2.采购合同起草与审核：使用部门根据中标通知书和采购文件要求，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同起草完成后，提交至归口管理部门和财务部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、合理性、完整性等。审核通过后，报学校分管领导审批。3.采购合同签订：经学校分管领导审批同意后，使用部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应加盖学校公章或合同专用章，并由双方代表签字确认。采购合同签订后，应及时将合同副本提交至归口管理部门、财务部门等相关部门备案。三、付款审批流程（一）到货验收1.验收申请：采购项目到货前，使用部门应通知归口管理部门、财务部门等相关部门，准备进行验收。使用部门填写《到货验收申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、到货时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.验收组织：归口管理部门负责组织验收工作，成立验收小组。验收小组应由使用部门、技术部门、质量部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。验收小组应按照采购合同和相关标准要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行全面验收。3.验收报告出具：验收工作完成后，验收小组应出具《到货验收报告》，详细说明验收情况。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、到货时间、验收标准、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。如验收合格，验收报告应作为付款审批的依据之一；如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，并在验收报告中注明相关情况。（二）付款申请1.申请提交：验收合格后，使用部门根据采购合同约定和实际到货情况，填写《付款申请表》，详细注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、收款单位名称、账号等信息，并附上采购合同、到货验收报告、发票等相关凭证。付款申请表经部门负责人签字确认后，提交至归口管理部门审核。2.归口管理部门审核：归口管理部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目是否按照合同约定执行、验收是否合格、付款金额是否准确等。审核通过后，归口管理部门负责人签字确认。（三）财务部门审核1.凭证审核：财务部门收到付款申请后，对付款申请所附的采购合同、到货验收报告、发票等凭证进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性等。如凭证审核通过，财务部门负责人签字确认。2.资金审核：财务部门根据学校资金状况和预算安排，对付款金额进行审核。如付款金额在学校预算范围内且资金充足，财务部门予以审核通过；如付款金额超出学校预算或资金不足，财务部门应及时反馈使用部门，并暂停付款申请流程。（四）审批签字1.分管领导审批：付款申请经归口管理部门和财务部门审核通过后，提交至学校分管领导审批。分管领导根据学校相关规定和实际情况，对付款申请进行审批。如审批通过，分管领导签字确认。2.校长审批：对于金额较大或情况特殊的付款申请，需经学校校长审批。校长审批通过后，签字确认。（五）付款执行1.付款通知：财务部门根据审批结果，向学校出纳部门发出付款通知。付款通知应明确付款金额、付款方式、收款单位名称、账号等信息。2.付款操作：出纳部门按照付款通知要求，办理付款手续。付款方式包括银行转账、支票、现金等。在付款过程中，应严格遵守财务管理制度和银行结算规定，确保付款安全、准确、及时。四、监督与检查（一）内部审计监督学校内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计监督，检查采购与付款审批制度的执行情况、采购活动的合法性和合规性、付款审批的准确性和完整性等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督学校纪检监察部门对采购与付款业务进行全程监督，受理有关采购与付款方面的投诉举报，严肃查处采购与付款过程中的违规违纪行为。（三）定期检查与评估学校定期对采购与付款审批制度进行检查和评估，根据国家法律法规和学校实际情况的变化，及时修订和完善制度内容，确保制度的有效性和适应性。五、责任追究（一）违规责任认定对于在采购与付款过程中违反本制度规定的行为，由学校相关部门进行调查核实，认定违规责任主体。（二）责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令限期改正。2.经济处罚：对