学校购物审批制度

PAGE学校购物审批制度一、总则（一）目的为加强学校财务管理，规范学校购物行为，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各班级及所属单位在教学、科研、行政、后勤等活动中发生的购物行为。（三）基本原则1.计划性原则学校购物应根据学校发展规划、年度工作计划和实际需求，制定合理的购物计划，确保购物活动的有序进行。2.合法性原则购物行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严禁购买违法违规物品。3.效益性原则在保证质量的前提下，充分考虑性价比，优先选择质优价廉的商品和服务，降低购物成本。4.公开透明原则购物过程应遵循公开、公平、公正的原则，接受学校师生和社会的监督。二、购物审批流程（一）预算申报1.各部门、各班级及所属单位应根据工作需要，提前编制年度购物预算，明确购物项目、数量、金额等内容，并报学校财务部门审核。2.财务部门对各部门申报的购物预算进行汇总、审核，结合学校财务状况和发展需求进行综合平衡，报学校领导审批。3.经学校领导审批后的购物预算，作为学校年度购物计划的依据，各部门应严格按照预算执行。（二）采购申请1.各部门、各班级及所属单位根据已批准的购物预算，填写《学校购物申请表》，详细说明购物项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并附相关采购需求说明材料。2.《学校购物申请表》由部门负责人签字确认后，报学校采购管理部门。（三）采购审批1.采购管理部门收到《学校购物申请表》后，对申请内容进行初审，重点审核购物项目是否符合学校预算安排、采购需求是否合理、采购方式是否合规等。2.对于金额较小的常规购物项目（具体金额标准由学校根据实际情况确定），采购管理部门可直接审批，并将审批结果反馈给申请部门。3.对于金额较大或较为复杂的购物项目，采购管理部门组织相关人员进行论证，必要时邀请专家参与，形成论证意见后报学校领导审批。4.学校领导根据采购管理部门的初审意见和论证结果，对采购申请进行最终审批。审批通过的，由采购管理部门下达采购任务；审批不通过的，应说明理由，申请部门根据意见进行调整后重新提交申请。（四）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，具体采购方式应根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规的规定确定。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购程序和相关法律法规，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。采购人员不得与供应商串通，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.对于纳入政府采购范围的项目，应按照政府采购的相关规定执行，及时在政府采购平台上发布采购信息、进行采购交易等操作。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同要求，对采购物品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《学校购物验收单》，并签字确认。《学校购物验收单》应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、验收情况等内容。3.采购管理部门将《学校购物申请表》、采购合同、《学校购物验收单》等相关资料提交给财务部门，财务部门根据合同约定和验收情况进行付款审核。审核通过后，按照规定的支付方式办理付款手续。三、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；工程类：单项合同估算价在200万元以上；服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标的具体程序按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的具体程序按照相关法律法规的规定执行。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价的具体程序按照相关法律法规的规定执行。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商后，采购管理部门应及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由学校法定代表人或其授权代表签字并加盖学校公章。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，督促其按照合同约定履行义务。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。如因特殊原因需要变更合同内容的，应提前书面通知学校，并经学校同意后方可变更。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、时间、内容、责任承担等事项。2.因变更或解除采购合同给对方造成损失的，除依法可以免除责任的外，应由责任方承担相应的赔偿责任。（四）合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括采购合同文本、采购申请、采购审批文件、投标文件、验收报告等资料，以便查阅和追溯。五、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门负责对学校购物活动进行定期审计和专项审计，重点审查购物项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.学校纪检监察部门负责对学校购物活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题。3.各部门应加强对本部门购物活动的内部管理，建立健全内部控制制度，确保购物行为合法合规、公开透明。（二）外部监督1.学校购物活动应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。2.学校应建立健全投诉举报制度，设立投诉举报电话和邮箱，接受师生和社会的监督。对于投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。六、责任追究（一）对违规采购行为的处理1.对于违反本制度规定的采购行为，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对于违规采购行为造成学校经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。（二）对供应商违规行为的处理1.对于供应商在采购活动中存在的违规行为，如提供虚