印章管理与用印审批制度

PAGE印章管理与用印审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范用印审批流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有印章的管理与使用。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的管理与使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.审批规范原则：用印必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法、合规、真实、有效。4.安全保密原则：加强印章保管，防止印章丢失、被盗用，确保印章使用安全，严格保密用印信息。二、印章的种类及用途（一）公章公司公章是公司对外行使权力的象征，用于以公司名义签订合同、协议、公文、信函等重要文件，以及办理各类重要事务。（二）合同专用章用于签订各类经济合同、业务协议等，明确公司与外部单位的权利义务关系。（三）财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（四）法人章用于特定的法人授权事项，如银行开户、支票背书等。（五）部门章各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件、资料、报表等的盖章确认，不得对外使用。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经本部门负责人审核后，报公司办公室。2.公司办公室审核通过后，统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，并在印章上预留印鉴样本。（二）印章启用1.新印章启用前，公司办公室应将印章印模及启用通知以书面形式发送至各相关部门，并在公司内部进行公示。2.各部门收到印章启用通知后，应认真核对印章印模与预留样本是否一致，并将印章启用情况记录在案。3.印章启用后，原印章同时废止，如有需要，应按照规定程序进行封存或销毁。四、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，明确印章保管责任人，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定。3.印章保管场所应具备安全防范措施，如保险柜、监控设备等，确保印章存放安全。（二）保管职责1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章由公司办公室指定专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管，并报公司办公室备案。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。如需临时外出，应将印章交予公司办公室负责人或其他指定人员代管，并办理交接手续。（三）保管要求1.印章应存放在保险柜内，保险柜钥匙由保管人员专人保管，不得随意放置或转借他人。2.印章保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司办公室，并采取相应措施。3.印章保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露印章使用情况及相关信息。五、用印审批流程（一）审批流程概述1.用印申请人填写《用印审批表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并附上相关文件资料。2.《用印审批表》经本部门负责人审核签字后，报公司相关领导审批。3.根据用印事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项由公司分管领导审批；重大事项由公司总经理审批。4.审批通过后，用印申请人将《用印审批表》交至印章保管人员，印章保管人员核对审批表内容及相关文件资料无误后，方可在用印文件上加盖印章。（二）不同类型印章的审批要求1.公章用于签订合同、协议、公文、信函等重要文件时，必须经过严格的审批流程。合同类文件需经合同管理部门审核通过后，报公司分管领导或总经理审批；公文、信函等文件需经相关部门负责人审核后，报公司办公室负责人或分管领导审批。2.合同专用章签订经济合同、业务协议等文件时，用印申请人应填写《合同用印审批表》，附上合同文本及相关资料，经合同管理部门审核、公司分管领导审批后，方可加盖合同专用章。3.财务专用章用于财务结算、票据开具、资金收付等业务时，用印申请人应填写《财务用印审批表》，附上相关财务凭证及审批文件，经财务部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可加盖财务专用章。4.法人章用于特定的法人授权事项时，用印申请人应填写《法人章用印审批表》，附上法人授权书及相关文件资料，经公司总经理审批后，方可加盖法人章。5.部门章各部门内部文件、资料、报表等盖章确认时，用印申请人应填写《部门章用印审批表》，经本部门负责人审批后，方可加盖部门章。（三）特殊情况的处理1.紧急用印如遇紧急情况需要立即用印，用印申请人可通过电话或其他方式向公司相关领导请示，经同意后，可先在用印文件上加盖印章，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印因业务需要在异地用印的，用印申请人应提前与公司办公室沟通协调，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，可通过邮寄、传真等方式将《用印审批表》及相关文件资料发送至印章保管人员，印章保管人员核对无误后，方可在用印文件上加盖印章。六、用印登记与存档（一）用印登记1.印章保管人员在用印前，应认真填写《用印登记表》，详细记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印申请人、审批人等信息。2.《用印登记表》应妥善保存，以备查阅。（二）用印存档1.用印文件及相关资料在用印完毕后，印章保管人员应及时整理归档，确保文件资料的完整性和准确性。2.用印存档资料应包括《用印审批表》、用印文件、相关附件等，按照公司档案管理规定进行分类存放，便于日后查阅和追溯。七、印章使用监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对印章的管理与使用情况进行监督检查，确保印章使用符合本制度规定。2.各部门负责人负责对本部门印章使用情况进行监督管理，发现问题及时纠正。（二）检查内容及方式1.定期检查：公司办公室定期对印章保管情况、用印审批流程执行情况、用印登记与存档情况等进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：公司办公室不定期对印章使用情况进行抽查，重点检查紧急用印、异地用印等特殊情况的处理是否符合规定。3.专项检查：针对印章管理与使用中出现的问题或接到的投诉举报，公司办公室组织专项检查，深入调查核实情况，并提出处理意见。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因印章保管不善导致印章丢失、被盗用等情况的，印章保管人员应承担相应的责任，并按照公司规定进行赔偿。同时，公司将视情节轻重给予相应的处罚。八、印章的更换与销毁（一）印章更换1.当印章磨损、损坏或因其他原因需要更换时，印章保管人员应填写《印章更换申请表》，详细说明印章更换原因、新印章规格、材质等信息，并附上原印章印模。2.《印章更换申请表》经本部门负责人审核后，报公司办公室。公司办公室审核通过后，统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.新印章刻制完成后，按照印章启用程序进行启用，同时原印章废止，并按照规定程序进行封存或销毁。（二）印章销毁1.对于废止的印章，印章保管人员应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、废止原因、销毁方式等信息，并附上原印章印模。2.《印章销毁申请表》经本部门负责人审核后，报公司办公室。公司办公室审核通过后，组织专人对印章进行销毁。3.印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安