第4章 使用WPS表格处理数据

第4章使用WPS表格处理数据目录ContentsWPS表格简介WPS表格的基本操作数据的填充与导入公式和函数4.14.24.34.4图表4.5数据分析4.6WPS表格是WPS三大功能之一，具有强大的数据处理能力，可以对烦琐的数据进行快速分析，从而大幅提升工作效率。WPS表格简介4.1WPS表格简介4.14.1.1WPS表格的相关概念4.1.1WPS表格的相关概念工作簿是工作表的集合。工作簿是处理和存储数据的文件,默认的扩展名为“.xlsx”。在WPS中新建个工作簿,默认只有1张工作表,以Sheet1命名,用户可以根据需要随时插入或删除工作表,一个工作簿中最多可以有255张工作表。每张工作表可以存储不同类型的数据,因此用户可以在一个工作簿文件中管理多种类型的数据。1.工作簿WPS表格简介4.12.工作表4.1.1WPS表格的相关概念工作表是组成工作簿的基本单位。工作表本身是由若干行和若干列组成的。从外观看,工作表是由排列在一起的行和列,即单元格构成的。列是垂直的,由字母标识;行是水平的,由数字标识。在工作表界面上分别移动水平滚动条和垂直滚动条,可以看到行的编号由上而下从1到1048576,列的编号从左到右从A到XFD。因此,一张工作表最多由1048576行和16384列组成。在默认情况下,每张工作表都有相对应的标签,如Sheet1、Sheet2、Sheet3等(数字依次递增)。WPS表格简介4.13.单元格4.1.1WPS表格的相关概念3.单元格4.活动单元格和活动工作表每张工作表都是由多个长方形的存储单元所构成的,这些长方形的存储单元即单元格。输入的任何数据都将被保存在单元格中。单元格由它们所在行的行号和所在列的列标来命名,如单元格A5表示列标为A、行号为5的交叉点上的单元格。若该单元格中有内容,则会显示在“编辑栏”中。在“编辑栏”左边的“名称框”中也将会显示该单元格的名称。WPS表格简介4.14.活动单元格和活动工作表4.活动单元格和活动工作表用户选中的单元格、工作表或用户正在编辑的单元格、工作表称为活动单元格和活动工作表。WPS表格简介4.14.1.2WPS表格的工作界面4.活动单元格和活动工作表WPS表格的工作界面主要由标题栏、快速访问工具栏、菜单栏、名称框、编辑栏、编辑区、状态栏、视图按钮区和比例调节区组成,如图4-1-1所示。WPS表格简介4.14.1.2WPS表格的工作界面4.活动单元格和活动工作表(1)标题栏。标题栏位于窗口的最上方,用来显示当前打开的工作簿的名字,右侧有三个控制窗口大小的控制按钮,“最小化”“向下还原”和“关闭”。(2)快速访问工具栏。快速访问工具栏位于标题栏下方的左侧区域,可以进行自定义设置,默认有“保存”“输出为PDF”“打印”“打印预览”“撤销”和“恢复”按钮。(3)菜单栏。菜单栏位于快速访问工具栏的右侧,单击某个菜单可切换到相应的工具栏。(4)工具栏。工具栏位于菜单栏下方,包含多个命令按钮。WPS表格简介4.14.1.2WPS表格的工作界面4.活动单元格和活动工作表(5)名称框。名称框显示当前活动单元格区域的地址。(6)编辑栏。编辑栏用来显示或编辑当前活动单元格的数据和公式。(7)编辑区。编辑区主要由行标、列标、表格区、滚动条和工作表标签组成。(8)状态栏。状态栏位于窗口最下方,主要用于显示当前工作簿的状态信息。(9)视图按钮区。视图按钮区位于状态栏的右侧,有“普通视图”“页面布局”和“分页预览”三个按钮。(10)比例调节区。比例调节区位于视图按钮区的右侧,用来设置表格区的显示比例。WPS表格的基本操作4.2WPS表格的基本操作4.21.工作簿的基本操作4.活动单元格和活动工作表(1)新建空白工作簿。启动WPS,单击“新建”按钮,选择“新建表格”选项,新建空白表格,即可创建一个工作簿。单击“文件”按钮,在打开的列表中选择“保存”或者“另存为”命令,弹出“另存文件”对话框,如图4-2-1所示,设置文件名和存储位置,单击“保存”按钮。WPS表格的基本操作4.21.工作簿的基本操作4.活动单元格和活动工作表(2)打开工作簿。常用的打开工作簿的方式有以下几种:①执行“文件→打开”命令。②单击快速访问工具栏中的“打开”按钮。③按Ctrl+O组合键。(3)保存工作簿。常用的保存工作簿的方式有以下几种:①执行“文件→保存/另存为”命令。②单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。③按Ctrl+S组合键。WPS表格的基本操作4.22.工作表的基本操作4.活动单元格和活动工作表(1)选择工作表。每个工作簿都由若干个工作表组成,选中工作表标签就可以选中该工作表,按住Shift键可以选中连续的工作表,按住Ctrl键可以选中不连续的工作表。(2)新建工作表。①单击工作表标签右侧的加号按钮,即可创建一个新的工作表,如图4-2-2所示。②切换到“开始”菜单,单击“工作表”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“插入工作表”选项,即可创建一个新工作表,如图4-2-3所示。③右击工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“插入工作表”命令。WPS表格的基本操作4.22.工作表的基本操作4.活动单元格和活动工作表(3)移动与复制工作表。①在需要复制或移动的工作表标签上右击,在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令,弹出“移动或复制工作表”对话框,如图4-2-4所示,在“移动或复制工作表”对话框中选择目标工作簿和位置,单击“确定”按钮即可移动工作表。若要复制工作表,需要选中“建立副本”复选框。②直接拖动工作表,拖动工作表标签到目标位置并释放鼠标左键,即可快速移动工作表,按住Ctrl键拖动工作表标签可以快速复制工作表。WPS表格的基本操作4.22.工作表的基本操作4.活动单元格和活动工作表(4)重命名工作表。①在工作表标签上右击,在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令,如图4-2-5所示。②直接双击工作表标签进行修改。WPS表格的基本操作4.22.工作表的基本操作4.活动单元格和活动工作表(5)删除工作表。①在目标工作表标签上右击,在弹出的快捷菜单中选择“删除工作表”命令,如图4-2-6所示。②选中工作表,单击“开始”菜单中的“工作表”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“删除工作表”选项,如图4-2-7所示。WPS表格的基本操作4.22.工作表的基本操作4.活动单元格和活动工作表(6)隐藏工作表。在目标工作表标签上右击,在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令,可以将当前工作表隐藏。相反,在任意一个工作表标签上右击,在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令,弹出“取消隐藏”对话框,如图4-2-8所示。选中需要取消隐藏的工作表,可以取消隐藏全部或部分工作表。WPS表格的基本操作4.23.行和列的基本操作4.活动单元格和活动工作表(1)插入行或列。选中要插入行或列的相邻的行或列,右击,在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令,然后在对应的插入对象后面单击对钩按钮即可插入,如图4-2-9所示。(2)删除行或列。选中要删除的行或列,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。(3)行高和列宽的调整。WPS表格的基本操作4.23.行和列的基本操作4.活动单元格和活动工作表①通过菜单调整,选中要调整的行或列,单击“开始”菜单中的“行和列”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“行高”或“列宽”选项,弹出“行高”或“列宽”对话框进行设置,如图4-2-10和图4-2-11所示。②拖动调整。将光标放在两列或两行的相交处,变成图4-2-12所示的形状时拖动鼠标即可进行调整。WPS表格的基本操作4.24.单元格的基本操作4.活动单元格和活动工作表(1)选中单元格。①选中连续的单元格。按住鼠标左键不放进行拖动即可选中连续的单元格。②选中不连续的单元格。按住Ctrl键,依次单击要选中的单元格,即可选中不连续的单元格。③选中全部的单元格。单击工作表左上角行号和列号交叉处的灰色三角按钮或按Ctrl+A组合键即可选中全部的单元格。(2)合并单元格。选中要合并的单元格区域,单击“开始”菜单中的“合并居中”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“合并居中”或“合并单元格”选项,如图4-2-13所示。WPS表格的基本操作4.24.单元格的基本操作4.活动单元格和活动工作表(3)数字格式设置。WPS表格中有常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本等多种数字类型。默认的数字格式为“常规”,系统会根据数据的特点自动设置为适当的格式。①使用快捷菜单设置。选中单元格或单元格区域后右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出图4-2-14所示的对话框，在“数字”选项卡下可以设置数字类型。②使用“开始”菜单设置。在“开始”菜单中的数字格式下拉列表框中可以设置单元格的数字格式，如图4-2-15所示。WPS表格的基本操作4.24.单元格的基本操作4.活动单元格和活动工作表(4)对齐方式设置。①选中单元格或单元格区域后切换到“开始”菜单,单击图4-2-16所示的对齐按钮。②选中单元格或单元格区域后右击,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,在弹出的对话框中切换到“对齐”选项卡下进行设置,如图4-2-17所示。WPS表格的基本操作4.24.单元格的基本操作4.活动单元格和活动工作表(5)字体设置。选中单元格中的文本或数据,在“开始”菜单的“字体”“字号”下拉列表框中进行设置,或者右击,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,弹出“单元格格式”对话框,在“字体”选项卡下进行设置。(6)边框设置。在电子表格的设置中,边框是重要修饰手段之一,边框可以使表格中的数据呈现更加清晰醒目。选中单元格或单元格区域后,按照前述的方法打开“单元格格式”对话框,切换到“边框”选项卡,如图4-2-18所示。WPS表格的基本操作4.25.表格样式设计4.活动单元格和活动工作表选中单元格区域,单击“开始”菜单中的“表格样式”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择预设样式,即可添加表格样式,如图4-2-19所示。或者选择“新建表格样式”选项,弹出“新建表样式”对话框,可在其中自定义表格样式,如图4-2-20所示。WPS表格的基本操作4.2数据的填充与导入4.34.3.1数据的填充4.活动单元格和活动工作表在表格中经常会需要输入一组重复的数字或文本,或者有规律的序列,逐个输入非常烦琐。此时就可以使用数据的填充功能提高数据输入的效率。1.填充一组相同数据若需要填充一组重复的数字,先选中被复制的单元格,将鼠标指针放在该单元外框的右下角,当鼠标指针变成黑色十字形(称为填充柄)时,按住Ctrl键拖动鼠标指针滑过要填充的区域,则会复制出一组相同的数据。若需要填充一组重复的文本,将鼠标指针放在该单元外框的右下角,当鼠标指针变成黑色十字形时,直接拖动鼠标指针滑过要填充的区域,则会复制出一组相同的文本。数据的填充与导入4.32.填充一个序列4.活动单元格和活动工作表对于数字序列,先选中起始数字所在的单元格,按住Ctrl键不放,此时拖动填充柄滑过要填充的区域,则该区域的单元格形成一个步长值为“1”的等差数列,具体如图4-3-1中的A列所示。也可以先输入数字序列中的两个数字,选中这两个数字所在的单元格后拖动填充柄进行填充,具体如图4-3-1中的C列所示。对于系统中已经定义好的其他序列,只要在第一个单元格中输入该序列中的任意一个元素,拖动该单元格右下角的填充柄,向任意方向拖动鼠标即可循环填充序列。数据的填充与导入4.33.自动产生一个序列4.活动单元格和活动工作表使用填充功能可以在一个单元格区域自动产生一个数字或日期序列。例如,在N1:N15单元格区域中建立等比序列2,4,8,16…,操作步骤如下:(1)在N1单元格中输入序列的第一个数字,然后选中单元格区域N1:N10。(2)切换到“数据”菜单,单击“填充”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“序列”选项,弹出“序列”对话框,在“序列”对话框中设置填充类型为“等比序列”,步长值为“2”,如图4-3-2所示。(3)单击“确定”按钮后,系统将产生图4-3-3所示的等比序列。数据的填充与导入4.34.3.2数据的导入4.活动单元格和活动工作表1.自Excel表导入(1)准备好要导入的数据源,这里用到的数据源是工作表“高二2班期末成绩”表。(2)打开“期末成绩表”,单击“数据”菜单中的“导入数据”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“导入数据”选项,如图4-3-4所示。(3)弹出“第一步:选择数据源”对话框,在弹出的对话框中默认选中“直接打开数据文件”单选按钮,然后单击“选择数据源”按钮,如图4-3-5所示,弹出“打开”对话框,选择需要导入的文件,单击“下一步”按钮。数据的填充与导入4.31.自Excel表导入4.活动单元格和活动工作表(4)弹出“第二步:选择表和字段”对话框,在该对话框中选择需要的字段,单击右侧的箭头按钮将其加入选定的字段中,如图4-3-6所示,然后单击“下一步”按钮。(5)弹出“第三步:数据筛选与排序”对话框,在该对话框中可以进行排序和筛选,这里设置为按“理综”以“升序”排序,自动出现查询语句,然后单击“下一步”按钮,如图4-3-7所示。(6)在弹出的“第四步:预览”对话框中对数据进行预览,没有问题单击“完成”按钮,如图4-3-8所示。数据的填充与导入4.32.自网站导入4.活动单元格和活动工作表单击“导入数据”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“自网站连接”选项,弹出“新建Web查询”对话框,如图4-3-11所示。在地址栏输入要导入的数据的网址,然后单击“转到”按钮,即会跳转到输入网址所在的页面,然后选择要导入的数据,单击“导入”按钮。公式和函数4.4公式和函数4.44.4.1公式和函数的输入4.活动单元格和活动工作表1.公式的组成公式必须以“=”开头,公式中可包含常量、运算符、引用单元格以及函数。构成公式的运算符包括以下几种:(1)算术运算符。算术运算符包括加(+)、减(-)、乘(*)、除(/)、幂(^)、百分号(%)等。(2)关系运算符。关系运算符包括等于(=)、大于(>)、小于(<)等。(3)文本运算符。文本运算符可以将两个文本连接成一个。例如,“山西省”&“太原市”可以连接成“山西省太原市”。注意:文本运算时,引用文本的双引号必须是英文状态下的。公式和函数4.42.单元格的引用4.活动单元格和活动工作表引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,并指明公式中所使用的数据位置。通过引用,可以在公式中使用工作表中不同部分的数据,或者在多个公式中使用同一个单元格的数据。单元格的引用方式有相对地址引用、绝对地址引用和混合地址引用3种。(1)相对地址引用。相对地址引用方式的地址会因为公式所在位置的变化而发生对应的变化。例如,某公式中引用了A3单元格,当将该公式复制到其他单元格时,该公式的地址也会随之发生变化。公式和函数4.42.单元格的引用4.活动单元格和活动工作表(2)绝对地址引用。绝对地址引用方式的地址不会因为公式所在位置的变化而发生变化,该公式复制到其他单元格时,该公式的地址不会发生变化。其引用方式是在单元格地址的列标、行号前都加上$符号。例如,某公式中绝对引用了A3单元格,公式中引用的地址应该写成“$A$3”。(3)混合地址引用。如果需要固定某列而变换某行,或是固定某行而变换某列的引用,可以采用混合地址引用,其表达方式为“$A3”或“A$3”。三维引用是指引用其他工作表中的单元格,三维引用的一般格式:工作表名!单元格地址,工作表名后的“!”是系统自动加上的。提示:在WPS表格中选中单元格,默认为相对地址引用,将鼠标指针移到相对引用的单元格地址后按F4键,会自动变为绝对引用地址。公式和函数4.43.函数的输入方法4.活动单元格和活动工作表(1)直接在单元格中输入。对于比较熟悉的简单函数可以在单元格中直接写入。例如,若要计算A1、A2和A3单元格数值之和,并将结果保存在A4单元格中,可以直接在A4单元格中输入“=SUM(A1:A3)”,该函数的功能是计算A1、A2和A3单元格值的和,如图4-4-1所示。(2)插入函数。切换到“公式”菜单,单击“插入”按钮,弹出“插入函数”对话框,如图4-4-2所示,在“选择函数”下拉列表中选择一个函数后(如IF函数),单击“确定”按钮,弹出“函数参数”对话框,如图4-4-3所示。公式和函数4.44.4.2常用的函数4.活动单元格和活动工作表1.SUM函数WPS表格中提供了大量的函数,包括财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数和逻辑函数等。函数格式:SUM(参数1,参数2,……)。函数功能:返回参数列表中所有参数的和。参数可以是数值或数值类型的单元格的引用。例如,单元格A1、A2的值分别为2和4,公式“=SUM(A1,A2)”的返回值为6。公式和函数4.42.SUMIF函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:SUMIF(条件区域,条件,求和区域)。函数功能:对满足条件的单元格求和,只能给定一个条件。3.SUMIFS函数函数格式:SUMIFS(求和区域,条件区域1,条件1,条件区域2,条件2,……)。函数功能:对满足条件的单元格求和,可以给定多个条件(最多可以给127个条件)。公式和函数4.44.AVERAGE函数4.活动单元格和活动工作表函数格式：AVERAGE(参数1,参数2,……)。函数功能：返回参数的算术平均值。参数可以是数值或数值类型单元格的引用。如果参数包含文字、逻辑值或空单元格，则调用中忽略这些值。例如，如果Al:A6单元格区域中的内容分别为2、3、5、6、0、8,则公式“=AVERAGE(A1:A6)”的返回值为4。5.AVERAGEIF函数函数格式:AVERAGEIF(条件区域,条件,求平均区域)。函数功能:对满足条件的单元格求平均,只能给定一个条件。公式和函数4.46.AVERAGEIFS函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:AVERAGEIFS(求平均区域,条件区域1,条件1,条件区域2,条件2,……)。函数功能:对满足条件的单元格求平均,可以给定多个条件(最多可以给127个条件)。7.COUNT函数函数格式:COUNT(参数1,参数2,……)函数功能:返回参数组中的数值型参数和数值类型单元格的个数,参数的类型不限,非数值型参数将被忽略。例如,E1、E2、E3和E4单元格的值分别为张三、8、abc、0,公式“=COUNT(E1:E4)”的返回值为2。公式和函数4.48.MAX函数4.活动单元格和活动工作表函数格式：MAX(参数1,参数2,……)。函数功能：返回参数清单中的最大值。参数应该是数值或数值类型单元格的引用，否则返回错误值“#NAME?”。例如，E1:E4的值分别为7、53、24、78,则公式“=MAX(E1:E4)”的返回值为78。9.MIN函数函数格式:MIN(参数1,参数2,……)。函数功能:返回参数清单中的最小值。参数应该是数值或数值类型单元格的引用,否则返回错误值“#NAME?”。例如,E1:E4的值分别为7、53、24、78,则公式“=MIN(E1:E4)”的返回值为7。公式和函数4.410.COUNTIF函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:COUNTIF(参数1,参数2)。函数功能:统计给定区域内满足特定条件的单元格的数目。参数1为需要统计的单元格区域;参数2为条件,可以是数字、表达式或文本。例如,参数2可以表示为“100”“>100”“计算机”。例如,公式“=COUNTIF(表1[一月份],">60000")”,其功能是统计工作表“表1”中“一月份”列的值大于60000的单元格数目。11.COUNTIFS函数函数格式:COUNTIFS(条件区域1,条件1,条件区域2,条件2,……)。函数功能:统计一组满足给定条件的单元格个数(最多可以给127个条件)。公式和函数4.412.ROUND函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:ROUND(参数1,参数2)。函数功能:按照参数2指定的位数对参数1按四舍五入的原则进行取舍。如参数2为负数,则对参数1的整数部分进行四舍五入。例如,公式“=ROUND(13.14159,3)”的返回值为13.142,ROUND(13.14159,-1)的返回值为10。13.AND函数函数格式:AND(条件参数1,条件参数2,……)。函数功能:条件参数1,条件参数2,……(最多为30)的逻辑值均为真时返回True,否则,只要一个参数的逻辑值为假,就返回False。该操作称为“与”操作。其中,参数必须为逻辑值或者包含逻辑值的引用。例如,公式“=AND(3>5,7>1,8=4+4)”,其值为False,因为3>5为假。公式和函数4.414.OR函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:OR(条件参数1,条件参数2,……)。函数功能:条件参数1,条件参数2,……(最多为30)中只要有一个参数的值为真,就返回True,否则返回False。该操作称为“或”操作。其中,参数用法与AND函数相同。例如,公式“=OR(3>5,7>1,8=4+4)”,其值为True。15.IF函数函数格式:IF(条件参数,参数1,参数2)。函数功能:根据条件参数的真假值返回不同的结果。若条件参数的值为真,则返回参数1,否则返回参数2。例如,公式“=IF(8>9,8,9)”的返回值为9。公式和函数4.416.RANK函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:RANK(参数1,参数2,参数3)。函数功能:返回结果集分区内指定字段的值的排名,指定字段的值的排名是相关行之前的排名加1。参数1为必选参数,表示要找到其排位的数字;参数2为必选参数,表示数字列表的数组或对数字列表的引用,参数2中的非数字值会被忽略;参数3为可选参数,表示一个指定数字排位方式的数字。如果参数3为0或省略,对数字的排位是按照降序排列的列表;如果参数3不为0,对数字的排位是基于参数2按照升序排列的列表。17.RANK.EQ函数函数格式:RANK.EQ(数值,区域,排名方式)。函数功能:计算某数值在一列数值中相对于其他数值的排名。公式和函数4.418.LOOKUP函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:LOOKUP(参数1,参数2,参数3)。函数功能:查询行和列的形同位置。参数1是要查找的值;参数2是要查找的范围;参数3是要获得的值。19.VLOOKUP函数函数格式:VLOOKUP(条件值,指定单元格区域,查询列号,逻辑值)。函数功能:搜索指定单元格区域第1列满足条件值的元素,返回与满足条件值的元素同一行的查询列号上对应的值;逻辑值为True或省略,表明要在第1列中查找大致匹配内容;若逻辑值为False,表明要查找精确匹配内容。公式和函数4.420.TEXT函数4.活动单元格和活动工作表函数格式:TEXT(数值,单元格格式)。函数功能:根据指定的单元格格式将数值(可以是公式的计算结果或者对单元格的引用)转换为文本。单元格格式是文本形式的数字格式。21.ABS函数函数格式:ABS(数值)。函数功能:返回给定数值的绝对值,即不带符号的数值。对查找与引用函数、财务函数、数据库函数、信息函数等可以根据实际需要选择学习和使用。公式和函数4.44.4.3公式和函数运算中的常见错误值4.活动单元格和活动工作表使用公式和函数进行计算时,由于参数类型错误或者单元格地址引用错误等,单元格中会返回一个错误值信息,表4-4-1是公式和函数常见的错误值及其原因。图表4.5图表4.51.图表的组成4.活动单元格和活动工作表图表由许多部分组成,每一部分就是一个图表项,如图表区、绘图区、图表标题、数据系列、坐标轴(垂直/水平轴)、图例等,如图4-5-1所示。图表4.51.图表的组成4.活动单元格和活动工作表(1)图表区:整个图表及其所包含的元素。(2)绘图区:数据标志、网格线所占用的区域。(3)图表标题:用户对图表的描述,一般在图表区的上方中间。(4)数据系列:根据图表类型,数据标志表示数值、数据系列名称、数据所占百分比等。(5)水平/垂直轴:参与比较的项目,一般为文本型,可以是一列数据或是字段名。(6)图例:用于标示图表中的数据是什么。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表WPS表格中提供了多种图表类型供用户使用,不同类型的图表对数据分析的侧重不同,用户可根据数据分析的具体需求选用合适的图表。(1)柱形图。柱形图用于展示在一定范围内数据的变化及数据元素之间的比较,可用于跨若干类别比较数据元素之间的大小。当类别的顺序并不重要时,可以选用柱形图,如图4-5-2所示。(2)折线图。折线图用于显示一段时间内的连续数据,侧重于展现数据在某一时间段内的变化趋势,如图4-5-3所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(3)饼图。饼图用于展示一个数据系列中各项的大小占各项总和的比例,强调个体与总体的占比关系,如图4-5-4所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(4)条形图。条形图用于展示持续时间内各个项目的比较情况。在条形图中,通常沿垂直轴组织类别,沿水平轴组织值,如图4-5-5所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(5)面积图。面积图用于绘制随时间发生的变化量,以引起人们对总值趋势的关注。通过显示所绘制的值的总和,面积图还可以显示部分与整体的关系,如图4-5-6所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(6)XY散点图。XY散点图通常用于显示和比较数值,如科学数据、统计数据和工程数据,如图4-5-7所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(7)股价图。股价图可以显示股价的波动。必须按正确的顺序组织数据才能创建股价图,如图4-5-8所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(8)雷达图。雷达图适用于从多个维度来分析一个或多个对象,如图4-5-9所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(9)树状图。树状图以一种简便的方式提供工作表中的数据,以比较不同级别分类的分层视图,如图4-5-10所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(10)旭日图。旭日图适用于显示层次结构数据,并可以在分层结构中存在空单元格时绘制,如图4-5-11所示。不带任何分层数据(一级类别)旭日图类似于圆环。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(11)箱形图。箱形图适用于显示一组数据的分散情况,如图4-5-12所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(12)瀑布图。瀑布图可以显示一系列正值和负值的累积影响。列是彩色编码,因此可以快速地从负数中确定正数,如图4-5-13所示。图表4.52.图表的类型4.活动单元格和活动工作表(13)组合图。组合图将两种或更多种图表类型组合在一起,以便使数据更容易被理解,尤其当数据变化范围较大时。采用次坐标轴,组合图更易懂,如图4-5-14所示。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表可以先将数据以图表的形式展现出来,然后对生成的图表进行各种设置和编辑。(1)创建图表。选中要创建图表的数据,然后切换到“插入”菜单,单击“图表”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“全部图表”选项,弹出“图表”对话框,如图4-5-15所示。选择需要的图表,即可在工作表中创建图表。(2)更改图表类型。切换到“图表工具”菜单,单击“更改类型”按钮,弹出“更改图表类型”对话框。在左侧列表框中选择所需的图表类型,再从右侧选择所需的子图表类型,如图4-5-16所示。单击“插入”按钮,完成对图表类型的更改操作。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表(3)添加或删除图表元素。选中图表,切换到“图表工具”菜单,单击“添加元素”下拉按钮,在下拉列表中选择对应的选项即可添加,如图4-5-17所示。或者选中图表,单击浮动工具栏中的“图表元素”按钮,在弹出的界面中进行选择,如图4-5-18所示。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表(4)更改图表元素的布局。选中要更改布局的图表元素,在“表格工具”菜单中单击“添加元素”按钮,在其下拉列表中选择“坐标轴”选项,在其级联菜单中可以选择“主要横向坐标轴”“主要纵向坐标轴”或“更多选项”,如图4-5-19所示。选择“更多选项”,或者右击图表坐标的纵(横)坐标轴数值,在弹出的快捷菜单中选择“设置坐标轴格式”命令,可打开“属性”窗格,自动切换到“坐标轴选项”选项卡。在“属性”窗格中可以对坐标轴进行设置,如图4-5-20所示。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表(5)添加数据标签。数据标签是显示在数据系列上的数据标记。可以为图表中的数据系列、单个数据点或者所有数据点添加数据标签,添加的标签类型由选定数据点相连的图表类型决定。如果要添加数据标签,单击图表区,切换到“图表工具”菜单,单击“添加元素”按钮,在下拉列表中选择“数据标签”选项,在其级联菜单中选择添加数据标签的位置,如图4-5-21所示。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表如果要对数据标签的格式进行设置,在其级联菜单中选择“更多选项”选项,打开“属性”窗格,自动切换到“标签选项”选项卡,在“标签选项”中可以设置数据标签的显示内容、标签位置、数字的显示格式以及文字对齐方式等。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表(6)设置图表样式和颜色。单击图表区,切换到“图表工具”菜单,单击“快速布局”下拉按钮,在下拉列表中选择图表的布局类型,如图4-5-22所示。单击“更改颜色”按钮选择相应的配色。(7)调整图表的大小和位置。如果要调整图表的大小,将鼠标指针移动到图表边框的控制点上,当鼠标指针形状变为双向箭头时按住鼠标左键拖动即可。也可以切换到“图表工具”菜单,单击“设置格式”按钮,打开“属性”窗格,自动切换到“图表选项”选项卡,在“大小与属性”选项卡中可以精确地设置图表的高度和宽度。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表移动图表位置分为在当前工作表中移动和在工作表之间移动两种情况。在当前工作表中移动图表时,单击图表区并按住鼠标左键进行拖动即可。在工作表之间移动图表时,右击图表的空白处,在弹出的快捷菜单中选择“移动图表”命令,如图4-5-23所示,弹出“移动图表”对话框,如图4-5-24所示。选中“对象位于”单选按钮,在右侧的下拉列表框中选择目标图表,单击“确定”按钮,即可实现图表的移动操作。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表(8)更改图表源数据。图表创建完成后,可以在后续操作中根据需要向其中添加新数据,或者删除已有的数据。切换到“图表工具”菜单,单击“选择数据”按钮,弹出“编辑数据源”对话框,如图4-5-25所示。然后单击“图表数据区域”右侧的折叠按钮,在工作表中重新选择数据源区域。选择完成后单击“展开”按钮,返回对话框,将自动输入新的数据区域,并添加相应的图例和水平轴标签。单击“确定”按钮,即可在图表中添加新的数据。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表用户还可以根据需要只添加某一列数据到图表中。在“编辑数据源”对话框中找到“图例项(系列)”栏,单击按钮,弹出“编辑数据系列”对话框。通过单击“折叠”按钮分别选择“系列名称”和“系列值”,然后单击“确定”按钮,返回“编辑数据源”对话框,可以看到添加的图例项。单击“确定”按钮,图表中便出现了选择的数据区域。图表4.53.图表的创建和编辑4.活动单元格和活动工作表(9)交换图表的行与列。创建图表后,如果用户发现其中的图例与分类轴的位置颠倒了,可以很方便地对其进行调整。切换到“图表工具”菜单,单击“切换行列”按钮,即可交换图表的行与列。(10)删除图表中的数据。如果要删除图表中的数据,首先打开“编辑数据源”对话框,然后在“图例项”列表框中选择要删除的数据系列,单击按钮,最后单击“确定”按钮。此外,也可以直接单击图表中的数据系列,然后按Delete键将其删除。数据分析4.6数据分析4.64.6.1排序、筛选与分类汇总4.活动单元格和活动工作表WPS表格中排序可分为简单排序和多关键字(自定义)排序。(1)简单排序。简单排序是指仅按照一个或多个字段进行升序或降序排列。选中要排序的数据列,单击“开始”菜单中的“排序”下拉按钮,选择“升序”或者“降序”排列。(2)多关键字排序。选择要排序的数据区域,单击“开始”菜单中的“自定义排序”按钮,在弹出的“排序”对话框中选择“主要关键字”,设置排序依据以及次序,单击“添加条件”按钮可以添加多个排序关键字,如图4-6-1所示。1.排序数据分析4.62.筛选4.活动单元格和活动工作表对数据表中的一部分数据进行查看和统计,把与操作无关的记录隐藏起来,使其不参与操作,这种操作称为数据筛选。WPS表格中的数据筛选包括自动筛选和高级筛选两种。(1)自动筛选。选中数据区域的任意单元格,单击“开始”菜单中的“筛选”下拉按钮,在弹出的列表中选择“筛选”选项,数据表中每列的右侧会出现下拉按钮,单击下拉按钮,在弹出的下拉列表中选中对应的复选框进行筛选。自动筛选方式包括四种:内容筛选、颜色筛选、数字筛选和文本筛选。数据分析4.62.筛选4.活动单元格和活动工作表①内容筛选。内容筛选是根据表中字段自动进行的分类筛选,如筛选高二3班的成绩就属于内容筛选。②颜色筛选,颜色筛选是通过表格颜色自动进行的分类筛选,例如,给期末成绩表中的三个班级分别设置了不同的表格颜色,如图4-6-2所示,则单击“筛选”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“颜色筛选”,即可根据不同的颜色进行筛选,如图4-6-3所示。数据分析4.62.筛选4.活动单元格和活动工作表③数字筛选。数字筛选是指通过相应的条件对数字格式为数值的进行自动筛选。例如,要筛选出总成绩大于600的学生,单击“总成绩”右侧的“筛选”按钮,在弹出的下拉列表中单击“数字筛选”按钮,然后选择“大于”,如图4-6-4所示,弹出“自定义自动筛选方式”对话框,在“大于”右侧的框中输入600,如图4-6-5所示,单击“确定”按钮,得到的结果如图4-6-6所示。数据分析4.62.筛选4.活动单元格和活动工作表④文本筛选。文本筛选是按特定的条件对文本数据进行自动筛选,单击“筛选”下拉按钮,在弹出的列表中选择“文本筛选”,弹出“自定义自动筛选方式”对话框,在右侧列表框中输入对应的条件即可,如图4-6-7所示。数据分析4.62.筛选4.活动单元格和活动工作表(2)高级筛选,高级筛选可以筛选同时满足多个条件的数据,但是需要先写出条件,高级筛选中条件书写方法和格式是建立高级筛选的关键。高级筛选中的条件筛选规则如下:①字段名必须写在同一行。②条件区域和数据区域需要隔开一行或者一列,一般位于数据清单区域的下方或者右侧。③书写条件时,条件在同一行为“与”关系,不在同一行为“或”关系。数据分析4.62.筛选4.活动单元格和活动工作表例如,要筛选期末成绩表中“高二1班英语成绩大于130的学生和高二2班数学成绩大于140的学生”,首先创建条件区域如图4-6-8所示。单击“筛选”下拉按钮,在弹出的列表中选择“高级筛选”选项,弹出“高级筛选”对话框,如图4-6-9所示。单击“列表区域”文本框,选中A2:G19单元格区域,然后单击“条件区域”文本框,选中J2:L4单元格区域,单击“确定”按钮,得到筛选结果如图4-6-10所示。数据分析4.63.分类汇总4.活动单元格和活动工作表对数据进行分类汇总前必须按照分类字段进行排序,汇总的方式包括求和、计数、平均值、最大值、最小值等。分类汇总的方法为选中要分类汇总的数据,单击“数据”菜单中的“分类汇总”按钮,弹出“分类汇总”对话框,在弹出的对话框中设置“分类字段”“汇总方式”和“选定汇总项”等,然后单击“确定”按钮,如图4-6-11所示。数据分析4.64.6.2数据合并4.活动单元格和活动工作表数据合并可以将多个表格中处于相同位置的数据合并汇总到指定的新工作表中。现将“2020年”“2021年”“2022年”工作表中的公积金总额汇总到“总额”表中。图4-6-12所示的工作表为每人2020年的公积金总额,图4-6-13所示为“总额”工作表。数据分析4.64.6.2数据合并4.活动单元格和活动工作表(1)选中“总额”工作表中的B2:B4单元格区域,单击“数据”菜单中的“合并计算”按钮。(2)弹出“合并计算”对话框,在“函数”下拉列表框中选择“求和”选项,然后单击“引用位置”文本框右侧的折叠按钮,选中“2020年”工作表中的B2:B4单元格区域,自动引用了单元格地址,如图4-6-14所示。数据分析4.64.6.2数据合并4.活动单元格和活动工作表(3)返回“合并计算”对话框,单击“添加”按钮,可将“2020年”工作表中的B2:B4单元格区域地址添加到“所有引用位置”列表框中。用同样的方法把“2021年”“2022年”工作表中B2:B4单元格区域的数据添加到“所有引用位置”列表框中,然后单击“确定”按钮,如图4-6-15所示。(4)返回“总额”工作表,可以看到B2:B4单元格区域的数据是2020年、2021年、2022年表B2:B4单元格各自数据的总和,如图4-6-16所示。数据合并功能不仅可以用于进行求和计算,还可以用于求平均值、最大值、最小值等,其操作步骤与求和计算相似。数据分析4.64.6.3数据透视表、数据透视图与切片4.活动单元格和活动工作表数据透视表是汇总、呈现数据的高效工具,便于对数据进行综合分析。数据透视表灵活度高,并且可以根据需求快速调整结果的显示方式,可以实现对多个字段同时实现分类汇总。例如,根据素材文件中的“原始销售数据表”制作不同销售大区下不同省份的成交金额数据透视表,操作方法如下:1.数据透视表数据分析4.64.活动单元格和活动工作表(1)插入数据透视表。打开“原始销售数据表”,选中表中任意一个表格,单击“插入”菜单中的“数据透视表”按钮,弹出“创建数据透视表”对话框,在“请选择放置数据透视表的位置”选项组中选中“现有工作表”单选按钮,“位置”选择任意空白的单元格,单击“确定”按钮,如图4-6-17所示。1.数据透视表数据分析4.64.活动单元格和活动工作表(2)拖动字段到相应的区域。将字段“销售大区”和“省份”拖到“行”区域,“成交金额”拖到“值”区域中,如图4-6-18和图4-6-19所示。1.数据透视表数据分析4.64.活动单元格和活动工作表(3)修改行标签。修改“行标签”为“地区”,数据透视表就制作完成了,结果如图4-6-20所示。1.数据透视表数据分析4.64.活动单元格和活动工作表数据透视图与普通图表是两种不同的图表,其主要区别:常规图表是静态图表,不会随着数据的变化而自动变化,数据透视图则可以通过刷新自动与数据源保持一致;常规图表将数据区域作为数据源,而数据透视图是在数据透视表的基础上创建的;在常规图表中可以对任何元素进行位置调整,在数据透视图中则会受到一定的限制;常规图表可以是任何图表类型,而数据透视图不可以,散点图、股价图和气泡图不能用。2.数据透视图数据分析4.64.活动单元格和活动工作表制作数据透视图的方法如下:(1)插入数据透视图。选择制作好的数据透视表,单击“插入”菜单中的“数据透视图”按钮,在弹出的“插入图表”对话框中选择“柱形图”,单击“确定”按钮,插入数据透视图的结果如图4-6-21所示,单击“销售大区”和“省份”字段查看不同销售大区不同省份的成交金额,数据透视图的形状会随之改变。2.数据透视图数据分析4.64.活动单元格和活动工作表(2)设置数据系列格式。右击柱形图,在弹出的快捷菜单中选择“设置数据系列格式”命令,如图4-6-22所示。在弹出的“设置数据系列格式”窗格中单击“系列”按钮,移动“间隙宽度”光标调整柱形图的宽度,结果如图4-6-23所示。2.数据透视图数据分析4.64.活动单元格和活动工作表(3)添加数据标签。右击柱形图,在弹出的快捷菜单中选择“添加数据标签”→“添加数据标签”命令,如图4-6-24所示。添加数据标签后发现有些标签重叠,将鼠标指针移到透视图的右下角,拖动鼠标将数据透视图放大即可,结果如图4-6-25所示。2.数据透视图数据分析4.64.活动单元格和活动工作表（4)设置坐标轴格式。单击选中