供应商退出审批制度

PAGE供应商退出审批制度一、总则（一）目的为规范公司供应商退出管理流程，确保供应商退出过程合法、合规、有序，保障公司供应链的稳定与安全，维护公司及相关方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有供应商，包括原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保供应商退出过程合法合规。2.公平公正原则：对所有供应商一视同仁，按照既定标准和程序进行评估与审批，确保退出过程公平公正。3.风险可控原则：充分评估供应商退出可能带来的各种风险，采取有效措施进行防范和控制，保障公司业务的连续性和稳定性。4.沟通协作原则：在供应商退出过程中，保持与供应商的充分沟通与协作，妥善处理相关事宜，避免矛盾激化。二、供应商退出情形（一）主动申请退出1.供应商因自身经营战略调整、业务转型等原因，主动向公司提出退出合作关系的申请。2.申请应包括退出原因、预计退出时间、后续事项安排等内容，并加盖供应商公章。（二）合作终止1.双方合作协议到期，且未达成续签意向，合作关系自然终止。2.因不可抗力因素导致合作无法继续进行，如自然灾害、政策调整等，经双方协商一致后终止合作。（三）违规违约1.供应商存在严重违反法律法规、行业标准或公司采购合同约定的行为，如提供假冒伪劣产品、虚假报价、恶意拖欠货款等。2.经公司多次沟通、警告仍未整改到位，严重影响公司利益或声誉的。（四）经营不善1.供应商出现经营困难、财务危机、停产停业等情况，无法正常履行合同义务，可能对公司业务造成重大影响的。2.根据公司定期评估结果，供应商在产品质量、交货期、服务水平等方面持续不达标，且无明显改善迹象的。三、供应商退出审批流程（一）提出申请1.对于主动申请退出的供应商，由供应商填写《供应商退出申请表》，提交至公司采购部门。2.对于因合作终止、违规违约、经营不善等原因导致的供应商退出，由公司采购部门或相关业务部门提出供应商退出建议，并填写《供应商退出申请表》。（二）初步审核1.采购部门收到《供应商退出申请表》后，对申请内容进行初步审核，核实申请原因、相关事实及证据等。2.审核申请材料的完整性和真实性，如发现材料不全或存在疑问，及时与供应商沟通补充或核实。（三）风险评估1.组织相关部门对供应商退出可能带来的风险进行评估，包括但不限于供应中断风险、质量风险、成本风险、法律风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人。（四）审批决策1.根据初步审核和风险评估情况，将《供应商退出申请表》提交至公司管理层进行审批决策。2.审批决策应综合考虑供应商退出对公司业务的影响、风险应对措施的可行性、与供应商的沟通协商情况等因素。3.对于重大供应商退出事项，需经公司董事会或相关决策机构审议通过。（五）通知供应商1.经审批同意供应商退出后，由采购部门及时通知供应商，告知其退出决定、退出时间及相关后续事项要求。2.通知方式可采用书面函件、电子邮件、电话等多种形式，确保供应商能够及时准确收到通知。（六）协商善后1.与供应商就退出后的相关事宜进行协商，如库存处理、货款结算、售后服务交接等。2.明确双方的权利义务，签订相关协议或备忘录，确保善后工作顺利进行。（七）备案存档1.将供应商退出申请、审批文件、通知记录、协商协议及相关资料进行整理归档，建立供应商退出档案。2.档案保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和追溯。四、供应商退出后续管理（一）库存清理1.与供应商共同制定库存清理计划，明确清理方式、时间节点及责任分工。2.对于有质量问题或不符合公司要求的库存产品，按照相关规定进行处理，如退货、换货、降价处理等。3.对清理后的库存进行盘点和账务处理，确保库存数据准确无误。（二）货款结算1.按照合同约定和协商结果，及时与供应商进行货款结算。2.核对货款金额、支付方式、支付时间等信息，确保结算过程清晰、准确、合规。3.对于存在争议的货款，按照合同约定的争议解决方式进行处理，如协商、仲裁或诉讼等。（三）售后服务交接1.组织相关部门与供应商进行售后服务交接，明确售后服务责任主体、服务内容、服务期限等事项。2.确保公司客户能够及时获得持续、有效的售后服务，避免因供应商退出导致服务中断或质量下降。3.对售后服务交接情况进行跟踪和评估，及时解决出现的问题。（四）新供应商引入1.根据公司业务需求和供应商退出后的供应空缺情况，及时启动新供应商引入工作。2.按照公司供应商选择与评估流程，对新供应商进行筛选、考察、评估和审批，确保引入的新供应商能够满足公司要求。3.在新供应商引入过程中，做好与现有供应商的衔接和过渡工作，保障公司业务的平稳运行。五、监督与责任追究（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对供应商退出审批制度的执行情况进行审计监督，检查审批流程是否合规、风险评估是否准确、后续管理是否到位等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报供应商退出工作进展情况，接受管理层的监督和指导。3.设立举报邮箱和电话，接受公司员工及相关利益方对供应商退出过程中违规行为的举报，对举报信息进行及时调查和处理。（二）责任追究1.对于在供应商退出过程中存在违规操作、失职渎职等行为，给公司造成损失的，按照公司相关规定追究相关人员的责任。2.因供应商违规违约导致退出的，依法追究供应商的法律责任，要求其承担相应的赔偿责任。3.对违反本制度规定的供应商，公司有权采取限制