xxx集团公司财务报销制度

xxx集团公司财务报销制度1.总则1.1制定目的为规范集团及下属全资子公司、控股子公司、分公司、视同控股管理的参股公司的财务报销行为，严控非生产经营类不必要支出，防范税务合规风险，保障公司资金安全，提升资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》《企业所得税税前扣除凭证管理办法》《企业内部控制基本规范》，结合集团《预算管理制度》《资金集中管理办法》等内部规定，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于集团总部各中心、各事业部、所有下属并表单位的正式员工、劳务派遣人员、劳务外包人员，集团派驻到参股公司的工作人员参照本制度执行。各子公司可结合自身业务特性在本制度基础上制定实施细则，细则需上报集团财务中心审核备案后方可生效，且细则条款不得与本制度冲突。1.3基本原则1.3.1真实合法原则：所有报销事项必须为实际发生的、与公司生产经营相关的合理支出，报销人需提供合法合规、与实际交易内容一致的票据，严禁虚开、变名开票、伪造交易事项套取公司资金。1.3.2预算管控原则：所有报销支出需纳入对应部门的年度/月度预算范畴，未纳入预算的支出原则上不予报销，确需发生的超预算支出需提前走预算调整审批流程，经审批同意后方可发生、后续予以报销。1.3.3分级审批原则：所有报销事项需按照事项类型、金额大小履行对应的层级审批流程，未完成全部审批节点的支出，财务部门不得予以付款。1.3.4权责对等原则：报销人对报销事项的真实性、合法性承担第一责任，各级审核审批人对所审核事项的合理性、必要性承担连带责任，财务审核人员对票据合规性、业务匹配性承担审核责任。1.3.5节约高效原则：所有支出需秉承厉行节约、反对浪费的要求，严格执行各类费用的支出标准，严禁超标准、超范围支出，报销流程需在规定时限内完成，不得无故拖延。2.报销相关主体职责划分2.1报销人职责报销人为所申请报销事项的第一责任人，需确保事项真实发生、与经营相关，票据来源合法、内容与实际交易一致，填报的报销单信息准确、佐证材料完整，不得拆分报销规避更高层级审批，不得伪造、变造票据，不得虚报冒领费用。对审核环节提出的异议需在3个工作日内补充完整佐证材料，若因虚开增值税专用发票等违规票据导致公司被税务机关处罚、产生滞纳金或信用损失的，报销人需承担全部损失及相应法律责任。2.2部门负责人职责部门负责人为报销事项的一级审核人，需核实报销事项是否属于部门工作范畴、是否符合业务实际需求、是否在部门预算额度内、是否事前履行了对应申请流程，对不符合要求的报销申请需第一时间打回，不得默许、授意下属虚报费用。若因审核不严导致虚报费用入账的，部门负责人需承担虚报金额20%的连带处罚责任。2.3事业部/子公司负责人职责事业部/子公司负责人为所管辖单位报销事项的二级审核人，需对本单位所有报销支出的整体合理性、必要性负责，统筹管控本单位预算执行进度，对超预算、超标准的报销事项需核实其必要性，若本单位年度非生产经营支出超预算10%以上的，事业部/子公司负责人的年度绩效考核扣减5分。2.4财务审核岗职责财务审核岗分为初审岗与复审岗，初审岗负责核对报销票据的合规性、票面信息准确性、金额计算正确性、佐证材料完整性，查验票据真伪，核对是否存在重复报销情况，核对是否符合费用支出标准；复审岗负责核对报销事项是否符合制度要求、是否在预算额度内、是否存在税务风险，对不符合要求的报销申请需注明原因予以打回。财务审核岗需在收到报销申请后的2个工作日内完成审核，每季度需整理本季度报销环节出现的共性问题，面向全集团开展1次报销规范培训。2.5权限审批人职责集团分管副总裁、总裁、董事长为超权限报销事项的最终审批人，需核实超标准、超预算支出的必要性，核实是否符合集团战略发展方向，不得审批与经营无关的非必要支出。2.6出纳岗职责出纳岗需核对报销申请是否完成全部审批流程，收款人信息与报销人身份是否一致，报销金额与审批金额是否匹配，确认无误后在1个工作日内完成付款，同时做好付款台账登记，严禁为未完成审批的报销申请付款。3.常规报销事项及标准3.1差旅费用报销3.1.1事前审批要求所有员工出差需提前在OA系统提交差旅申请单，注明出差时间、出差地点、出差事由、同行人员、预计支出金额，由部门负责人审批，出差时间超过3天或预计支出超过5000元的需额外经事业部/子公司负责人审批。紧急出差无法提前提交申请的，需提前向部门负责人口头报备，在出差结束后3个工作日内补提申请，未履行事前审批流程的差旅费用一律不予报销。3.1.2差旅支出标准差旅费用包含交通费、住宿费、伙食补助、市内交通补助四类，具体标准如下：人员级别飞机舱位标准高铁/动车席别轮船舱位住宿标准（元/天/人）伙食补助（元/天/人）市内交通补助（元/天/人）一线城市/新一线城市二线城市三线及以下城市集团高管（总裁、副总裁、财务总监、董事会秘书及同级别人员）路途超过4小时可坐头等舱，其余经济舱商务座一等舱600500400150100中心负责人/子公司总经理经济舱一等座二等舱50042032012080部门负责人/子公司副总经理经济舱二等座二等舱42035026010070普通员工经济舱二等座三等舱3502802008060注：1.一线城市指北京、上海、广州、深圳，新一线城市指杭州、成都、重庆、武汉、西安、天津、苏州、南京、郑州、长沙、东莞、沈阳、青岛、合肥、佛山，二线城市指其余省会城市及计划单列市，其余为三线及以下城市；2.同性两人同时出差同一地点的，需合住同一房间，住宿标准按较高级别人员的标准执行，不得单独开两间房，特殊情况需单独住宿的需提前经事业部/子公司负责人审批；3.伙食补助、市内交通补助无需提供票据，随差旅费用一同发放，按实际出差天数核算。3.1.3特殊差旅规定出差期间绕道办理私人事务的，绕道产生的所有费用由员工个人承担，出差天数需扣除私人事务占用天数；出差期间发生业务招待的，需单独走业务招待费报销流程，不得与差旅费用混同申报；连续出差超过15天的长期外派，需提前提交外派申请，执行外派人员补贴标准，不再享受差旅补助。3.2业务招待费报销3.2.1事前审批要求所有业务招待需提前在OA系统提交招待申请单，注明招待对象、对象人数、招待事由、陪同人员、陪同人数、预计支出金额，由部门负责人审批，单次预计支出超过2000元的需经事业部/子公司负责人审批，超过1万元的需经集团分管副总裁审批，超过3万元的需经集团总裁审批。紧急招待无法提前提交申请的，需提前向对应权限审批人口头报备，在招待结束后2个工作日内补提申请，未履行事前审批流程的招待费用一律不予报销。3.2.2招待支出标准招待对象等级人均餐费标准（元/人）招待用烟酒上限陪同人数要求核心战略客户、省部级及以上政府工作人员300白酒不超过300元/瓶，香烟不超过100元/包招待对象10人以内的，陪同人数不超过3人；10人以上的，陪同人数不超过招待对象总人数的1/3一般合作客户、地市及以下政府工作人员200白酒不超过200元/瓶，香烟不超过50元/包同上普通合作方、外部办事人员120不得提供高档烟酒同上注：同城招待原则上不安排住宿，异地招待确需安排住宿的，需单独申请，住宿标准按差旅标准中对应人员级别执行；严禁招待与公司经营无关的人员，严禁安排高档娱乐、养生类消费，严禁赠送现金、有价证券、购物卡、贵金属等物品，一经发现相关费用全额由经办人承担，并处以等额罚款。3.2.3报销要求业务招待费报销需附招待申请单、消费明细清单、正规发票，发票内容需与实际消费一致，不得开具“办公用品”“礼品”等笼统内容；赠送客户礼品的，需额外附礼品清单、客户签收记录，由财务部门按规定代扣代缴20%的个人所得税。3.3办公费用报销3.3.1采购要求所有办公用品、办公耗材、低值易耗品、办公家具统一由行政中心集中采购，各部门不得自行采购，确因特殊需求需单独采购的，需提前提交申请经行政中心负责人同意后方可采购，否则相关费用不予报销。3.3.2支出标准办公费用按部门年度预算执行，人均年度办公费不得超过1200元，超预算的需走预算调整流程；各部门申请采购固定资产的，需提前走固定资产采购审批流程，纳入年度资产采购预算后方可采购。3.3.3报销要求办公费用报销需附采购申请单、供应商出具的明细清单、入库验收单、正规发票，采购固定资产的还需附固定资产验收单、资产管理部门的登记记录；水电、物业、房租等固定办公支出由行政中心统一核对账单，确认实际使用量与账单一致后提交报销，附缴费通知书、正规发票。3.4通讯费用报销3.4.1适用范围因工作需求配备工作手机号的员工，或经审批同意使用私人手机号处理工作的员工，可享受通讯费用报销额度，未提交申请的员工不享受该福利。3.4.2报销标准：集团高管通讯费用实报实销；中心负责人/子公司总经理每月报销上限500元；部门负责人/子公司副总经理每月报销上限300元；普通员工经审批后每月报销上限150元，超标准部分由个人承担，不足上限的按实际发生额报销。3.4.3报销要求：通讯费用报销需提供运营商出具的正规话费发票，发票抬头为公司全称，开票时间为报销当月或上月，不得使用充值卡定额发票报销，离职员工当月通讯补贴按实际出勤天数折算。3.5交通费用报销3.5.1市内交通费：员工市内外出办公优先选择公共交通，凭公交、地铁票据实报实销，确需打车的需在报销单上注明出发地、目的地、办事事由，经部门负责人审批后报销，每人每月市内交通费报销上限300元，超支部分自行承担。3.5.2私家车公用补贴：员工因工作需要使用私人车辆办公的，需提前向部门负责人申请，经同意后按1.2元/公里的标准报销油费，同时实报实销过路费、停车费，每人每月私家车公用补贴上限1500元，车辆保险、维修、违章罚款等费用不予报销。3.5.3通勤补贴：未入住公司员工宿舍的正式员工，每月发放200元通勤补贴，随当月工资一同发放，无需单独报销。3.6会议费用报销3.6.1事前审批要求：所有内部会议、外部参会均需提前提交会议申请，注明会议时间、地点、参会人数、议程、预算，部门负责人审批，预算超过1万元的需经事业部/子公司负责人审批，超过5万元的需经集团总裁审批。3.6.2报销要求：会议费用报销需附会议申请单、会议议程、参会人员签到表、费用明细清单、正规发票，外出参会的还需附主办方发布的会议通知；会议费用中不得列支业务招待费、礼品费，涉及招待的需单独走业务招待费报销流程。4.票据管理要求4.1票据基本要求：所有报销的票据必须为税务机关监制的正规发票，或财政部门监制的行政事业性收费收据，白条、普通收款收据一律不予报销；发票抬头需为公司完整全称，不得使用简称、个人姓名，税号、地址电话、开户行信息需准确无误，发票需加盖开票单位的发票专用章，印章清晰可辨。4.2票据有效期：当年开具的发票需在当年12月25日前提交报销，12月20日之后发生的事项因时间原因无法当年报销的，经财务中心总监审批后可在次年1月15日前提交报销，其余逾期发票一律不予报销，上年发票不得在次年3月之后报销。4.3票据查验要求：财务审核岗需对所有金额超过1000元的增值税专用发票、超过5000元的增值税普通发票进行真伪查验，查验截图附在记账凭证后，发现假票的一律打回，同时登记报销人违规记录，累计出现3次假票的，降低其信用等级，后续所有报销需额外经财务中心总监审批。4.4票据丢失处理：增值税发票丢失的，需取得原开票单位加盖公章的发票存根联复印件、开票方完税证明，经财务中心总监审批后方可报销；车票、机票丢失的，需提供购票记录、支付凭证、同行人员证明，经部门负责人审批后报销，金额超过1000元的还需经财务中心总监审批，无法提供相关证明的不予报销。4.5禁止报销的票据：内容为个人消费的票据（烟、酒、奢侈品、保健品、健身、美容、娱乐类，合规招待的除外），抬头为个人的票据（差旅机票、火车票、话费发票除外），涂改、污损无法辨认内容的票据，过期作废的票据，虚开、与实际交易内容不符的票据，与公司经营无关的票据一律不予报销。5.报销流程及审批权限5.1常规报销流程：报销人在OA系统填写报销单，上传票据照片及所有佐证材料→部门负责人审核（1个工作日内完成）→事业部/子公司负责人审核（1个工作日内完成，权限内事项可直接流转至财务）→财务初审岗审核（2个工作日内完成）→财务复审岗审核（2个工作日内完成）→对应权限审批人审批（2个工作日内完成）→出纳岗核对后付款（1个工作日内完成）。各审核节点超过时限未处理且未注明原因的，视为自动同意，若后续出现问题仍由对应节点审核人承担责任。5.2审批权限划分：费用类型金额区间审批节点所有常规费用≤5000元部门负责人→子公司/事业部负责人→财务审核→出纳付款所有常规费用5000元＜金额≤2万元部门负责人→子公司/事业部负责人→财务审核→集团分管副总裁审批→出纳付款所有常规费用2万元＜金额≤10万元部门负责人→子公司/事业部负责人→财务审核→集团分管副总裁→集团总裁审批→出纳付款所有常规费用＞10万元部门负责人→子公司/事业部负责人→财务审核→集团分管副总裁→集团总裁→董事长审批→出纳付款业务招待费＞1万元部门负责人→子公司/事业部负责人→财务审核→集团分管副总裁审批→出纳付款（金额超2万的按上述通用规则叠加审批节点）差旅事前申请预计支出＞1万元部门负责人→子公司/事业部负责人→集团分管副总裁审批注：集团总部部门的报销申请，部门负责人审核后需经中心负责人审核，再按上述金额规则流转后续节点。5.3报销时限要求：所有报销事项需在事项完成后7个工作日内提交报销申请，出差人员需在返回办公地后7个工作日内提交，逾期无正当理由的财务部门不予受理；每月25日至当月月末财务部门停止接收报销申请，处理当月账务，次月5日起恢复接收。6.特殊事项报销规定6.1超预算/超标准报销：所有超预算、超标准的费用需提前提交预算调整申请，说明超支原因、必要性，经预算管理委员会审批同意后方可发生，事后提交申请的一律不予报销；超预算金额超过对应项目预算10%的，除审批外还需扣减部门负责人当季度绩效考核2分。6.2预付款报销：需提前支付的房租、押金、采购预付款等，需提交预付款申请，附对应合同、付款说明，按审批权限审批后付款，事项完成后7个工作日内需提交报销材料冲抵预付款，超过3个月未冲抵且无正当理由的，从经办人当月工资中扣除对应预付款金额。6.3员工借款：员工因公务需要借款的，需提交借款申请，注明借款用途、金额、还款时间，按审批权限审批后付款，借款金额不得超过申请人1个月应发工资，借款需在事项完成后7个工作日内报销冲抵，未冲抵的不予审批后续借款，超过3个月未冲抵的从工资中扣除；原则上不审批个人私人借款，特殊情况需经集团总裁审批。6.4外籍员工、外派员工报销：外籍员工差旅标准按集团高管标准执行，外派员工的住房补贴、生活补贴按集团《外派人员管理办法》执行，有票据的补贴凭票报销，无票据的补贴随工资发放，按规定代扣代缴个人所得税。6.5工伤医疗费用报销：员工因工受伤产生的医疗费用，优先走工伤保险报销，工伤保险不予报销的部分，凭医院正规票据、工伤认定证明，经人力中心核实、集团总裁审批后由公司承担；员工个人疾病产生的医疗费用走医保报销，公司不予承担。6.6培训费用报销