天津市档案查借阅制度

PAGE天津市档案查借阅制度一、总则（一）制定目的为加强天津市档案的管理，规范档案的查借阅行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津市行政区域内各机关、团体、企事业单位以及其他组织（以下统称"单位"）的档案查借阅活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查借阅活动必须严格遵守国家有关法律法规以及天津市档案管理的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在查借阅过程中的安全，防止档案信息的泄露、篡改或丢失。3.服务利用原则：在保证档案安全的前提下，积极为单位各项工作和社会利用提供便利，提高档案的利用效率。二、档案的分类与保管（一）档案分类1.文书档案：包括各类红头文件、请示报告、会议记录、工作计划与总结等。2.业务档案：根据不同行业和单位业务特点，分为财务档案、人事档案、工程档案、科研档案等。3.声像档案：照片、录音、录像等记录单位重要活动和事件的档案。4.电子档案：以电子数据形式存储的各类档案。（二）保管要求1.保管场所：档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.保管设备：配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并定期对档案进行检查和维护。3.电子档案保管：建立电子档案存储系统，确保电子档案的安全存储和有效利用。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。三、档案查借阅的主体与权限（一）查借阅主体1.本单位内部人员：包括单位领导、各部门工作人员等，因工作需要可查阅和借阅本单位档案。2.外单位人员：因工作需要，经相关手续办理，可查阅和借阅与本单位业务相关的档案。（二）权限划分1.查阅权限本单位内部人员：可查阅与其工作相关的档案。外单位人员：查阅档案需经档案形成单位或保管单位同意，并说明查阅目的和范围。2.借阅权限本单位内部人员：借阅档案需经部门负责人批准，并在规定时间内归还。外单位人员：一般情况下，外单位人员不得借阅档案。确因特殊情况需要借阅需经档案形成单位或保管单位主要领导批准，并办理严格的借阅手续。四、档案查借阅的流程（一）查阅流程1.提出申请：本单位内部人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期等信息，并说明查阅目的。外单位人员需提交单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经档案形成单位或保管单位相关部门审核同意后，交档案管理部门。2.审核批准：档案管理部门对申请进行审核，重点审核查阅目的是否合理、查阅范围是否适当。对于符合要求的申请，报档案管理部门负责人批准。3.查阅登记：批准后的申请，档案管理人员根据申请内容，在《档案查阅登记簿》上进行详细登记，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.提供查阅：档案管理人员按照登记内容，为查阅人提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人只能在规定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出。5.查阅完毕：查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记簿》上记录归还时间。（二）借阅流程1.提出申请：本单位内部人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、日期等信息，并说明借阅期限和用途。外单位人员除提交单位介绍信外，还需填写《档案借阅申请表》，经档案形成单位或保管单位相关部门审核同意后，交档案管理部门。2.审核批准：档案管理部门对申请进行严格审核，重点审核借阅用途是否正当、借阅期限是否合理、借阅人是否具备保管档案的条件等。对于符合要求的申请，报档案管理部门负责人批准，涉及重要档案的借阅，需报单位主要领导批准。3.借阅登记：批准后的申请，档案管理人员在《档案借阅登记簿》上进行详细登记，包括借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、预计归还时间等信息。同时，向借阅人发放《档案借阅证》。4.提供借阅：档案管理人员按照登记内容，为借阅人提供档案，并办理档案交接手续。借阅人需在《档案交接清单》上签字确认。5.借阅期限：本单位内部人员借阅档案一般不得超过[X]个工作日，外单位人员借阅档案一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限需提前办理续借手续。6.归还档案：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员对档案进行仔细检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记簿》上记录归还时间，并收回《档案借阅证》。五、档案查借阅的注意事项（一）查阅注意事项1.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或损坏档案内容。2.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印。复印后的档案复印件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.查阅过程中，档案管理人员应全程监督，查阅人不得擅自将档案交予他人查阅。（二）借阅注意事项1.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出单位或转借到其他场所。2.借阅人应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意。3.借阅人在借阅期限内，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并采取措施防止损失扩大。同时，借阅人应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。如因特殊情况不能按时归还应提前办理续借手续。未经批准逾期不还档案管理部门将采取相应措施，直至收回档案，并视情节轻重追究借阅人的责任。六、档案查借阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案查借阅情况进行自查，检查查阅和借阅手续是否齐全、档案归还是否及时、档案是否有损坏等情况。2.单位内部审计部门应定期对档案查借阅制度的执行情况进行审计，重点检查档案查借阅活动是否符合规定、是否存在违规操作等问题。（二）外部监督1.天津市档案行政管理部门有权对各单位档案查借阅制度的执行情况进行监督检查，各单位应积极配合。2.对于违反档案查借阅制度的行为，档案行政管理部门将依法予以纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。七、档案查借阅的保密规定（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案。2.档案形成单位或保管单位规定需要保密的其他档案。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。在档案查借阅过程中，应采取必要的保密措施，如对查阅场所进行限制、对档案内容进行遮盖等。2.查阅人或借阅人应签订保密承诺书，承诺对查阅或借阅的档案内容予以保密。如违反保密规定，应承担相应的法律责任。