医院工程档案管理制度

PAGE医院工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为医院建设、维护、管理及发展提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院新建、改建、扩建工程项目及相关配套设施建设过程中形成的各类工程档案的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.集中统一管理原则医院工程档案由医院指定的专门部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则工程档案管理贯穿于工程建设的全过程，从项目规划、设计、施工到竣工验收等各个环节，都要有相应的档案管理措施。3.真实准确原则工程档案应如实反映工程建设实际情况，数据准确、内容完整，不得弄虚作假。4.便于利用原则档案管理应便于检索、查询和利用，以满足医院各部门对工程档案的需求。二、管理职责（一）医院工程档案管理领导小组1.组成由医院主管领导担任组长，相关职能部门负责人为成员。2.职责负责制定和修订医院工程档案管理制度。指导、监督工程档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。审核工程档案管理工作的年度计划和总结。（二）档案管理部门1.职责负责工程档案管理的日常工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用等。对工程建设各阶段档案管理工作进行指导和监督，确保档案资料的质量。建立工程档案管理台账，定期对档案进行清查和统计。负责档案信息化建设，实现工程档案的数字化管理和远程查询。（三）工程建设部门1.职责负责本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。明确专人负责工程档案管理工作，配合档案管理部门做好档案的整理、归档等工作。在工程建设过程中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和积累，确保档案的真实、准确、完整。（四）勘察、设计、施工、监理等参建单位1.职责按照合同要求，负责各自工作范围内形成的工程文件资料的收集、整理、归档，并向医院提交完整的工程档案。接受医院档案管理部门的指导和监督，确保档案资料符合相关标准和要求。三、工程档案的分类与归档范围（一）工程前期文件1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.建设用地文件如土地使用证、建设用地规划许可证、拆迁补偿协议等。3.勘察设计文件工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。4.招投标文件招标文件、投标文件、中标通知书等。（二）工程管理文件1.工程建设规划与计划文件项目建设规划、年度建设计划等。2.工程建设管理文件工程建设项目管理规定、工程建设质量安全管理文件等。3.工程建设合同文件工程总承包合同、勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等。（三）工程施工文件1.施工技术文件施工组织设计、施工方案、技术交底记录、施工日志等。2.施工质量控制文件原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.施工安全与环境管理文件安全技术措施、安全检查记录、环境保护措施等。4.工程变更文件工程变更通知、变更图纸、变更费用签证等。（四）工程监理文件1.监理规划与细则监理规划、监理实施细则等。2.监理月报、季报、总结3.监理通知、整改通知4.工程质量评估报告（五）工程竣工验收文件1.工程竣工验收报告2.工程竣工决算报告3.工程质量保修书4.工程竣工图包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各参建单位应按照档案管理要求，及时收集各自工作范围内形成的工程文件资料，并进行分类整理。2.工程建设过程中形成的各类文件资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对重要文件资料应进行备份，确保档案的安全性。（二）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行整理，做到分类科学、组卷合理、排列有序。2.每份文件资料应编制页码，并填写卷内目录。3.卷内文件资料应按照顺序排列，图纸应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。4.工程档案应编制封面、封底，注明工程名称、档案类别、卷册编号、编制日期等信息。五、工程档案的归档与移交（一）归档程序1.各参建单位在工程建设任务完成后，应及时对本单位形成的工程档案进行整理，并向医院档案管理部门提交档案移交清单。2.档案管理部门对移交的工程档案进行审核，对不符合要求的档案，应退回参建单位重新整理。3.审核合格的工程档案，由档案管理部门进行归档，并建立档案管理台账。（二）移交时间1.工程竣工后，参建单位应在[具体时间]内向医院档案管理部门移交工程档案。2.对于分阶段竣工验收的工程，参建单位应在各阶段验收后[具体时间]内移交相应阶段的工程档案。（三）移交内容1.纸质档案：包括工程前期文件、工程管理文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等。2.电子档案：包括与纸质档案内容一致的电子文件，以及工程图纸的电子版本。3.其他相关资料：如工程照片、录像等。六、工程档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.工程档案应分类存放，标识清晰，便于查找。3.定期对工程档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。（二）利用要求1.医院各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅工程档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。4.外单位查阅工程档案，应持有单位介绍信，并经医院主管领导批准。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和医院档案管理规定，对工程档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处置的原则。（二）鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门、工程建设部门及相关专业技术人员组成。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，根据档案对医院建设、维护、管理及发展的重要程度进行评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的工程档案，由鉴定小组提出销毁意见，报医院工程档案管理领导小组批准。2.档案管理部门按