《经营主体代理机构服务规范》（送审稿）

ICS03.080.20DB/44TServicespecificationforenterprise广东省市场监督管理局发布DBXX/XXXXX—XXXX本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起本文件由xxx提出。本文件由xxx归口。本文件起草单位：本文件主要起草人：DBXX/XXXXX—XXXX1经营主体登记代理机构服务规范本文件规定了广东省经营主体登记代理机构的相关术语和定义、行业自律公约、基本要求、服务流程和服务要求。本文件适用于广东省范围内登记代理机构为各类经营主体提供登记代理服务。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T19012质量管理顾客满意组织投诉处理指南GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T19039顾客满意测评通则GB/T24620服务标准制定导则考虑消费者需求GB/T28222服务标准编写通则DA/T42企业档案工作规范DA/T94电子会计档案管理规范3术语和定义GB/T19012、GB/T19039、GB/T24620、GB/T28222界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1经营主体businessentities市场主体marketentities在中华人民共和国境内以营利为目的从事经营活动的自然人、法人及非法人组织。3.2经营主体登记申请及代理行为businessentityregistrationservice经营主体自行或者指定代表人、委托代理人向登记机关申请办理经营主体登记、备案事项的行为。3.3登记联络员registrationliaisonDBXX/XXXXX—XXXX2由经营主体自行担任、任命或者指定，代表企业办理登记注册等代理服务的工作人员。注2：登记联络员可以由公司法定代表人、董事、监事、高3.4经营主体登记代理机构businessentityregistrationserviceagency具备登记注册相关专业知识，直接接受经营主体委托，为经营主体提供代理登记注册相关服务的第三方机构。3.5经营主体登记代理服务从业人员businessentityregistrationserviceemployee指具备市场经营主体登记相关专业知识和技能，为委托人提供市场经营主体登记代理服务的个人。3.6委托人entrustingparty委托代理服务机构办理企业登记代理业务的各类企业及个人。3.7登记机关registrationauthority县级以上地方人民政府承担企业登记工作的部门。注：登记机关负责对本辖区登记代理人的登记代4行业自律公约代理机构应加强自律，按照以下原则开展代理服务：——规范代理行为。代理机构宜建立健全从业人员管理制度，加强业务培训和管理，提升服务质量，落实主体责任，配合相关部门做好防范查处虚假登记等相关工作。——诚实守信服务。代理机构应依法核实委托人提供的申请材料，如实、全面向登记机关提交申请材料；不出具或配合委托人提供虚假信息、虚假报告和不实证明材料，不冒用他人身份信息、伪造、变造签名或印章及其他欺诈手段隐瞒重要事实骗取市场主体登记。不虚构、捏造、隐瞒登记机关审批意见或补正意见。——提升服务质量。代理机构应熟悉市场经营主体登记法律法规、材料规范和办理方法。认真核对、规范填写申请材料，及时向委托人告知办理进度、转达补正意见、按时办结具体业务、完整交付办理结果。——恪守职业道德。代理机构应恪守职业道德，维护委托人的合法权益，不得以利益输送等方式拉拢腐蚀登记机关窗口人员。5基本要求5.1代理机构DBXX/XXXXX—XXXX3代理机构应满足以下基本要求：a)代理机构应依法设立登记，向行政主管部门备案，按照各项法律法规开展代理服务。具体要求见《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反洗钱法》《中华人民共和国反电信网络诈骗法》《中华人民共和国市场主体登记管理条例》《广东省商事登记条例》《防范和查处假冒企业登记违法行为规定》和《经营主体登记申请及代理行为管理办法》等法律法规；b)代理机构开展代理服务应明示身份、亮照经营，并以合理方式公布服务内容、服务规范、服务流程、收费标准、监督投诉电话等事项；c)代理机构应合法有序运行，合理设置服务从业人员或岗位职责，具备完善的管理制度。宜包括但不限于保密管理、档案管理、人员管理等；d)代理机构从业人员应严格履行保密业务，如实、全面地提交委托人提供的信息、资料及出具的书面文件，及时告知委托人办理进度、转达补正意见、按时办结具体业务、完整交付办理结果。5.2登记联络员登记联络员应满足以下基本要求：a)登记联络员及具体办理登记代理事务的人员应当年满18周岁，并具备完全民事行为能力；b)代理机构不得兼任经营主体的登记联络员，代理机构自行出资设立的经营主体除外；c)登记联络员及代理机构向登记机关提供的移动电话号码，应当为本人实名登记的电话号码；d)登记联络员或者代理机构在提交登记申请时应当作出诚信声明，承诺其代理行为已得到经营主体的授权或者委托，不得提供虚假信息和材料；e)法律法规规定的其要求。5.3执业记录代理机构应建立执业记录，并形成文件信息，如实记载执业情况并按照法律、法规、规章规定的期限妥善保存执业记录、原始凭证、账簿及代理服务合同等资料；执业记录宜包括但不限于以下内容：a)委托人的基本信息、联系方式；b)委托事项、委托人的具体要求；c)收取的费用及支付方式；d)经办的从业人员信息；e)法律法规要求的，或其他具备记录价值的信息。5.4从业人员5.4.1从业人员应当遵循自愿、平等、公平和诚实信用的原则，依法开展市场经营主体登记代理服务，恪守职业道德，维护委托人的合法权益，并承担相应责任。5.4.2从业人员应与代理服务机构已发签订劳动合同、保密协议等，具有企业登记代理服务专业水平及全面的沟通与协调能力，应具对应岗位的专业素质和能力。5.4.3从业人员应接受上岗培训和例行培训，代理机构应对其培训情况进行考核，形成文件信息。5.4.4从业人员应熟悉市场经营主体登记法律法规，熟练运用网上办、掌上办、电子签名等数字化手段，提高代理服务便利性、时效性，工作中语言文明规范，态度认真负责。5.4.5从业人员应熟悉各类便利化办理的渠道，能通过公共数据平台获取或法定材料清单、申请表单中未列明的信息和材料，不要求委托人提供，避免提交重复、无关材料。5.4.6从业人员应该具备开展相关专业服务的资格和能力。5.4.7从业人员应当在企业登记代理服务机构执业，不得以个人名义对外执业，不得同时在两个或两个以上登记代理服务机构执业。DBXX/XXXXX—XXXX45.5场所及设施设备5.5.1代理机构应具备可保障经营需要的固定、合法经营场地。5.5.2代理机构应配备经营必备的计算机、打印机等其他辅助办公、通信设备等。5.5.3代理机构应办公环境清洁、整齐，卫生状况良好，消防安全措施到位。5.6服务合同代理机构应与委托人签订服务合同，内容包括但不限于以下方面：a）约定的服务事项，可包括但不限于：——提供服务的基本内容；——服务质量；——服务费用与支付；——服务验收；——服务补救；——争议解决。b）赔偿，可包括但不限于：——赔偿方式；——赔偿条件。c）特别声明及提示。6服务流程6.1概述代理服务流程主要包括服务接洽、信息告知、方案提供、合同确定、服务实施、成果交付和服务评价等关节，见图1。6.2服务接洽6.2.1代理机构接到委托人咨询时，代理服务机构应与委托人全面沟通，掌握客户基本情况和真实需求，包括明确的和潜在的需求，明确服务的范围和内容。6.2.2应出示代理服务的资质信息、从业人员信息及相关市场信息，本着诚信原则开展代理服务活动。6.2.3应向委托人介绍初步方案，可包括但不限于基本框架、服务费用、服务人员、服务周期等。6.3信息告知代理机构应告知办理市场经营主体各项登记代理服务业务的法定申请条件、申请材料、办理流程、审批时限等，并做好解释说明。6.4方案提供DBXX/XXXXX—XXXX56.4.1代理机构应根据委托人提供的信息确定服务方案，包括服务内容、工作计划、服务方式和服务6.4.2代理机构应根据委托人反馈意见修改完善服务方案。6.5合同确定6.5.1代理机构应与委托人充分沟通并交换意见，向客户提供合同初稿。6.5.2代理机构应充分考虑委托人反馈意见，与客户确定最终合同内容。6.5.3代理机构应与委托人签订合同。6.5.4代理机构有责任和义务为委托人保护个人隐私和商业秘密。6.6信息核实代理机构在开展代理服务过程中，应对委托人提供的各项信息进行核实，内容应包容但不限于：a)对委托人的法定代表人、股东、其他高级管理人员等经营身份的真实性进行核实；b)在所服务企业设立或住所变更登记时，应对委托人提交的企业住所（经营场所）的真实性进行核实；c)在所服务企业设立、变更、备案等注册登记时，应对委托人提交的企业股东会决议、股权转让协议、章程或章程修正案等申请材料上相关人员签名的真实性进行核实；d)对委托人提供的企业、法定代表人（负责人）、联络人等联系电话的真实性进行核实。6.7服务实施6.7.1代理机构应根据服务方案，明确成员责任、任务分工、工作时限及要求。6.7.2代理机构应与委托人指定的专门人员协同配合，组织实施服务方案。6.7.3代理机构应根据服务方案开展代理服务。6.7.4以经营主体登记注册代理服务为例，工作流程见附录A。6.8成果交付6.8.1代理机构应按照合同要求向委托人提供完整的服务事项。6.8.2服务内容交付后，代理机构应根据合同约定履行保密义务。6.9评价与改进6.9.1代理机构宜按照GB/T19039规定的流程和要求，制定评价制度，对评价频次、评价信息分析、评价结果跟踪、改进措施的验证等做出规定。6.9.2代理机构宜定期对评价结果进行分析研判，提出改进措施，制定优化方案，提升服务质效。6.9.3代理服务机构应当告知客户投诉举报渠道，并以GB/T19012规定的有关流程和要求及时响应和处理有关投诉为宜。7服务要求7.1代理机构行为规范代理机构应按照以下规范从事代理行为：a)遵守法律法规和国家有关规定，遵循诚实信用原则，维护委托人的合法权益；DBXX/XXXXX—XXXX6b)主动向登记机关表明代理机构身份及授权委托关系，接受登记机关的指导和管理。配合相关部门做好预防洗钱和恐怖融资，防范查处虚假登记等工作；c)熟悉经营主体登记注册法律法规，具备依法申请经营主体登记的行为能力，能够熟练运用登记注册信息化系统；d)与委托人签订授权委托书，授权委托书应当载明代理机构的姓名或者名称、代理事项、代理权限和期限，并由委托人和代理机构签署；e)严格履行代理职责，协助委托人准备登记申请文书和材料，对委托人的申请事项和文书材料进行核对检查，确保登记申请准确、完整，符合法律法规要求。依照规范形式和法定程序，如实、全面地向登记机关提交登记申请；f)对当次登记涉及的相关人员或者组织进行身份核验，核对身份证件或者主体资格证明，确保身份或者主体资格真实，并协助其配合登记机关完成实名登记确认；g)建立登记代理执业记录，如实记载执业情况，妥善保存执业记录、代理服务合同等资料；h)省级以上市场监督管理部门规定的其他登记代理行为规范；i)向委托人主动表明代理机构身份，并以合理方式公布服务内容、服务规范、服务流程、收费标准、监督投诉电话等事项；j)与委托人依法订立代理业务合同，准确告知委托人办理经营主体登记的法定申请条件、申请材料、办理流程等内容，明确权利义务、服务时限、违约责任等事项；k)代理机构在代理过程中应当遵守关于商业秘密和个人信息保护的有关规定，严格保存相关登记业务信息、商业信息和个人信息。7.2材料真实性要求地理机构不得实施提交虚假材料，或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实的登记行为或者登记代理行为，包括但不限于：a)伪造、变造或者使用伪造、变造的公文、法律文件、授权文书、印章、签名等材料；b)采取欺诈、诱骗等不正当手段，教唆、编造或者帮助他人编造、提供虚假信息或者材料；c)冒用或者盗用他人身份、诱骗或者误导他人提供身份信息办理登记、伪造或变造身份验证信息；d)其他提交虚假材料或者采取欺诈手段隐瞒重要事实取得登记的行为。7.3行为禁止代理机构不得实施以下行为，牟取非法利益，扰乱市场秩序，危害国家安全、社会公共利益：a)明知或者应当知道委托人的登记申请不符合法律法规规定，或者可能危害国家安全、社会公共利益，仍接受委托并向登记机关提交登记申请；b)明知或者应当知道委托人以不正当手段申请登记，或者利用突发事件、舆论热点等妨碍社会公共秩序，仍接受委托并向登记机关提交登记申请；c)委托人的注册资本、出资期限、住所（经营场所）等明显异常，违背真实性、合理性原则，仍接受委托并向登记机关提交登记申请；d)与他人恶意串通或者虚构事实，诱骗委托人委托其办理登记；e)其他牟取非法利益，扰乱市场秩序的行为。f)代理机构发现登记申请存在不符合法律法规规定，或者可能危害国家安全、社会公共利益情况的，应当主动终止代理行为。7.4预防洗钱和恐怖融资特别要求DBXX/XXXXX—XXXX7代理机构应依法履行预防洗钱和恐怖融资（以下简称“反洗钱”）义务，接受反洗钱监督管理，协助和配合相关执法机关进行反洗钱调查，不得从事洗钱活动或为洗钱活动提供便利，见《经营主体登记申请及代理行为管理办法》第五章“预防洗钱和恐怖融资特别要求”。7.5责任与共建机制7.5.1鼓励代理机构依法自愿建立登记代理服务行业组织，推动成员单位合规营业，为成员单位提供行业信息、培训交流等服务，维护成员单位的合法权益，及时向登记机关反映行业发展诉求和建议，协助登记机关公平、有效地实施相关政策和管理措施。7.5.2鼓励登记代理服务行业组织积极参与登记注册服务体系建设，制定并组织实施本行业的行业规划、服务规范和服务标准，发布高标准的服务信息指引，开展行业服务承诺活动，促进行业规范发展，维护行业整体利益。7.6信息管理7.6.1信息登记备案代理机构应通过全国经营主体登记注册代理人信息系统1）表明其代理身份，并向登记机关提供以下信息：a)代理机构信息，包括个人、机构、机构的负责人和工作人员的身份或者主体资格信息、通信地址、联系方式;b)代理机构接受委托，自行担任或者安排其他人担任公司董事或者秘书、名义持股人、合伙企业合伙人、经营主体登记联络员等职务的情况，以及委托人的相关身份或者主体资格信息；c)法律法规以及省级以上市场监督管理部门规定应当提供的其他信息。d)上述信息发生变化的，代理机构应当自信息变化之日起六十日内及时更新相关信息。7.7委托人信息记录代理机构应当记录每位委托人的身份或者主体资格信息，包括：a)委托人的姓名或者名称、出生日期或者成立（注册）日期；b)委托人的有效身份证件或者主体资格证明及证件号码、国籍或者注册地；c)委托人的办公地址或者住所（经营场所），以及对应的联系方式；d)委托人为公司、非公司企业法人的，应当记录法定代表人的身份信息；委托人为外国企业的，应当记录相关负责人的身份信息；e)