学校档案接收制度

PAGE学校档案接收制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，规范档案接收工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，为学校各项工作提供有效服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在工作活动中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案接收管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的接收、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门、各单位应将工作活动中形成的各种档案材料及时、完整、准确地收集齐全，移交学校档案管理部门，不得截留或擅自销毁。3.方便利用原则档案接收工作应充分考虑档案利用的需求，便于档案的查阅、借阅和复制，提高档案利用效率。二、档案接收范围（一）党群工作类档案1.学校党组织的各种会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等。2.党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、思想汇报等党员档案材料。3.学校共青团组织的工作文件、会议记录、活动资料、团员名册等。4.学校工会组织的工作文件、会议记录、活动资料、会员名册等。（二）行政管理类档案1.学校行政工作的各种会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等。2.学校的规章制度、办法、细则、通知、通报等文件材料。3.学校的机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。4.学校的招生、教学、科研、后勤、财务、资产等各项工作的文件材料。（三）教学工作类档案1.教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教学日历、教学进度表等教学文件材料。2.学生学籍档案，包括学生登记表、成绩单、学籍变动材料、毕业登记表等。3.教师教学档案，包括教师基本情况表、教学工作量统计表、教学质量考核表、教学成果材料等。4.教学实践档案，包括实习计划、实习报告、毕业设计（论文）选题、开题报告、指导记录、答辩记录等。（四）科学研究类档案1.科研项目立项申请书、可行性研究报告、合同书、任务书等立项文件材料。2.科研项目研究过程中的实验数据、测试报告、研究论文、著作、专利等成果材料。3.科研项目结题验收文件材料，包括结题报告、验收意见、成果鉴定证书等。（五）基本建设类档案1.学校基本建设项目的立项审批文件、可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件等。2.基本建设项目的招投标文件、合同协议、工程预算、决算文件等。3.基本建设项目的施工过程中的工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、工程变更记录等文件材料。4.基本建设项目的竣工验收文件材料，包括竣工验收报告、竣工决算审计报告、工程档案验收意见等。（六）仪器设备类档案1.仪器设备的购置计划、可行性论证报告、合同协议、发票等购置文件材料。2.仪器设备的开箱验收记录、安装调试记录、使用说明书、操作规程等技术文件材料。3.仪器设备的维修保养记录、故障处理记录、报废鉴定文件等管理文件材料。（七）财会类档案1.学校财务预算、决算文件材料，包括年度预算报表、决算报表、财务分析报告等。2.学校财务收支凭证、账簿、报表等会计核算文件材料。3.学校财务审计报告、经济责任审计报告等审计文件材料。（八）外事工作类档案1.学校外事活动的计划、方案、协议、合同等文件材料。2.学校外事出访、来访的审批文件、邀请函、接待方案、活动记录等文件材料。3.学校留学生管理文件材料，包括留学生入学申请、学籍管理、成绩管理、毕业管理等文件材料。三、档案接收要求（一）文件材料齐全完整各部门、各单位应按照档案接收范围的要求，将工作活动中形成的各种文件材料收集齐全，确保档案的完整性。（二）文件材料真实准确档案中的文件材料应真实反映工作活动的实际情况，数据准确无误，签字盖章齐全。（三）文件材料整理规范档案中的文件材料应按照档案整理的有关规定进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案的规范性。（四）文件材料载体质量合格档案中的文件材料应使用符合档案保管要求的载体，如纸张、光盘、磁带等，确保档案的安全性。四、档案接收程序（一）档案形成部门整理各部门、各单位在工作活动结束后，应及时将形成的文件材料进行整理，按照档案整理的有关规定进行分类、编号、装订、编目等工作，编制档案移交目录。（二）档案移交申请各部门负责人应在档案整理完毕后，填写档案移交申请表，注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经部门负责人签字盖章后，向学校档案管理部门提出移交申请。（三）档案接收审核学校档案管理部门收到档案移交申请后，应及时对档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、载体质量等。如发现问题，应及时通知档案形成部门进行整改，整改合格后再办理移交手续。（四）档案移交签字档案审核合格后，学校档案管理部门与档案形成部门应办理档案移交签字手续，双方在档案移交目录上签字盖章，明确档案的移交时间、数量、责任等。（五）档案入库保管学校档案管理部门应将接收的档案及时入库保管，按照档案分类编号顺序排列上架，建立档案保管账目，确保档案的安全存放。五、档案接收时间（一）定期接收学校档案管理部门应定期接收各部门、各单位的档案，原则上每年接收一次，具体时间由学校档案管理部门确定并通知各部门、各单位。（二）不定期接收对于学校重大活动、重要项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束或项目完成后及时整理移交学校档案管理部门，学校档案管理部门应及时接收。六、档案接收责任（一）档案形成部门责任1.各部门、各单位应指定专人负责档案的收集、整理、保管等工作，确保档案工作的顺利开展。2.各部门、各单位应按照档案接收范围和要求，及时将工作活动中形成的文件材料收集齐全，整理规范，按时移交学校档案管理部门。3.各部门、各单位应严格遵守档案管理的有关规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案材料，确保档案的真实、完整、安全。（二）档案管理部门责任1.学校档案管理部门应建立健全档案管理制度，加强档案管理队伍建设，提高档案管理水平。2.学校档案管理部门应按照档案接收程序和要求，及时接收各部门、各单位移交的档案，认真审核档案的质量，确保档案接收工作的顺利进行。3.学校档案管理部门应妥善保管接收的档案，做好档案的整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的安全存放。4.学校档案管理部门应积极提供档案利用服务，按照档案利用的有关规定，及时为学校各项工作提供档案资料支持。七、监督检查（一）内部监督学校档案管理部门应定期对各部门、各单位的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管