勘察院档案管理制度汇编

PAGE勘察院档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强我院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在我院各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于我院各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：全院档案由院综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映我院各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理我院在工作活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案的检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善我院档案管理制度。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，提高档案检索效率。4.负责档案的借阅、查阅、利用登记和统计工作，为全院各项工作提供档案信息服务。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全院员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保档案的规范、有序。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，为档案的查阅和利用提供准确、快捷的服务。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.勘察设计项目档案：包括项目前期文件、勘察设计文件、设计变更文件、项目验收文件等。2.行政管理档案：包括党、政、工、团等组织的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.人事档案：包括员工的履历、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件材料。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.设备仪器档案：包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。6.科研项目档案：包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果等。7.其他档案：包括与我院工作相关的各类合同、协议、证书、荣誉等文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理的要求对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料。3.对于重要的档案材料，应及时收集并移交综合档案室，不得擅自留存或销毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、设备档案、科研档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.文件排列：按照文件的形成时间、重要程度等进行排列，确保文件排列的逻辑性和连贯性。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的查阅和统计。5.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的房间。2.库房应配备必要的数据存储设备，如服务器、磁盘阵列等，用于存储电子档案。3.库房应设置专门的档案架、柜，用于存放纸质档案，档案架、柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管要求1.纸质档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.电子档案应按照存储介质的不同进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和管理。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.档案库房应配备必要的消防设备和安全设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等，确保档案的安全。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映我院主要职能活动和基本历史面貌的，对我院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映我院一般工作活动，在较长时间内对我院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为1650年。3.短期保管的档案：凡是反映我院一般性工作活动，在较短时间内对我院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为515年。五、档案的利用（一）利用范围1.本院员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅我院档案，须经我院相关部门负责人批准。3.司法机关因办案需要查阅我院档案，须持有相关法律文书和介绍信，经我院主管领导批准。（二）利用手续1.本院员工查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅我院档案，须填写《档案查阅申请表》，提交单位介绍信和查阅人有效身份证件，经我院相关部门负责人审核，报主管领导批准后，到综合档案室查阅。3.司法机关查阅我院档案，须填写《档案查阅申请表》，提交法律文书和介绍信，经我院主管领导批准后，由综合档案室指定专人陪同查阅。（三）利用方式1.档案查阅人员应在综合档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。文件材料的归档（一）归档范围1.勘察设计项目文件材料：包括项目前期文件、勘察设计文件、设计变更文件、项目验收文件等。2.行政管理文件材料：包括党、政、工、团等组织的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.人事管理文件材料：包括员工的履历、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件材料。4.财务管理文件材料：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.设备仪器管理文件材料：包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。6.科研项目文件材料：包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果等。7.其他文件材料：包括与我院工作相关的各类合同、协议、证书、荣誉等文件材料。（二）归档要求1.各部门应在文件材料形成后及时进行整理和归档，确保归档文件材料的齐全、完整。2.归档文件材料应符合档案管理的要求，包括文件格式、纸张质量、字迹清晰等。3.文件材料应按照分类方案进行分类整理，编制归档目录，便于查找和管理。（三）归档时间1.勘察设计项目文件材料应在项目结束后三个月内归档。2.行政管理文件材料应在次年一季度内归档。3.人事管理文件材料应在员工离职或相关事项办理完毕后一个月内归档。4.财务管理文件材料应按照会计档案管理的规定及时归档。5.设备仪器管理文件材料应在设备仪器购置、维修、报废等事项办理完毕后及时归档。6.科研项目文件材料应在项目验收后一个月内归档。7.其他文件材料应在文件材料形成后及时归档。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员和相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值的档案，可经鉴定后进行销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案的内容和保存价值。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.《档案销毁鉴定表》