消防档案管理制度

消防档案管理制度第一章总则第一条为规范单位消防安全档案管理，增强消防安全管理的科学性与规范性，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》及相关消防技术标准，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度旨在通过建立健全消防档案，明确消防安全责任，记录消防安全管理活动，为火灾预防、事故调查及应急响应提供详实、准确的法定依据。第二条消防档案是单位在消防安全管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录。消防档案管理遵循“客观真实、完整齐全、分类有序、动态更新、安全保密”的原则，确保档案能够全面反映单位消防安全工作的实际状况。第三条本制度适用于单位内部所有部门及下属机构。各部门必须严格履行消防档案管理职责，将档案管理工作纳入日常消防安全管理体系，与消防安全工作同部署、同实施、同检查。任何部门和个人不得拒绝归档或擅自涂改、伪造、损毁、隐匿消防档案。第四条消防档案管理实行岗位责任制，明确专（兼）职消防档案管理人员。档案管理人员应具备必要的消防安全知识和档案管理技能，负责对消防档案进行收集、整理、保管、鉴定和统计工作，并定期向消防安全责任人或消防安全管理人汇报档案管理情况。第二章组织机构与职责分工第五条消防安全责任人是单位消防档案管理的第一责任人，对消防档案的真实性、完整性和合法性负总责。其职责包括：批准消防档案管理制度的建立与修订；保障档案管理所需的经费、场地和设施；定期听取消防档案管理工作汇报，解决档案管理中存在的重大问题。第六条消防安全管理人是消防档案管理的直接责任人，负责组织实施消防档案的日常管理工作。其职责包括：审核消防档案的分类方案和保管期限表；监督检查各部门消防档案的收集、整理和归档情况；组织利用消防档案开展消防安全分析和评估；审批档案的查阅、借阅和销毁。第七条保卫部（或安全管理部门）是消防档案的归口管理部门，负责具体落实档案管理各项规定。主要职责如下：（一）制定消防档案年度工作计划，并组织实施；（二）负责单位级综合性消防档案的建立、保管和利用；（三）指导、督促各业务部门建立健全专业消防档案；（四）组织对专兼职档案人员进行业务培训；（五）负责消防档案数字化建设与维护工作。第八条各业务部门负责本部门职责范围内消防原始材料的形成、积累和整理，并按规定时间向保卫部移交归档。各部门负责人是本部门消防档案材料收集整理的第一责任人，确保形成的文件材料符合规范要求，内容真实有效。第九条档案管理人员职责：（一）熟悉消防法规和档案业务，严格执行保密制度；（二）对接收的档案材料进行严格审核，不符合要求的退回重做；（三）对库房进行定期检查，做好防火、防潮、防虫、防盗工作；（四）编制档案检索工具，提高查阅效率；（五）定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案按规定程序销毁。第三章档案分类与内容构成第十条消防档案分为基础文书档案、消防设施档案、防火巡查检查档案、消防安全培训演练档案、火灾隐患整改档案、燃气电气设备管理档案及其他专项档案七大类。各类档案应按照时间顺序或逻辑关系进行排列，形成有机联系的整体。第十一条基础文书档案主要包括以下内容：（一）单位基本概况：包括单位名称、地址、法定代表人、消防安全责任人及管理人、建筑性质、使用功能、占地面积、建筑面积、层数、高度、员工人数等基本信息；（二）消防审核验收文件：包括建筑工程消防设计审核意见书、消防验收意见书、竣工验收消防备案检查凭证、开业前消防安全检查合格证等法定文书；（三）消防安全管理制度汇编：包括消防安全责任制、动火审批制度、巡查检查制度等所有现行有效的管理制度文本；（四）各级消防安全组织机构文件：包括消防安全委员会（领导小组）成立文件、义务消防队组建文件、各级人员消防安全职责任命书等；（五）消防重点部位管理档案：包括重点部位名单、平面图、防火措施、管理人员名单等。第十二条消防设施档案是记录建筑消防设施配置、安装、测试、维修、保养情况的专门档案，应实行“一设施一档”管理。主要内容包括：（一）消防设施台账：详细记录消防设施的类型、名称、型号、生产厂家、出厂日期、安装位置、数量、编号等基本信息；（二）产品质量合格证明文件：包括灭火器、消火栓、报警控制器、喷淋头等设备的产品合格证、型式检验报告、认证证书等复印件；（三）系统调试报告及竣工图纸：包括火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、防排烟系统、消火栓系统等各系统的调试记录、竣工图及隐蔽工程记录；（四）维护保养记录：包括每月、每季、每年的检查测试记录，故障维修记录，维护保养合同及维保单位资质文件；（五）消防设施年度检测报告：记录具有资质的检测机构出具的年度建筑消防设施检测合格报告及整改意见。第十三条防火巡查检查档案用于记录日常防火安全检查活动的开展情况，是落实消防安全主体责任的重要凭证。主要内容包括：（一）每日防火巡查记录：由值班人员填写，记录巡查的时间、部位、人员、发现的问题及处理情况，必须覆盖所有重点部位；（二）定期防火检查记录：由部门或单位负责人组织，记录检查的时间、参加人员、检查内容、发现的火灾隐患及整改措施；（三）夜间防火检查记录：针对夜间营业或生产的单位，需专门记录夜间值班巡查情况；（四）节日前消防安全专项检查记录：记录重大节假日前安全大检查的组织情况及查出的隐患。第十四条消防安全培训演练档案记录单位开展消防安全宣传教育和应急疏散演练的详细情况。主要内容包括：（一）年度消防培训计划：包括培训目标、对象、时间、内容、方式及考核标准；（二）员工消防安全培训记录：记录新员工上岗前培训、在岗员工定期培训、特殊工种专业培训的时间、地点、内容、授课人、参加人员签到表及考核成绩或照片；（三）消防宣传记录：包括消防知识讲座、张贴宣传画、发放宣传资料等活动的记录；（四）灭火和应急疏散预案：包括预案文本、修订记录、审批手续；（五）消防演练记录：记录演练的时间、地点、模拟火情类型、参加人员、演练过程、物资消耗、效果评估及影像资料。第十五条火灾隐患整改档案专门记录火灾隐患的发现、督办、验收全过程，实行闭环管理。主要内容包括：（一）火灾隐患整改通知单：记录隐患的部位、情况、整改期限、整改责任人及整改要求；（二）隐患整改反馈单：记录责任部门整改完成情况、整改措施及复查结果；（三）重大火灾隐患立销案记录：对于判定为重大火灾隐患的，应包含专家论证意见、政府挂牌督办文件、整改方案、资金投入证明及整改验收报告。第十六条燃气和电气设备管理档案记录单位内部燃气、电气设备的检测及安全使用情况。主要内容包括：（一）燃气设备台账：包括燃气管道、阀门、计量表、报警装置的安装位置、规格型号及维护记录；（二）电气设备检测记录：包括防雷防静电检测报告、电气线路绝缘电阻测试记录、配电箱检查记录等；（三）动火审批档案：包括动火许可证存根、动火现场监护记录、动火分析报告等。第十七条消防档案分类与保管期限明细表如下：档案类别档案细目保管期限备注基础文书单位基本概况、消防审核验收文件永久随单位存续基础文书消防安全管理制度、组织机构文件长期10年以上基础文书消防重点部位管理档案长期变更后更新消防设施设备台账、合格证明文件长期设备报废后销毁消防设施系统调试报告、竣工图纸永久随建筑存续消防设施维护保养记录、检测报告长期保存至设备报废防火巡查每日防火巡查记录5年防火巡查定期防火检查记录10年培训演练培训计划、记录、签到表10年培训演练应急预案、演练记录长期隐患整改火灾隐患整改通知单、反馈单长期重大隐患永久保存燃气电气设备台账、检测记录5年第四章建档与归档标准第十八条消防档案的建立应与建筑工程建设、消防设施安装同步进行。新建、改建、扩建建筑工程，在消防验收合格后一个月内，必须建立完整的消防基础档案。第十九条归档的文件材料必须做到字迹清楚、图样清晰、手续完备。禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸书写，必须使用碳素墨水、蓝黑墨水或符合档案耐久性要求的打印材料。所有记录表格必须规范填写，不得随意涂改；确需修改的，应在修改处划双横线并加盖修改人印章或签名。第二十条档案材料应按照“一事一卷”的原则进行整理。卷内文件材料应按问题、时间或重要程度排列，并编写页码。每卷档案应编制卷内文件目录，填写案卷封面，注明案卷标题、编制单位、编制日期、保管期限、密级等要素。第二十一条声像材料（包括照片、录音带、录像带、电子文档等）归档时，必须辅以文字说明，注明事由、时间、地点、人物、拍摄者等要素。数字声像文件应转换为通用格式，并存储在不可擦写的载体上或上传至专用服务器进行备份。第二十二条归档时间要求：（一）各类消防审批、验收文件，在取得文件后一周内归档；（二）防火巡查、检查记录，实行按月归档，次月首周内完成上月材料的整理归档；（三）消防设施维护保养、检测记录，在报告出具或工作完成后一周内归档；（四）培训演练记录，在活动结束后一周内归档；（五）火灾隐患整改档案，在隐患整改销案后立即归档。第二十三条电子档案的归档应符合国家电子文件归档管理规范。电子档案应具备真实性、完整性、可用性和安全性，并采用符合国家标准要求的文件格式。对于重要的电子档案，应制作纸质副本或缩微品一并归档，实行“双套制”管理。第五章档案保管与维护第二十四条消防档案应当存放在专用的档案柜或档案室中。档案室应当具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防有害气体等“八防”措施。严禁在档案室内堆放易燃易爆物品或存放私人物品。第二十五条档案保管设施要求：（一）档案柜应采用金属铁皮柜，具备防火功能；（二）档案室应安装防盗门窗和监控系统；（三）档案室应配备温湿度计和空调设备，保持室内温度在14℃-24℃之间，相对湿度在45%-60%之间；（四）档案室应配备灭火器材，且不应使用水喷淋灭火系统，宜采用气体灭火系统或干粉灭火器。第二十六条档案管理人员应定期对档案保管状况进行检查。重点检查档案是否霉变、虫蛀、鼠咬、破损、字迹褪色等情况。发现受损档案，应及时采取修复、复制等技术措施进行抢救，确保档案安全。第二十七条建立健全档案统计制度。档案管理人员应每年对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行统计，编制档案工作年报，准确反映档案管理的底数和动态。第二十八条严格实行档案保密制度。档案管理人员应签订保密承诺书，严禁擅自复制、传播、对外提供涉密或敏感的消防档案信息。涉及单位核心秘密的消防档案，应划定密级，并在档案封面显著位置标注。第六章档案动态更新与利用第二十九条消防档案实行动态管理，确保档案信息与实际情况同步。当单位建筑功能、消防设施、消防安全组织机构或管理制度发生变化时，相关部门必须在变更发生之日起5个工作日内，将变更情况书面通报档案管理部门，及时更新或补充相关档案材料。第三十条消防设施档案的更新应与设施维护保养同步进行。每次对消防设施进行维修、更换、测试后，必须将相关数据录入档案，确保设施台账反映最新的技术状态。第三十一条建立档案借阅登记制度。本单位内部人员因工作需要查阅、借阅消防档案，须经保卫部门负责人批准。外单位人员查阅消防档案，须持有单位介绍信，并经单位消防安全管理人或责任人批准。第三十二条档案借阅规定：（一）查阅档案应在档案阅览室内进行，原则上不得带出档案室；（二）确需借出档案的，借阅期限一般不得超过3天，如需续借应办理续借手续；（三）借阅人必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料；（四）借阅档案归还时，档案管理人员应当面清点卷内文件，检查有无缺损，确认无误后注销借阅记录。第三十三条档案管理人员应积极开发档案信息资源，编制必要的检索工具和专题汇编，为单位消防安全决策、火灾风险评估、应急预案修订提供高效服务。定期对档案数据进行分析，研判单位消防安全形势，提出改进建议。第三十四条档案借阅登记表样式如下：日期借阅人所属部门档案名称/编号借阅用途批准人归还日期备注2023-10-01张三工程部消防设施维保记录-2023设备检修李四2023-10-03........................第七章档案鉴定与销毁第三十五条档案鉴定工作由保卫部门牵头，会同相关业务部门及档案管理人员共同组成鉴定小组进行。鉴定工作应定期进行，一般每三年进行一次，对已到保管期限的档案进行审查，提出存毁意见。第三十六条鉴定档案时，应严格审查档案的历史价值和现实利用价值。对于仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限，继续保存；对于确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。第三十七条销毁档案必须严格履行审批手续。销毁档案前，鉴定小组应编制销毁清册，列明拟销毁档案的题名、档号、数量、保管期限等，报请消防安全责任人批准。严禁个人私自销毁任何消防档案材料。第三十八条批准销毁的档案，应由两人以上负责监销。监销人应对照销毁清册核对档案材料，确认无误后方可进行销毁。销毁应在指定地点采用符合保密和环保要求的方式进行（如碎纸机粉碎、化浆等）。第三十九条档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字盖章，注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证。第八章监督与责任追究第四十条单位消防安全管理人应将消防档案管理情况纳入日常消防安全检查和年度考核内容。定期组织对各部门档案管理情况进行抽查，检查结果作为部门绩效考核的依据之一。