国家机关政府部门公文写作格式标准

国家机关政府部门公文写作格式标准本标准依据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）制定，适用于国家各级机关、政府部门所有法定公文（决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要）的撰写与排版，确保公文格式统一、规范、严谨，体现公文的权威性和严肃性。一、公文用纸与排版基础要求1.1公文用纸规格纸张类型：采用A4型纸（210mm×297mm），左侧装订，装订线宽度1.5cm，无特殊情况不得使用其他规格纸张。纸张质量：选用70g及以上胶版印刷纸或复印纸，字迹清晰、无破损、无污渍，确保印刷和复印效果。1.2排版通用要求页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距为固定值28磅（正文段落），每页22行，每行28字，确保排版整齐、疏密适中。页码：置于版心下边缘之下，居中排布，阿拉伯数字标注（如“1”“2”），无页码标识（如“第X页”），空白页不标注页码。字迹：正文及所有要素均采用黑色字迹，印刷清晰、醒目，不得使用彩色字迹（特殊标识除外），避免模糊、歪斜、涂改。二、公文各要素格式规范公文要素分为版头、主体、版记三部分，各要素需按顺序排列，不得遗漏、颠倒，具体规范如下：2.1版头（文头）格式版头位于公文首页上方，占首页1/3篇幅，包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人6个要素。份号：如需标注份号，用6位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第一行（如“000001”），涉密公文必须标注份号，非涉密公文可根据需要标注。密级和保密期限：涉密公文需标注密级（绝密、机密、秘密）和保密期限，顶格标注在版心左上角第二行，密级与保密期限之间用“★”隔开（如“机密★1年”）；无保密期限的，仅标注密级（如“秘密”）。紧急程度：如需标注，顶格标注在版心左上角（份号、密级下方），分为“特急”“加急”，无紧急情况不标注；如需同时标注密级和紧急程度，密级在上，紧急程度在下。发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“XX省人民政府文件”），居中排布，字体为小标宋体字，字号为红色3号，醒目、庄重；联合行文时，主办机关在前，其他机关依次排列，标志居中，各机关名称之间用空格隔开，不加标点。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，居中排布在发文机关标志下方，字体为3号仿宋_GB2312。格式为“XX〔XXXX〕XX号”，其中年份用全称（如“2026”），加六角括号“〔〕”，不得使用圆括号；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“5号”，不写“05号”）。联合行文时，发文字号使用主办机关的发文字号。签发人：上行文（请示、报告）必须标注签发人，由“签发人：”三字加全角冒号和签发人姓名组成，顶格标注在版心右左上角，发文字号右侧；签发人姓名用3号楷体字，多个签发人时，主办机关签发人在前，依次排列，每行标注1人，不得换行。版头下方用一条红色反线（宽度与版心一致，1.5pt）与主体部分分隔，反线下方为主体内容。2.2主体格式主体位于版头反线下方、版记上方，包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素，是公文的核心内容。标题：位于主体首页反线下方居中位置，字体为2号小标宋体字，加粗，字数不宜过长（一般不超过20字），如需换行，换行时不得将词、词组拆分，保持语义完整。标题格式为“发文机关+关于+事由+的+文种”（如“XX市人民政府关于加强安全生产工作的通知”），省略发文机关的情况仅适用于已在版头明确发文机关的普发性公文。主送机关：指公文的主要受理机关，顶格标注在标题下方、正文上方，字体为3号仿宋_GB2312，后加全角冒号；主送机关不止一个时，按级别高低、远近顺序排列，中间用顿号隔开，最后一个机关后加全角冒号；普发性公文（如公告、通告）可省略主送机关。正文：位于主送机关下方，字体为3号仿宋_GB2312，首行缩进2字符，段落之间空1行，行距为28磅。正文内容需条理清晰，层次分明，一级标题用“一、”“二、”……（黑体字，3号），二级标题用“（一）”“（二）”……（楷体字，3号，加粗），三级标题用“1.”“2.”……（仿宋_GB2312，3号，加粗），四级标题用“（1）”“（2）”……（仿宋_GB2312，3号），层级不得混乱。正文用词准确、严谨，符合公文语体，避免口语化、随意化表达。附件说明：如需附件，在正文结束后、发文机关署名之前，左空2字符标注“附件：”，后加附件名称；多个附件时，依次标注“附件1：XXX”“附件2：XXX”……，附件名称后不加标点，附件名称与附件实际名称完全一致，不得遗漏、错写。发文机关署名：位于附件说明下方（无附件则在正文下方），居中排布，使用发文机关全称或规范化简称，字体为3号仿宋_GB2312，与成文日期居中对齐。联合行文时，主办机关在前，其他机关依次排列，每行标注1个机关名称，不得换行。成文日期：位于发文机关署名下方，居中排布，字体为3号仿宋_GB2312，用阿拉伯数字标注（如“2026年5月3日”），不得使用汉字大写（如“二〇二六年五月三日”）；成文日期以领导人签发日期为准，联合行文以最后一个领导人签发日期为准，会议纪要以会议结束日期为准。印章：公文中有发文机关署名的，必须加盖发文机关印章，印章居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章清晰、端正，不得模糊、歪斜；联合行文时，各发文机关均需加盖印章，主办机关印章在前，其他机关印章依次排列，印章之间互不相交、不相切。无发文机关署名的公文（如纪要），不加盖印章。附注：如需标注附注，在成文日期下方、版记上方，左空2字符标注“附注：”，后加附注内容（如“此件主动公开”“联系电话：XXX-XXXXXXX”），字体为3号仿宋_GB2312，附注内容简短、明确，不得过多展开。附件：附件是公文正文的补充说明材料，附在公文正文之后，单独装订时，附件首页左上角顶格标注“附件”，并注明附件序号和名称（如“附件1：XXX”），排版格式与正文一致；与正文装订在一起时，附件紧随正文之后，无需单独标注“附件”字样，仅在附件说明中注明。2.3版记格式版记位于公文最后一页，包含抄送机关、印发机关和印发日期、页码3个要素，版记上方用一条黑色反线（宽度与版心一致，1.5pt）与主体部分分隔。抄送机关：指需要知晓公文内容的其他机关，在版记反线下方，左空1字符标注“抄送：”，后加抄送机关名称，多个抄送机关时，按级别高低、远近顺序排列，中间用顿号隔开，最后一个机关后加句号；无需抄送的，省略抄送机关。印发机关和印发日期：位于抄送机关下方（无抄送机关则在版记反线下方），印发机关左空1字符，印发日期右空1字符，字体均为3号仿宋_GB2312；印发日期用阿拉伯数字标注（如“2026年5月3日”），与成文日期格式一致；印发机关为发文机关的办公厅（室）或负责公文印发的部门（如“XX省人民政府办公厅印发”）。页码：版记页码与正文页码连续编排，统一标注在版心下边缘居中位置，阿拉伯数字标注，无特殊格式。三、不同文种特殊格式要求命令（令）：发文机关标志为发文机关全称或规范化简称，不加“文件”二字，字体为红色2号小标宋体字；签发人省略，发文字号标注在发文机关标志下方居中位置；正文字体为3号仿宋_GB2312，语气庄重、简洁，结尾用“此令”“特此命令”等结语；发文机关署名、成文日期、印章格式与通用要求一致。请示：必须一文一事，不得一文多事；主送机关只能有一个（如需同时报送多个机关，可抄送）；正文结尾必须有请示结语（如“以上请示，请予批复”“妥否，请批示”）；上行文必须标注签发人，不得抄送下级机关。报告：正文结尾可标注结语（如“以上报告，请审阅”），也可省略；报告不得夹带请示事项，不得要求上级机关批复；上行文必须标注签发人。纪要：无版头（文头），首页直接标注标题，标题格式为“XX会议纪要”（2号小标宋体字，居中，加粗）；正文开头注明会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议题等基本信息，正文内容按会议流程、讨论事项、议定事项编排，条理清晰；无主送机关、抄送机关（如需抄送，可在版记标注），无发文机关署名、印章，成文日期标注在标题下方居中位置（阿拉伯数字）。函：平行文，主送机关明确，正文语气平和、得体，结尾用“特此函复”“盼复”“请予函复”等结语；发文机关署名、成文日期、印章格式与通用要求一致。四、公文排版禁忌与注意事项严禁使用非标准字体（如宋体、黑体、仿宋_GB2312、楷体_GB2312以外的字体），严禁随意调整字号、行距、页边距，确保格式统一。公文标题不得拆分换行至不同页面，正文不得出现单字成行、单句成页的情况，确保排版美观、规范。涉密公文必须标注密级和保密期限，严格按照保密规定排版、印发、传递，不得泄露涉密内容。公文用词必须准确、规范，避免使用歧义、口语化、生僻词汇，标点符号使用符合《标点符号用法》（GB/T15834-2011）。联合行文时，发文机关标志、发文字号、署名、印章等要素需严格按照主办机关在前、其他机关在后的顺序排列，不得颠倒、遗漏。附件与正文内容相关，附件名称与附件说明一致，不得出现附件缺失、错配的情况