询价采购项目组织机构设置

询价采购项目组织机构设置询价采购项目的组织机构设置是保障采购活动合规、高效、透明运行的核心基础，结合《中华人民共和国政府采购法》《政府采购询价采购方式管理规程》以及多数单位内部采购管理制度的要求，本次设置充分结合询价采购“短周期、标准化、小金额”的特点，明确各层级权责、协作规则与风险防控责任，保障采购活动全流程可追溯、可监督，具体内容如下：一、询价采购项目整体层级架构设置本架构遵循“决策权、执行权、监督权三权分离”的原则，共设置5个一级层级，各层级之间相互独立又相互协作，避免权责交叉导致的合规风险，具体岗位组成与人员要求见下表：层级分类一级组织机构单元二级岗位设置人员来源要求决策层采购项目审批领导小组组长（项目最终审批人）、副组长（财务分管负责人、需求部门分管负责人）、成员（需求部门负责人、采购管理部门负责人）全部为单位在编在岗中层及以上管理人员，不得由外聘人员、临时人员担任；组长必须具有对应金额采购项目的最终审批权限统筹管理层采购项目管理组项目总负责人、采购协调岗由采购管理部门正式在编人员担任，项目总负责人必须具有3年及以上政府采购或单位内部采购管理工作经验，熟悉询价采购全流程规则执行作业层询价作业专项组1.询价文件编制组：需求专员、采购文案专员；2.供应商邀请组：资格初审岗、发邀专员；3.评审组织组：场地会务岗、记录岗；4.合同履约组：合同专员、验收专员需求专员由采购需求部门抽调，熟悉采购标的技术要求；其余岗位由采购管理部门或受托代理采购机构的专职采购人员担任，所有执行人员无不良采购从业记录合规监督层采购监督组合规纪检岗、财务监督岗、审计监督岗分别由单位纪检监察部门、财务部门、内部审计部门派出，不得由采购执行、决策环节人员兼任，监督人员必须熟悉政府采购合规要求支撑保障层专项支撑组技术专家岗、信息系统运维岗、后勤保障岗技术专家从单位内部技术部门派出，外聘技术专家占比不得超过支撑团队总人数的1/3；运维岗由信息中心派出，后勤岗由办公室派出二、各层级岗位具体权责与工作内容为避免权责模糊导致的推诿或越权，每个岗位明确具体工作职责、权限边界、输出成果、节点要求与风险责任，具体如下表：层级岗位名称具体工作职责权限边界输出成果关键节点要求风险防控责任决策层审批领导小组组长1.牵头开展询价采购项目立项必要性审核，确认项目符合单位发展规划与年度工作安排；2.审批采购预算与资金来源，确认采购活动符合预算管理要求；3.审批最终版询价文件与受邀供应商名单；4.审批询价评审结果与中选供应商，确认中选结果符合采购规则；5.裁决采购过程中出现的重大争议事项，对采购方式调整、异常情况处置做最终决定；6.审批验收合格后的资金支付申请拥有采购项目全流程重大事项的最终审批权，不得干预评审专家的独立评审判断，不得直接指定中选供应商，不得擅自改变采购规则签字确认的《采购项目立项审批表》《询价文件审批表》《中选结果审批表》《重大争议处置决定书》收到完整立项申请后1个工作日内完成审批，收到完整中选结果材料后1个工作日内完成审批，紧急项目不超过半个工作日对采购项目立项的必要性与合规性负最终领导责任，对违规干预采购活动的行为负直接领导责任决策层审批领导小组副组长（财务负责人）1.提前核对采购项目的资金来源，确认资金已纳入年度部门预算或单位专项经费预算，不存在无预算、超预算采购问题；2.审核采购预算金额的合理性，核对预算编制是否符合单位经费管理标准；3.核对中选供应商的报价是否在批复的预算范围内，对超预算报价提出否决意见；4.参与重大争议事项讨论，从资金管理角度提出处置意见拥有采购预算的审核否决权，对超预算、无预算项目有叫停权，不得干预采购标的技术参数设置与供应商资格条件设定《采购项目预算审核意见表》《中选价格预算核对表》立项阶段收到预算材料后半个工作日内完成审核，评审结束后收到中选价格信息后半个工作日内完成核对对资金来源的合规性负直接责任，对未发现的超预算采购问题负管理责任决策层审批领导小组副组长（需求分管领导）1.审核需求部门提出的采购需求的合理性，确认采购需求符合业务工作实际需要，不存在超标准采购、重复采购问题；2.审核技术参数设置的合规性，确认不存在倾向性、排他性条款；3.参与重大争议事项讨论，从业务需求角度提出处置意见拥有采购需求的审核权，不得干预供应商筛选与评审过程《采购需求审核意见表》立项阶段收到需求材料后1个工作日内完成审核对采购需求的合理性负直接领导责任统筹管理层项目总负责人1.统筹询价采购项目全流程进度，协调各层级、各岗位之间的工作衔接，对项目进度负总责；2.牵头核对采购项目是否符合询价采购的法定适用条件，确认不存在化整为零规避公开招标、应当采用其他采购方式而误用询价的问题；3.汇总各环节的审核材料，按流程报决策层审批，传达决策层的审批意见；4.牵头处理采购过程中的一般突发事件，重大突发事件及时上报决策层；5.牵头组织采购项目档案的汇总整理与归档工作拥有项目全流程的统筹协调权，对一般突发事件有临时处置权，不得改变决策层的审批意见，不得干预评审专家独立评审《询价采购项目进度计划表》《采购方式合规性审核表》《重大事项上报函》项目启动后1个工作日内出台进度计划表，每半个工作日跟进一次各环节进度，出现问题2小时内上报对项目整体进度与采购方式合规性负直接责任，对协调不到位导致的流程延误负直接责任统筹管理层采购协调岗1.协助项目总负责人跟进各环节进度，收集各岗位的工作材料，做好材料流转与登记；2.对接需求部门、供应商、评审专家、监督部门，做好日常沟通答疑；3.协助做好档案整理工作，做好全流程所有材料的分类归集拥有材料流转与沟通协调权，不得代替其他岗位出具审核意见，不得擅自向供应商透露未公开的采购信息《采购材料流转登记表》《沟通答疑记录》收到材料后1个小时内完成流转登记，答疑内容必须书面记录，不得做口头承诺对材料流转不及时、信息泄露负直接责任执行作业层需求专员（询价文件编制组）1.按照业务需求整理采购标的技术参数、服务要求、验收标准，形成完整的采购需求文本；2.配合技术支撑岗审核技术参数，根据审核意见修改调整，删除倾向性、排他性条款；3.配合监督岗做好合规性审核，落实政府采购政策要求，比如预留中小企业份额、绿色采购要求等；4.参与履约验收，从技术角度核对标的是否符合需求要求拥有采购需求的编制权，根据业务实际提出技术要求，不得在参数中设置指向特定供应商的条款，不得指定品牌、型号完整的《采购需求说明书》《技术参数修改说明》项目立项后2个工作日内完成初稿编制，收到修改意见后1个工作日内完成调整对采购需求的完整性、技术参数的合规性负直接责任，对设置排他性条款的行为负直接责任执行作业层采购文案专员（询价文件编制组）1.按照政府采购法与单位采购制度的要求，结合采购需求编制完整的询价文件，内容包括询价邀请函、供应商须知、采购需求、资格条件、评审办法、合同文本、响应文件格式、其他要求等；2.核对询价文件的实质性条款，确保所有要求符合法律法规，不存在歧义；3.根据各部门的审核意见修改调整询价文件，形成最终报批稿拥有询价文件的编制权，不得擅自改变采购需求与法定规则，不得添加违法违规条款完整的《询价文件（初稿）》《询价文件（报批稿）》收到需求初稿后2个工作日内完成询价文件编制，收到审核意见后1个工作日内完成调整对询价文件的完整性、合规性负直接责任执行作业层资格初审岗（供应商邀请组）1.根据询价文件规定的资格条件，对意向供应商的资质进行初审，审核内容包括营业执照、资质证书、信用记录、财务状况、业绩证明等；2.通过信用中国、中国政府采购网查询供应商的信用记录，确认供应商未被列入失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单；3.从初审合格的供应商中筛选出符合要求的受邀供应商，确保受邀供应商数量不低于3家；4.形成受邀供应商名单报审批，全程记录筛选过程拥有供应商资格初审权，筛选必须遵循随机抽取为主的原则，不得擅自提高或降低资格条件，不得故意排除符合条件的供应商《供应商资格初审表》《信用记录查询截图》《受邀供应商名单（报批稿）》询价文件获批后3个工作日内完成筛选，所有查询记录必须留痕对供应商资格审核的合规性负直接责任，对故意排斥合格供应商、违规准入不合格供应商负直接责任执行作业层发邀专员（供应商邀请组）1.向获批的受邀供应商发出询价邀请函，提供完整的询价电子文件或纸质文件；2.记录发邀情况，确认每家供应商收到询价文件，统计供应商是否确认参与；3.解答供应商提出的关于询价文件的疑问，需要统一澄清的，汇总后按程序发出澄清公告拥有发邀权与答疑转达权，不得擅自透漏其他受邀供应商的信息，不得对询价文件做实质性修改《发邀登记表》《供应商疑问汇总表》《询价文件澄清公告》受邀名单获批后1个工作日内完成发邀，收到疑问后2个工作日内完成汇总答复对发邀不及时、信息泄露负直接责任执行作业层场地会务岗（评审组织组）1.提前布置评审场地，落实隔离要求，确保评审过程独立，无关人员不得随意进入；2.核对供应商递交的响应文件的密封性，核对到场人员的身份信息，做好接收登记；3.核对评审专家的身份信息，核对回避情形，通知需要回避的专家回避；4.做好评审过程的会务服务，保障评审顺利进行拥有响应文件接收权、场地管理权，不得泄露评审过程中的讨论内容，不得暗示或引导评审专家打分《响应文件接收登记表》《评审专家身份核对表》评审开始前1个小时完成场地布置与核对工作，截止时间到后立即停止接收响应文件对响应文件接收不合规、场地管理混乱负直接责任执行作业层评审记录岗（评审组织组）1.全程记录评审过程，整理评审专家的意见，形成完整的评审报告；2.做好评审过程的录音录像存证，确保所有环节可追溯；3.汇总评审结果，报项目总负责人与决策层审批拥有评审过程记录权，不得篡改评审专家的意见，不得擅自修改评审结果《评审记录》《评审报告》《评审过程录音录像资料》评审结束后半个工作日内完成评审报告整理对评审记录的真实性、完整性负直接责任，对篡改评审意见负直接责任执行作业层合同专员（合同履约组）1.公示评审结果，公示期符合法定要求，公示内容符合规定；2.向中选供应商发出中选通知书，向未中选供应商发出结果通知；3.按照询价文件与中选响应文件的内容起草合同，核对所有实质性条款，和中选供应商对接合同签订事宜；4.办理合同备案手续，更新采购合同台账拥有合同起草权，不得改变询价文件的实质性条款，不得另行订立背离合同实质性内容的补充协议评审结果公示稿、中选通知书、正式合同文本、合同备案表中选结果获批后1个工作日内完成公示，中选通知书发出后30日内完成合同签订对合同内容的合规性负直接责任，对签订阴阳合同负直接责任执行作业层验收专员（合同履约组）1.按照合同约定的时间组织履约验收，通知需求部门、技术专家、监督人员参加验收；2.按照合同约定的验收标准逐项核对，做好验收记录，所有参与验收人员签字确认；3.验收合格的出具验收合格报告，验收不合格的出具验收不合格报告，提出处置意见；4.整理验收材料报财务部门，申请支付资金拥有验收组织权，不得降低验收标准，不得隐瞒验收不合格的情况《验收方案》《验收记录》《验收报告》到货后3个工作日内组织验收，验收结束后1个工作日内出具验收报告对验收结果的真实性负直接责任，对隐瞒质量问题负直接责任合规监督层合规纪检岗1.全程监督询价采购全流程，监督各岗位是否遵守廉洁纪律与采购规则，是否存在违规违纪行为；2.受理供应商的质疑与投诉，牵头开展调查核实，提出处置意见；3.监督回避制度的执行，排查利益输送风险；4.采购活动结束后出具监督意见拥有全程监督权，对违规行为有叫停权、查处权，不得干预评审专家的独立评审《全程监督记录》《质疑调查意见书》《采购活动监督结论》每个环节结束后3个工作日内完成监督记录整理，收到质疑后7个工作日内完成调查答复对未发现的违规违纪行为负监督责任合规监督层财务监督岗1.监督采购预算的执行，监督资金支付的合规性，核对预算执行情况；2.审核采购资金支付申请，确认验收合格后才予以支付；3.监督采购收费的合规性，不存在违规收费问题拥有资金支付审核权，不得违规支付资金《预算执行监督记录》《资金支付审核意见》收到支付申请后1个工作日内完成审核对资金支付不合规负直接责任支撑保障层技术专家岗1.审核采购需求的技术参数，提出修改意见，排除排他性、倾向性条款；2.参与评审过程，从技术角度对供应商的响应文件进行评分，提出评审意见；3.参与履约验收，从技术角度核对标的质量是否符合要求拥有技术审核权与评审权，不得发表倾向性意见，不得泄露评审信息《技术参数审核意见》《技术评审意见》《验收技术结论》收到技术材料后1个工作日内出具审核意见对技术意见的专业性负直接责任，对发表倾向性意见负直接责任三、分阶段组织机构协作运行机制询价采购项目全流程分为6个核心阶段，各阶段牵头与配合单元明确，核心工作清晰，具体运行规则如下表：采购阶段牵头组织机构单元配合组织机构单元核心工作内容运行要求项目启动与立项审批阶段采购项目管理组决策层、需求部门、技术支撑岗1.需求部门提交采购申请与初步需求，明确采购标的、预算、用途；2.项目管理组核对采购项目是否符合询价采购的法定适用条件：即货物规格标准统一、现货货源充足、价格变化幅度小，不存在应当采用公开招标、竞争性谈判等其他采购方式的情形，不存在化整为零规避公开招标的问题；3.项目管理组汇总立项材料，包括采购申请、需求说明、预算说明、采购方式合规性说明，报决策层审批；4.决策层审批通过后，正式启动询价项目本阶段总时长不得超过3个工作日，需求部门必须提供完整明确的初步需求，不得存在模糊不清的参数要求，所有立项材料必须书面留痕询价文件编制与审核阶段询价文件编制组技术支撑组、采购监督组、项目管理组、决策层1.需求专员编制完整的采购需求与技术参数，采购文案专员编制完整的询价文件；2.技术专家审核技术参数，排查是否存在倾向性、排他性条款，修改完善后形成初稿；3.采购监督组审核询价文件的合规性，检查是否落实政府采购政策，比如预留中小企业份额、强制采购节能产品、优先采购环保产品等要求，是否符合法定格式；4.项目管理组汇总修改意见，调整后形成最终报批稿，报决策层审批；5.决策层审批通过后，询价文件正式生效本阶段总时长不得超过5个工作日，所有修改意见必须书面留痕，审核不通过的退回修改，不得带病报批供应商筛选与邀请阶段供应商邀请组项目管理组、采购监督组1.资格初审岗按照资格条件筛选意向供应商，查询信用记录，确保所有受邀供应商符合资格要求；2.筛选过程遵循“随机抽取为主、定向邀请为辅”的原则，定向邀请的供应商数量不得超过受邀总数量的1/3，必须保证受邀供应商数量不低于3家；3.监督组全程监督筛选过程，核对筛选过程的合规性；4.受邀名单报项目管理组与决策层审批后，发邀专员向所有受邀供应商发出询价邀请与询价文件；5.供应商提出疑问的，统一汇总后发出澄清文件，澄清文件作为询价文件的组成部分本阶段总时长不得超过3个工作日，不足3家合格供应商的，不得启动下一步流程，应当重新组织筛选，符合法定条件调整采购方式的，报决策层审批后调整响应文件接收与评审组织阶段评审组织组采购监督组、技术支撑组1.评审组织组提前1天通知所有供应商与评审专家评审时间地点，做好场地布置；2.接收响应文件，核对密封性与身份，截止时间到后停止接收任何响应文件；3.核对评审专家回避情形，存在利害关系的要求回避，补充更换评审专家；4.组织评审，询价采购采用最低评标价法，通过资格审查的供应商中，报价最低的确定为中选候选人，评审过程全程录音录像，做好记录；5.评审结束后形成评审报告，全体评审专家签字确认本阶段按照预约时间完成，评审过程无关人员不得进入评审场地，监督人员仅能在场监督，不得干预评审，所有评审材料必须留痕结果公示与合同签订阶段合同履约组项目管理组、采购监督组1.评审结果报决策层审批通过后，在单位指定网站或政府采购公示平台公示中选结果，公示期不少于1个工作日；2.公示无异议的，向中选供应商发出中选通知书，通知未中选供应商；3.合同专员按照询价文件与中选响应文件起草合同，和中选供应商签订合同，不得改变实质性条款；4.合同签订后按规定办理备案手续，更新采购台账中选通知书发出后30日内必须签订合同，不得推迟或拒绝签订合同，不得订立背离合同实质性内容的补充协议履约验收与资金支付阶段合同履约组需求部门、技术支撑组、采购监督组、财务部门1.供应商完成供货或服务后，验收专员组织验收，大型复杂项目邀请第三方技术机构参与验收；2.按照合同约定的标准逐项验收，做好验收记录，所有参与验收人员签字确认，不同意见必须注明；3.验收合格的，出具验收合格报告，提交财务部门办理资金支付；4.验收不合格的，出具不合格报告，按照合同约定追究供应商违约责任，要求退换货或赔偿本阶段应当在供应商提出验收申请后7个工作日内完成，验收不合格的不得通过验收，不得办理资金支付，所有验收结果必须书面留痕四、组织机构回避与应急处置机制为保障采购活动的公平公正，应对各类突发情况，明确回避规则与应急处置责任，具体如下表：机制类型事项分类责任岗位/组织机构具体规则回避机制应当回避的情形所有参与采购活动的岗位1.是供应商或者供应商法定代表人的近亲属；2.本人或者近亲属持有受邀供应商的股权或债权；3.最近三年内曾在受邀供应商任职，或者现在仍然担任受邀供应商的顾问、董事等职务；4.与受邀供应商有其他利害关系，可能影响采购公平公正的回避机制回避流程项目管理组1.自行回避：当事人发现自己符合回避情形的，应当在项目启动后1个工作日内主动向项目总负责人提出回避申请；2.申请回避：供应商发现相关人员符合回避情形的，可以在评审开始前书面提出回避申请；3.决定回避：项目管理组核实情况后，报决策层审批，决定是否回避，及时调整对应岗位人员回避机制违规不回避的责任采购监督组应当回避而不回避的，对应环节的工作结果无效，重新组织对应环节工作，当事人依规给予纪律处分，构成违法的移送司法机关处理应急处置受邀供应商不足3家项目管理组1.公开征集供应商后不足3家的，经决策层审批，可以转为竞争性谈判采购方式，符合单一来源采购条件的可以转为单一来源；2.发邀后供应商未按时递交响应文件，导致不足3家的，本次询价终止，重新组织发邀，重新组织后仍然不足3家的，报决策层审批调整采购方式；3.所有调整必须书面审批，留痕存档，不得擅自改变采购方式应急处置供应商提出质疑投诉采购监督组1.收到供应商书面质疑