高校采购业务管理制度

PAGE高校采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范高校采购业务管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购政策和采购计划。2.审定采购项目的采购方式、采购预算和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购业务的执行机构，其主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购管理制度。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订等工作。4.建立和管理采购档案，负责采购信息统计和分析。5.配合相关部门对采购项目进行验收和绩效评价。（三）采购需求部门各部门、各学院作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作，其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政办公等工作需要，提出采购项目的需求计划。2.对采购项目的技术规格、质量要求等进行论证和审核。3.配合采购部门进行供应商选择、合同签订等工作。4.负责采购项目的验收工作，并提交验收报告。（四）监督部门学校设立监察、审计等部门，对采购业务进行全过程监督，其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和学校规定。2.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。3.对采购项目进行审计，评价采购资金使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门的工作计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门应会同财务部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合理性、预算金额的准确性等。3.财务部门根据审核后的采购预算，将采购资金纳入学校年度预算，报学校采购工作领导小组审议通过后，下达各部门执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报学校采购工作领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.监察、审计等部门应加强对采购预算执行情况的监督，对违反预算规定的行为进行严肃处理。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交相关论证材料。2.采购审批：采购申请表经本部门负责人审核后，报采购部门。采购部门对采购申请进行初审，审核通过后报学校采购工作领导小组审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容。4.供应商选择：采购部门通过发布采购公告、邀请供应商投标、组织谈判、询价等方式，选择符合要求的供应商。对参与采购活动的供应商，采购部门应进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。5.采购评审：采购部门组织相关专家和人员对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，按照评标标准确定中标供应商或成交供应商。6.合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。7.采购验收：采购项目完成后，请购部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收合格后，采购部门应办理付款手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商签订。合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律顾问进行合法性审查。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，提供符合质量标准的货物、工程或服务。2.采购需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，及时向采购部门反馈合同履行过程中出现的问题。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照学校规定办理相关审批手续。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商解除合同，并按照学校规定办理相关审批手续。解除合同后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在处理合同纠纷过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。同时，应积极配合学校法律顾问做好纠纷处理工作。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由采购需求部门的专业技术人员、使用人员、财务人员等组成，人数应不少于三人。2.验收小组应明确分工，确保验收工作的顺利进行。验收小组组长应由采购需求部门负责人担任，负责验收工作的组织和协调。（二）验收依据1.采购验收应依据采购合同、采购文件、国家相关标准和规范等进行。2.采购合同应明确采购项目的验收标准和验收方法。采购文件应包括采购项目的技术规格、质量要求等内容，作为验收的重要依据。国家相关标准和规范是采购项目验收的基本要求，验收小组应严格按照执行。（三）验收程序1.验收小组应在收到供应商提交的货物、工程或服务后，及时组织验收。验收前，验收小组应熟悉采购合同、采购文件等相关资料，明确验收标准和验收方法。2.验收小组应按照验收标准和验收方法，对采购项目的数量、规格、质量、性能等进行逐一检查。验收过程中，应做好记录，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。验收报告一式多份，分别送采购部门、财务部门、采购需求部门等相关部门备案。4.如验收不合格，验收小组应及时通知供应商限期整改。整改完成后，供应商应重新提交验收申请，验收小组应再次组织验收。如多次验收不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件和资料，主要包括：1.采购申请表、采购审批文件。2.采购文件，如采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。3.供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等。4.采购评审记录，如评标报告、谈判记录、询价记录等。5.采购合同及相关变更协议。6.采购验收报告。7.其他与采购项目有关的文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应采用纸质和电子两种形式保存。纸质档案应装订成册，妥善保管在专门的档案柜中。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。3.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为五年，重要采购项目的档案保管期限为十年。（三）档案查阅与借阅1.本校各部门、各学院因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.外单位因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应按照学校规定办理相关手续，并由采购部门指定专人陪同查阅。3.本校人员因工作需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过一周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自涂改、损毁档案。八、监督与考核（一）监督检查1.监察、审计等部门应定期对采购业务进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用效益等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查过程中，应查阅相关文件和资料，询问相关人员，实地查看采购项目实施情况等。3.对监督检查中发现的问题，监察、审计等部门应及时下达整改通知书，要求采购部门和相关人员限期整改。整改完成后，采购部门应将整改情况书面报告监察和审计部门。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权进行投诉。投诉应采用书面形式，明确投诉事项、投诉理由和投诉要求，并提供相关证据材料。2.采购部门收到投诉后，应及时进行调查核实。如投诉事项属实，应按照学校规定对相关责任人进行处理，并将处理结果书面通知投诉人。3.投诉人对采购部门的处理结果不满意的，可以向学校监察、审计等部门提出申诉。学校监察、审计等部门应及时受理申诉，并进行调查处理。（三）考核评价1.学校应建立采购业务考核评价制度，对采购部门和采购需求部门的采购工作进行考核