湖南政府采购内控制度

PAGE湖南政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强湖南政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益原则：在确保采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。3.公开透明原则：采购信息应依法公开，采购过程应接受社会监督。4.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的市场环境。5.公正原则：采购活动应公正对待所有参与方，维护各方合法权益。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应按照财政部门要求，结合本单位事业发展规划和工作实际需要，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、采购金额等内容，并按照规定的预算编制格式和要求进行填报。3.采购预算应根据市场价格变化等因素进行动态调整，确保预算的准确性和合理性。（二）采购计划制定1.采购人应根据批准的采购预算，制定年度政府采购计划。采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照规定的时间节点报送财政部门备案。财政部门对采购计划进行审核，确保采购计划符合法律法规和政策要求。3.采购人应严格按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。确需变更的，应按照规定程序报经财政部门批准。三、采购活动管理（一）采购方式选择1.采购人应根据采购项目的性质、特点和金额大小等因素，依法选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。2.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。5.采用竞争性磋商方式采购的，采购人应成立磋商小组，与不少于三家的供应商进行磋商。6.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。7.采用单一来源采购方式的，采购人应在符合法定条件的供应商中确定成交供应商，并将采购项目信息和成交情况在省级以上财政部门指定的媒体上公示。（二）采购文件编制1.采购人应根据采购项目的特点和需求，编制完整、准确、规范的采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性条款，确保采购项目的质量和性能符合采购人的要求。3.采购人应组织对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。采购文件审核通过后，方可发布或发出。（三）采购程序执行1.采购人应按照采购文件规定的程序组织实施采购活动。采购活动应包括发布采购公告（邀请书）、发售采购文件、接收投标（响应）文件、开标（谈判、磋商、询价）、评标（评审）、定标、签订采购合同等环节。2.在采购活动过程中，采购人应严格遵守法律法规和采购文件规定的时间节点和程序要求，确保采购活动的顺利进行。3.采购人应建立采购活动记录制度，对采购活动的全过程进行记录，包括采购项目名称、采购方式、采购日期、采购程序、参与采购活动的供应商名单、评标（评审）委员会成员名单、中标（成交）供应商等内容。采购活动记录应妥善保存，以备查阅。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、交货（服务）时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.采购人应组织对政府采购合同进行审核，确保合同条款符合法律法规和采购文件要求。合同审核通过后，方可签订。（二）合同履行1.采购人应按照政府采购合同约定，及时向中标（成交）供应商支付采购资金。采购人不得无故拖欠或拒绝支付采购资金。2.中标（成交）供应商应按照政府采购合同约定，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。中标（成交）供应商不得擅自变更合同内容或拒绝履行合同义务。3.在合同履行过程中，采购人应加强对合同执行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购人应按照政府采购合同约定的验收标准和方法，对中标（成交）供应商提供的货物、工程或服务进行验收。2.采购人应成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组应由采购人代表和相关技术、经济等方面的专家组成。验收小组应按照规定的程序和方法进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的，采购人应按照合同约定支付采购资金；验收不合格的，采购人应要求中标（成交）供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权解除合同，并依法追究中标（成交）供应商的违约责任。五、采购监督管理（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。采购人应成立内部监督机构，负责对采购活动进行全程监督。2.内部监督机构应定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序执行情况、采购文件编制情况、采购合同签订和履行情况等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.采购人应加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和法律意识。采购人员应严格遵守法律法规和采购制度规定，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（二）财政监督1.财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，建立健全政府采购监督检查制度。财政部门应定期对采购人的政府采购活动进行检查，重点检查采购预算执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、采购合同签订和履行情况等。2.财政部门应加强对政府采购评审专家的管理，建立健全评审专家库和评审专家管理制度。评审专家应严格遵守评审工作纪律，客观公正地进行评审。财政部门应加强对评审专家的监督检查，对违反评审工作纪律的评审专家，应依法予以处理。3.财政部门应加强对政府采购信息公开的监督管理，确保采购信息依法公开。采购人应按照规定在省级以上财政部门指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标（成交）公告等。财政部门应定期对采购信息公开情况进行检查，对未按规定公开采购信息的采购人，应依法予以处理。（三）社会监督1.政府采购活动应接受社会监督。任何单位和个人有权对政府采购活动中的违法行为进行举报和投诉。财政部门应设立举报和投诉渠道，及时受理和处理举报和投诉事项。2.财政部门应加强对举报和投诉事项的调查处理，对查证属实的违法行为，应依法予以处理，并将处理结果向社会公开。3.采购人应积极配合财政部门和其他有关部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对拒绝配合监督检查工作的采购人，财政部门应依法予以处理。六、采购档案管理（一）档案收集1.采购人应按照规定收集政府采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、投标（响应）文件、评标（评审）报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案资料的真实性和有效性。（二）档案整理1.采购人应按照档案管理的要求，对收集的采购档案进行整理。档案整理应按照文件资料的类别、时间顺序等进行分类、编号、装订，确保档案资料的整齐、规范。2.采购档案整理应建立档案目录，便于查阅和管理。档案目录应包括档案名称、编号、日期、保管期限等内容。（三）档案保管1.采购人应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全保管。2.采购档案保管期限应按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为十五年，重要采购项目的档案保管期限为三十年。3.采购人应定期对采购档案进行检查和维护，确保档案资料的完整性和可读性。对损坏或变质的档案资料，应及时进行修复或复制。（四）档案查阅1.采购人应建立采购档案查阅制度，明确档案查阅的范围、程序和要求。2.内部人员查阅采购档案，应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。查阅申请表应包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。3.