检察院档案工作责任制度

PAGE检察院档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强我院档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在检察工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合我院实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于我院各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范和责任界定。（三）基本原则1.统一领导原则：档案工作实行集中统一领导，由院办公室负责统筹协调全院档案工作。2.分级管理原则：按照档案的形成领域和保管期限，实行分级管理，确保档案管理的有效性和针对性。3.完整准确原则：各部门及工作人员应确保档案材料的真实、完整、准确，全面反映检察工作的历史全貌。4.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案工作职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全院档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，定期对档案工作进行总结和评估。3.集中统一管理全院各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.指导各部门的档案工作，组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全院工作人员的档案意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务质量。6.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施和设备，确保档案的安全存放。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确，并按照规定的时间和要求向院办公室移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，指导本部门工作人员做好文件材料的收集和整理工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案转借、转让或带出本院。4.积极配合院办公室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料，支持全院各项工作的开展。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律和职业道德，保守档案机密。2.认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理的各项技能。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等具体工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。4.做好档案库房的日常管理工作，定期检查档案的保管状况，及时发现和处理档案保管中存在的问题。5.积极参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护，为档案利用提供便捷高效的服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本院工作相关的文件、指示、通知等。2.本院在履行检察职能过程中形成的各类文件材料，包括法律文书、工作记录、案件卷宗、会议纪要、统计报表等。3.本院工作人员在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如调研报告、经验总结、学术论文等。4.反映本院历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。5.其他与本院工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失。4.各部门应定期将收集的文件材料移交院办公室，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保密和保管，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、诉讼档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，以便于查阅和检索。目录应准确反映档案的内容和排列顺序。四、档案鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本院实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案工作人员和相关业务部门负责人组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判定其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，确定其价值。3.效益评估法：从档案对本院工作的现实利用价值和历史研究价值等方面进行评估，确定其保管期限。（四）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为15年以下。五、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架上，便于查找和管理。2.对于珍贵档案、易损档案和电子档案等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份、加密存储等。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置和编号，便于快速查找档案。（三）库房管理1.档案库房应指定专人负责管理，严格遵守库房管理制度，非库房管理人员未经允许不得进入库房。2.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行，及时发现和处理档案保管中存在的问题。3.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁、通风良好，防止档案受到污染和损坏。4.严格控制库房的温湿度，根据档案保管的要求，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和政策规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务大局原则：围绕本院工作中心，积极主动地为检察业务工作和其他各项工作提供档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案泄密。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他司法机关及有关单位因工作需要查阅、借阅档案。3.公民、法人和其他组织因涉及自身合法权益等特殊原因，按照规定查阅、借阅档案。（三）利用程序1.申请：利用者填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、查阅范围等内容，并提交相关证明材料。2.审批：由档案管理部门负责人对利用申请进行审批，批准后出具《档案利用审批单》。3.查阅：利用者凭《档案利用审批单》到档案库房查阅档案，档案管理人员应在现场监督，确保档案的安全和完整。4.借阅：如需借阅档案，利用者应填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还时间等内容，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。5.归还：利用者应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、利用者姓名、利用目的、查阅档案名称、查阅范围、借阅期限等情况进行详细登记，以便于统计和查询。七、档案统计与移交（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况。2.档案库房的设施设备运行情况。3.档案工作人员的业务培训和工作业绩等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作的各项数据进行记录和统计。2.利用档案管理软件，对档案信息进行数字化管理和统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对统计数据进行分析和总结，为档案管理工作的决策提供依据。（四）档案移交1.本院撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给上级主管机关或同级国家综合档案馆。2.工作人员调动工作时，应将本人保管的档案材料整理齐全，移交给所在部门的档案管理人员。八、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务质量。2.建立档案信息资源共享平台，为本院工作人员和社会公众提供便捷的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本院档案管理工作的档案管理软件，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的在线查询、借阅、下载等功能，为本院工作人员和社会公众提供便捷的档案信息服务。4.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术手段，确保档案信息的安全和保密。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的法律法规和标准规范，确保建设工作的合法性和规范性。2.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案工作人员的信息化业务水平和操作技能。3.加大档案信息化建设投入，保障档案信息化建设所需的设备、软件、网络等硬件设施。九、监督与考核（一）监督检查1.院办公室定期对各部门的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集