某燃气公司档案管理制度

PAGE某燃气公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强某燃气公司（以下简称“公司”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导。各单位应指定专人负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司综合管理部的业务指导。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面涵盖公司生产、经营、管理等各个方面的活动，保证档案的完整性。4.系统性原则档案应按照一定的分类标准和方法进行整理，保持档案之间的有机联系，形成系统的档案体系。5.安全性原则档案管理应采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）定义1.档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。2.归档是指各单位将办理完毕、具有保存价值的文件材料按照规定的范围、程序和要求移交公司档案管理部门集中保管的过程。3.档案利用是指通过各种方式和途径，为公司各项工作提供档案信息服务，满足公司生产、经营、管理等方面的需求。二、档案管理机构及职责（一）公司档案管理机构公司设立综合管理部作为档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。综合管理部配备专职档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各单位档案管理工作进行考核评价。3.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.负责公司档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案信息服务。5.负责公司档案管理设施设备的建设、维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。6.负责组织公司档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（三）各单位档案管理职责1.各单位应明确本单位档案管理工作的分管领导和具体责任人，负责本单位档案管理工作的组织领导和具体实施。2.各单位应建立健全本单位档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。3.各单位应按照公司档案管理部门的要求，负责本单位各类文件材料的收集、整理、保管和移交等工作，确保本单位档案的完整、准确、系统和安全。4.各单位应积极配合公司档案管理部门开展档案管理工作，及时提供档案管理所需的相关资料和信息。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级机关文件材料包括上级机关颁发的与公司有关的文件、指示、规定、通知等。2.公司文件材料包括公司制发的各类文件、决议、决定、规划、计划、总结、报告、通知、通报、会议纪要等。3.公司内部机构文件材料包括各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司在工作中形成的文件材料，如部门工作计划、工作总结、业务报表、合同协议、技术文件、财务报表等。4.公司员工文件材料包括员工个人在工作中形成的重要文件材料，如工作证、劳动合同、学历证书、职称证书、获奖证书等。5.公司业务活动文件材料包括公司在生产、经营、管理等业务活动中形成的文件材料，如工程建设项目文件、生产运行记录、市场营销资料、客户服务档案等。6.公司财务文件材料包括公司财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等。7.公司声像档案包括公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。8.其他具有保存价值的文件材料（二）档案收集要求1.各单位应按照档案收集范围，及时收集本单位在工作中形成的各类文件材料，并确保文件材料齐全、完整。2.各单位应定期对本单位的文件材料进行清理和核对，发现问题及时整改。3.各单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和妥善保管。4.对于重要文件材料，各单位应采取复印、扫描等方式进行备份，并及时移交公司档案管理部门。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）档案整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类、声像档案类等类别。2.编号装订对每一份档案进行编号，并按照编号顺序进行装订。装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。档案目录应清晰、准确，便于检索和利用。四、档案的保管（一）档案保管场所公司档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放公司各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）档案保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，以保证档案的安全保管。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在档案库房内吸烟、存放易燃、易爆物品等。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得擅自将档案带出库房。5.对于电子档案，应采取备份存储、数据加密等措施，确保电子档案的安全保管。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则档案鉴定工作应坚持全面的历史观点，从公司的实际情况出发，准确判定档案的价值，确保档案的鉴定工作客观、公正、科学。（二）档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作领导小组，由公司分管领导担任组长，综合管理部、财务部、审计部等相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展公司档案的鉴定工作，审定档案鉴定结果。（三）档案鉴定标准1.凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司各项工作具有查考利用价值的，涉及公司权益和利益的，具有一定保存价值的文件材料，均应予以保存。2.凡是不具备保存价值的文件材料，如已过保存期限且无查考利用价值的文件、重复文件、一般性文件等，经鉴定后可予以销毁。（四）档案鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出档案鉴定意见，编制档案鉴定清册。2.档案鉴定工作领导小组对档案鉴定清册进行审核，确定档案的存毁范围。3.对拟销毁的档案进行登记造册，经公司分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。（五）档案销毁1.档案销毁应指定专人负责，并在档案销毁清册上签字确认。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并将记录保存备查。六、档案的利用（一）档案利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全。（二）档案利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅、借阅档案的。2.公司员工因个人工作需要查阅、借阅档案的。3.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，须经公司综合管理部批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（三）档案利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门查阅。外单位人员查阅档案，须提前提交查阅申请，经公司综合管理部批准后，由档案管理人员提供查阅服务。2.借阅公司内部人员借阅档案，须填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。外单位人员借阅档案，须经公司综合管理部批准，并按照规定缴纳押金后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须重新办理审批手续。（四）档案利用要求1.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化对公司各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案管理信息系统建设开发建设公司档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，