印章使用管理制度

印章使用管理制度第一章总则印章作为单位权力与信誉的象征，其规范使用与妥善管理对于维护单位正常运营秩序、保障单位合法权益至关重要。为进一步加强印章管理，明确用印权限与责任，杜绝违规用印行为，确保印章使用的严肃性与安全性，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章及其他各类业务专用章的申领、刻制、保管、使用、变更、停用与销毁等管理工作。全体员工均须严格遵守本制度规定，规范用印行为。第二章印章的种类与制作单位印章主要包括以下几类：单位公章，用于对外正式文件、函件、证明等；合同专用章，用于各类经济合同的签署；财务专用章，用于财务收支、票据结算等相关业务；法定代表人章，通常与财务专用章配合使用，或用于法定代表人授权的特定业务；以及因工作需要设立的其他业务专用章，如人事专用章、项目专用章等。各类印章的刻制均须履行严格的审批程序。由需求部门提出申请，详细说明印章的名称、用途、保管部门及建议刻制数量，经单位相关领导批准后，由指定部门（通常为行政部或办公室）统一到公安机关指定的正规刻章单位办理刻制手续。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制印章。新印章刻制完成后，应由指定部门负责登记、留样备案，并发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围及保管责任人。第三章印章的保管印章保管实行“专人负责、专柜存放、严格保密”的原则。各类印章须指定责任心强、工作严谨的专人负责保管。保管人员名单应报单位指定部门备案。不同类型的印章应根据其重要性和使用频率，采取相应的保管措施。原则上，单位公章、合同专用章、财务专用章等核心印章应存放于带锁的保险柜或专用文件柜内，钥匙由保管人妥善保管，不得随意交由他人代管或带出办公场所。印章保管人员应切实履行保管职责，确保印章安全。下班前须检查印章是否归位锁好。如遇保管人员出差、休假或其他特殊情况需临时交接印章时，必须办理严格的交接手续，明确交接双方的责任，并经部门负责人批准。第四章印章的使用与审批使用印章必须基于真实、合法的业务需求，严格遵循“先审批、后用印”的原则。任何未经审批或不符合规定的用印申请，保管人员有权拒绝。用印审批权限根据印章类型及用印事项的重要程度设定。一般而言，单位公章的使用需经单位主要负责人或其授权的分管领导审批；合同专用章的使用需经相关业务部门负责人及法务（如有）审核，并报分管领导或主要负责人审批；财务专用章的使用则须遵循财务管理制度的规定，由财务负责人或其授权人员审批。具体审批流程及权限由单位根据实际情况另行制定细则。用印时，保管人员应对用印文件的内容、审批手续的完整性和合规性进行认真核对。确认无误后方可用印。用印位置应恰当、清晰，印迹应完整、端正。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、审批手续不全的文件上加盖印章。如确因特殊业务需要在特定格式的空白凭证上预盖章（如银行票据），须经单位最高负责人特批，并严格控制数量，使用后及时核销。对外提供的证明、函件等用印文件，原则上应有存根或复印件留存。重要合同、协议等文本，应确保正文与附件内容一致，份数齐全。第五章用印登记建立健全用印登记制度。每次用印均须在《印章使用登记表》中详细记录，包括用印日期、用印部门、用印人、文件名称或事由、文件编号、审批人、用印数量、印章名称等信息。登记应清晰、准确、完整，以备查验。《印章使用登记表》应由印章保管人员负责填写和保管，定期（如每月）整理归档。第六章印章的变更、停用与销毁因单位名称变更、印章损坏、遗失或机构调整等原因需要更换或停用印章时，应及时办理相关手续。停用的旧印章应及时交回单位指定部门封存或销毁。印章遗失或被盗，保管人员应立即向本部门负责人和单位指定部门报告，并迅速采取补救措施，如必要时应向公安机关报案并登报声明作废，以避免或减少单位损失。对于确定停用或作废的印章，应由单位指定部门统一登记造册，经单位负责人批准后，按照规定程序予以销毁。销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录。第七章责任追究对于严格遵守本制度，认真履行印章管理职责，有效避免单位损失的，单位可给予适当表彰或奖励。凡违反本制度规定，擅自刻制、使用、出借、复制、涂改、伪造印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，或在印章使用中玩忽职守、滥用职权，造成单位名誉受损或经济损失的，将根据情节轻重和所造成后果的严重程度，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则