建设工程建设单位档案管理制度

PAGE建设工程建设单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强建设工程建设单位档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运营维护及后续相关工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本建设单位所负责的各类建设工程项目档案管理工作，包括新建、改建、扩建等工程项目。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责（一）建设单位档案管理部门职责1.负责制定和完善建设工程档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划建设工程档案管理工作，明确各阶段档案管理的任务和要求。3.对建设工程各参建单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。4.收集、整理、保管建设工程过程中形成的各类档案资料，确保档案的安全和完整。5.组织档案的鉴定、销毁工作，对已超过保管期限且无保存价值的档案进行清理。6.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用，并做好登记工作。7.推动档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织协调，确保档案管理工作与项目建设同步进行。2.督促项目各参建单位按照档案管理要求及时整理、移交档案资料。3.对项目档案的完整性、准确性负责，审核项目档案资料。（三）各参建单位职责1.施工单位负责收集、整理施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术资料、工程质量保证资料、施工安全资料等。按照档案管理要求进行分类、组卷，确保档案资料的规范、完整。在工程竣工验收前，将整理好的档案资料移交建设单位。2.监理单位负责审核施工单位报送的档案资料，对不符合要求的及时提出整改意见。收集、整理监理过程中形成的文件资料，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。协助建设单位做好工程档案的验收工作，对档案资料的真实性、准确性进行把关。3.勘察设计单位负责提供勘察设计过程中形成的文件资料，包括勘察报告、设计图纸、设计变更等。确保所提供的档案资料符合国家相关标准和规范要求。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件项目建议书及批复文件。可行性研究报告及批复文件。环境影响评价报告及批复文件。项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等相关证件。2.勘察设计文件勘察报告、设计图纸、设计变更通知等。设计交底、图纸会审记录。3.施工文件施工组织设计、施工方案。技术交底记录。工程定位测量、放线记录。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告。隐蔽工程验收记录。分项、分部工程质量验收记录。工程质量事故及处理记录。施工日志。4.监理文件监理规划、监理细则。监理月报、监理周报。监理通知单、监理工作联系单。工程暂停令、复工令。质量、安全监理检查记录。5.竣工验收文件单位工程竣工验收报告。工程竣工验收备案表。工程质量保修书。工程竣工决算报告。工程声像、电子档案资料，如工程照片、录像、电子文档等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整。2.档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.对电子文件应采用耐久性好的载体进行存储，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（四）整理方法1.按照建设工程文件归档规范的要求，对收集到的档案资料进行分类，一般分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等几大类。2.每大类再根据具体内容进行细分，如施工文件可分为建筑工程、安装工程等小类。3.对每一份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件的题名、日期、编号等信息。4.按照卷内文件排列顺序，依次装订成册，编制页码，填写卷皮，形成完整的案卷。四、档案保管（一）保管场所1.建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案类别、年度、项目等顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种载体，分别存放于不同地点，并定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.声像档案应按照类别整理存放，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化处理，以便长期保存和利用。（三）档案保管期限1.建设工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案主要包括工程立项、可行性研究、环境影响评价等项目前期文件，以及工程竣工验收备案表、工程质量保修书等重要文件。长期保存的档案一般为工程建设过程中的重要文件，如施工技术资料、监理文件等，保管期限为20年。短期保存的档案为一般性文件，保管期限为5年。2.档案保管期限应根据国家相关规定和建设工程的实际情况确定，并在档案整理过程中明确标注。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事故发生。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，采取必要的防护措施，如安装防火门、防虫药、防盗报警装置等。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织建设单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业技术人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去利用价值，如是否已被新的文件替代、是否与现行政策法规无关等。3.考虑档案的完整性和准确性，对存在问题的档案进行综合评估。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，列出清单，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。4.档案鉴定小组对销毁清册进行审核，经建设单位负责人批准后实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，并对存储载体进行物理破坏。3.声像档案的销毁可根据实际情况采用相应的方法，如销毁磁带、光盘等载体。（五）销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，记录应妥善保存。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅本单位建设工程档案的，应持单位介绍信，填写档案借阅申请表，经建设单位档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对档案进行清点、核对，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）查阅、借阅登记档案管理部门应建立查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅人员的姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、归还时间等信息，以便查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立建设工程档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和准确性，方便档案的查阅和共享。3.确保档案信息的安全，防止信息泄露和丢失。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件。对扫描图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像清晰、完整。对电子图像文件进行分类、命名、标注，建立电子档案数据库。2.档案录入将档案的题名、日期、编号、内容摘要等信息录入档案管理信息系统，建立索引目录。对电子档案进行挂接，实现电子档案与纸质档案的关联。3.档案检索与利用利用档案管理信息系统的检索功能，快速查找所需档案信息。提供在线查阅、下载、打印等服务，方便用户利用档案。4.档案安全管理采用数据加密、用户认证、访