学院档案室管理工作制度

PAGE学院档案室管理工作制度一、总则（一）目的为加强学院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学院档案室负责集中管理全院各类档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。归档的文件材料应真实反映学院各项工作的实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理学院在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为学院各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学院设立档案室，直属学院办公室领导，配备专职档案管理人员，负责全院档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案管理工作制度和实施细则，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管全院各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，积极开发档案信息资源，为学院各项工作提供档案信息服务。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记和统计工作，及时催还到期档案。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作，确保档案的质量。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设施，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院师生的档案意识和档案管理水平。8.完成学院领导交办的其他有关档案管理的工作任务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。2.按照学院档案管理规定，定期向档案室移交本部门的档案，并办理交接手续。3.协助档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供本部门相关档案信息。4.接受档案室的业务指导和培训，不断提高本部门档案管理工作水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类学院档案分为党群、行政、教学、科研、学生、基建、设备、出版、外事、财会等十大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学院党委、工会、团委等组织形成的各类文件材料。2.行政类：涵盖学院行政工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划与总结等。3.教学类：涉及教学管理、教学实践、课程建设、教材编写等方面的文件材料。4.科研类：包括科研项目申报、研究成果、学术交流等相关档案。5.学生类：学生学籍管理、奖惩、就业等方面的文件材料。6.基建类：学院基本建设项目的规划、设计、施工等过程中形成的档案。7.设备类：教学、科研、行政等设备的购置、验收、使用、维护等档案。8.出版类：学院出版的各类刊物、著作、教材等相关档案。9.外事类：学院对外交流合作、外事活动等方面的文件材料。10.财会类：学院财务工作中形成的各类会计凭证、账簿、报表等档案。（二）档案编号1.每大类档案根据其内容特点和形成时间顺序进行细分，并编制相应的二级类目代码。2.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023XJ001，表示2023年形成的基建类第1份档案。3.编号应保持唯一性和系统性，便于档案的管理、检索和统计。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学院各部门、各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.学院教职员工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案。3.学院学生在学习、社会实践、社团活动等过程中形成的各类档案。4.学院与上级主管部门、其他单位往来的文件材料，以及学院参加各类会议、培训等活动带回的资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的文件材料，确保归档材料的完整性和准确性。2.文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，禁止使用铅笔、圆珠笔书写。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.根据文件的内容、性质和保管期限进行分类整理，便于管理和利用。3.整理后的档案应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则进行组卷，卷内文件应保持相对独立和完整。3.编页号：对卷内文件进行编号，编号应连续、准确，并标注在文件的右上角。4.编目：填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。5.装订：去除卷内文件的金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐牢固。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并向档案室移交。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）移交手续1.各部门向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止时间等信息。2.档案室对移交的档案进行认真核对，确认无误后，双方在档案移交清单上签字盖章，完成交接手续。六、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，定期进行检查和维护。2.保持库房清洁卫生，定期通风换气，控制库房温度和湿度，确保档案保存环境适宜。3.严格执行库房安全管理制度，严禁无关人员进入库房，做好防火、防盗、防潮等工作，确保档案安全。七、档案的利用（一）利用范围1.学院内部各部门因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.学院教职员工因个人业务需要查阅本人业务档案。3.学生因学籍管理、就业等需要查阅本人档案。4.因工作需要，经学院领导批准，外部单位可查阅学院相关档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案室根据查阅申请表进行审核，批准后安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。（三）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅进行详细登记，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合学院实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学院办公室负责人、档案室管理人员以及相关部门业务骨干组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案保管期限表，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息，并由鉴定工作小组负责人签字确认。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。4.销毁后的档案销毁清册应妥善保管，以备查考。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学院档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.按照档案管理信息系统的要求，对数字化档案进行分类、著录、标引等处理，建立档案数据库。（三）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.系统应提供多种检索方式，方便用户快速准确地查找所需档案信息。3.具备权限管理功能，不同用户根据其职责和权限访问相应的档案信息。（四）数据安全1.加强档案管理