地测防治水档案管理制度

PAGE地测防治水档案管理制度一、总则（一）目的为加强地测防治水档案管理，确保地测防治水工作资料的完整性、准确性和规范性，为煤矿安全生产提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所属各煤矿及相关地测防治水工作部门。（三）依据本制度依据《中华人民共和国安全生产法》、《煤矿安全规程》、《煤矿防治水规定》以及相关行业标准制定。（四）管理原则地测防治水档案管理遵循集中统一、分级管理、分类归档、安全保密的原则。二、档案管理职责（一）地测防治水部门职责1.负责制定地测防治水档案管理的具体实施细则。2.组织收集、整理、归档地测防治水工作中形成的各类文件、资料、图表等。3.对地测防治水档案的完整性、准确性进行审核把关。4.定期对档案进行检查、维护，确保档案安全。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、分类、编目、上架、保管等。2.按照规定的程序办理档案的查阅、借阅、复印等手续。3.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门地测防治水相关资料的收集、整理，并定期移交地测防治水部门。2.在开展地测防治水工作过程中，应严格按照档案管理要求，及时形成并妥善保管相关资料。三、档案分类与编号（一）档案分类1.地质勘探类档案：包括地质勘查报告、地质图纸、钻孔资料等。2.测量类档案：包括测量原始记录、测量成果图、控制点资料等。3.防治水类档案：包括水文地质报告、矿井涌水量观测资料、防排水设施设计及运行记录等。4.地测防治水技术总结类档案：包括年度地测防治水工作总结、专项技术总结等。5.其他类档案：与地测防治水工作相关的其他文件、资料。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的形式。年份为四位数字，类别代码根据档案分类设置，顺序号为三位数字。例如：2023DZ001，表示2023年地质勘探类档案的第1份。四、档案收集与整理（一）收集范围1.地测防治水工作中形成的各类原始记录、报表、图纸、报告、总结等。2.上级主管部门下发的与地测防治水工作相关的文件、通知、标准等。3.与地测防治水工作有关的会议记录、纪要、协议等。4.地测防治水设备的采购合同、使用说明书、维护记录等。（二）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将相关资料移交地测防治水部门，移交时应填写资料移交清单。2.资料移交清单应包括资料名称、数量、移交日期、移交部门、移交人等信息。3.地测防治水部门应定期对收集到的资料进行检查，确保资料齐全、完整。（三）整理方法1.对收集到的资料进行分类，按照档案分类标准进行归类。2.对每份资料进行编号，并编制目录。目录应包括资料编号、名称、日期、来源部门等信息。3.对图纸资料应进行折叠、装订，使其规格统一，并在图纸上加盖档案章。4.对电子文档应进行备份，并按照规定的命名规则进行命名，确保电子文档与纸质文档内容一致。五、档案归档与保管（一）归档程序1.整理好的档案资料应由档案管理人员进行审核，审核无误后进行归档。2.归档时应按照档案类别、编号顺序进行排列，并装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上应标明档案类别、编号范围等信息。（二）保管期限1.地质勘探类档案中的地质勘查报告等重要资料保管期限为长期。2.测量类档案中的测量成果图等保管期限为长期。3.防治水类档案中的水文地质报告等保管期限为长期。4.地测防治水技术总结类档案保管期限为长期。5.其他类档案根据其重要程度和实际需要确定保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.对重要档案应采取备份保管措施，防止档案损坏、丢失。4.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。六、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交地测防治水部门负责人审批。3.地测防治水部门负责人审批通过后，档案管理人员根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅档案名称、查阅目的等信息。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交地测防治水部门负责人审批。3.地测防治水部门负责人审批通过后，档案管理人员与借阅人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅协议应包括借阅档案的名称、编号、借阅期限、归还日期、保密要求等内容。4.借阅人应按照协议约定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。（三）查阅与借阅限制1.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需长期借阅，应经地测防治水部门负责人批准。3.查阅和借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。如需复制档案，应按照规定的程序办理审批手续。4.涉及机密级以上的档案，查阅和借阅应严格按照保密规定执行，确保档案信息安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由地测防治水部门负责人担任组长，档案管理人员、相关技术人员为成员。（二）鉴定标准根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对保管期限已满且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告。鉴定报告应包括档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。2.档案鉴定报告经地测防治水部门负责人审核签字后报公司分管领导审批。3.经审批同意销毁的档案，由档案管理人员填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。4.档案销毁清单经地测防治水部门负责人、公司分管领导签字后，在指定地点进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立地测防治水档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案内容录入信息化管理系统。录入的数据应准确、完整，与纸质档案内容一致。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。对档案信息的变更应及时进行更新，保证系统数据与实际情况相符。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.安装防病毒软件和防火墙，及时更新系统补丁，防范网络攻击和病毒感染。九、监督与考核（一）监督检查1.地测防治水部门应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.公司定期组织对各煤矿及相关部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案查阅借阅