医院档案管理制度及职责

PAGE医院档案管理制度及职责一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映医院各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集医院在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则对涉及医院机密、患者隐私等重要档案，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责医院档案的具体管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全医院档案管理制度和工作流程。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，维护档案的完整与安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.开展档案信息化建设，建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。5.积极开发档案信息资源，为医院管理、医疗、教学、科研等工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料，开展档案编研工作。6.组织开展医院档案工作的培训和宣传，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。7.对各科室、部门的档案工作进行指导、监督和检查，定期对档案管理工作进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施。8.负责医院档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。9.做好医院档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为医院决策提供数据支持。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类档案1.党组织建设档案包括医院党委、党支部的会议记录、工作计划、工作总结、党员名册、入党申请书、转正申请书、党费收缴记录等。2.宣传教育档案如医院开展的各类宣传活动资料、学习资料、培训教材、宣传报道稿件等。3.纪检监察档案涉及医院纪检监察工作的文件、通知、举报材料、调查处理记录等。（二）行政管理类档案1.医院行政文件上级主管部门下发的各类文件、医院制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、通知、通报等。2.行政管理工作档案包括医院行政会议记录、行政事务处理文件、行政办公设备管理档案、行政人员考核档案等。3.医院外事档案医院对外交流合作活动的文件、协议、邀请函、接待记录等相关资料。（三）医疗业务类档案1.医疗文书档案门诊病历、住院病历、诊断证明、检查检验报告、医嘱单、护理记录、手术记录、麻醉记录等各类医疗文书。2.医疗质量控制档案医院医疗质量管理制度、质量检查记录、医疗纠纷处理记录、医疗事故鉴定材料等。3.医疗科研档案科研项目立项申请书、研究方案、实验数据、科研成果鉴定材料、学术论文发表记录等。4.医疗教学档案教学计划、教学大纲、教案、实习带教记录、学生成绩考核记录等。（四）人事管理类档案1.员工个人档案员工入职登记表、履历表、学历证书、学位证书、职称证书、资格证书、劳动合同、考核评价材料、奖惩记录等。2.人事任免档案医院人事任免文件、任免审批表、考察材料等。3.员工培训档案员工培训计划、培训记录、培训考核成绩等。（五）财务管理类档案1.会计凭证原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿总账、明细账、日记账等。3.财务报表资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计档案内部审计报告、外部审计报告、审计工作底稿等。5.收费票据档案门诊收费票据、住院收费票据、退费票据等存根及相关记录。（六）设备物资类档案1.设备档案设备购置申请、采购合同、设备验收报告、设备说明书、设备维修记录、设备报废审批表等。2.物资档案物资采购计划、采购合同、物资入库单、物资领用记录、物资盘点记录等。（七）基建后勤类档案1.基建工程档案项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计图纸、施工承包合同、工程竣工验收报告等。2.后勤保障档案水电气暖供应记录、环境卫生管理记录、物资采购与供应记录、后勤设备维护记录等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各科室、部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案归档范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于上级主管部门下发的文件，应及时登记、签收，并按照要求进行传阅、传达和归档。3.医院员工在工作中形成的个人业务档案，如科研成果、学术论文等，应在规定时间内主动提交至档案管理部门。4.档案管理人员应定期对各科室、部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其内容的完整性，按照文件形成的时间顺序进行排列，去除无关的附件和重复的文件。3.对档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和查询。4.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制；对于电子文件，应进行格式转换和存储备份，确保档案信息的可读性和可利用性。五、档案保管（一）档案库房建设1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用标准的档案盒、档案柜进行存放，按照档案类别和保管期限进行分类排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等存储介质，一式多套，分别存放在不同的地点。同时，应建立电子档案管理制度，对电子档案的存储、传输、利用等进行规范管理。3.对重要的实物档案，如奖杯、证书等，应进行妥善保管，可采用专柜存放或制作专门的陈列展示设施。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映医院主要职能活动和历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是医院在一定时期内具有查考利用价值的重要文件和资料。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，是医院在日常工作中形成的一般性文件和资料。2.档案管理人员应根据档案的性质、内容和重要程度，准确确定档案的保管期限，并在档案整理过程中进行标注。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制非档案管理人员进入档案库房。2.定期对档案库房进行安全检查，检查档案的保管状况、设施设备运行情况等，及时发现并排除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，制定档案安全应急预案，定期进行演练。4.做好档案的保密工作，对涉及医院机密、患者隐私等重要档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。六、档案利用（一）利用原则1.医院档案的利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，为医院管理、医疗、教学、科研等工作提供支持和服务。2.利用档案时，应严格遵守档案保密制度，确保档案信息不被泄露。（二）利用方式1.查阅利用医院员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅利用因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室、部门负责人、档案管理部门负责人和医院分管领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。到期应及时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.复制利用对于需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人审核同意后，按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在科室、利用目的、档案名称及数量等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.医院应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关科室、部门的负责人和档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，综合考虑医院的实际情况，确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》。（二）档案销毁1.经鉴定小组审核通过的档案销毁申请，报医院分管领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关科室、部门人员的监