北京市小学档案管理制度

PAGE北京市小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京市小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本市小学实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内的所有小学。（三）档案定义本制度所称档案，是指小学在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。2.真实性原则档案应如实反映学校各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案内容的完整性。4.保密性原则对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构与人员（一）管理机构学校应设立综合档案室，作为学校档案管理的专门机构，负责集中统一管理全校档案。综合档案室在校长领导下开展工作，接受上级档案行政管理部门的监督、指导。（二）人员配备1.学校应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作。2.档案管理人员应保持相对稳定，确需调动时，应做好档案工作交接。（三）职责分工1.校长职责领导学校档案工作，将档案工作纳入学校整体发展规划，保障档案工作所需的经费、设备等条件。对学校档案工作进行监督、检查和指导，协调解决档案工作中的重大问题。2.档案管理人员职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，负责学校档案的日常管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的完整、准确、系统。负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。负责档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为学校各项工作提供档案信息服务。负责对学校各部门档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。3.各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。按照学校档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合档案室集中管理。积极配合综合档案室做好档案的开发利用工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤管理等方面形成的文件材料。3.教育教学类：包括学校教学计划、教学大纲、教材、教案、教学总结、学生成绩等教学业务文件材料，以及教育科研、师资培训、招生录取、学籍管理等方面形成的文件材料。4.学生管理类：包括学生入学、转学、休学、复学、毕业等学籍变动材料，学生奖惩、助学金发放、学生社团活动等学生管理文件材料。5.安全管理类：包括学校安全制度、安全检查记录、安全教育活动、突发事件处理等方面形成的文件材料。6.基建管理类：包括学校基本建设规划、设计图纸、工程预算、施工文件、竣工验收等方面形成的文件材料。7.设备管理类：包括学校教学设备、办公设备、后勤设备等固定资产的购置、使用、维护、报废等方面形成的文件材料。8.声像档案类：包括学校重大活动、教学实践、校园风貌等方面的照片、录像、录音等声像材料。9.电子档案类：包括学校在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库等电子档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的齐全、完整。2.档案收集责任人应定期对本部门档案进行整理，剔除重复、无用的文件材料，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制。3.对重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案材料的及时、完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案分类方案和编号规则。3.纸质档案应采用统一规格的档案盒、档案夹进行装订和装盒，电子档案应按照规定的格式和存储方式进行整理和存储。（四）整理方法1.分类按照档案的类别，将党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、安全管理类、基建管理类、设备管理类、声像档案类、电子档案类等进行分类。在每一类档案中，再按照年度、保管期限等进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别顺序号”的格式，如“2023行政001”表示2023年度行政管理类的第1份档案。电子档案的编号应与纸质档案编号相对应，便于查找和利用。3.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。如学校的重要文件、会议记录、教学改革成果、师资队伍建设资料、学生学籍档案等。2.长期保管凡是在相当长的时期内学校需要查考利用的档案，应长期保管。保管期限一般为16年至50年。如学校的一般性文件、教学计划、教案、学生成绩等。3.短期保管凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，应短期保管。保管期限一般为5年以下。如学校的临时性通知、一般性报表等。（四）档案鉴定1.学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员提出鉴定意见，经学校档案鉴定小组审核后，确定档案的存毁。2.档案鉴定小组应由学校领导、档案管理人员、相关部门负责人等组成。3.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经学校领导批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规，保障档案所有者的合法权益。2.服务学校中心工作原则档案利用应紧密围绕学校教育教学、管理等中心工作，为学校各项工作提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.学校内部利用学校领导、各部门工作人员因工作需要查阅、借阅档案。教师因教学、科研需要查阅、借阅相关档案。学生因学籍管理、综合素质评价等需要查阅、借阅本人档案。2.学校外部利用上级主管部门、有关单位因工作需要查阅、借阅学校档案。司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅、借阅学校档案。其他社会组织和个人因合法需要查阅、借阅学校档案。（三）利用手续1.学校内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.学校外部人员查阅、借阅档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经学校主管领导签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记。查阅、借阅人员应在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。如需复印、复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理手续。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等进行详细登记。档案利用登记应包括查阅申请表编号、查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、借阅期限、归还日期等内容。档案利用登记应定期整理归档，作为档案统计和分析的依据。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）建设内容1.档案数字化对学校现有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子数据，存储在档案信息化管理系统中。档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。2.档案信息化管理系统建设建立学校档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、报表生成等功能，方便档案管理人员和利用者使用。3.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术手段，确保档案信息的安全。制定档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全管理和维护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）制定学校档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。进行档案信息化建设需求调研，了解学校档案管理现状和利用需求。2.实施阶段（[具体时间区间2]）按照档案信息化建设规划和需求，开展档案数字化、档案信息化管理系统建设和档案信息安全保障体系建设等工作。组织档案管理人员进行培训，使其熟悉档案信息化管理系统的操作和使用。3.验收阶段（[具体时间区间3]）对档案信息化建设项目进行验收，检查项目建设是否达到预期目标，各项功能是否正常运行。总结档案信息化建设经验，完善档案信息化管理制度和流程。七、监督与检查（一）监督检查主体学校档案工作接受上级档案行政管理部门的监督、指导，同时学校应建立内部监督检查机制，定期对档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理机构和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案安全保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查学校应每年组织一次档案工作全面检查，对档案工作进行全面评估和总结。2.不定期