新时代背景下会展企业成本管理路径探索

摘要：近几年来，由于政策、市场和产业集群等诸多因素的作用，我国会展业开始呈现多样化的发展趋势，但随着会展行业的快速发展，会展产业内逐渐呈现供大于求的状况，使会展企业之间的竞争变得更加激烈，总体发展速率在缓慢下降。会展企业要想获得更大的经济效益和持续发展，就需要加强对自身成本的控制。本文首先介绍了新时代背景给会展企业成本管理带来的积极作用。其次，分析了新时代背景下会展企业成本管理的问题，如财务管理体系存在局限、成本预算和控制不到位、数据采集和分析不全面、供应链管理带来了新挑战、人才综合能力有待提高等。最后，从引进新的财务管理工具与技术、建立灵活的成本预算和控制机制、建设科学合理的数据采集系统、搭建完善的供应链合作伙伴网络、优化人才培养与管理体系五个方面，提出了新时代背景下会展企业成本管理路径，希望通过本文的研究能为同行业相关企业提供借鉴。关键词：新时代背景；会展企业；成本管理；路径引言会展业是市场经济的一个组成部分，以其独特的外溢效应为各个产业提供服务，无论是辐射或虹吸作用，都可以为当地工业经济带来良好的收益。我国会展业起步比较晚，但是由于产业集聚、市场需求等原因，会展业得到了快速发展。这一点可以从产业门类上表现出来，其展览数量和规模都在迅速增长，许多城市都将目标放在建设会展城市上。根据数据，目前国内已有8000多家会展组织，所涵盖的行业越来越广泛，已成为行业中最新产品、技术和服务的主要展示平台，其投入与支出也在迅速增加。在举办展会时，在场地租赁、搭建展台、宣传等方面都要投入较多成本，在创意、设计、管理和服务等方面，人力消耗也较大。近年来，随着国家高质量发展的需求，会展产业呈现多样化的发展趋势，但增速却在不断下降，使得会展企业竞争越来越激烈，同时，由于展会运作过程的复杂性，使得成本控制变得更加困难。所以，在会展企业中，如何有效控制好成本，使其在运营中取得良好效果，是亟待解决的问题。一、新时代背景下会展企业成本管理带来的积极作用（一）降低了营销成本首先，在新时代背景下，企业可通过多种新方式、新途径准确地找到目标顾客，从而降低广告成本，提升市场营销效率。其次，在新时代背景下，由于数字经济的迅猛发展，企业网上宣传和线下活动能够较好地结合，让会展企业可以更好地与潜在顾客展开交互与交流，提高顾客参与程度和忠诚度。另外，数字经济也为会展企业提供了虚拟展示、网上展示等服务，降低了实际营销成本，并扩展观众群体，提升市场营销效率。（二）提高供应链管理效率首先，在新时代背景下，使用数字技术和web平台，使会展企业能与供应商展开全面的信息沟通和交流，有效拓展信息获得渠道，降低信息获取成本。其次，新时代背景下，各项技术引进和应用能为企业及时开展供应链数据监测提供技术支持，使企业制定更符合自身发展的供应链，从而减少物流费用与库存费用。（三）减少场地租赁成本传统会展活动要租用较大的场地，这也是各大会展企业的一项主要开支。但利用数字化技术与网络平台，会展企业无需租用实物场馆就能进行网上展示与虚拟展示，这极大地减少场地的租用费用。同时，由于新时代背景下，虚拟现实、AR等技术的出现，为展商与参观者提供了虚拟展示与交流方式，从而节约大量的场馆租金[1]。二、新时代背景下会展企业成本管理的问题（一）财务管理体系存在局限首先，传统财务管理系统已难以适用新时代背景下企业财务管理的需求，其主要功能集中于信息收集、财务信息处理方面，难以实现对各项数据的高效分析，导致企业在开展各项业务活动过程中，没有可靠的数据分析做支撑，无法对成本投入有清晰全面的认识和了解，也无法形成对成本效益的有效评估。其次，传统财务管理系统无法做到对实时数据的及时分析，只能对以往历史数据展开分析整理，难以适应新时代背景下日益变换的市场环境及压力剧增的企业经营，对成本控制难以提供有效数据，企业无法及时作出正确决策[2]。（二）成本预算和控制不到位在经过了几年高速发展之后，整个会展产业已经从粗放发展转向了精细管理。但在新时代背景下，会展企业在成本核算与控制中依然存在许多问题。首先，会展企业在实行费用预算时，缺少科学的方法与手段，无法对每笔费用实行精确的估计与评价。其次，成本管理过程过于依赖人为经验和主观判断，没有科学依据和数据分析做支撑，给成本管理带来相当大的不确定性，同时也不能及时发现并解决这些问题。在这种情况下，所制订的成本费用管理方式缺乏针对性，造成所有业务和环节的管理方式与管理需要不相适应。（三）数据采集和分析不全面在新时代背景下，会展企业收集和分析信息仍然有许多限制，对成本管理造成严重影响。首先，对会展企业来讲，需要搜集的信息数据庞杂繁多，如财务、市场、顾客等，因此收集过程较为繁杂，所耗费的时间也相对较多。其次，会展企业缺少数据分析的专门技术与工具，不能快速、准确地处理海量数据，影响会展企业成本管理的有效性[3]。（四）供应链管理带来新挑战会展企业供应链是一个涉及多个环节和多个参与方的复杂流程。这就需要会展企业在做好成本管理的同时，要充分考虑各种因素，并与合作伙伴保持良好的沟通和配合。在新时代背景下，会展企业要将关注点倾向于供应商及合作伙伴，但是实际运作中却经常忽视，造成供应商评估、合同协商等多个方面出现问题，对成本管理极为不利。（五）人才综合能力有待提高会展行业拥有大量高素质人才，他们涉及会展策划、展示、场地管理、接待等各个领域。因此，人力成本较高，但就目前人力资源整体现状来看，部分员工存在工作时间无序、低效、综合能力不高等问题。同时，会展企业在人事上也出现过度臃肿的现象，一些职位出现重叠，造成人力费用的巨大消耗。一些企业在工作时间管理上存在严重的随意性，工作时间延误、旷工、经常加班等，严重影响企业生产力。部分工作人员由于综合能力欠缺，无法保证工作质量和进度，致使企业经营成本增加，也导致人力资本投资和生产之间的不平衡[4]。三、新时代背景下会展企业成本管理的路径（一）引进新的财务管理工具与技术在新时代背景下，为了最大程度优化成本管理，必须引进新的财务管理工具与技术。其中，随着信息技术的快速发展和普及，在会展企业实施成本管理的过程中，可利用云计算技术、人工智能等，对财务数据实行统一管理与共享，以此改善数据处理效率。首先，云计算技术能在云服务器上存储企业财务信息，使企业能够实施远程访问，并根据使用需求及时更新升级。企业能通过云计算技术，对企业财务数据及时更新，并实现共享，也能解决以往传统技术环境下人工录入的繁琐，有效降低人工操作造成信息错误等问题出现的概率。其次，会展企业采用人工智能技术能够提升财务管理的有效性。人工智能技术是最近几年出现的新技术，因其能有效模仿人类行为和思维逻辑，而快速成为各行业、各领域引进和应用的新技术。会展企业采用人工智能技术不仅能够及时发现并自动化处理财务数据中存在的问题，还能对未来市场行情做到精准预测，为企业制定正确决策、开展有效的成本控制提供依据。最后，通过大数据对会展企业目前成本管理模式展开分析，能够快速查找其中存在的不足，并结合多项影响因素优化成本管理。比如，会展企业能够依据大数据分析技术对参展企业支付情况展开分析，从分析结果中了解企业利润变化幅度较大的问题，并提出解决该问题的有效策略，有效降低会展企业经营成本。（二）建立灵活的成本预算和控制机制首先，在新时代背景下，由于外部市场环境及行业发展已经发生了天翻地覆的变化，因此，传统静态预算方式难以有效监测和估算企业预算成本。会展企业要做到有效应对新时代下的各种不确定因素，就需要采用滚动预算模式，根据环境及条件变化，对成本预算及时调整，保证其更加精准，为后续准确规划奠定坚实基础。其次，要严格执行资金事前申报、事中和事后核查制度。对各个岗位资金要求和审批限额进行限定，并对各个岗位职权实行详细的划分，使会展企业内部资本运用更加规范。最后，在会展企业中，要注重全面预算管理系统，使其覆盖企业所有营业收入和支出，提高企业经营的生命力。（三）建设科学合理的数据采集系统对于会展企业来说，数据是进行成本管理的基础。数据采集系统是企业获取信息的主要途径，其高效可靠的运行方式直接关系企业的运营决策与发展。数据采集系统是对大量商务数据实行采集、整理和存储，为企业提供客观准确的信息基础。在此基础上，企业决策者能够更好地了解市场变化、消费者行为和企业内部经营状态，为后续做出正确决策奠定基础。首先，明确所需资料需求及用途，并选择合适的数据采集方式与途径。为了保证连续高效地工作，必须定期对采集系统进行监控和更新。在新时代，信息化技术快速发展并应用于会展企业发展过程中，因此，未来数据收集应结合新技术，如云计算、人工智能等。其次，通过引进自动化数据采集装置及软件，实现对数据的实时采集与处理。该装置及软件能协助会展企业进行快速收集、整理资料，降低人工作业造成的误差及耗时。最后，通过与供应商及合作者的交流，使展会企业了解更多产业资讯，从而充实和优化数据采集系统。同时，通过与其他企业的信息共享，可以更好地把握产业动态，了解行业和市场需求，增强竞争能力。（四）搭建完善的供应链合作伙伴网络在新时代背景下，会展企业要想更好地开展成本管理，就必须与整个供应链上的各个环节密切合作，共同努力，实现对成本的有效控制。首先，为了保证企业能够获得更有利于自身发展的服务，需要与供应商及合作伙伴之间构建稳健、可靠且长期合作的合作关系。其次，会展企业根据以往合作伙伴资料，如价格、品质等，建立对应的供应商档案。对新进项目与历史记录及时对比，对引起波动的根源展开全面的分析，然后再将缺陷补上，这样才能达到高效地控制。最后，企业必须对商品平均市场价格做到清楚了解，对目标产品价格要明确，购买过程中要结合多个因素及时调整，最大限度降低成本投入。同时，会展企业必须严格控制采购费用，以便更好地执行成本管理[5]。（五）优化人才培养与管理体系在新时代背景下，以各种创新化的培训方式培养有较强理论功底和较强实践经验的复合型人才。重视队伍建设，引入业界专家、企业高层管理人员，使人才业务素质和实际经验得到持续提升，保证人才培养质量。同时，要通过制定合理的人才配备规范，制定绩效评价体系，优化人才结构，使企业人力资本投资效益最大化。此外，还可以与高校和科研机构开展合作，开展相关研究和交流，如通过与海外高校、企业、行业团体的交流与合作，引进