教学资料《应用文》-第六章

第一节商务简介一、商务简介的内涵商务简介是企事业单位、社会组织在商务活动中向社会简要介绍本单位名称,性质,宗旨,业务范围和科技、资金实力等情况的商务文书.二、商务简介的写作特征(１)真实性.在撰写单位商务简介时,必须实事求是地进行写作,真实地介绍相关信息,切记不要弄虚作假.(２)可信性.本着诚信的宗旨,内容信息必须真实可信,要让人从心理上给予高度的认可.三、商务简介的写作格式１.标题下一页返回第一节商务简介商务简介的标题通常由单位名称加文种构成,如«中国××集团总公司简介»;也可以由单位名称构成,如«大雁山风景旅游度假区»;还可以采用文章式标题,如«腾飞的××钢铁总公司».２.正文(１)公司概况:公司注册时间、注册资本、公司性质、技术力量、规模、员工人数和员工素质等.(２)公司发展状况:公司的发展速度,有何成绩,有何荣誉称号等.(３)公司文化:公司的目标、理念、宗旨、使命、愿景、寄语等.(４)公司主要产品的介绍:性能、特色、优势等.(５)销售业绩及网络:销售量、各地销售点等.上一页下一页返回第一节商务简介(６)售后服务:主要是公司售后服务的承诺.３.附录商务简介附录包括单位的地址、邮编、电话、传真.四、商务简介的写作步骤(１)正确选择公司商务简介的写作形式.(２)收集整理公司的相关资料.(３)确定公司商务简介的基本内容.(４)公司商务简介的制作.上一页返回第二节商务谈判方案一、商务谈判方案的内涵商务谈判方案是指企业最高决策层或上级领导就本次谈判的内容所拟定的谈判主体目标、准则、具体要求和规定.谈判方案是指导谈判人员行动的纲领,在整个谈判过程中起着非常重要的作用.谈判方案可根据谈判的规模、重要程度的不同而定.内容可多可少,可简可繁,可以采用书面形式,也可以口头交代.商务谈判活动能否达到预期的目的,不仅要看谈判桌上有关策略和技巧的运用发挥如何,还有赖于谈判前的充分细致的准备工作,只有认真做好谈判前的准备工作,才能使谈判活动取得预期的效果.下一页返回第二节商务谈判方案二、商务谈判方案的写作特征(１)全面性.商务谈判方案所要搜集的信息很多,需要考虑在谈判进程中可能发生的事情及其应对策略,这就要求参与者尽可能全方位地进行有效策划.(２)明确性.商务谈判方案所涉及的目标比较明确,围绕目标展开多轮商榷.(３)合理性.商务谈判方案要有约定俗成的流程,谈判者应本着方案的内容展开工作.(４)适当性.商务谈判方案中的策略要适当,要有利、有节、有据地进行谈判.上一页下一页返回第二节商务谈判方案三、商务谈判方案的写作格式１.标题标题一般由事由及文种构成,也可直接写“商务谈判方案”.２.正文(１)前言.前言简要写明谈判的总体设想、原则及谈判的主要内容和谈判对象的情况.(２)主体.①谈判主题.商务谈判方案必须有明确的主题.在整个商务谈判活动中,谈判小组的各项工作都要围绕谈判主题开展.上一页下一页返回第二节商务谈判方案②谈判目标.谈判的主题确定后,还需要确定谈判的具体目标,如技术要求、交易条件、价格等.③谈判程序.要安排好所谈事项的先后次序.④谈判组织.确定谈判小组成员,并进行明确分工.３.落款落款写明谈判小组和日期.四、商务谈判方案的写作要求(１)简明扼要.所谓简明扼要,就是要尽量使谈判人员能很容易地记住其主要内容与基本原则,使他们能根据方案的要求与对方周旋.上一页下一页返回第二节商务谈判方案(２)明确具体.谈判方案要求简明、扼要,也必须与谈判的具体内容相结合,以谈判的具体内容为基础,否则谈判方案会显得空洞和含糊.因此,谈判方案的制定也要求明确、具体.(３)富有弹性.谈判过程中各种情况都有可能发生突然变化,要使谈判人员在复杂多变的形势中取得比较理想的结果,就必须使谈判方案具有一定的弹性.谈判人员在不违背根本原则的情况下,根据情况的变化,在权限允许的范围内灵活处理有关问题,以取得较为有利的谈判结果.谈判方案的弹性表现在:有几个可供选择的目标;指标有上下浮动的余地;还要把可能发生的情况考虑在计划中,如果情况变动较大,原计划不适合,可以实施第二套备选方案.上一页返回第三节商务谈判备忘录一、商务谈判备忘录的内涵商务谈判备忘录是在业务磋商过程中的一种提示或记事性文书,是在商务谈判时,经过初步讨论后,记载双方的谅解与承诺,为进一步洽谈时作参考.商务谈判备忘录不同于谈判纪要.纪要一经双方签字,即具有合同的效力,而备忘录一般不具备合同效力.纪要所记录的是双方达成的一致性意见;而备忘录所记录的则是双方各自的意见、观点,它们还有待于在下一次洽谈时进一步磋商.纪要是以“双方一致同意”的语气来表达的;备忘录是以甲、乙方各自的语气来表达的.下一页返回第三节商务谈判备忘录二、商务谈判备忘录的写作特征(１)事务性.记录的事项包括两类:一类是记录发生过的事实真相,如谈判中双方表达的承诺,一致或不一致的意见等;另一类是提前记下的计划办理的事项,如上级发给下级的工作要点备忘条.(２)提醒性.其指提示当事人避免忘却的特性.三、商务谈判备忘录的写作格式１.标题标题写成“备忘录”或者“×××谈判备忘录”即可.２.导言上一页下一页返回第三节商务谈判备忘录导言记录谈判的基本情况包括双方单位名称,谈判代表姓名,会谈时间、地点,会谈项目等.３.主体主体记录双方的谈判情况包括:讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和作出的有关承诺.主体内容的记录类似于意向书的写法,通常采用分条列项式记录.４.签署签署即双方谈判代表署名.上一页下一页返回第三节商务谈判备忘录四、商务谈判备忘录的写作要求(１)商务谈判备忘录所记录的内容一定要真实、准确、具体,各自的意见应当明确.(２)语气应当平和而友好.(３)一般应采取分条列项的方法,对具体事项逐条说明.上一页返回第四节商务谈判纪要一、商务谈判纪要的内涵商务谈判纪要是指记载商务谈判情况和谈判的主要内容及议定事项的带有一定协约性和记录性的商务文件.商务谈判纪要是在谈判记录的基础上整理而成的,集中反映了谈判的基本精神和议题、结果.其相当于谈判各方共同对前阶段谈判进行总结.商务谈判纪要是下一步签订协议或合同的依据,也是向有关领导、部门汇报谈判情况和成果的载体.有些谈判纪要经过会谈双方签字确认,还可以作为意向书出现,从而起到作为法律依据的参考作用.二、商务谈判纪要的写作特征(１)纪要性与契约性.下一页返回第四节商务谈判纪要所谓纪要,是记录要点的文字,并非原原本本的记录.同时,商务谈判纪要必须经双方或谈判各方的认可才行,因此带有一定的契约性.(２)契约性而非法律性.作为商务协约性文书,谈判纪要是双方协商的产物,并经双方同意认可,共同签署.其对双方有一定的约束性,主要是业务道德的约束性,但没有直接的法律约束力.三、商务谈判纪要的写作格式１.标题商务谈判纪要的标题通常由谈判事由和文种构成,如«与美国××公司洽谈××进口设备的会谈纪要».２.开头上一页下一页返回第四节商务谈判纪要商务谈判纪要的开头简明叙述谈判时间、地点、谈判双方国别、单位名称或谈判代表姓名、谈判内容及达成的初步协议.３.谈判议题和达成的共识商务谈判纪要包括谈判的主要议题、双方取得一致意见的主要目标及具体事项、双方的权利和义务、需要进一步磋商的问题等.４.落款落款时,双方谈判代表签名,签署日期.四、商务谈判纪要的写作要求(１)在撰写商务谈判纪要时,应该注意行文的严谨性.(２)在撰写商务谈判纪要时,应该注意事项的明确性.上一页返回第五节商务合作意向书一、商务合作意向书的内涵商务合作意向书是商务活动中的贸易双方或多方在进行贸易或合作之前,通过初步谈判,就合作事宜表明基本态度、提出初步设想的协约性文书,一般称作“意向书”.它主要用于洽谈重要的合作项目和涉外经营项目,如合资经营企业、合作经营贸易、承包国际工程等,可以在企业与企业之间、地区和地区之间、国家和国家之间使用.商务合作意向书主要是表达贸易或合作各方共同的目的和责任,是签订协议、合同前的意向性、原则性一致意见的达成.它是实现实质性合作的基础.商务合作意向书既可以使磋商合作的步伐稳健而有节奏,避免草率从事,盲目签约,也可以及时抓住意向,开拓发展,避免失去商机.下一页返回第五节商务合作意向书二、商务合作意向书的写作特征(１)意向性与一致性.商务合作意向书的内容是各方原则性的意向,并非具体的目标和实施方法.这与协议和合同是有很大区别的.协议与合同的内容要求必须是非常具体的且有实施的操作性.它的具体内容应是经过协商双方一致同意的,能表达双方的共同意愿.(２)协商性与临时性.商务合作意向书是共同协商的产物,也是今后协商的基础.在双方签署之后,仍然允许协商修改.商务合作意向书只是表达谈判的初步成果,为今后的谈判作铺垫,一旦谈判深入,最终确定了合作双方的权利和义务,其使命即告结束.上一页下一页返回第五节商务合作意向书(３)信誉性而非法律性.商务合作意向书是建立在商业信誉之上的,虽然对各方有一定的约束力,但并不具有法律效力.这与协议和合同的执行具有法律强制性是不同的.三、商务合作意向书的写作格式１.标题标题可直书“意向书”三字;也可在“意向书”前标明协作内容,如«合资建立五十万吨水泥厂意向书»«合资兴建麦秆草席加工厂意向书»;还可在协作内容前标明协作各方名称.２.正文上一页下一页返回第五节商务合作意向书(１)引言.引言写明签订意向书的依据、缘由、目的.其表述比经济合同、协议书相对灵活些.有时引言部分要说明双方谈判磋商的大致情况,如谈判磋商的时间、地点、议题,甚至考察经过等.意向书一般不在标题下单独列出立约当事人名称,所以,在引言部分均要交代清楚签订意向书各方的名称,并在名称后加括号注明“简称‘甲方’”“简称‘乙方’”等,以使行文简洁方便.(２)主体.主体以条文的形式表述合作各方达成的具体意向.如果是中外合资经营企业,需要就合资项目整体规划、合营期限、货币结算名称、投资金额及规模、双方责任分担、利润分配及亏损分担等问题,表明各方达成的意向.上一页下一页返回第五节商务合作意向书一般来说,主体部分还应写明未尽事宜的解决方式,即还有哪些问题需要进一步洽谈,洽谈日程的大致安排,预计达成最终协议的时间等.在主体部分最后应写明意向书的文本数量及保存者,如是中外合资项目,还应交代清楚意向书所使用的文字.３.落款商务合作意向书的落款包括签订意向书各方当事人的法定名称、谈判代表人的签字、签署意向书的日期等内容.四、商务合作意向书的写作要求(１)商务合作意向书的写作应注意语言要相对比较平和.上一页下一页返回第五节商务合作意向书商务合作意向书不像经济合同、协议书那样带有鲜明的规定性和强制性,而是具有相互协商的性质.因此,行文中多用商量的语气,一般不要随便使用“必须”“应该”“否则”等词语.同时,因为商务合作意向书不具备按约履行的法律约束力,所以,在主体部分里不写违反约定应该承担什么责任的条款,也不规定商务合作意向书的有效期限.(２)商务合作意向书的格式可参照合同的写法.上一页返回第六节商务信函一、商务信函的内涵商务信函简称商函,是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜,以及联络和沟通关系的信函、电讯文书.常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等.目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式,所以商务信函在今天也可称为商务电函.商务电函是以电子通信工具为载体,通过电讯网络系统传递经贸事务往来信息的现代化联系方式.电函当前使用更为普通广泛,更方便快捷,尤其是我国加入WTO以后,中国企业与国外企业的贸易交往更加频繁,电函是最好的通信工具.下一页返回第六节商务信函１.传真传真是一种借助电话传真机高速传递书信、文件、手稿、图表等静止图文的现代化通信手段.传真具有速度快、效率高、准确性强、真实完整、不受自然条件影响等优点.２.电子邮件电子邮件即E-mail,是如今电子商务中使用最普遍的一种联系手段.电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本.但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情.当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,其可以在几分钟内收到,所以,在发送前,发信人必须要检查一下所写的内容是否正确合适,因为一旦发送,就再也无法将其收回了.上一页下一页返回第六节商务信函二、商务信函的写作特征(１)语气的口语性.每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者之间的一种情感交流,它不像商务信函那样使用“生意腔”,而应读起来使人感到像朋友之间谈话那样简单、自然.(２)内容的直接性.商务信函要写得简明扼要、短小精悍、切中要点.要用简洁朴实的语言来写信函,使信函读起来简单、清楚、容易理解.当涉及数据或者具体的信息时,如时间、地点、价格、货号等,要用语精确,使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程.(３)态度的真诚性.上一页下一页返回第六节商务信函商务信函要能够充分体现真诚、礼貌.不管说什么,都要带着诚意去说.把写好的商务信函拿起来读一遍,确保对方能够感受到写信人的自然、真诚和礼貌.(４)主旨的单一性.商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围绕公务,突出主旨.(５)格式的规范性.商务信函的结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名.外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯.上一页下一页返回第六节商务信函(６)地位的平等性.商务信函是两个平等法人之间的往来文书,要反映双方平等、互惠互利的关系.商务信函的写作应相互尊重,以礼相待.(７)要求的时限性.商务信函是在商务活动的每个环节中形成的,每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达,因此,接收对方的信函后必须及时回复.三、商务信函的写作格式商业信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期５个部分组成.１.开头开头写收信人或单位的称呼.称呼单独占行,顶格书写,称呼后用冒号.上一页下一页返回第六节商务信函２.正文正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来的实质问题,通常包括:(１)对收信人的问候.(２)写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对来信中提到的问题进行答复等.(３)该信要进行的业务联系,如询问有关事宜、回答对方提出的问题、阐明自己的想法或看法、向对方提出要求等.如果既