商业银行公文处理办法

商业银行公文处理办法

第一章总则

第一条为使商业银行公文处理工作规范化、制度化、

科学化，参照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》

（国发（2000）23号），结合商业银行的实际情况，制定本办

法。

第二条商业银行公文（包括电报、下同）是我行在经营管

理过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书，是

传达贯彻党和国家的金融方针、政策,是依法管理和进行公务

活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、

归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理包括发

文处理和收文处理两部份内容。

第四条公文处理必须严格执行党和国家的保密法规，

确保党和国家秘密及商业银行内部秘密的安全。

第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原

则，做到及时、准确、规范、安全.

第六条总行办公室是公文处理的管理部门，并指导各

单位的公文处理工作，各部门办公室或者综合管理部门负责

本单位公文处理的管理工作。

第二章公文种类

第七条商业银行公文文种主要种类：

（-）决定：合用于对重要事项或者重要行动作出安排,

奖惩下级单位或者内设部门及人员，变更或者撤销下级单位

不适当的决定事项。

（二）决议:合用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖

惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事

项.

（三）通告：合用于发布社会各有关方面应当遵守或者周

知的事项。公告：合用于向国内外宣布重要事项或者法定事

项.

（四）通知：合用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，

批转下级单位的公文，发布规章制度，传达要求下级单位办理

和需要周知或者执行的事项；任免和聘用干部；发布规章制

度。

（五）通报：合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神

或者情况.

（六）报告：合用于向上级单位汇报工作，反映情况，答

复上级单位的问询。

（七）请示：合用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复：合用于答复下级单位请示事项.

（九）意见:合用于对重要问题提出见解和处理办法，可

用于上行文、平行文和下行文。

（十）函（复函）：合用于不相隶属单位之间商洽工作，

问询和答复问题；向平级单位请求批准和答复审批事项；也

合用于请下级单位协助工作事宜.

（十一）会议记要：合用于记载、传达会议情况和议定事

项.

（十二）申请书:合用于向组织、单位、企事业单位或者社

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会团体表述愿望、提出请求，要求一事一议.

（十三）审计意见书:合用于内审部门在审定审计报告后，

向被审计单位和有关单位出具的对审计事项作出评价的结

论性审计文书。

（十四）合规意见书：合用于法律合规部门在对各经营

机构进行合规督查后，向被督查单位出具的结论性合规意

见。

第三章公文格式

第八条公文普通由秘密等级和保密期限、紧急程度、

发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、

附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题辞、抄送单

位、抄报单位、印发单位和印发日期等部份组成。

（一）密级划分：对涉及国家秘密的公文应当标明密级

和保密期限,其中，“绝密、"机密”级公文还应当标明份数序号。

对涉及商业银行内部秘密的公文，应当根据本行有关保密工

作制度确定密级和保密期限，未标注保密期限的按照《国家秘

密保密期限的规定》（国家保密局1990年第号令）第九条执行.

公文的密级确定由主办单位提出意见,办公室确认。根据《商

业银行商业秘密保护办法》的相关规定,高级商

业秘密标识为“商密，中级商业秘密标识为“商密AA”,

普通商业秘密标识为“商密A“商密AAA”、“商密AA”、“商密

A”后标保密期限。商业银行商业秘密的保密期限在1年以上的，

以年计；1年以内的，以月计。

（二）紧急程度：对涉及紧急事宜的公文,应根据公文送

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达的时间要求标注紧急程度，必要时注明公文的送出时间。

紧急程度等级分为“特急、“急件"两级.普通说来，如需三天

内办理完毕则标明“特急，如需在五天内办理完毕则标明“急

件”。公文紧急程度的确定由主办单位提出意见，办公室确

认。

（三）发文单位标识：标明公文制发单位名称的字样，

应当使用发文单位全称或者规范化简称后加“文件”字样,联合

行文,主办单位罗列在前。函及部门发文应当使用发文单位全

称或者规范化简称，后不加“文件字样。行发文及办公室发文

由办公室统一编号，除办公室外的各部室发文由各部室公文

处理人员按照确定的发文编号样式和顺序自行编号。

（四）发文字号：发文字号应当包括单位代字、年份、序

号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示应当在附

注处注明联系人的姓名和电话。

（六）标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要

内容并标明公文种类，普通应当标明发文单位。公文标题」

般由相关介词（“关于”）、内容摘要、文种词三部份构成。公

文标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。

对系统外及对上级单位的重要公文，还应在介词前写上发文

单位名称。用“通知转发上级单位通知及逐级转发的通知时,

标题中尽量简略中间层次，但在正文中要写全文件标题。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称（特

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别是单个主送单位时）或者规范化简称、统称.

（八）附件:公文的附件是随公文正文发出的文字材料及

表格，与正文成为一个整体，在正文末须挨次注明附件（包括

表格）顺序及名称。

（九）印章:公文除“会议记要”和以电报形式发出的以外，

应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合

下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期：成文日期以负责人签发的日期为准，

联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准，电报以发

出日期为准.

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当

加括号标注。

（十二）主题辞:主题辞是用于文献分类和检索的标识符

号。公文主题辞由表现公文内容归属、主题内容的词或者词

组和表现公文形式特点的词或者词组构成。标引主题辞的词

目排序要按照“先内容后形式”的原则，罗列顺序是：类别词、

类属词、文种词每一个公文标引主题辞的词目数量最多不超

过5个（类属词可标引1或者2个）.

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公

文内容的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）公文有两个以上的主送单位或者抄送单位时，主

送单位或者抄送单位应按级别高低或者与公文内容联系的

密切程度顺序罗列.

（十五）内部发送单位是公文制发单位内部需要了解公

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文内容的单位。

（十六）办理了会签的发文,要抄送（或者内送）会签单位

（或者部门），对没有参预会签但与文件涉及的内容有关联的

部门，发文时亦应抄送（或者内送）有关单位（或者部门），

必要时可限定阅知范围。

第九条公文用纸普通采用国际标准A4型（21（）mmx

297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要

确定。

第四章行文规则

第十条行文应当确有必要，注重效用.行文规则要恰

当，并遵循“明来明复，密来密复的原则.

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一

般不得越级行文•因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越

过的上级单位。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得

向上级单位负责人个人报送公文，确需报送的,应附有关领导

的交办批示。向下级的重要行文，应当同时抄送发文单位的

直接上级单位。

第十二条“请示，，应当一文一事；普通只写一个主送单

位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄

送其下级单位。需要总行批复的请示，应主送总行，不得直接

主送或者抄送总行相关部室，但另有规定的除外。“报告”中

不得夹带请示事项。“意见可用于不同的行文方向。作为上行

文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出

的意见供对方参考;作为下行文，文中对贯彻执行有明确要

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求的，下级单位应遵照执行，无明确要求的，下级单位可参照

执行。

第十三条总行各部室只能对上级单位本专业部门或者

者下级单位本专业部门行文，且行文内容不得涉及其他部门

的职权.如涉及，须与有关部门联合行文。可以与同级政府部

门、同级人民社团和同级企业、事业单位联合行文，也可以与

相应的党组织和军队单位联合行文.内设部门之间对有关问

题未经商议一致,不得擅自向下行文。内设部门联合行文，超

过3个的，须以行或者办公室名义行文.

第十四条转发文件

（一）转发上级单位的文件，普通使用行发文.

（二）转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的文件，

如果没有新的要求和工作部署，普通以翻印形式转发，不需拟

写转发文件的正文。办理翻印程序与办理发文程序一致。

（三）原则上不转发或者批转下级机构的文件，如情况特殊,

确须转发或者批转时，以办公室发文的形式转发或者批转。

（四）对于密级文件，可将内容进行摘要后拟文下发，

并注明密级程度.

第五章发文办理

第十五条发文办理程序是指以单位名义制发公文的过

程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、排版、校对、

用印、登记、分发、登记等程序。

第十六条草拟公文应符合以下要求：

（一）符合党和国家的方针、政策和法律法规。拟稿人应

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主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔

接.如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明.

（二）情况真实，观点显明，表述准确，结构严谨,条理清

楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文一定要有文种，公文的文种应当根据行文目

的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文,应当体现紧急的原因，并根据实际

需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先

引起文单位和文件标题，后引起文字号，引用的原文部份

要应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注

引号。引用外文应当注明中文含义。

（六）表示数量单位时应当使用国家法定计量单位。

（七）公文中的数字，除成文日期、部份结构层次序数

和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色采语句中作为

词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（八）公文中，同一人员、机构、地点的称谓要先后一致。

使用简称时，应使用规范化的简称或者约定俗成的简称,文内

使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称.使用国际组

织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次浮现时，注明准确

的中文译名。

（九）结构层次序数，第一层为‘一、”，第二层为“（一）

，第三层为力二第四层为“⑴结构层次惟独两层时，第二层

也可以也可用“1。公文应有页码.

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（十广制度、“办法”等文件的结构普通是，第一层为"t"，

第二层为“条"；“条"内结构频序普通为1一）”、"、“（1）”.

（十一）认真填写发文处理单的内容，具体包括：秘密

等级及期限、紧急程度、会签单位、拟文部门、拟稿人姓名

及其联系电话、标题、主送单位、抄送单位、本行发送、附

件说明、主题辞等。公文主办部门（简称主办部门）应当认

真审核所草拟的公文，审核的主要内容是:报批程序是否符合

规定;是否确需行文;内容是否符合党和国家的方针、政策，

是否符合有关法规，是否完整地体现了发文单位的意图；涉及

有关部门业务的事项是否经过会签并取得一致意见；所提措

施和办法是否切实可行;人名、地名、时间、数字、引文和文

字表述、密级、印发范围、主题辞是否准确、恰当，汉字、标

点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否

符合本办法的规定。

第十七条公文送行领导签发前，应当由办公室审核把关,

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符

合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办

法的规定等。

第十八条办公室在审核公文过程他如发现严重不符

合本办法规定的公文，应退回主办部门修改，然后再按程序

送审。

第十九条办公室如需对审核的公文作较大修改，应

当与主办部门商议或者提出修改建议，请其自行修改.

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第二十条经办公室审核的公文，如主办部门清稿，须附

办公室审核稿一并送行领导审签。

第二十一条各类公文，须经有权领导签发。上行文必

须由主要负责人，即行党委书记、董事长、行长或者监事长

签发。当主要负责人因公外出、较长期不在本行单位，急需以

本行名义制发上行文时,可由主要负责人授权暂时主持工作

的负责人签发，但必须说明原因.凡经有权领导签发的文件，不

得随意变更，如需变更,要经原签发人允许。

第二十二条各单位主办的与行外其他单位联合发文，

须由本单位主办部门与联合发文单位的对口职能部门沟通，

取得一致的倾向性意见后拟文,按程序核稿，经行领导签发后

送行外有关单位会签；会签件返回本行后，主办部门将会签

情况反馈给签发该公文的行领导；待行领导批准后，再由主

办部门送办公室编号、打印、校对（由主办部门负责）、用印、

分发。行外单位主办、送本行会签的联合发文，由办公室签收。

本行各部室收到外单位送本行会签的公文，要及时送办公室

登记，并由办公室按程序送批。主办部门要按照行领导批示及

时提出会签意见，并报分管行领导审批。行领导审批后，主办部

门要及时将会签件送回办公室登记，并由办公室退行外来文

单位，涉及保密事项的公文和紧急公文，按有关要求办理。

第二十三条各单位内设部门联合行文，比照第二十二

条规定办理。

第二十四条公文内容涉及其他内设部门职权的，必须由

主办部门送有关部门会签，会签部门如有不允许见，主办部

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门应预会签部门商议，商议仍不能取得一致意见的，主办部门

应列出各方理据，提出建议,由主管行领导决定。应会签而未

会签的文稿，办公室将退回主办部门，由主办部门送有关部

门会签后，再按发文程序办理.

第二十五条行发文和党委、董事会、监事会发文由办

公室统一编号，各部室发文由部室自行编号.

第二十六条公文正式印制前,应由办公室负责复核，重点

是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全（转发文件

要附原件，上级单位领导交办事项，要附领导批示件;对下批

复要附原请示件），格式是否统一、规范等。主办部门负责复

核内容的完整性，文字的正确性等，经复核，需要对文稿进行

实质性修改的，应按发文程序复审.

第二十七条印制公文必须以签发的原稿为依据，不得

擅自改动.如发现明显错误,应与办公室审核人员或者主办部门

联系.印制公文由主办部门负责校对，校对人员应对公文的所

有要素进行校对，并负相应得责任。印制的公文应当符合公

文格式标准。

第二十八条秘密公文由办公室指定专人打印。紧急公

文应按时限要求及时处理。

第二十九条已印好的公文，在盖章封发之前，用印人

要最后把关，检查随文印制的附件是否齐全，确认符合规定

后（联合行文，须加盖所有联合行文单位印章），在印制的正

式公文上加盖印章并登记、发送。

第六章收文办理

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第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签

收、拆封、登记、审核、拟办、分发批办、传阅、承办、催

办、存档等程序。

（一）签收：收到有关公文并以签字或者盖章的方式给发

文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题应及时

向发文单位查询，并采取相应的处理措施，急件应注明签收的

具体时间。

（二）登记公文办理过程中就公文特征和办理情况进行

记载.登记应当将公文标题、密级、发文单位、发文字号、成

文日期、主送单位、份数、收文日期及办理情况逐项填写清

楚.

（三）拟办：办公室对收到的公文应当进行审核，重点审核

是否应由本单位办理，是否符合行文规则，文件是否完整，然

后由办公室主任提出拟办意见，送行领导批示。

（四）批办：办公室根据行领导批示送达有关部门办理.

（五）传阅:办公室根据有关规定或者领导批示，按照规

定程序将公文送有关领导、内设部门传阅。办理公文传阅应

当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误和遗失。

（六）承办：办公室按行领导对公文的批示或者办公室

直接批办意见，将公文交承办部门办理。承办部门收到交办的

公文后应当及时办理，不得延误、推委.紧急公文应当按时限

要求办理，确有艰难的，应当及时予以说明，对不属于本部门

职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部

门并说明理由。

（七）催办：办公室对承办部门办理属于督办范围的办

文事项的情况进行催促催办，对紧急或者重要公文应当及时

催办.办公室应做好督办事项的的登记工作，填写督办表，每天

检查督办实行办结情况，跟踪未办结的督办事项，对将要或

者已经达到办文时限的，催促承办部门落实。紧急公文跟踪

催办，重要公文重点催办，普通公文定期催办。

第三十一条办公室主任批注拟办意见普通按以下原

则掌握：

（一）上级单位来文、同级单位重要来文，送董事长、

行长或者监事长批示；

（二）同级单位普通性来文、下级单位上行文，按照行领

导分工，分送主管行领导批示；

（三）下级单位抄送本行来文，按照各部门职权批转有

关部门办理。遇有重大事项，按照行领导分工送主管行领导阅

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（四）对需由两个以上部门办理的公文，应当明确主办部

门。紧急公文应当提出办理时限。

（五）除重大、突发事件或者行领导直接交办的事项外,

办公室不受理越级报送的公文。

（六）对于同一文件，由多个单位转发来的，转发单位也未

提出新的要求的，原则上只作一次公文处理。

第三十二条公文办理中遇有涉及其他内设部门职权的

事项,主办部门应当主动与有关部门商议;如有分歧，主办部

门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，报请行领导

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审定。

第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人

应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同

意;没有请示事项的，签字表示已阅知I。

第三十四条严格办文时限。承办部门须在5个工作日

内办理完毕，并报分管行领导审批；凡是由行领导安排各部

门办理的公文，必须按要求时限办理；各部门之间征求意见或

者会签公文时，协办部门必须在2个工作日内予以答复,重要、

紧急公文要特事特办。

第三十五条下级单位向上级单位的请示，凡属有关部

门职权范围内的，有关部门普通要在收文后5