团体标准《科技档案管理规范》编制说明草案

一、目的意义

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动

中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照

片、影片、录像、录音带等科技文件材料，科技档案工作是生产

管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。1980年，为了建

立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科学技术

档案，充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用，国务

院批准发布了《科学技术档案工作条例》，2020年9月，为了

加强科学技术研究档案管理，有效保护和利用科研档案，国家档

案局又发布了《科学技术研究档案管理规定》，建立了科研档案

的统一的规章制度。

科技档案相关标准方面，天津市发布了DB12/T040-2007

《天津市科学技术档案整理规则》、DB12/T041-2007《天津市

科学技术档案著录细则》、DB12/T042-2007《天津市科学技术

档案目录组织规则》和DB12/T043-2007《天津市科学技术档案

分类法》，规定了天津市科技档案整理、著录、目录组织及档案

分类，甘肃省发布了DB62/T4233-2020《农业科学技术研究档

案数字化规范》，规定了甘肃省农业科学技术研究档案的数字化

规范，浙江省针对本地档案服务机构提出要求，发布了DB33/T

2471-2022《档案服务机构工作规范》。目前尚无结合江苏省科

技档案工作实际、系统性的省级科技档案管理规范相关标准。

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为深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作重要指示精神，

加快推进我省科技档案管理建设，完善内部管理制度。江苏省科

学技术情报研究所作为科技厅科技档案管理服务机构，拟制定

《科技档案管理规范》团体标准，标准将对科技档案管理的基本

原则、分类与收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁、监

督与检查、信息化建设等提出规范要求，提高我省科技档案管理

水平、工作效率和服务质量，加速实现科技档案管理科学化、现

代化的进程，为促进我省科技档案信息资源的开发利用提供有力

支撑。

二、任务来源

2024年9月4日，江苏省科学技术情报研究所申请制定《科

技档案管理规范》团体标准获得江苏省质量协会的立项（苏质协

【2024】42号文件），旨在规范和加强科技档案的管理，确保

科技档案的完整、准确、安全和有效利用，满足科技档案管理工

作的实际需求。

三、标准制定相关单位及人员

本标准起草单位：江苏省科学技术情报研究所、江苏省质量

和标准化研究院

本标准主要起草人：

四、编制过程

标准编制工作现主要分四个阶段：

第一阶段：前期预研

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2023年4月-6月，为有效开展标准的制定工作，调研了我

省省级与地市级科技档案管理现状，了解科技档案管理服务机构

在档案管理中存在的问题和需求，收集相关资料和信息。为编制

团体标准《科技档案管理规范》打下了理论和实践基础。

第二阶段：成立起草小组，确定标准基本框架

2023年7月-9月，江苏省科学技术情报研究所成立了标准

起草小组，制定了工作进度计划，结合科技档案管理工作的要求

以及档案管理日常工作中总结的实际经验，确定了标准的基本框

架。

第三阶段：标准起草

2023年10月-11月，起草小组在前期调查研究、资料收集

分析、工作总结的基础上，参考GB/T11822《科学技术档案案

卷构成的一般要求》、GB/T18894《电子文件归档与电子档案管

理规范》、GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化

文件的结构和起草规则》、GB/T20001.5-2017《标准编写规则第

5部分：规范标准》等相关标准文件，同时结合具体工作实际，

形成标准草案（初稿）。

第四阶段：标准研讨

2023年12月-2024年8月，起草小组多次召开工作组会议，

在标准要素的系统性和完整性、指标参数是否科学合理以及可行

性等方面做出了修改，进一步充实完善标准内容，确保标准的可

操作性和引领性，形成工作组讨论稿。

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2024年9月-2024年10月，标准立项要求下达后，起草小

组在广泛调研的基础上，按照标准化、通用化等要求，充分研究

科技档案管理的收集、整理、归档、保管、利用、数字化建设等

内容，从标准文本框架、内容、格式等方面进行了全面讨论。经

过起草小组多次修改，对标准的专业性、实用性进一步完善，形

成标准征求意见稿。

五、主要内容技术指标确立

本标准建立了江苏省科技档案管理规范，为科技档案管理服

务机构开展科技档案管理工作提供依据。标准主要内容包含13

个部分，包括范围、规范性引用文件、术语和定义、基本原则、

分类与收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁、监督与检

查、信息化建设以及参考文献。

第一部分为范围说明。本标准规定了科技档案管理的基本原

则、分类与收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁、监督

与检查、信息化建设。适用于江苏省承担科技计划项目研究、计

划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科技档案管

理工作。

第二部分为规范性引用文件。本标准的引用文件包括：GB/T

11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T18894《电

子文件归档与电子档案管理规范》等。

第三部分为术语和定义。

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第四部分为科技档案管理的基本原则。包括系统性、条理性、

完整性和成套性。

第五部分为分类与收集，包括江苏科技档案管理的一般分类

和收集要求。

第六部分为整理，包括：整理要求、整理方法和目录编制。

第七部分为归档，包括：归档要求、归档范围和电子归档。

第八部分为保管，包括：保管要求和保管期限。

第九部分为利用，包括：利用要求、利用复制和利用保密。

第十部分为鉴定和销毁，包括江苏科技档案的鉴定及销毁处

置要求。

第十一部分为监督与检查。

第十二部分为信息化建设，包括：基础设施、传统载体档案

数字化、电子文件归档与电子档案、档案信息安全管理和电子档

案移交进馆。

第十三部分为本文件的参考文献。

六、重大分歧意见的处理过程和依据

无。

七、与现行法律法规和相关标准的关系

本标准的技术内容符合《科学技术研究档案管理规定》（国

家档案局、科学技术部令第15号）、《中华人民共和国档案法》

（第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订）、

《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第772号）、《档

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案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障

部、国家档案局第30号）、《中华人民共和国保守国家秘密法》

（第十四届全国人民代表大会常务委员会第八次会议第二次修

订）、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》（国务院令

第786号修订）、《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发

〔2017〕3号）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档

发〔2012〕7号）等文件精神要求。

八、实施推广建议

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