建设工程项目信息管理制度

建设工程项目信息管理制度一、总则（一）目的与依据为规范建设工程项目信息管理工作，确保项目信息的真实、准确、完整、及时和安全，提高项目管理效率与决策水平，保障项目顺利实施，依据国家相关法律法规及行业管理规范，并结合本项目实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本建设工程项目从策划、勘察、设计、招投标、施工、竣工验收至竣工结算及档案移交的全过程信息管理活动。项目各参与单位，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关协作单位，均须遵守本制度。（三）基本原则1.系统性原则：项目信息管理应遵循项目建设规律，形成完整、有序的信息管理体系。2.全过程原则：对项目建设全过程的信息进行有效管控，确保信息的连续性和可追溯性。3.标准化原则：统一信息分类、编码、格式和流程，实现信息管理的规范化。4.真实性与准确性原则：确保收集、传递、存储的信息真实可靠，数据准确无误。5.及时性与有效性原则：信息的收集、处理和传递应及时，保证信息在决策和管理中的有效利用。6.安全与保密性原则：建立健全信息安全保障体系，防止信息泄露、丢失和篡改，确保涉密信息的安全。二、组织机构与职责（一）建设单位信息管理职责建设单位是项目信息管理的总负责方，应设立或指定专门的信息管理部门（或岗位），配备专职或兼职信息管理人员，其主要职责包括：1.组织制定和修订本项目信息管理制度，并监督执行。2.负责项目核心信息的统筹管理、审核与发布。3.协调各参与方之间的信息沟通与共享。4.负责项目信息管理系统（若有）的规划、选型、建设和维护。5.组织项目档案的最终验收与移交。6.组织开展信息管理相关的培训与指导。（二）施工单位信息管理职责施工单位是项目实施阶段信息的主要产生者和提供者，应设立信息管理部门或指定专人负责，其主要职责包括：1.严格执行项目信息管理制度，建立本单位的项目信息管理台账。2.负责施工过程中各类信息的收集、整理、审核、传递、存储和归档，确保信息的及时性、准确性和完整性。3.按规定向建设单位、监理单位等报送各类工程技术资料、进度报表、质量记录、安全记录等。4.参与项目信息管理系统的应用，确保数据录入规范、及时。5.负责本单位形成的项目档案的整理、组卷和移交。（三）监理单位信息管理职责监理单位负责对项目信息管理过程进行监督和审核，其主要职责包括：1.依据监理合同和项目信息管理制度，对施工单位等报送的信息进行审核与确认。2.负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告等监理文件资料的编制、收集、整理、传递和归档。3.协助建设单位协调项目信息流转，确保信息传递畅通。4.对项目信息的真实性、准确性和完整性进行监督检查。5.参与项目档案的验收工作。（四）其他参与方信息管理职责勘察、设计、咨询、供货等其他项目参与方，应根据合同约定和本制度要求，负责各自职责范围内相关信息的收集、整理、传递和归档，并对所提供信息的真实性、准确性和完整性负责。三、信息分类与编码（一）信息分类项目信息应根据其性质、用途和管理需求进行科学分类。主要类别包括但不限于：1.项目基本信息：项目概况、批复文件、合同文件、参建单位信息等。2.勘察设计信息：勘察报告、设计图纸、设计变更、技术交底记录等。3.招投标与合同信息：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同文本及补充协议等。4.施工管理信息：施工组织设计、施工方案、进度计划、施工日志、工程量清单、工程款支付凭证等。5.质量管理信息：质量计划、原材料检验报告、施工试验记录、质量验收记录、质量事故处理记录等。6.安全管理信息：安全专项方案、安全技术交底、安全教育培训记录、安全检查记录、安全事故处理记录等。7.物资设备管理信息：材料设备采购计划、进场检验记录、使用记录、台账等。8.造价管理信息：概预算文件、结算资料、造价调整依据等。9.监理管理信息：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理月报、监理工作总结等。10.竣工验收与档案信息：竣工验收报告、竣工图、各类竣工资料、档案移交记录等。11.会议与往来函件信息：各类会议纪要、工作联系单、函件等。12.其他相关信息。（二）信息编码为便于信息的识别、存储、检索和共享，应对项目各类信息进行统一编码。编码规则应遵循以下原则：1.唯一性：每个编码对应唯一的信息实体。2.规范性：编码规则应统一、规范，便于理解和使用。3.可扩展性：编码结构应具有一定的灵活性，以适应项目信息的扩展。4.实用性：编码应简洁明了，便于手工和计算机处理。项目信息编码体系由建设单位组织制定，并下发各参建单位执行。四、信息收集与整理（一）信息收集1.收集原则：信息收集应遵循及时、准确、完整、适用的原则。2.收集责任：各信息产生单位为信息收集的第一责任人，应指定专人负责。3.收集范围：覆盖项目建设全过程的所有重要信息，确保无遗漏。4.收集方式：可通过文件传递、会议记录、现场记录、检查验收、试验检测、网络传输等多种方式进行。（二）信息整理1.整理要求：信息整理应做到分类清晰、条理分明、数据准确、手续完备。2.文字材料：应采用规范的格式，内容完整，签字盖章齐全。复印件应注明原件存放处。3.图纸资料：应图面清晰、标注规范、签署齐全。设计变更应注明变更依据和范围。4.电子信息：应符合相关格式要求，命名规范，并与纸质信息内容一致。5.声像资料：应主题明确、图像清晰、声音清楚，并附文字说明（注明事由、时间、地点、人物、背景等）。五、信息收集与整理（一）信息收集1.及时性：信息产生后应及时收集，避免延误和遗漏。特别是关键节点信息、隐蔽工程验收记录等时效性强的信息，必须现场即时收集或按规定时限收集。2.全面性：确保收集到的信息能够完整反映事件的全貌和过程。3.真实性：对收集到的信息要进行初步核实，确保信息来源可靠，内容真实。（二）信息整理1.分类组卷：按照本制度规定的信息分类进行整理组卷，不同类别的信息应分别存放。2.编号排序：对组卷后的信息应按照一定的逻辑顺序（如时间顺序、重要程度、专业顺序等）进行编号和排序。3.著录标引：对每份信息材料应进行必要的著录，包括文件名称、编号、形成单位、形成日期、页数、责任人等，并根据需要进行主题标引，便于检索。4.审核把关：信息整理完成后，应由相关负责人进行审核，确保整理质量。六、信息存储与保管（一）存储方式项目信息可采用纸质存储和电子存储相结合的方式。1.纸质存储：重要的、具有永久或长期保存价值的文件资料，应以纸质形式归档保存。纸质文件应选用优质纸张，书写规范，字迹清晰耐久。2.电子存储：所有项目信息均应形成电子版本进行存储。电子存储介质可包括硬盘、光盘、云存储等。电子文件应采用通用、稳定的格式，并进行备份。（二）保管要求1.库房要求：纸质档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.电子信息保管：电子信息应定期进行备份，备份介质应妥善保管，并与原始数据分开存放。对涉密电子信息，应采取加密存储、访问控制等安全保密措施。3.借阅管理：建立严格的信息借阅制度。借阅纸质档案应办理借阅登记手续，明确借阅期限和责任人，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。电子信息的查阅应设置权限，记录查阅日志。4.定期检查：对存储的信息应定期进行检查，发现问题及时处理，确保信息完好无损。5.保管期限：按照国家及行业有关档案管理规定，明确各类信息的保管期限（永久、长期、短期）。七、信息传递与共享（一）信息传递1.传递渠道：可通过书面文件、会议、传真、电子邮件、项目管理信息系统等多种渠道进行信息传递。重要信息应采用书面形式或在指定的信息系统内流转，并履行签收手续。2.传递要求：信息传递应准确、及时、安全。传递前应对信息内容进行复核，确保无误。传递过程中应做好记录，明确传递人、接收人、传递时间和方式。3.回执确认：对于重要信息的传递，应要求接收方在收到后予以回执确认，确保信息已被接收。（二）信息共享1.共享原则：在保证信息安全和保密的前提下，应促进项目信息的合理共享，提高信息利用效率。2.共享范围：根据信息的敏感程度和管理需求，确定信息共享的范围和权限。建设单位负责协调确定各参与方的信息访问权限。3.共享平台：鼓励利用项目管理信息系统作为信息共享的主要平台，实现信息的集中管理和高效共享。各参建单位应按规定在共享平台上及时录入、更新和获取相关信息。八、信息利用与分析（一）信息利用1.决策支持：充分利用收集到的各类信息，为项目策划、进度控制、质量控制、成本控制、安全管理等决策提供依据。2.过程管控：通过对信息的实时监控和分析，及时发现项目实施过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。3.经验积累：项目信息是宝贵的经验财富，应注意总结提炼，为后续类似项目提供借鉴。（二）信息分析1.定期分析：对项目进度、质量、安全、成本等关键指标信息进行定期分析，形成分析报告，报送相关管理层。2.专题分析：针对项目实施中的特定问题或专项工作，开展专题信息分析，为解决问题提供支持。3.趋势预测：运用适当的方法对项目信息进行趋势预测，提前预警可能出现的风险。九、信息技术应用与管理（一）信息系统建设鼓励建设单位根据项目规模和管理需求，统一规划和建设项目管理信息系统（PMIS），或利用成熟的商业软件平台，实现项目信息的数字化、网络化管理。（二）系统应用与维护1.推广应用：各参建单位应积极推广使用项目管理信息系统，将信息录入、传递、共享、存储等工作纳入系统管理。2.人员培训：组织开展信息系统应用培训，确保相关人员熟练掌握系统操作。3.系统维护：指定专人负责信息系统的日常维护和技术支持，保障系统稳定运行，及时处理系统故障。4.数据备份：定期对信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。十、信息安全与保密（一）信息安全1.病毒防护：所有接入项目网络和使用项目信息系统的计算机应安装杀毒软件，并及时更新病毒库。2.访问控制：对电子信息系统应设置严格的用户访问权限，采用密码、密钥等身份认证方式。3.网络安全：加强项目网络安全管理，防止非法入侵和攻击。4.应急处置：制定信息安全应急预案，定期进行演练，确保在发生信息安全事件时能够及时有效处置。（二）信息保密1.保密教育：加强对全体项目人员的信息保密教育，增强保密意识。2.涉密信息管理：明确涉密信息的范围和等级。涉密信息的产生、传递、存储、使用和销毁应严格遵守国家及单位有关保密规定。3.责任追究：对于违反信息保密规定，造成信息泄露或损失的，应追究相关责任人的责任。十一、监督与考核（一）监督检查建设单位应定期或不定期对各参建单位的信息管理工作进行监督检查，重点检查信息管理制度的执行情况、信息的真实性、准确性、完整性、及时性以及信息安全保密情况等。监理单位应将信息管理纳入日常监理工作内容。（二）考核评价建设单位可将信息管理工作纳入对各参建单位的绩效考核体系。对在信息管理工作中表现突出的单位和个人给予表彰奖励；对未按规定履行信息管理职责，造成信息失真、延误、泄露或丢失，影响项目管理工作的单位和个人，应予以通报批评，并视情节追究其责任。十二、附则