学校印章管理制度

学校印章管理制度第一章总则第一条为进一步规范学校印章的刻制、启用、保管、使用、变更及销毁等全生命周期管理，维护学校正常的管理秩序，明确各级管理人员的权责，防范因印章管理不当引发的法律风险和廉政风险，依据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》以及国家有关行政机关关于事业单位印章管理的规定，结合本校内部治理实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称印章，是指经学校法定程序批准，由学校或学校授权机构刻制的，代表学校或学校内设机构、职能部门对外行使职权、对内实施管理的法定凭证及信用标志。包括但不限于学校公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章、各职能部门及二级学院（系、部）公章、业务专用章等。第三条印章管理遵循“统一审批、分级负责、专人保管、规范用印、留档备查”的原则。任何部门和个人不得擅自刻制、使用、变更、留存或销毁印章。印章的使用必须具有明确的授权依据，确保用印行为的合法性、严肃性和安全性。第四条本制度适用于学校本部、各二级学院、附属单位及所有涉及学校印章管理工作的教职员工。学校所属独立法人单位可参照本制度，结合自身实际情况制定相应管理办法，并报学校办公室备案。第二章印章分类与适用范围第五条学校印章主要分为以下四类：（一）校级印章：主要包括学校公章（即学校法人章）、学校钢印、法定代表人签名章、学校合同专用章、学校财务专用章、发票专用章等。此类印章代表学校整体意志，法律效力最高。（二）职能部门印章：指学校党政管理部门、直属机构根据工作需要刻制的，冠以“XX大学XX处”或“XX大学XX部”字样的公章。此类印章仅代表该部门在其职责范围内行使职权。（三）二级学院及直属单位印章：指各学院、系、部、所、中心等二级单位刻制的，冠以“XX大学XX学院”字样的公章。此类印章在授权范围内处理本单位行政、教学、科研等事务。（四）业务专用章：指为办理特定业务而刻制的专用印章，如“教务管理专用章”、“研究生招生专用章”、“人事档案专用章”、“图书馆图书借阅章”等。此类印章仅在其特定业务环节有效。第六条印章适用范围严格界定如下：（一）学校公章：适用于以学校名义发出的上行文、下行文、平行文；以学校名义签署的协议、合同、备忘录；以学校名义颁发的聘书、奖状、证书、证明；对外报送的各类报表、审批材料；以及其他需要以学校名义承担法律责任的文件。（二）学校钢印：主要用于学校颁发的毕业证书、结业证书、学位证书、肄业证书等需要具有防伪性质的学历学位证书照片压印。（三）法定代表人名章：主要用于学校办理银行开户、贷款、担保、对外投资等重大经济事项，以及需由法定代表人签字生效的法律文书。（四）合同专用章：适用于以学校名义签署的各类经济合同、合作协议、技术合同等。使用合同专用章签署的合同，学校具有法律约束力。（五）财务专用章：主要用于学校银行票据、资金拨付单据、财务报表、税务申报等财务核算及资金往来业务。（六）职能部门及二级单位印章：仅限于以本部门或本单位名义向校内发布的通知、通报、请示、报告，或在职责范围内处理的具体业务凭证。严禁使用此类印章对外签署具有经济性质或法律约束力的合同、协议。第三章管理机构与人员职责第七条学校办公室是学校印章管理的归口职能部门，负责对全校各类印章的刻制、启用、变更、销毁进行统一审核、登记和监管。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关印章管理的法律法规及政策；（二）制定和完善学校印章管理制度及操作流程；（三）负责校级印章的日常保管、登记及使用审批；（四）审核并办理各职能部门及二级单位印章的刻制、启用、变更和销毁手续；（五）对各单位的印章管理及使用情况进行监督检查和业务指导；（六）组织印章管理人员的业务培训。第八条学校党委办公室负责党委系统印章的日常管理与使用，并监督党委系统各职能部门的用印行为。第九条财务处负责财务专用章、发票专用章的日常保管与使用，严格按照财务审批流程控制用印。第十条各二级单位、职能部门应明确一名负责人（通常为单位行政主要负责人）为本单位印章管理的第一责任人，并指定一名政治素质高、原则性强、工作细致的在职人员作为印章专管员。印章专管员具体负责印章的保管、登记及用印操作，不得擅自委托他人代管。第十一条印章专管员必须具备以下条件：（一）是学校正式在编教职工或签订长期劳动合同的人员；（二）遵纪守法，廉洁奉公，具有良好的职业道德和保密意识；（三）熟悉本部门的业务范围和审批流程。第十二条印章专管员岗位职责：（一）负责印章的安全保管，防止印章被盗用、丢失或仿制；（二）负责审核用印申请材料的完整性和合规性；（三）负责在审批通过后，依规加盖印章，并做好用印登记；（四）负责掌握印章的使用情况，定期向本单位负责人及学校办公室汇报；（五）遇有突发事件或疑问，立即向本单位负责人及学校办公室报告。第四章印章的刻制、启用、变更与废止第十三条印章刻制实行严格的审批制。任何单位不得私自刻制印章。（一）因机构设立、更名或撤销需刻制、变更或销毁印章的，相关单位应向学校办公室提交正式申请报告，附上机构编制批准文件或学校会议纪要等依据材料。（二）申请报告须经本单位负责人签字并加盖单位公章（新成立单位除外），报学校分管校领导审批同意后，由学校办公室开具《印章刻制介绍信》，指定专人到公安机关指定的合法刻章单位办理。（三）财务专用章、发票专用章等的刻制，由财务处依据相关规定提出申请，报学校分管财务校领导审批后，到公安机关指定刻章单位刻制。第十四条印章刻制完成后，刻制单位须将印章实物及公安机关出具的《印章备案回执》一并交学校办公室验收。第十五条印章启用前，学校办公室应发布“关于启用XX印章的通知”，明确印模、启用日期、适用范围及保管单位。新印章自通知规定的启用日期起正式生效。第十六条因单位名称变更或机构撤销等原因，原印章停止使用时，原印章使用单位应在停止使用之日起3个工作日内，将原印章交回学校办公室封存或销毁，不得私自留存或继续使用。第十七条印章如发生磨损、变形或因其他原因无法继续使用时，保管单位应及时向学校办公室申请更换，并交回旧印章。更换流程参照新刻制流程执行。第十八条严禁私自刻制、伪造学校印章。对于伪造印章的行为，一经发现，将移交司法机关依法追究刑事责任。第五章印章保管与存放规范第十九条印章必须实行专人专柜保管。校级印章及重要业务印章必须存放于保险柜内，保险柜钥匙由专管员随身携带或妥善存放，不得随意放置。第二十条印章专管员在工作期间应随身保管印章或确保印章处于上锁状态。下班前，必须将印章锁入保险柜。节假日期间，印章必须封存入柜，并贴上封条。第二十一条印章专管员因事、因病请假或外出学习期间，须经本单位负责人批准，并办理书面交接手续。交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明交接时间、印章名称、数量及状态。交接期间，接替人员履行印章专管员职责。专管员返回后，应及时办理回交手续。第二十二条印章专管员岗位变动时，必须办理印章移交手续。在未办理完毕移交手续前，原专管员不得离岗。移交工作由本单位负责人监交，确保账物相符、记录清晰。第二十三条印章保管场所必须安装防盗门窗和监控设备，确保印章存放安全。监控录像应保存至少3个月以上，以备核查。第二十四条严禁将印章携带离开办公场所。确因特殊工作需要（如异地签约、招生录取现场等）需携带印章外出的，必须严格执行“印章外带审批”流程。第六章印章使用审批与操作流程第二十五条印章使用实行“先审批、后用印”的制度。所有用印申请必须经过相应的审批权限批准，印章专管员方可加盖印章。严禁“人情章”、“空白章”和“先斩后奏”。第二十六条用印审批权限划分如下：印章类型审批权限人备注学校公章校长、党委书记或授权分管校领导涉及重大事项、合同、人事任免等必须经校长或书记签字；一般日常行政事务可由授权校领导审批。学校合同专用章分管校领导或校长需附合同审批单，经法务部门审核及分管校领导签字。法定代表人名章法定代表人（校长）或其书面授权人主要用于银行及重大经济事项，授权必须明确具体事项和期限。学校党委印章党委书记或授权党委副书记财务专用章财务处处长或其授权副处长依据财务审批权限执行，必须见审批后的单据用印。职能部门印章部门主要负责人涉及重大事项需报分管校领导审批。二级单位印章二级单位主要负责人涉及对外承诺、证明等需报相关职能部门审核。第二十七条用印申请流程：（一）申请人填写《印章使用申请单》，详细注明用印单位、用印事由、文件名称、文件份数、发送单位、拟用印章名称、经办人及联系方式，并附上需用印的文件草案。（二）申请人所在部门负责人审核文件内容的真实性、合规性，并在申请单上签字确认。（三）根据审批权限，将申请单及文件草案报送相应审批人审批。审批人应重点审核文件内容是否符合法律法规、学校规章制度，以及是否存在风险。（四）审批通过后，申请人将审批单及文件交印章专管员复核。第二十八条印章专管员复核与用印操作：（一）印章专管员接到用印申请后，应再次核对审批手续是否齐全，审批签字是否真实有效，文件内容是否与审批事由一致。（二）核对无误后，方可加盖印章。（三）用印时，必须确保印章名称与文件落款单位完全一致。（四）印章应加盖在文件的落款日期或签名处，并实行“骑年盖月”原则，即印章的上沿不压正文，下沿压在日期的三分之一至二分之一处，确保印章清晰、端正。（五）对于有附件的文件，应加盖骑缝章，确保附件与主件关联，防止抽换页。（六）用印完毕后，专管员应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印单位、文件名称、份数、审批人、经办人等信息。第二十九条严禁在空白纸张、空白单据、空白合同或内容不完整的文档上加盖印章。确因特殊工作需要（如外出招生、批量制作证书等），需在空白凭证上用印的，必须经学校主要领导特别批准，且必须严格控制数量，并由两名以上工作人员共同领用、登记，使用完毕后及时核销。第三十条涉及学校重大利益、资产处置、对外合作、大额资金运作等事项的文件用印，必须附有学校法律顾问出具的法律审查意见书，否则印章专管员有权拒绝用印。第七章印章外带与特殊用印管理第三十一条原则上禁止将印章携带离开学校办公场所。确需外带用印的，适用本章规定。第三十二条印章外带审批条件：（一）学校必须作为签约主体，且无法在本地完成签约，必须前往异地签署合同或协议；（二）上级主管部门紧急通知，需携带印章前往办理行政审批手续；（三）学校统一组织的重大活动（如大型招生宣传、异地科技成果发布会）现场必须用印。第三十三条印章外带审批流程：（一）申请人填写《印章外带审批单》，详细说明外带事由、目的地、起止时间、陪同人员、携带印章名称及安保措施。（二）经本单位负责人审核后，报学校分管校领导审批。携带学校公章外出的，必须报校长审批。（三）审批通过后，申请人需到学校办公室办理领取手续。第三十四条印章外带管理要求：（一）实行“双人监印”制度。外带印章必须由印章专管员（或指定专人）和另外一名正式工作人员共同携带，途中严禁转借、逗留或办理与用印无关的事项。（二）印章在途中必须放入密码箱或上锁手提包，并由两人分别保管钥匙和锁具，做到人在章在，人离章锁。（三）外带期间，用印必须遵循“一事一批”原则，现场用印情况需详细记录，并由现场签署人在登记表上签字确认。（四）返回学校后，携带人员应立即将印章交回专管员，并在《印章交接登记表》上注明归还时间。专管员需检查印章是否完好、有无被违规使用痕迹。第三十五条涉及电子印章的使用，应参照国家《电子签名法》及学校电子政务安全管理规定执行。电子印章与实物印章具有同等法律效力，其制作、授权、使用须经过严格的身份认证和审批流程。第八章废弃印章的封存与销毁第三十六条废弃印章包括：因机构撤销、合并、名称变更而停止使用的印章；磨损严重无法修复的印章；刻制错误或多余的印章。第三十七条废弃印章的处理流程：（一）停用：学校办公室发布印章停用通知，明确停用日期。（二）回收：印章使用单位在通知发布之日起3个工作日内，将印章实物交回学校办公室。（三）封存：学校办公室对回收的废弃印章进行登记、造册，并放入专门的封存柜保管。封存期限一般不少于3年，以备后续法律纠纷查证。（四）销毁：超过封存期限确无保存价值的，或经确认需立即销毁的印章，由学校办公室提出销毁申请，报分管校领导批准后，指定两名以上工作人员共同监销。销毁应在公安机关指定的场所或由专人破坏印面，确保印模无法辨认。（五）记录：销毁过程需拍照留存，并填写《印章销毁记录表》，监销人签字确认。第三十八条任何单位和个人不得私自销毁废弃印章，严禁将废弃印章作为纪念品赠送或出售。第九章监督检查与责任追究第三十九条学校办公室、纪检监察处、审计处将不定期对全校各单位印章管理情况进行专项检查或抽查。检查内容包括：（一）印章管理制度是否健全；（二）印章是否专人专柜保管；（三）用印审批手续是否完备；（四）《印章使用登记表》记录是否真实、完整；（五）是否存在违规用印、外带印章等情况；（六）废弃印章是否按规定上交。第四十条检查结果将纳入各单位年度绩效考核和党风廉政建设责任制考核范围