档案管理流程及流程图

档案管理工作流程

具体工作收集各部门、分公司的文书档案

详流程图

下发通知一审核一接收f存档~没有按时移交的部门向上级领导汇报一上级领导督办一移交完毕

细对于此流程图的说明

档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书依据耍

工

求填写移交清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管

作

理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再

流

进行督办，直到移交完毕。

程

具体工作对集团全部文书材料进行整理

详流程图

收集一分类一组卷一录入卷内书目一编写案卷题名一装订

细关于此流程图的说明

收集集团与分公司全部文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内书目、编写案卷题名，最终装订成册。

I

作

流

程

具体工作文件借阅

借阅人填写《文件借阅申请单》一写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅缘

详

由、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期一借阅部门主管领导签字一持签字齐全的借阅单到档案室借阅一档

细

案管理员在文件书H中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上一文件借出后,档案室依照借阅隼在文件借

工

阅登记表上。电子版借阅未归还书目中登记一已到借阅预料归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借一文件

作

归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际

流

归还日期中写明归还H期，注销其借阅手续一档案室将归还文件整理归档

程

具体工作合同接收

详到董办接收含同一档案室秘捋依据合同类移交表对合同进行核对一手续完整签字接收一一档案室对合同进

行存档并下发相关部门

细

接收合同要求：1、留意合同与附件、合同转签文件的完整性：2、走特事特办的合同在生效后且下发到各

I个部门，但经办部门需后补手续。

作

流

程

具体工作洽商资料接收

详流程图

接收一核对一录入一存档

细关于此流程图的说明

每月山各项目资料员将洽商资料与移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入

工电子书目，进行存档。

作

流

程

具体工作结算资料接收

详流程图

接收一核对一录入一存档

细接收合同要求：1、须有移交部门负责人、移交人与监察部门相关人员的签字：2、应按移交部门出具的移

交单进行一一核对：

I

作

流

程

具体工作图纸档案接收、整理

详流程图

取图一登记一审核印章一编号一录入一归档

细关于此流程图的说明

山总工办电话通知档案室秘书取图纸，档案室秘用审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章，申

工核后给图纸进行编号，加盖档案室印章，录入电子版书目，按项目类别进行存档。

作

流

程

具体工作集团营业执照的年检

流程图

详

下载申请表一填写表格一网上注册年检一向财务部要财务报表一申请盖章一请款一到工商局办理年检

细关于此流程图的说明

依据工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，依据营业执照上的内容填写好年检表，并在网上注

册年检，在巾清表上加盖公司的公章、合同章、财务室.向财务诗款并并要求供应集团月份的财务报

T12

表，带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应的工商局进行年检。

作

流

程

具体工作办理营业执照有效期变更

详流程图

到工商局领取变更表一填写表格f修改公司章程、股东会决议一申请盖章一到工商所审核f变更完成

细关于此流程图的说明

到领取营业执照的工商所领取变更表并进行填写，打算好修改后的公司章程和股东会决议，申请变更表、

工公司章程、股东会决议盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。

作

流

程

具体工作借阅图书

详流程图

查阅一登记一录入一借出f归还一归档

细关于此流程图的说明

借阅人在档案室进行查阅，找到须要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书依据借

I书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书

是否完好无损，核对无误后归档。

作

流

程

具体工作刻录光盘

详流程图

登记（申请）一刻录一检查一下发

细关于此流程图的说明

⑴刻录光盘必需在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员依据登记

工要求进行刻录，完毕后检查刻录内容，最终下发给所需部门。

⑵申请刻录档案室存档光盘必需填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完

作

毕后检杳刻录内容，最终下发给所需部门。

流

程

具体工作对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训

详流程图

确定资料员名单f拟定培训日期一拟定培训内容f通知相关资料员一具体讲解培训内容一作专业指

细导

关于此流程图的说明

I对集团所属各部与各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用0A系统或

电话进行通知，针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并赐予专

作

业指导。

流

程

主流程项目注解责任人

（小）人事副档的含义：

1、人事副档的含义（1.1）

i人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经验、基本o

j状况、鎏格证明与在公司中工作业绩、工作表现、T.作变动等文件材料，以个

fi人为单位集中保存以备查考的文字、表格与其他形式的历史记录。人事档案应

2、建立人耳R副档(1.2)

3真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要常常通过相关部门，收集全公司员

1

!¥的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反

A.新员工入职依据员工入职年、月进行编号、排序建档。

3、人事副档建立的时限：B.人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档依

；据分部的编号重新建立并存档。

1A.对于新入职员工的聘请资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之口

4、人事副4号建立的权限起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建

i档。H

：B.其它建档的资料，山人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日

f

内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，

应在发文日期后的卜个工作日内存入人事副档。

uJ

!c.新入职的经理级（含部门第一负责人）与以上人员的副档，应在该员工入

职之日起十五个工作日内，将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资

档案管理流程

档案管理流程

主流程项目注解责任人

档案管理流程

主流程项目注解责任人

（5；3.1）入职资料：

iA.《员工登记表》：

\5.3入职资料（5.3.1）

|B.一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上）；

!C.《查询函》或离职证明或个人声明；

15.4在职资料（5.4.1）；D.担保证明文件（须要供应此证明的相关岗位）；

[E背景调查（经理级与以上人员）；

、

!1-经员工本人签字确认的《员工手册确认书》：

：5.5调职调薪资料（5.5.1）1

jG.《录用通知书》：

i《岗位薪资确认单》；

A.员工本人签字确认后的劳动合同文本：

f

B.员工转正、结束代理期审批表与相关材料；

「要白：各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重

IA.工资变动审批表与通知书：

：B.提职晋级审批与考核、批复等材料。

jC.嘉奖工资审批表、批复等材料。

：D.各种待遇审批表、批复等材料。

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主流程项目注解责任人

（5.：6.1）职务任命文件:

——,，............................

5.6职务任命文件（5.5.1）\A.任命审批文件:

B.任命考核文件:

（：•,任命通知文件:

,7--------------------------

5.7异动文件(5.6.1)

—Ii:

申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员具体的“工作

交底单”）。

…工...........................

1r-------------------------------------

5.8考核、评定工作中形成EA.试用期考核、评定：

的有关材料（5.7.1）R代理期考核、评定:

—、C.Q晋升考核、评定:

..........A.《员工离职审批表》:

5.9奖惩材料

B.《员工离职面谈表》:

——、,.........《解雇申请单》;

5.10离职材料(5.9.1)D.《离职通知书》,《解雇通知

书》:

禹职/解雇交接单：（々资产

清珏的要将资产清册后附一

特殊说明：第5.10项：离职资料必需是全的相关授权领导签批完成的的完整资

料方nJ归档。离职/解雇交接单如有资产，需附“资产交

接明细”并归档。

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主流程项目注解责任人

（5.IL1）其它应归档的资料：绩效、薪酬档案：人力资源部相关制度与流程

f

存档：

15.11其它应归档的资料

f（小1）人事副档归档要求：

▼

A.档案管理员应具体审核人事副档资料是否完整齐全，手续是否完备，归档;

6、人事副档归档要求（6.1）