档案管理规定 (一)

档案管理规定

（修订）

XX有限公司档案管理规定

XX有限公司

档案管理规定（修订）

第一章总则

第一条为加强XX有限公司（以下简称公司）档案科学化，规范化、制

度化管理，维护公司利益，服务公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》

和有关规定，结合公司实际，特制订本规定。

第二条本规定所称的档案是指公司在行政、党务、生产运营、工程建设

等各项工作活动中所形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括文字、图

表、声像、电子档案和实物档案等。

第三条公司档案的基本分类：文书档案、基建档案、会计档案、干部（职

工）档案、实物档案；公司应设立专用档案室对档案实施分类保管。

第四条公司档案管理工作由综合管理部统一负责，在业务上接受上级档

案管理部门的指导、监督与检查。

第五条公司档案实施集中统一管理，任何部门和个人不得将档案据为己

有；公司员工个人档案委托有关单位（人才市场）代为保管或由公司统一保管；

会计档案由财务管理部设立专用库房单独保管。

第六条档案工作必须贯彻执行党和国家的档案保密制度，确保档案安全

和机密档案不泄露。档案工作人员要学习政治，钻研业务，严格遵守档案管理规

定和保密工作规定，尽职尽责做好档案管理工作。

第二章管理机构及职责

第七条综合管理部是公司档案管理的职能部门，是公司档案归集、整理、

分类、统计、保管、鉴定及销毁的执行机构。

第条综合管理部档案管理工作的职责：

（一）集中管理公司各种门类和载体的档案，负责档案的接收、整理、保管、

鉴定、统计、提供利用、移交、销毁等具体实施工作。

（二）协助公司各部门做好文件的立卷、归档工作。

（三）拟定公司档案工作各项制度，办理领导交办的其它有关档案工作。

第三章档案归集

XX有限公司档案管理规定

第九条归档范围

凡公司在各项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料（包括声像

材料）均属归档范围。

（-）公司重要会议的文件材料：包括会议通知、报告、决议、总结、领导

人讲话、典型发言、会议记录等。

（二）公司大事记及反映重要职能活动的照片、录音、录像等。

（三）公司制发的管理制度、规定、办法、细则等材料。

（四）公司各种计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等。

（五）公司职工劳资、社保、职务任免、工作调动等方面的文件材料。

（六）本公司对外单位的正式发文与有关单位来往的文书。

（七）上级机关制发的需要本公司贯彻执行的文件材料。

（八）本公司的请示、报告与上级机关的批复文件。

（九）本公司与有关单位签订的合同、协议书等。

（十一）公司营业执照、各类资质、证书等切料。

（十二）公司特种设备、仪器文件材料。

（十三）公司会计核算专业材料：会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他

会计核算专业材料。（包括银行余额调节表、银行对账单、会计移交清册、会计

档案保管清册和会计档案销毁清册）。

（十四）公司基建项目文件：包括新建、扩建、改建、技改和维修等建设工

程项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理至竣工验收全过程形成

的文字、图表、声像材料，含项目前期文件、建设文件和竣工验收文件等。

（十五）其它对公司具有查考价值的文件材料。

（十六）各部门归档范围和保管期限表见附件1。

第十条归档时间

（一）公司各项管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的次年一季

度归档。

（二）公司项目建设文件以项目为单位，在项目竣工决算后三个月内归档，

周期较长的可分阶段、单项归档。

（三）声像、实物等载体形成的材料应在工作结束后及时归档。

（四）会计核算专业材料应在会计年度终了后，由会计部门整理归档，保管

三年后向档案室移交。

（五）具有永久保管利用价值的电子文件与纸质文件一并归档。

（六）公司变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和干部职工调动，

离岗时留在部门或个人手中的文件材料，公司产权变动过程中形成的文件材料应

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随时归档。

第H^一条归档要求

（一）归档的文件材料应做到齐全、完整、准确、文件书写材料耐久保存，

不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。

（二）归档的文件材料应是原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件

归档。

（三）归档文件材料一般要求一式一份，重要的、利用频繁的可适当增加份

数。

（四）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和

责任者。

第十二条各部门文件材料的形成和移交应纳入各职能部门的工作计划

和有关人员的职责范围。

第十三条各部门指定档案联络员负责本部门本岗位应归档文件材料的

平时收集、整理和定期移交工作。

第十四条各部门移交档案，移交人应编制档案移交清单；一式两份，在

双方认真核对、验收无误后，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。

第四章档案管理

第十五条各部门应将办理完毕的具有保存价值的文件材料及时移交综

合管理部，以便统一管理利用。任何人不得保存应归档的各类文件材料。

第十六条归档文件材料应根据文件的自然形成规律，保持文件之间的有

机联系，按照年度、组织机构、项目、问题、名称等特征，视文件材料的数量和

保管期限分类整理立卷。

第十七条公司在工作活动中形成的档案为一个全宗，按年度、机构、保

管期限分类整理编制流水号。

第十条归档文件按保管期限、年度，组织机构进行排列。

第十九条设立全宗卷，以保存公司档案的立卷说明，分类方法、鉴定报

告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍等材料。

第二十条建立、健全档案、资料的登记、统计制度。对档案的收进、移

出、保管、利用、销毁等情况进行登记，统计。

第二-I-一条公司应逐步建立档案信息化管理系统，完善对公司档案的

数据管理、整理编目，检索查询、安全保密、系统维护等基础功能，进一步提高

档案工作信息化水平。

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第五章档案保管

第二十二条公司档案应存放在专用库房中；不同载体的文书档案应分

别保管。档案库房要安全、牢固，并具有防盗、防火、防高温、防湿、防虫鼠、

防光、防尘等基本设施。

第二十三条根据保存档案资料的数量，设置专用柜架和必要的档案设

备，应做到档案工作的标准化、规范化、现代化。

第二十四条定期对档案保管进行全面检查，并作记录，发现问题及时

向分管领导汇报，采取有效补救措施，确保档案的安全。

第二十五条非档案管理人员未经同意，不准随意进入库房。

第六章档案利用

笫二十六条档案工作人员必须熟悉公司的历史和所藏档案的情况，了

解各部门对档案的需求，编制必要的检索工具，积极为公司工作服务。

第二十七条公司各部门因工作需要查、（借）阅业务档案，必须经综合

管理部负责人批准，按规定办理登记和借阅审批手续，借阅档案需在一周内归还,

超越期限的应办理续借手续，档案原件原则上不准外借，因特殊情况需将档窠原

件借出公司，应由总经理批准。并注明归还日期，档案人员到期催还。

第二十条外单位人员来查阅公司档案，须持有所在单位介绍信和本

人有效证件，一般档案经综合管理部负责人批准，特殊情况报公司领导批准；公

司纪要，会议原始记录的查阅从严掌握。

第二十九条借阅人必须爱护和妥善保管所借档案，不得遗失、抽换、

涂改、拆卷和转接，并要保守机密，防止失、泄露事故发生。

第三十条档案借阅人在归还档案时，如工作需要可登记档案的利用效

果。

第三H-一条综合管理部应积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革,

大事记、基础数字汇集材料。

第七章档案鉴定和销毁

第三十二条综合管理部应根据国家和省有关档案保管期限的规定，制

定档案材料保管期限表，作为鉴定档案的依据。

第三十三条根据本公司制定的档案保管期限表，定期对档案进行鉴定。

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第三十四条档案鉴定工作由综合管理负责人主持，会同各部门档案联

络员参加，共同组成档案鉴定小组，定期召开档案工作会议，对本公司档案按件

进行审查。

第三十五条对达到保管期限的档案，由鉴定小组提出意见，登记造册;

报经公司领导批准后，才两人以上在指定地点监销，监销人要在销毁清册上签字,

销毁意见及清册一并存档并永久保存。

第八章罚则

第三十六条对未按规定造成公司文件缺失的，或对档案进行涂改、抽

换、伪造、盗窃和擅自销毁而造成档案丢失和损坏的直接责任者，将视情进行处

理。

第三十七条各部门未按要求将归档材料送交综合管理部，造成档案遗

失等后果，将追究当事人以及部门负责人责任。

第三十条档案工作人员工作玩忽职守，明知所保存的档案面临危险

而不采取措施，造成档案损失的，将追究档案员责任。

第九章附则

第三十九条本规定由综合管理部负责解释。

第四十条本规定自发布之日起施行。公司原档案管理规定同时废止。工

程档案管理规定与本规定不一致的，以本规定为准。

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附件1

XX有限公司

文件材料归档范围和档案保管期限表

二零一八年十月

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目录

一、文书档案......................................8

二、基建档案......................................18

三、会计档案......................................22

四、干部（职工）档案.............................23

五、实物档案......................................23

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一、文书档案

机构名称文件材料归档范围保管期限

一、规章、制度、办法

本单位制度的企业章程、制度、办法、规定水久

信息、机要、档案、文书工作规定、办法、制度30年

二、有关体制变更、公司更名、机构设置、撤并通知、请示、报告、

永久

提案、批复、讨论通过的文件、决议、决定、纪要

三、工作计划、总结

本单位年度和年度以上的计划、总结永久

本单位年度以下的计划、总结10年

本单位上报的全年工作计戈IJ、总结10年

部门的计划、总结10年

四、本机关召开的工作会议文件

综合管理部请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、

永久

决定、纪要

会议典型材料、代表发言材料、交流材料30年

五、上级领导机关召开的工作会议及其他会议

省公司、集团公司领导在会议上的典型发言30年

参加上级召开的需进行会议精神传达的会议文件材料10年

六、本公司会议记录、纪要

总经理办公会、年度工作会、基建工作分析会、月度安全生产分析

永久

会、经营工作分析会、安委会会议记录、纪要

七、集团公司通报

对子公司年度经营责任制考评结果永久

招待钳用使用及公文规范性等情况通报10年

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八、公务接待形成的文件材料

接待工作计划、方案10年

年度招待费预算10年

九、机要保密工作形成的文件材料

本公司更名、搬迁、启用或作废印模的通知永久

需我公司贯彻执行的一般性地方政府机要文件10年

十、档案管理工作形成的文件材料

档案基本年报表永久

公司档案年度统计报表30年

档案工作检查义件10年

T-一、本机关事务管理形成的文件材料

本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购审批手续、招投标、

30年

购置、机动车保险、事故、转让等文件材料

十二、本单位经营执照、企业代码证的申请、登记、批件及经营执

永久

照、企业代码证正（副）本

十三、本单位20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的

30年

审批、管理性文件

十四、本单位宣传方面的

上级机关对宣传工作的指示、决定、通知等文件10年

本单位宣传管理暂行办法30年

重要宣传广告设计依据、方案、请示及批复30年

十五、工作签报

情况反映类签报10年

采购签报10年

十六、与有关单位签订的合同、协议、协定书

重要的永久

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一般的10年

十七、本单位党风廉政建设、党纪检查、政纪监察文件材料

年度计划、总结30年

规章制度30年

十八、党的组织建设方面的文件材料永久

党委的工作规章制度、条例

上级党组织颁发的党务工作文件10年

党员名册永久

党员退党、取消党员资格的决定、决议、通知永久

党组织介绍信存根永久

对本单位党组织成员的任免、组建支部（党委、总支）的批复永久

表彰先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者的通知30年

办单位年报表汇总表党员、党组织统计年报10年

党费管理文件及党费收据、存根10年

十九、思想政治工作方面的文件材料

有关党员教育、学习和整党工作中形成的文件材料10年

木单位思想政治工作、理论教育中形成的文件材料10年

二十、综合管理文件

工会办公会议记录30年

管理制度、法规性文件30年

二十一、职工代表大会

职工（会员）代表产生办法、会议通知、职工（会员）代表名单、

日程、工作报告、经审报告、财务工作报告、领导讲话、提案、选永久

票及选票结果、集体合同、讨论通过的决议、纪要、主席团会议记

录等文件材料

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会议典型材料和讨论未通过的文件30年

小组会议记录、会议参阅文件10年

二十二、组织建设

工会组织机构、工会组织沿革永久

会员名册（历届工会主席、副主席暨历届工会委员、经审委员会名永久

册等）

二十三、民主管理

合理化建议、职工代表巡视、员工恳谈会等10年

二十三、权益维护

集体合同、专项合同30年

三十三、女工管理

女工专项合同、女工特殊保护条例30年

计生管理10年

二十四、经费管理

年度工会经费收支预算、年度经费审查报告等30年

二十五、员工关爱

重要的员工特困职工慰问、员工捐助、公益活动等10年

二十六、与有关单位签订合同、协议、协定书

重要的永久

一般的10年

二十七、干部、人事、职位管理材料

人事规章制度、管理办法30年

本公司上报和上级批复人员编制文件永久

对所属单位的批复人员编制文件10年

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人事任免决定文件永久

干部名册、干部统计报表30年

干部管理文件30年

员工花名册永久

本单位员工招聘、录用退休、辞退、考核、调配、奖惩等文件永久

岗位设置、定岗定编文件永久

关于劳动调配、劳动合同及管理文件永久

二十八、上级关于有关人事、职改工作的指示、规定、办法、通知、

实施细则

需贯彻执行的10年

二十九、考核、薪资管理文件材料10年

评定专业技术职称、评审委员会组织及专业技术职务审批表永久

关于对部门年度考核的通知等文件材料永久

关于对干部管理人员的考核文件永久

关于公司各部门负责人及公司负责人年度绩效考核结果的文件永久

关于对一般员工的考核文件30年

三十、党组会议记录永久

三十一、参加集团公司召开人力资源工作会议的文件材料永久

三十二、劳动工资计划

本单位上报与集团公司下达的永久

三十三、劳动工资统计年报

本公司汇总表永久

下级单位上报的10年

二十四、有关劳动保护、劳动保险、安全生产、生产奖励

重要的30年

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一般的10年

三十五、培训

关于职工教育工作的职工培训管理办法30年

职工在职教育和培训文件、培训计划、教材、材料永久

卜•级机关重要的和针对木单位的有关教育工作的规定、通知、管理.、

30年

办法、实施细则等文件

上级机关一般的有关教育工作的规定、通知、管理、办法、实施细

10年

则等文件

三十六、与有关单位签订合同、协议、协定书

重要的永久

一般的10年

三十七、上级机关对纪检、监察工作的指示、决定、通知等文件材

料

需贯彻执行的10年

一般的10年

三十八、本公司领导人离任审计材料永久

一、综合资料

基建项目管理制度、标准、办法、规定等30年

基建发展规划、计划、报告、会议记录、纪要永久

征、租用土地（单项目除外）申请、报告、清不、批复、合同、协

永久

议

工程管理部场区平面图、地下管线图、工艺流程图永久

二、工作计划、总结

年度工作计划永久

年度工作总结永久

三、工作签报10年

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四、本单位制定的采购管理制度、办法、规定等30年

五、采购项目过程资料，招、投标文件等永久

六、工作签报10年

七、与有关单位签订的合同、协议书、议定书

重要的永久

一般的10年

一、生产组织制度、标准、办法、规定30年

二、本部负责技改、抢修工程等管理工作中形成的全过程材料永久

三、工作计划、总结

年度工作计划永久

年度工作总结永久

四、部门发布的通知、函告10年

五、生产报表

生产日报10年

安全生产部生产月报永久

六、生产调度会议记录30年

七、特种设备、仪器的鉴定报告和定期检测文件材料30年

八、场站财产保险文件材料30年

九、工作签报10年

十、与有关单位签订的合同、协议、协定书

重要的永久

一般的10年

十一、有关安全法律、法规、制度30年

上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料永久

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重要的永久

一般的10年

十二、工作计划、总结

年度工作计划永久

年度工作总结永久

十三、安全生产许可证、危化经营许可证30年

十四、安全预评价报告及安全验收报告永久

十五、工作签报10年

十六、安委会纪要永久

十七、安全简报10年

十八、国家及上级主管部门有关安全生产的方针、政策、法规

需贯彻执行的10年

一般的10年

十九、与有关单位签订的合同、协议、议定书

重要的永久

一般的10年

一、财务工作规定、办法、标准等指导性文件

本单位制定的财务方针政策、法规永久

本单位制定的经济核算办法、细则、考核标准等文件永久

比较重要的财务基础业务规定、办法30年

财务管理部

一般的财务基础业务规定、办法10年

二、各项财务收支计划的上报、下达和调整文件

本单位上报和上级机关下达、批复永久

下达所属单位的30年

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所属单位上报的10年

三、各项经济技术指标完成文件

上报省公司、集团公司和上级主管部门的永久

省公司、集团公司和上级主管部门通报涉及本单位的30年

所属部门、单位上报的10年

四、固定资产管理文件

固定资产清册永久

资产报废批复30年

五、财务基础业务管理等文件材料

投资规划义件材料永久

财务预算30年

信贷、税收文件30年

财务、税收、物价检查形成的材料30年

财务处理和各种会计处理文件30年

财务零星开支申请与批复文件10年

六、本单位召开的财务工作会议材料

会议通知、名单日程、报告、总结、领导讲话、提案、讨论通过的

30年

文件、决议、决定、纪要

七、工作签报10年

八、上级机关关于审计工作的规定，对审计立项审批的请示、通知

等文件

针对本单位的结论、决定永久

需要贯彻执行的10年

九、本公司各类专项审计文件材料

审计计划、通知30年

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审计意见书、审计报告、审计决定等材料30年

上级公司对公司各项专项审计立项、统计报表、调查报告、审计结

10年

论或决定、审计报告

本公司关于审计工作的规定、办法、条例等文件永久

工程造价审核原始材料、施工单位结算表、工程量计算表、工程结

30年

算审定表、审核定案表、中介结构审核报告

十、与有关单位签订的合同、协议、议定书

重要的永久

一般的10年

一、本单位发展战略、重大经营决策、规章制度等文件材料永久

二、气价的批复文件永久

三、天然气的结算管理办法永久

市场客服部四、市场调研材料（重要的）永久

五、工作计划、总结

年度工作计划永久

年度工作总结永久

六、工作签报10年

七、与有关单位签订的合同、协议、议定书

市场客服部

重要的永久

一般的10年

二、基建档案

序号档案名称保管期

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限

、

项目准备阶段形成的文件材料

项目建设与批复永久

项目可研报告书及审批意见永久

关于立项有关的会议纪耍、领导讲话永久

环境评估、调查报告资料永久

二、建设用地、征地、拆迁文件

项目选址申请及选址规划意见书永久

项目用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设建设用地批准书

永久

及红线图

拆迁安置意见、补偿协议书、方案等永久

建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件，国有土地使用

永久

证附宗地图、土地出让合同、产权证书

三、工程勘察、测绘、初设技术及审批文件

工程地质（水文）岩土勘察报告永久

总说明设计书永久

初步设计永久

设计施工图纸10年

设计概算书30年

有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、市政、水利、河湖、

永久

气象、安监等）批准文件

总体布置规划图永久

政府有关部门对施工图设计文件的批复永久

四、工程开工审批文件

建设项目列入年度计划的申报文件和批复文件永久

规划审批申报表及送报的文件和图纸永久

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建设工程规划许可证及其附件永久

建设项目开工审查表永久

建设工程施工许可证永久

五、财务文件

工程投资估算材料30年

工程设计概算材料30年

施工图、施工预算30年

六、建设、施工、监理机构及负责人

建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目经理部）、施工

30年

管理机构（项目经理部）及负责人名单

七、招投标文件与合同书

项目勘察设计•、施工承包及监理委托合同永久

项目勘察设计、施工与工程监理、招投标中标文件永久

八、项目建设阶段形成的文件材料

（1）项目管理文件永久

规程、规范、标准、规划、方案、规定；投资、进度、质量、安全、

30年

合同控制文件

投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修

永久

证书、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

水、暖、电、气、通信、排水等配套协议文件以及工程途径铁路、

30年

公路、输电线路和河流穿越等协议文件、QHE文件、声像材料

（2）建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工文件

开工报告、规程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年

建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理

永久

记录、工程质量检验记录

设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核

永久

定单、业务联系单及备忘录

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施工定位测量、符合记录地质勘探永久

施工技术准备、施工现场准备、设计变更、洽商记录、原材料、成

品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及实验报告、施工试验30年

记录、施工记录

焊接试验记录、施工检验、探伤记录10年

隐敝工程检查（验收）记录、工程质量检查评定记录、功能性实验

30年

记录

质量事故及处理记录、施工测量资料永久

交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告永久

（3）全部竣工图永久

（4）监理文件

监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理工作日

30年

志

进度控制：工程开工/复工审批表、暂停令30年

质量控制：质量事故报告及处理意见30年

造价控制：设计变更、洽商弗用报审与签字、工程竣T.决算审核意