公司公章管理制度

公司公章管理制度---公司公章管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司各类印章的刻制、保管、使用及废止等管理工作，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司章程，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章及其他具有法律效力或特定用途的业务专用章（以下统称“印章”）的管理。公司全体员工均须严格遵守本制度规定。第三条印章定义本制度所称印章，是指以公司名义刻制的，用于证明公司身份、对外发生法律效力或对公司内部事务进行确认的各类图章的统称。第四条管理原则公司印章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、严格审批、规范用印”的原则。第二章印章的刻制与启用第五条印章刻制公司印章的刻制权限归公司统一管理。任何单位或个人未经批准，不得擅自刻制公司任何形式的印章。1.需求提出：因工作需要确需刻制新印章的，由相关部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、规格及保管责任人等。2.审批流程：申请经部门负责人审核后，报公司分管领导审批，重大或特殊印章需报请公司主要负责人审批。3.规范刻制：经批准后，由公司指定的管理部门（如行政部或综合管理部，下同）统一到公安机关指定的正规刻章单位办理刻制手续，并登记备案。4.样章备案：新印章刻制完成后，应在公司指定管理部门留存印模备案。第六条印章启用1.新印章正式启用前，应由公司指定管理部门发布启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人等，并附上印模。2.启用通知应分发至公司各相关部门及需要知晓的外部单位。第三章印章的保管与交接第七条保管责任人1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管责任人原则上应为公司正式员工，且具备良好的职业道德和责任心。2.公章、法定代表人印章一般由公司指定管理部门专人保管；合同专用章可由法务部门或业务主管部门专人保管；财务专用章由财务部专人保管；其他业务专用章由相应业务部门专人保管。3.保管责任人名单应报公司指定管理部门备案。第八条保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗用、滥用或遗失。2.印章应存放在保险柜、带锁文件柜等安全装置内，严禁随意放置或带出办公场所（经批准的用印情况除外）。3.保管人不得擅自将印章交予他人保管或使用。如确需临时委托他人代管，须经部门负责人及公司指定管理部门同意，并办理临时交接手续，明确责任。4.保管人离开工作岗位（包括临时离岗、休假、出差等）前，必须将印章妥善存放，并向临时接管人或直接上级交接清楚。5.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的载体上预先加盖印章。第九条印章交接1.印章保管人因工作调动、离职、退休或其他原因不能继续履行保管职责时，必须办理印章交接手续。2.交接时，应由部门负责人或公司指定管理部门人员在场监交，填写《印章交接登记表》，详细记录交接印章的名称、数量、印模、交接日期、交接人、接交人及监交人等信息，并由各方签字确认。3.交接完成后，《印章交接登记表》应存档备查。第四章印章的使用规范第十条用印申请与审批1.公司员工因工作需要使用印章，须填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、拟用印种类、用印日期、申请人及部门等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.用印申请应逐级审批：*一般性、常规性业务用印，由部门负责人审批。*涉及重大合同、协议、对外担保、投融资、重要人事任免、大额资金往来等重要事项的用印，须报请公司分管领导或主要负责人审批。具体审批权限由公司另行规定或在《用印申请单》中明确。3.审批人应对用印内容的真实性、合法性、合规性进行严格审核。第十一条用印操作1.印章保管人应对照审批后的《用印申请单》及附件文件，核对无误后方可用印。如对用印内容有疑问，应及时向审批人或相关负责人核实。2.用印时应确保印迹清晰、完整、规范，位置恰当。3.每次用印均应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印文件名称、份数、审批人、申请人、用印人及保管人等信息。4.原则上，用印文件应为已最终定稿的文本。如确需在修改稿上盖章，须有明确标识并经原审批人同意。5.非公司员工原则上不得直接申请或使用公司印章。如确需为外部单位用印，须有公司内部相关业务部门的正式申请和审批。第十二条禁止性规定1.严禁超越权限或违反程序用印。2.严禁为虚假、不合法的文件或事项用印。3.严禁在空白合同、空白介绍信、空白授权委托书及其他空白文件上用印。4.严禁在内容不明确、有涂改（未经批准）或存在争议的文件上用印。5.严禁携带印章外出使用，如确因特殊情况（如招投标现场盖章等）需携带外出，须经公司主要负责人批准，并由两人以上共同携带和监督使用，用印完毕立即带回。第五章印章的停用、缴销与销毁第十三条印章停用与缴销1.出现以下情况之一时，印章应予以停用：*印章名称变更、机构撤销或合并；*印章因磨损、变形等原因无法正常使用；*印章使用权限被撤销或调整；*其他需要停用的情形。2.印章停用后，原保管部门应立即将印章缴回公司指定管理部门，并办理缴销登记手续。第十四条印章销毁1.对于确认不再需要使用的废旧印章或停用印章，由公司指定管理部门提出销毁申请，报公司分管领导及主要负责人审批。2.经批准后，由公司指定管理部门负责组织销毁，销毁时应有两人以上在场监销，并做好销毁记录，存档备查。涉及国家机关备案的印章，应按规定向原备案机关办理注销手续。第六章异地用印与电子印章管理第十五条异地用印1.异地用印是指在公司本部以外的地点使用公司实体印章的行为。应严格控制异地用印。2.确需异地用印的，须按用印审批权限逐级报批，并由公司指定专人携带前往或采用其他安全可控的方式进行，确保用印过程可追溯、可监控。第十六条电子印章1.公司电子印章的申请、制作、启用、使用、保管、变更、注销等管理，参照本制度关于实体印章的相关规定执行，并应符合国家及地方关于电子签名、电子印章的法律法规要求。2.电子印章的使用范围和权限应严格限定，其安全保障措施应到位，防止被非法复制、篡改或滥用。第七章监督检查与责任追究第十七条监督检查公司指定管理部门及审计监察部门（如有）应定期或不定期对公司各部门及所属单位的印章管理和使用情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实。第十八条责任追究任何单位或个人违反本制度规定，导致印章管理混乱、被盗用、滥用，或给公司造成经济损失、声誉损害的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法犯罪的，将依法移交司法机关处理。1.擅自刻制、伪造、变造公司印章的，从严从重处理。2.印章保管人因保管不善导致印章遗失、被盗的，应立即报告并采取补救措施，同时承担相应责任。3.越权审批、违规用印、在空白载体上用印等行为，一经查实，严肃处理。第八章附则第十九条本制度未尽事宜，由公司指定管理部门负责解释和补充。第二