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文档简介

秘书实务中接待团体客户

任务分析

接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此秘书必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。相关知识点安排来访者的参观、娱乐活动1、安排来访者的参观活动2、安排来访者的娱乐活动为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为高规格接待、对等接待、低规格接待三种：指定接待方案日程安排××公司来访团接待日程（×月×日――×月×日）时间安排内容安排地点陪同人员备注×点×分接站火车站×××月×日上午8：30－9：3010：00－11：30中午12：00用餐餐厅12：30－1：30休息房间下午1：40－－15：3016：00－17：30晚上经费开支①工作经费：租借会议室、打印资料等费用②住宿费③餐饮费④劳务费：讲课、演讲、加班等费用⑤交通费⑥参观、游览、娱乐费用⑦纪念品费⑧宣传、公关费用⑨其他费用

工作人员

时间地点事项陪同人员工作人员

预定住宿宾馆及房间

安排住宿选择宾馆考虑的因素交通是否便利档次是否合适环境是否安静优雅熟悉的服务较好的宾馆

安排房间考虑的因素主宾安排套间，朝向、楼层好一般人员安排标准间备注参观、娱乐的相关礼节①准时到达②不大声喧哗③注意着装轿车的座次轿车座次安排分有专职司机和主人开车两种情况，秘书要注意座次的不同，将尊贵的客人让至适当的位置。

上下车的礼节上车时，应遵循尊者先行，请主宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关上车门，等其余人上车后，秘书最后上车。下车时，秘书应自己先下车为主宾打开车门。团体见面的礼节一般在机场或车站迎接来访团体时，本着尊者优先了解对方情况的原则，主人一方应该先自我介绍，由主人方的秘书或主陪人来为客人介绍自己方面的人，从我方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘书或主宾把自己一方的人介绍给主人。见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎。主人一方的司机或秘书应该马上接过客人的行李放在车上，手包除外。接待前的准备1、了解来访者信息2、向领导汇报，听取领导对接待的指导意见3、制定接待方案并报请领导审定4、餐饮安排5、会谈、座谈安排6、参观游览：7、日程安排：到达后应做好以下服务工作

1、接站2、安排住宿3、安排日程。宾客离去时应做好如下收尾工作

1、将订购的返程票交到来宾手中2、话别3、协助来宾结算住宿费等、安排车辆送站5、将接待工作中的有关文字材料整理归档任务实施实战演练我院管理系学生会与院学生会联手计划于5月4日联合本市几所大专院校举办“五四”青年节联欢会，发出邀请后，有三家大专院校最终商定参加联欢，管理系学生会成立了筹备小组，着手组

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