大学生毕业档案保管协议书

大学生毕业档案保管协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：北京华夏大学教育科技有限公司，

地址：北京市海淀区中关村南大街5号华夏大学科技大厦A座1501室，

法定代表人/负责人：张明，

联系方式

甲方为一家经北京市教育委员会批准成立的专业从事高校教育事务服务的机构，致力于为高校毕业生提供档案管理、人事代理及相关法律咨询等服务。基于国家教育部及人力资源和社会保障部关于高校毕业生档案管理的相关规定，甲方在长期服务过程中发现，众多高校毕业生对档案的重要性认识不足，档案保管过程中存在诸多不规范现象，导致后续就业、升学、职称评定等环节遇到障碍。为规范档案管理流程，保障学生合法权益，甲方经调研分析，决定与乙方建立长期合作机制，共同推动高校毕业生档案的科学化、规范化管理。

在合作背景方面，甲方依托华夏大学的教育资源及法律专业团队，具备专业的档案保管设施、信息系统及合规认证资质。同时，甲方通过多年实践积累了丰富的档案管理经验，与多家用人单位、人事部门建立了紧密的合作关系。乙方作为高校毕业生，在毕业前后面临档案交接、保管及转递的迫切需求，但缺乏专业指导及可靠的服务渠道。基于此，双方经友好协商，决定签订本协议，明确档案保管的具体流程、责任划分及权利义务，确保档案在保管期间的安全性、完整性与合规性。

为满足高校毕业生对档案管理的多样化需求，甲方将提供包括纸质档案扫描数字化、电子档案云端存储、档案状态实时查询、政策咨询及代办服务在内的综合解决方案。乙方通过本协议的签订，可享受甲方提供的专业化、标准化服务，避免因档案管理不当引发的各类法律风险及行政纠纷。双方的合作不仅符合国家政策导向，也契合高校毕业生职业发展的实际需求，具有显著的社会效益和经济效益。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：李华，

地址：北京市朝阳区建国路88号华夏大学东校区学生宿舍楼3号楼302室，

法定代表人/负责人：李华本人，

联系方式：138-1234-5678。

乙方为华夏大学2023届本科毕业生，所学专业为法学，现因毕业就业及后续职业发展规划需要，需将个人档案进行规范化保管。根据教育部《普通高等学校毕业生档案管理规定》及《人力资源社会保障部关于进一步规范档案管理工作的通知》要求，毕业生档案作为个人学习经历、面貌、工作履历等关键材料的证明，其保管须严格遵循相关法律法规。然而，乙方在毕业过程中发现，部分档案保管机构服务流程复杂、收费标准不透明，且缺乏有效的监管机制，导致毕业生在档案使用时面临诸多不便。

为解决上述问题，乙方经多方比较，选择与甲方合作。甲方作为专业档案管理服务机构，具备合法资质、完善的服务体系及丰富的行业经验，能够为乙方提供从档案接收、整理、保管到转递的全流程服务。双方的合作基于平等自愿、诚实信用的原则，乙方通过本协议的签订，可确保个人档案得到安全、规范的保管，同时享受便捷的档案使用服务。

在合作背景方面，乙方在毕业前已通过甲方咨询了解到档案管理的重要性，并了解到甲方与多家用人单位及人事部门的合作关系，这将有助于乙方在求职及职业发展过程中顺利调取档案。此外，甲方提供的电子档案查询功能及政策咨询服务，能够帮助乙方及时掌握档案动态及政策变化，避免因信息不对称导致的档案使用障碍。

双方的合作不仅符合国家关于档案管理的政策要求，也满足乙方对档案服务的实际需求。甲方将依据本协议约定，提供专业、高效的服务，保障乙方的合法权益；乙方则需积极配合甲方的服务流程，确保档案信息的准确性与完整性。通过双方的共同努力，实现档案管理的规范化、高效化，为乙方的职业发展奠定坚实基础。

第一条协议目的与范围

本协议旨在明确甲方作为专业档案管理机构与乙方作为档案委托保管方之间的权利与义务，确保乙方毕业档案在甲方保管期间的安全性、完整性、规范性与便捷性。具体内容涵盖档案的接收、整理、保管、数字化、查询、转递以及相关咨询服务的提供。通过本协议，甲方承诺依照国家及地方关于档案管理的法律法规，为乙方提供标准化、专业化的档案保管服务；乙方则承诺配合甲方的服务流程，提供真实、完整的档案材料，并按照约定支付服务费用。本协议的范围包括但不限于乙方提供的所有纸质及电子档案材料，以及与档案保管相关的所有服务事项。双方均应严格遵守本协议约定，以实现档案管理的合规化与高效化，保障乙方的合法权益。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

（一）档案：指乙方在毕业过程中形成的，包括但不限于学籍材料、成绩单、奖惩记录、政审材料、毕业证明等，按照国家规定应当归档保存的纸质及电子文件材料。

（二）档案保管：指甲方依据本协议约定，对乙方委托保管的档案进行接收、整理、分类、入库、数字化、安全存储、状态监控及条件性提供等系列服务活动。

（三）数字化档案：指将纸质档案内容通过扫描、像处理等技术手段转化为电子数据，并存储在甲方指定的电子系统中，可供乙方查询、调取的电子档案副本。

（四）档案转递：指在乙方需要使用档案（如就业、升学、职称评定等）时，甲方按照乙方指令或相关单位要求，将档案按照规定程序转递至指定接收单位的行动。

（五）服务费用：指乙方根据本协议约定向甲方支付档案保管及提供相关服务的对价。

（六）不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力与义务**

（一）甲方有权按照国家及北京市关于档案管理的相关法律法规和政策要求，对乙方委托保管的档案进行接收、整理、分类、扫描、数字化及安全存储。

（二）甲方应配备符合档案保管标准的库房、温湿度控制设备、消防系统及监控系统，确保档案在保管期间的安全与完整。

（三）甲方有权要求乙方提供真实、完整的档案材料，并对乙方提供的档案信息进行初步审核，确保档案内容的合规性。

（四）甲方应建立完善的档案管理制度，包括档案入库登记、出库审批、数字化加工、信息安全及保密等流程，确保档案管理的规范化。

（五）甲方应向乙方提供档案数字化查询服务，允许乙方在符合规定的前提下，通过指定系统查询档案的基本信息及数字化内容。

（六）甲方应按照本协议约定，在收到乙方转递申请后，及时、准确地完成档案转递工作，并出具相关证明文件。

（七）甲方应指派专人负责乙方的档案保管服务，并应乙方要求提供必要的档案政策咨询及使用指导。

（八）甲方应遵守保密义务，对乙方档案内容及个人信息承担保密责任，未经乙方书面同意，不得向任何第三方泄露。

（九）甲方有权根据国家政策调整及服务成本变化，在本协议履行前与乙方协商调整服务费用，但调整幅度不得超过国家规定上限。

**2.乙方的权力与义务**

（一）乙方有权要求甲方按照本协议约定，提供安全、规范、便捷的档案保管服务，并对甲方提供的服务质量进行监督。

（二）乙方有权随时查询档案保管状态，包括档案入库情况、数字化进度、查询权限使用等，甲方应及时反馈相关信息。

（三）乙方有权要求甲方在规定时间内完成档案数字化工作，并有权对数字化档案的质量进行验收，如发现缺陷应及时要求甲方整改。

（四）乙方有权要求甲方按照本协议约定，在需要时提供档案转递服务，并有权对档案转递过程进行跟踪，确保档案及时、准确地送达接收单位。

（五）乙方有权要求甲方提供档案保管相关的政策咨询，包括档案使用规定、转递流程、电子档案查询方法等，甲方应及时、准确地解答。

（六）乙方应按照本协议约定，按时足额支付服务费用，逾期未支付的，甲方有权暂停服务或按照约定收取滞纳金。

（七）乙方应保证所提供档案材料的真实性、完整性与合规性，如因乙方提供虚假或缺失材料导致的一切后果，由乙方自行承担。

（八）乙方应配合甲方的档案整理工作，按照甲方要求提供必要的档案目录、说明及特殊保护措施（如档案装具等），确保档案在接收环节的完整性。

（九）乙方在档案保管期间，如需变更联系信息、查询密码等，应及时通知甲方，否则由此产生的一切后果由乙方自行承担。

（十）乙方不得擅自涂改、损毁或伪造档案材料，如因乙方行为导致档案失效或产生纠纷，甲方有权终止服务并追究乙方的违约责任。

（十一）乙方在毕业档案正式移交甲方前，应确保所有档案材料已按照学校要求整理完毕，并完成所有必要的审核手续，否则甲方有权拒绝接收或要求乙方补充材料。

（十二）乙方应遵守保密义务，不得泄露甲方提供的档案数字化内容及相关信息，如因乙方泄露导致甲方或第三方受损，乙方应承担相应的赔偿责任。

第四条价格与支付条件

本协议项下的服务费用为人民币肆仟元整（￥4,000.00），该费用包含档案接收、整理、扫描、数字化、电子档案存储及保管、状态查询、政策咨询、档案转递代办等全部服务内容。费用采用预付方式支付，乙方应在签订本协议后七日内一次性向甲方支付全部服务费用。支付方式为银行转账，乙方应在协议签订时提供甲方指定的收款账户信息。甲方在收到乙方支付的服务费用后，应向乙方出具等额发票。如因国家政策调整或服务内容变更导致费用增加，甲方应提前三十日书面通知乙方，双方协商一致后可调整费用，但调整幅度不得违反国家关于价格管理的相关规定。

第五条履行期限

本协议的有效期限自甲方实际接收乙方档案之日起计算，至乙方档案最终转递完毕或协议解除之日止，但最短不少于五年，具体期限由双方在协议中另行约定。在协议有效期内，甲方应持续履行档案保管义务，乙方应按时支付服务费用。关键时间节点包括：档案接收完成后的三十日内完成档案数字化工作；乙方提出转递申请后的十五日内完成档案转递手续；每年年底前完成档案安全检查及年度报告。如乙方需延长档案保管期限，应在协议到期前三个月书面通知甲方，双方协商一致后可续签协议，续签期限不超过五年。

第六条违约责任

**一、甲方违约责任**

（一）如甲方因保管不善导致乙方档案遗失、损毁或内容被篡改，应立即采取补救措施，并赔偿乙方全部损失，包括但不限于重新建档费用、就业或升学受阻的经济损失等，赔偿总额不超过人民币伍拾万元整（￥500,000.00）。

（二）如甲方未按约定完成档案数字化工作，每逾期一日，应向乙方支付服务费用百分之零点五的违约金，逾期超过三十日，乙方有权解除协议并要求甲方赔偿损失。

（三）如甲方未按约定完成档案转递，每逾期一日，应向乙方支付服务费用百分之零点三的违约金，逾期超过十五日，乙方有权要求甲方承担转递失败的责任，并赔偿因此造成的直接损失。

（四）如甲方违反保密义务泄露乙方档案信息，应立即停止违约行为，并赔偿乙方全部损失，包括但不限于精神损害赔偿，且甲方相关责任人可能被追究法律责任。

**二、乙方违约责任**

（一）如乙方未按时支付服务费用，每逾期一日，应向甲方支付应付费用百分之零点五的违约金，逾期超过三十日，甲方有权暂停服务或解除协议，并要求乙方支付全部服务费用及违约金。

（二）如乙方提供虚假或缺失档案材料，导致甲方无法完成档案接收或保管，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此产生的损失，包括但不限于整理费用、存储费用等。

（三）如乙方擅自涂改、损毁或伪造档案材料，甲方有权立即解除协议，并要求乙方赔偿甲方全部损失，赔偿总额不超过人民币拾万元整（￥100,000.00）。

（四）如乙方未按约定配合甲方完成档案整理或提供必要信息，导致档案保管工作延误，每逾期一日，乙方应向甲方支付服务费用百分之零点三的违约金，逾期超过三十日，甲方有权解除协议。

**三、不可抗力导致违约的处理**

如因不可抗力导致本协议无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。不可抗力影响消除后，双方应继续履行协议义务，已产生的费用按实际服务比例结算。如不可抗力导致协议完全无法履行，双方可协商解除协议，并互不承担赔偿责任。

**四、违约金的限制**

本协议项下的违约金不足以弥补实际损失的，违约方应赔偿对方全部实际损失，包括直接损失和间接损失。双方均应合理预见违约可能造成的损失，并采取必要措施防止损失扩大，否则应对扩大的损失承担赔偿责任。

**五、争议解决中的违约处理**

如双方因履行本协议发生争议，经协商无法解决，应提交争议解决机构处理。在争议解决期间，双方应继续履行协议中非争议部分的内容，直至争议解决结果生效。违约方在争议解决期间仍应承担违约责任，争议解决结果不影响违约责任的承担。

第七条不可抗力

本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律修订、政策调整、行政命令等）、流行病疫情以及网络攻击或系统故障等。不可抗力事件发生时，双方应立即采取合理措施减轻损失，并应在事件发生后七日内书面通知对方，提供不可抗力事件的证明文件。

在不可抗力影响持续期间，双方应根据不可抗力事件对协议履行的影响程度，协商决定是否暂停履行、部分履行或解除协议。如不可抗力导致协议无法履行，双方互不承担违约责任。但任何一方因不可抗力未能履行义务，应在不可抗力消除后立即恢复履行，并应就不可抗力期间已产生的费用进行合理分摊，分摊比例根据不可抗力对各方的实际影响确定。不可抗力消除后，如协议部分无法履行，双方应协商修改协议内容；如协议完全无法履行，双方可协商解除协议，并互不承担赔偿责任。任何一方因采取合理措施防止或减轻不可抗力损失而支出的费用，由该方自行承担，除非双方另有约定。

第八条争议解决

因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权选择以下第（一）项或第（二）项方式解决：

（一）提交北京市海淀区人民法院通过诉讼方式解决。

（二）提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为北京市，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

除非双方在本协议中明确约定选择其他争议解决方式，否则本条款项下的选择是排他的。仲裁期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他项下的义务。任何一方在争议解决期间支付的合理律师费、仲裁费等诉讼或仲裁相关费用，由败诉方承担；双方均有部分责任的，按责任比例分担。选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼；选择仲裁方式的，应按约定提交仲裁委员会。争议解决前，任何一方均应遵守本协议的保密义务，不得泄露争议内容或相关信息。

第九条其他条款

（一）通知方式：双方在本协议中载明的联系方式为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前七日书面通知对方。通过书面、电子邮件、传真或本协议约定系统发送的通知，如在正常工作时间内送达对方指定联系方式，视为有效送达。邮寄方式发送的通知，寄出后三日视为送达。

（二）协议变更：本协议的任何变更或补充，均须经双方协商一致，并签署书面文件后方能生效。任何一方未经对方同意，不得单方面变更本协议内容。

（三）协议解除：除本协议约定的解除条件外，发生以下情况之一，守约方有权书面通知违约方解除本协议：

1.一方严重违反本协议约定，经守约方书面催告后三十日内仍未纠正的；

2.一方进入破产、清算或解散程序的；

3.因不可抗力导致协议目的无法实现的。

解除协议后，双方应妥善处理档案返还或转递事宜，并就协议履行情况及费用进行结算。

（四）法律适用与管辖：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。因本协议发生的任何争议，适用第八条约定解决。本协议的任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。

（五）完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。

（六）可分割性：本协议任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的