《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025版)》

《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025版)》本指南适用于深圳市行政区域内2025年1月1日之后开工的新建、改建、扩建、迁建类房屋建筑工程、市政基础设施工程、交通基础设施工程、水利工程、林业生态工程、能源工程等各类建设工程的文件归档、档案验收及移交工作，依据《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2024、《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016、《深圳市城市建设档案管理规定》（深府令第338号）、《深圳市建筑信息模型（BIM）应用管理办法》等法规标准编制，未纳入本指南的特殊专业工程归档要求，可参照行业标准结合本指南执行。一、建设工程文件归档范围及质量要求1.1归档范围建设工程文件按形成阶段分为6大类，所有归档文件需覆盖工程建设全流程，不得缺项：1.1.1A类：工程准备阶段文件（1）立项审批文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、节能审查意见、社会稳定风险评估报告及备案意见、环境影响评价报告及批复、防洪影响评价报告及批复（涉及河湖的工程）、地质灾害危险性评估报告及备案意见等；（2）用地审批文件：建设用地预审意见、建设用地规划许可证及附图、土地使用权出让合同或划拨决定书、不动产权属证明、征地拆迁安置协议、征地拆迁验收文件等；（3）规划审批文件：建设工程规划许可证及附图、规划设计方案审查意见、建设工程验线记录、规划条件核实意见书等；（4）勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、初步设计文件及审查意见、施工图设计文件及审查合格书、消防设计审查意见书、人防设计审查意见书、抗震设防审查意见书、设计变更文件及审批手续等；（5）招投标及合同文件：勘察、设计、施工、监理、检测、材料设备采购等招投标文件、中标通知书、各类合同及补充协议等；（6）开工审批文件：建设工程施工许可证、工程质量监督注册登记表、工程安全监督注册登记表、开工报告及审批意见等；（7）造价管理文件：投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、招标控制价、中标通知书、工程结算书、竣工决算书及审计意见等。1.1.2B类：监理文件（1）监理规划、监理实施细则、旁站监理方案、监理日志、监理月报、监理会议纪要、监理工程师通知单、监理工作联系单、工程暂停令、复工令等；（2）工程进度控制文件：施工进度计划报审表、工程延期报审表、工期索赔审批表等；（3）工程质量控制文件：施工组织设计报审表、专项施工方案报审表、工程材料/构配件/设备报审表、见证取样送检记录、平行检验记录、分项/分部工程质量验收审核意见、质量事故处理报告及审核意见等；（4）工程造价控制文件：工程款支付报审表、费用索赔审批表、工程变更费用审核意见等；（5）工程竣工验收文件：工程竣工报验单、工程质量评估报告、监理工作总结等。1.1.3C类：施工文件（1）施工管理文件：工程开工报告、施工现场质量管理检查记录、施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、施工日志、工程变更洽商记录、工程质量事故处理记录等；（2）施工技术文件：施工测量放线记录、定位复测记录、沉降观测记录、变形监测记录等；（3）施工物资文件：工程材料/构配件/设备出厂质量证明文件、进场检验报告、见证取样送检报告、进口材料设备商检报告等；（4）施工记录文件：地基验槽记录、隐蔽工程验收记录、混凝土浇筑记录、预应力张拉记录、钢结构安装记录、防水工程施工记录、管道安装记录、设备安装调试记录等；（5）施工试验检测文件：地基承载力检测报告、桩基检测报告、混凝土试块试验报告、砂浆试块试验报告、钢筋连接试验报告、防水材料试验报告、节能工程检测报告、消防检测报告、人防检测报告、室内环境检测报告等；（6）施工质量验收文件：检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、单位工程质量验收记录等。1.1.4D类：竣工图（1）总平面竣工图、建筑竣工图、结构竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、通风空调竣工图、消防竣工图、人防竣工图、市政管线竣工图、道路竣工图、桥梁竣工图等；（2）竣工图需加盖竣工图章，竣工图章内容包括：编制单位名称、工程名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理审核人等，所有设计变更内容需在竣工图上标注清楚，变更内容超过图面1/3的需重新绘制竣工图。1.1.5E类：工程竣工验收文件（1）工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表、规划条件核实意见书、消防验收意见书、人防验收意见书、环保验收意见书、节能验收意见书、档案验收意见书等；（2）工程质量保修书、住宅使用说明书、住宅质量保证书等。1.1.6F类：特种载体档案（1）电子档案：与纸质档案内容完全一致的电子版本，包含元数据文件、电子档案检测报告等；（2）声像档案：开工前原址原貌照片/视频、关键工序施工过程记录、地基基础/主体结构分部工程验收现场记录、竣工验收现场记录、工程竣工全貌航拍影像等；（3）BIM档案：设计阶段、施工阶段、竣工阶段BIM模型，模型属性信息、版本说明、应用成果等。1.2归档质量要求1.2.1纸质文件质量要求（1）归档的纸质文件应为原件，永久保存的文件不得使用复印件，长期保存的文件原件因故无法归档的，需提供加盖出具单位公章的复印件，附《原件存放说明》，明确原件存放单位、联系人、联系电话，经建设单位、监理单位审核签字盖章后方可归档；（2）文件纸张规格统一为A4幅面，小于A4幅面的文件需采用A4白纸裱糊，大于A4幅面的图纸需按规范折叠为A4幅面，图标栏外露于右下角；（3）文件书写需使用耐久材料，不得使用圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久材料，字迹清晰、图表整洁、无涂改、无破损，签章齐全；（4）符合《深圳市电子印章管理办法》要求的可靠电子签章，与实物签章具有同等法律效力，可用于归档。1.2.2电子文件质量要求（1）格式要求：文字类文件采用PDF/A-3格式，表格类文件需同时提交PDF/A格式和可编辑Excel格式，图像类文件采用TIFF或JPEG2000格式，视频类文件采用MP4格式（H.265编码），音频类文件采用MP3格式，BIM文件采用IFC格式及原设计软件格式；（2）技术参数：扫描件分辨率不低于300dpi，灰度级不低于256级，彩色扫描件色彩模式为RGB，视频分辨率不低于4K，音频采样率不低于44.1kHz；（3）元数据要求：元数据需符合《深圳市城建档案元数据标准（2024版》要求，包含文件标识、责任者、形成时间、关联关系等27项必填元数据字段；（4）安全性要求：电子文件需进行病毒查杀，无恶意代码、无损坏、无篡改，需通过深圳市城建电子档案管理系统进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，出具检测合格报告。1.2.3声像档案质量要求（1）适用范围：投资额5000万元以上的公共建筑、市政主干道、轨道交通、水利枢纽、能源枢纽等市级重点工程，必须归档全过程声像资料；其他工程需归档不少于50张工程关键节点照片、不少于5分钟的竣工视频；（2）照片要求：分辨率不低于2400万像素，JPEG格式，每张照片附文字说明，包含时间、地点、人物、事件、拍摄者5项要素，文字说明与照片一一对应；（3）视频要求：时长不少于10分钟（重点工程），分辨率不低于4K，配中文解说字幕，内容包含工程概况、施工关键工序、质量安全管控、竣工验收、竣工全貌等内容。1.2.4BIM档案质量要求（1）适用范围：2025年1月1日之后开工的建筑面积1万平方米以上的房屋建筑工程、投资额1亿元以上的市政/交通/水利工程，必须同步归档BIM档案；（2）模型要求：竣工BIM模型需与工程实际完全一致，包含建筑、结构、给排水、电气、暖通、市政管线等全专业模型，模型精度不低于LOD400；（3）属性要求：模型构件需关联对应工程文件，包含材料参数、施工记录、检测报告、运维信息等属性内容。二、建设工程文件整理规范2.1分类编号规则（1）建设工程档案分类需符合《深圳市城建档案分类大纲（2024版）》要求，分类号由工程类别码、项目流水号、案卷类别码三部分组成，其中工程类别码：房屋建筑工程为JZ、市政基础设施工程为SZ、交通基础设施工程为JT、水利工程为SL、林业生态工程为LY、能源工程为NY；（2）档号格式为：全宗号-分类号-案卷号-页号，全宗号由深圳市/区城建档案馆统一分配，案卷号按单位工程、专业、形成时间顺序编制，页号按卷内文件排列顺序从1开始连续编制。2.2组卷要求（1）组卷需遵循文件形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用，不同载体、不同保管期限的文件需分别组卷；（2）组卷可按单位工程、分部工程、专业、阶段等方式进行，同一卷内文件按“批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印本在前、定稿在后，文字在前、图纸在后”的规则排列；（3）案卷厚度：文字材料案卷厚度不超过20mm，图纸案卷厚度不超过50mm，声像、电子档案按存储介质单独组卷。2.3编目要求（1）卷内目录：需包含序号、文件编号、责任者、文件题名、形成日期、页号、备注7项内容，文件题名需准确反映文件核心内容，不得简写、缩写；（2）卷内备考表：需填写卷内文件总页数、不同载体文件数量、立卷人、审核人、立卷日期，需说明卷内文件缺项、破损、修改等情况；（3）案卷封面：需包含档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、总卷数、本卷序号11项内容，案卷题名需包含项目名称、单位工程名称、专业名称、案卷内容4个要素，表述清晰、准确。2.4装订要求（1）永久、长期保管的纸质案卷需采用三孔一线左侧装订，不得使用金属装订件，装订需整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件；（2）短期保管的纸质案卷可采用胶装方式装订，图纸案卷可不装订，需按顺序排列，采用专用装具存放；（3）电子档案、声像档案需存储在一次性写入蓝光光盘（容量不低于50GB），一式两套，光盘表面需标注项目名称、档号、保管期限、编制单位、编制日期等信息，采用光盘盒存放，附光盘内容目录。三、建设工程档案验收流程3.1验收分级管理（1）市级重点工程、跨区建设工程、投资额1亿元以上的房屋建筑/市政基础设施工程，由深圳市城市建设档案馆负责组织档案验收；（2）区级建设工程、投资额1亿元以下的房屋建筑/市政基础设施工程，由项目所在辖区城建档案馆负责组织档案验收；（3）交通、水利、林业、能源等专业工程，由对应行业主管部门会同同级城建档案馆组织档案验收。3.2验收申请条件建设单位申请工程档案验收需满足以下条件：（1）工程已按设计文件要求完成全部施工内容，五方责任主体竣工验收合格；（2）工程文件已按本指南要求全部收集、整理完成，组卷、编目、装订符合规范要求；（3）电子文件已通过深圳市城建电子档案管理系统真实性检测，出具检测合格报告；（4）监理单位已对工程档案进行全面审核，出具《建设工程档案质量评估报告》；（5）施工单位已出具《建设工程档案真实性承诺书》，声像、BIM档案已按要求整理完成。3.3验收申请材料建设单位需通过深圳市住房和建设局政务服务平台提交以下验收申请材料：（1）《深圳市建设工程档案验收申请表》（一式三份，加盖建设单位公章）；（2）工程档案案卷目录、卷内目录（纸质版+电子版）；（3）监理单位出具的《建设工程档案质量评估报告》；（4）施工单位出具的《建设工程档案真实性承诺书》；（5）电子档案真实性检测合格报告；（6）声像、BIM档案清单及说明材料。3.4验收办理流程（1）申请受理：城建档案馆收到申请材料后2个工作日内完成材料审核，符合条件的予以受理，出具《受理通知书》；不符合条件的一次性告知需补正的全部内容，补正期限最长不超过10个工作日；（2）现场验收：城建档案馆自受理之日起5个工作日内组织现场验收，验收组由不少于2名具有档案专业中级以上职称的工作人员组成，重点工程可邀请行业专家参与验收；验收内容包括：档案是否覆盖工程建设全流程、文件内容是否与工程实际相符、整理组卷是否符合规范要求、电子档案是否可正常读取、元数据是否齐全等；（3）验收结论出具：验收合格的，城建档案馆自验收通过之日起3个工作日内出具《深圳市建设工程档案验收意见书》；验收不合格的，出具《建设工程档案整改通知书》，明确整改内容、整改时限，整改期限最长不超过30个工作日，整改完成后重新申请验收；（4）注意事项：未取得《深圳市建设工程档案验收意见书》的工程，不得办理工程竣工验收备案手续。四、建设工程档案移交要求4.1移交时限建设单位需在工程竣工验收合格后3个月内，向对应城建档案馆移交全部建设工程档案；因特殊情况需延期移交的，需向城建档案馆提交延期移交申请，说明延期原因、延期时限，经批准后方可延期，延期最长不得超过6个月。4.2移交内容（1）纸质档案：符合归档范围要求的全部纸质档案，按规范整理组卷，案卷目录一式三份；（2）电子档案：与纸质档案内容完全一致的电子文件、元数据文件、电子档案检测合格报告，存储在一次性蓝光光盘，一式两套；（3）声像档案：符合质量要求的全部声像文件，存储在一次性蓝光光盘，一式两套，附声像文件说明目录；（4）BIM档案：符合质量要求的各阶段BIM模型、属性信息、版本说明，存储在一次性蓝光光盘，一式两套；（5）其他材料：《深圳市建设工程档案验收意见书》原件1份、《建设工程档案移交清单》一式三份。4.3移交办理流程（1）建设单位持《深圳市建设工程档案验收意见书》、移交材料到城建档案馆办理档案移交手续；（2）城建档案馆对移交的档案进行逐一核对，核对无误的，出具《深圳市建设工程档案移交证明书》，该证明书是办理不动产首次登记的必备材料之一；（3）档案移交完成后，城建档案馆负责档案的永久保管、数字化加工、提供利用服务，参建单位可按《深圳市城建档案利用管理办法》规定查阅、复制本工程相关档案。4.4特殊情况移交要求（1）停建、缓建工程的档案，由建设单位负责妥善保管，待工程复工、竣工后按要求移交；建设单位撤销的，其管理的工程档案需移交至城建档案馆保管；（2）改扩建、维修改造工程的档案，需与原工程档案合并整理，一并移交至城建档案馆；（3）涉密建设工程的档案归档、验收、移交需同时符合国家、广东省、深圳市保密管理相关规定。五、各方主体档案管理责任5.1建设单位责任（1）对建设工程档案的真实性、完整性、系统性负首要责任，需指定专职档案管理人员负责档案收集、整理、归档、验收、移交全流程工作，保障档案工作所需经费、人员、设备，将档案工作纳入工程建设管理流程；（2）需在工程开工前15日内，到对应城建档案馆办理工程档案登记，领取《建设工程档案归档告知书》，在勘察、设计、施工、监理、检测等合同中明确各方的档案归档责任、归档要求、归档时限及违约责任；（3）不得授意、指使、强令参建单位伪造、篡改、隐匿工程档案，不得接收不符合规范要求的工程档案。5.2勘察、设计单位责任（1）负责收集、整理勘察、设计阶段形成的全部文件，按合同约定时限向建设单位移交，对勘察、设计文件的真实性、准确性负责；（2）设计变更文件需签字盖章齐全，需在设计变更文件上标注修改内容，配合建设单位完成竣工图审核工作。5.3监理单位责任（1）负责收集、整理监理阶段形成的全部文件，按合同约定时限向建设单位移交；（2）对施工单位提交的工程档案进行逐一审核，对档案不符合要求的，责令施工单位限期整改，审核合格后方可签字确认，出具《建设工程档案质量评估报告》，对评估报告内容的真实性负责。5.4施工单位责任（1）负责收集、整理施工阶段形成的全部文件，按合同约定时限向建设单位移交，对施工文件的真实性、准确性负责；（2）需配备专职档案管理人员，档案管理人员需经过深圳市城建档案馆业务培训考核合格后方可上岗，不得伪造、篡改施工记录、检测报告、验收记录等工程文件。5.5城建档案馆责任（1）负责对辖区内建设工程档案工作进行业务指导、监督检查、验收、接收、保管、提供利用