建设工程竣工资料组卷归档指南（2026年）

建设工程竣工资料组卷归档指南（2026）第一章总则建设工程竣工资料是城市建设档案的重要来源，是工程项目建设全过程的客观记录，也是对工程进行质量评定、竣工结算、维护管理、改建扩建及日后查考的重要依据。为规范建设工程竣工资料的编制、组卷、验收及移交工作，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，依据国家现行相关法律法规及标准，结合2026年行业数字化发展趋势与档案管理最新要求，特制定本指南。本指南适用于新建、改建、扩建的工业与民用建筑工程、市政基础设施工程、线路管道工程及设备安装工程等的竣工资料组卷与归档工作。各参建单位应遵循“统一领导、分级管理、标准规范、同步进行”的原则，将档案管理纳入工程建设管理的各个环节，确保工程档案与工程建设进度同步，真实反映工程实体的质量状况与建设过程。第二章管理职责与分工建设工程档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。建设单位对工程档案工作负总责，应建立健全档案管理制度，设立专门档案机构或配备专职档案人员，对勘察、设计、施工、监理等单位的档案编制工作进行组织、协调和监督。建设单位在招标文件和勘察、设计、施工、监理合同中，必须明确竣工档案的编制要求、质量标准、归档套数、移交时限及违约责任。施工单位是竣工资料编制的责任主体，负责收集、整理、编制施工全过程的技术文件材料，确保施工记录、检测报告、隐蔽工程验收等资料的真实性、完整性和规范性。施工单位应实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制，配备具备专业知识的资料员，在工程竣工验收前，完成施工文件的整理、组卷和自检工作。监理单位负责审核施工资料的完整性、准确性和系统性，并在监理过程中同步形成监理文件。监理工程师应对施工单位报送的竣工资料进行严格审查，对存在的问题及时签发监理通知单责令整改，确保资料与工程进度同步，内容真实可靠。勘察、设计单位应按要求编制勘察、设计文件，并在工程竣工验收时，提交经注册执业人员签字并加盖单位公章的勘察、设计文件总结及质量检查报告。第三章归档范围与质量要求建设工程竣工资料的归档范围应包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五大类。具体内容应涵盖从立项、审批、勘察、设计、施工到竣工验收全过程形成的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。归档文件的质量必须符合以下要求：一、真实性：所有文件材料必须是工程项目建设过程中直接形成的原始记录，不得伪造、篡改或后补。签字盖章手续必须完备，且为本人亲笔签名或经授权的电子签章，严禁打印姓名代替手签。二、完整性：归档文件的内容必须齐全，能够全面反映工程建设的全过程。文件材料中涉及的检测数据、材料合格证、试验报告等应相互对应，形成闭环。三、规范性：文件的填写应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔或复写纸书写。纸张规格统一为国际标准A4纸（297mm×210mm），对于小于A4纸的文件，需粘贴在A4底纸上。四、有效文件：竣工图必须是新蓝图，不得使用复印图。图纸折叠方式应符合规范要求，图面整洁，图标栏外露。五、电子文件：2026年的归档工作应高度重视电子档案的采集。电子文件应采用符合国家标准的格式（如PDF/A、OFD等），并具备元数据，确保其真实性、完整性和可用性。电子档案应与纸质档案在内容、版本、说明等方面保持一致。第四章组卷原则与方法组卷是按照一定的原则和方法，将零散的文件材料系统整理成案卷的过程。组卷工作应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一、组卷原则1.按单位工程组卷：一个建设工程由多个单位工程组成时，竣工资料应按单位工程分别组卷。2.按类别组卷：在单位工程下，按照工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等类别分别组卷。3.按专业组卷：施工文件内容较多时，可按建筑与结构、给排水与采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯、建筑节能等专业顺序排列组卷。4.按时间顺序排列：卷内文件应按事项的发展进程或文件形成的时间先后顺序排列。二、卷内文件排列1.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、问函与复函、主件与附件不能分开，批复在前、请示在后，复函在前、问函在后，主件在前、附件在后。2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。三、案卷编目1.编页号：凡是有文字和图面的页面均需编写页号。单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。2.填写卷内目录：卷内目录应排列在卷内文件首页之前。序号以一份文件为单位，按文件排列顺序用阿拉伯数字从“1”依次标注。责任者填写文件的直接形成单位或个人。文件编号填写文件原有的文号或图号。日期填写文件形成的日期。3.填写卷内备考表：卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。备考表应说明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片页数除外），以及立卷人、审核人、立卷时间等情况。对卷内文件的变化情况及需要说明的问题应如实填写。四、案卷装订案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，图纸可不装订但需按手风琴式折叠。装订应采用“三孔一线”法，装订线距离左边缘10mm。装订必须牢固，不掉页，不压字，不妨碍阅读。第五章竣工图编制详解竣工图是工程竣工验收后，真实反映建筑工程项目施工结果的图样，是工程维护、改建、扩建的重要依据。竣工图的编制是归档工作的核心环节，必须严格把关。一、竣工图编制要求1.凡按施工图施工没有变动的，由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章后，即作为竣工图。2.凡在施工中虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上用绘图笔或碳素墨水按修改的实际情况进行修改、补充，并注明修改依据（如变更通知单编号、条款等），加盖“竣工图”章后作为竣工图。3.凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或不宜在原施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的竣工图。由设计原因造成的，由设计单位重新绘制；由施工原因造成的，由施工单位重新绘制；由其他原因造成的，由建设单位自行绘制或委托设计单位、施工单位绘制。重新绘制的竣工图，图签栏中的图名、图号应与原图一致，并在图标栏内或空白处加盖“竣工图”章。4.所有竣工图均需由编制单位逐张加盖“竣工图”章，并由编制人、技术负责人、审核人签字确认，监理单位审核人签字并加盖监理单位公章。“竣工图”章应使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处或折叠后图纸的右下角。二、竣工图修改方法1.利用施工图改绘竣工图，必须使用绘图笔或碳素墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔或复写纸。2.在施工图上修改时，应将被修改的部分划去，在图样空白处绘制修改后的内容，并标注修改依据。对于杠改的图样，应保持图面整洁。3.无法在图样上表达清楚的修改内容，应在图纸的适当位置（如空白处或图纸背面）用文字加以说明，并引出索引线。4.涉及图面修改较多的，应分张绘制，并在图纸说明中注明修改关系。三、竣工图折叠与保护竣工图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的规定统一折叠。图面一律向内折成手风琴式，图标栏露在右下角。折叠后的图纸规格为A4幅面，厚度一般不超过4cm。对于大幅面图纸，应按要求裁剪或折叠，确保不损坏图纸内容。第六章施工文件组卷实务施工文件是竣工资料中数量最多、内容最复杂的部分，涵盖了从施工准备到工程竣工验收的全过程技术资料。施工文件的组卷应严格按照分部、分项工程进行划分，确保逻辑清晰。一、建筑工程施工管理文件此部分文件应单独组卷，包括工程概况表、施工组织设计（需经审批）、施工日志、技术交底记录、工程质量事故报告及处理记录等。施工组织设计应编制专项方案，特别是针对深基坑、高支模、起重吊装等危险性较大的分部分项工程，必须附有专家论证意见。二、建筑工程施工技术文件包括图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等。这些文件是施工的直接依据，应按时间顺序排列，并确保每一份变更都有对应的落实记录。三、建筑工程施工物资资料包括原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂合格证、进场检验报告及复试报告。组卷时应按物资类别（如钢材、水泥、砂石、防水材料、门窗、电气配管等）分类排列。每种物资的合格证、复试报告应一一对应，且复试结论必须明确“合格”或“不合格”。不合格的物资严禁用于工程，且应有相应的处理记录。四、建筑工程施工测量记录包括工程定位测量记录、基槽验线记录、楼层平面放线记录、楼层标高抄测记录、建筑物垂直度观测记录等。测量记录必须附有施测示意图，并有施测人、复测人签字。五、建筑工程施工记录包括隐蔽工程验收记录、地基验槽记录、混凝土浇筑申请单、混凝土开盘鉴定、预检记录、交接检查记录等。隐蔽工程验收记录是重点，必须附有清晰的影像资料（照片或视频），照片应包含拍摄时间、地点及部位水印。六、建筑工程施工试验记录包括土工试验报告、回填土压实度试验报告、混凝土配合比通知单、混凝土试块抗压强度试验报告、砂浆试块抗压强度试验报告、钢筋连接试验报告等。试验报告必须由具备相应资质的检测机构出具，并盖有“CMA”章及检测专用章。混凝土试块应按统计方法进行评定，并附有混凝土强度评定表。七、分部、分项工程质量验收记录按照《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300）及各专业验收规范的要求，分项工程、分部工程、单位工程均应进行质量验收。验收记录表格应填写规范，签字盖章齐全。对于需要进行实体检测的项目，应附有实体检测报告。以下是施工文件常见分类组卷参考表：序号类别名称主要文件内容组卷建议1施工管理文件施工组织设计、施工许可证、现场管理人员名单、开工报告、停复工报告、竣工报告按时间顺序，单独组卷2施工技术文件图纸会审、设计变更、工程洽商、技术交底按时间顺序，单独组卷3施工物资资料材料、构配件、设备出厂合格证及进场复试报告按物资类别分类组卷，同类物资按进场时间排序4施工测量记录工程定位放线、标高、垂直度、沉降观测记录按施工部位和测量顺序组卷5施工记录隐蔽工程验收、地基验槽、预检、交接检、混凝土施工记录按分部工程及施工顺序组卷，隐蔽验收需附影像6施工试验记录土工、混凝土/砂浆试块、钢筋连接、防水性能等试验报告按试验类别分类组卷，同类别按时间排序7质量验收记录检验批质量验收记录、分项/分部/单位工程质量验收记录按分部、分项工程层次及顺序组卷第七章电子档案与数字化管理随着“数字中国”建设的推进，2026年的建设工程竣工归档工作必须全面拥抱数字化转型。电子档案的归档不仅是纸质档案的数字化扫描，更是原生电子文件的规范化管理。一、电子文件采集要求1.原生电子文件：在工程建设过程中直接形成的电子文件（如CAD图纸、BIM模型、电子表格、扫描件等），应收集其原始格式文件，不得仅收集PDF版。2.电子签名：重要的审批文件、验收记录应采用可靠的电子签名，确保其法律效力。3.版本控制：对于经过多次修改的电子文件，应保留最终审批版本，并建立版本控制台账，记录修改过程和责任人。二、电子档案格式标准1.文字型电子文件：建议采用PDF/A格式或OFD格式，确保长期可读。2.图像型电子文件：采用JPEG、TIFF或PDF格式。分辨率不低于300DPI，色彩模式建议为RGB或CMYK。3.图形型电子文件：采用DWG、PDF或SVG格式。4.影像型电子文件：视频采用MP4、AVI格式；音频采用MP3、WAV格式。三、元数据管理电子档案必须挂接完整的元数据，包括题名、责任者、文件编号、日期、页数、载体类型、密级、保管期限、关联工程信息等。元数据应依据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）进行著录。四、数字化扫描要求对于仅有纸质版的文件，需进行数字化扫描加工。扫描应保持纸质文件的原始排列顺序，确保图像清晰、完整，无歪斜、无黑边。扫描后的图像应进行OCR识别，实现全文检索功能。五、电子档案移交电子档案应采用光盘、磁带或专用存储介质进行移交，并实行“双套制”管理，即电子档案与纸质档案同步移交。移交时应附带电子档案移交清单，并进行病毒检测和数据校验，确保数据准确无误。第八章档案验收与移交流程建设工程档案验收是工程竣工验收的必备条件之一。档案验收不合格的工程，不得进行竣工验收，不得交付使用。一、档案预验收在工程竣工验收前，建设单位应组织施工、监理等单位对竣工档案进行预验收。预验收重点检查档案的完整性、签章手续的完备性、竣工图的规范性以及电子档案的可用性。对预验收中发现的问题，应限期整改。二、档案正式验收建设单位在组织工程竣工验收时，应邀请当地城建档案管理机构对工程档案进行正式验收。验收内容包括：1.档案是否齐全、系统；2.档案的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；3.案卷整理是否符合规范要求；4.竣工图是否绘制规范、签字手续是否完备；5.电子档案是否符合归档要求。三、档案移交1.移交时限：建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。2.移交手续：移交档案时，双方应清点案卷数量，核对目录，并办理移交手续，填写《工程档案移交书》。《工程档案移交书》应一式两份，双方签字盖章后各执一份。3.停缓建工程：对于因故停建、缓建的工程项目，其档案资料暂由建设单位保管，待工程复工或竣工后，按规定向城建档案管理机构移交。四、档案保管期限建设工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。1.永久：指工程档案需永久保存，如工程立项文件、用地文件、规划红线图、竣工图、竣工验收文件等。2.长期：指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，如施工管理文件、施工技术文件、物资合格证等。3.短期：指工程档案保存期限在20年以下，如部分一般性的施工记录。具体划分应参照《建设工程文件归档范围和保管期限表》执行。第九章常见问题与控制措施在实际组卷归档过程中，常出现一些共性问题，需要重点防控。一、资料滞后问题：工程实体已完工，但资料未同步完成，存在“回忆录”式补做资料的现象。控制：建立“三同步”制度，即工程立项与档案收集同步，工程建设与档案形成同步，工程竣工与档案验收