学校内控合同管理制度

学校内控合同管理制度---学校内部控制合同管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范学校合同管理行为，加强内部控制，防范合同风险，维护学校合法权益，提高资金使用效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国教育法》以及相关教育行政主管部门关于内部控制建设的要求，结合本校实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于学校在教学、科研、行政管理、基本建设、物资采购、服务外包、对外合作等各项活动中，与自然人、法人或其他组织订立的具有法律效力的各类合同、协议、承诺书以及其他具有契约性质的文件（以下统称“合同”）。学校下属独立法人单位可参照本制度，结合自身特点另行制定管理办法，但须报学校相关主管部门备案。第三条基本原则学校合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及政策规定，符合学校章程和相关规章制度。（二）权责对等原则：明确合同管理各部门及相关人员的职责权限，确保权利与责任相统一。（三）风险可控原则：强化合同风险意识，对合同签订、履行全过程进行风险评估与管控，预防和减少合同纠纷。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益和社会效益最大化，维护学校的整体利益。第四条合同管理目标通过建立健全合同管理体系，实现合同管理的规范化、标准化和信息化，确保合同的签订基于充分的论证，履行得到有效的监控，纠纷得到及时的处理，从而保障学校各项事业健康、稳定、可持续发展。第二章组织领导与职责分工第五条组织领导学校成立合同管理领导小组，由校长任组长，分管校领导任副组长，成员包括办公室、财务、审计、法务（或指定负责法律事务的部门）、监察以及各主要业务部门负责人。领导小组负责审议学校合同管理重大事项，协调解决合同管理中的重大问题。第六条归口管理部门学校办公室（或根据实际情况指定法务部门或专门的合同管理部门，以下统称“合同归口管理部门”）是学校合同的统一归口管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和政策，制定和完善学校合同管理规章制度；（二）对学校各部门的合同管理工作进行指导、监督和检查；（三）负责学校合同标准文本的制定、修订和推广使用；（四）参与学校重大合同的谈判、论证和审核工作；（五）负责合同专用章的保管和使用登记；（六）组织合同管理业务培训，建立合同管理档案；（七）协调处理学校重大合同纠纷。第七条业务承办部门各职能部门、院（系）等是合同的具体业务承办部门（以下简称“承办部门”），其主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究、立项申报和前期调研；（二）负责合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等的调查与核实；（三）负责合同的谈判、起草（或根据标准文本填写）工作；（四）在合同签订前，按规定程序将合同草案及相关材料报送审核；（五）负责合同的履行，跟踪合同履行情况，及时向合同归口管理部门和财务部门反馈履行中出现的问题；（六）负责合同履行过程中相关资料的收集、整理，并按规定移交归档；（七）负责处理合同履行中发生的一般争议和纠纷，重大争议及时上报。第八条财务部门财务部门在合同管理中的主要职责包括：（一）对合同中涉及的经费预算、支付方式、结算条款等进行审核；（二）根据生效的合同和相关凭证办理款项收付；（三）对合同履行过程中的财务风险进行监控。第九条审计与监察部门审计部门负责对合同的经济性、合规性进行审计监督，参与重大合同的审计。监察部门负责对合同管理过程中的违纪违规行为进行监督和查处。第十条法务支持学校应明确法务支持渠道（如聘请法律顾问、设立内部法务岗位等），为学校合同管理提供法律咨询、合同审查、参与重大合同谈判、代理合同纠纷的调解、仲裁或诉讼等法律服务。第三章合同管理流程第十一条合同立项与策划合同项目一般应纳入学校年度工作计划或专项工作安排。承办部门在启动合同谈判前，应进行充分的可行性论证，明确合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等主要条款。对于重大或复杂的合同项目，应组织专家进行论证。第十二条合同谈判与起草承办部门应根据立项内容与合同相对方进行充分谈判。合同文本原则上应采用学校制定的标准文本。无标准文本的，承办部门应根据谈判结果起草合同草案，确保合同条款完整、意思表示真实、权利义务明确、责任划分清晰、文字表述准确。第十三条合同审核与审批合同签订前必须履行审核审批程序。（一）承办部门审核：承办部门负责人对合同草案的真实性、可行性、合规性进行初审。（二）归口管理部门审核：合同归口管理部门对合同的形式要件、条款完备性、是否符合标准文本等进行审核。（三）财务部门审核：财务部门对合同的经费来源、支付方式、税务处理等财务相关条款进行审核。（四）法务审核：法务部门或法律顾问对合同的合法性、合规性、条款严谨性及潜在法律风险进行审核。（五）审批：根据合同的性质、金额和重要程度，实行分级审批制度。具体审批权限由学校另行制定。未经审核和审批的合同，不得签订。第十四条合同签订合同经审核批准后，由承办部门根据审批意见与合同相对方进行最终确认。正式合同文本应使用不易褪色的墨水打印或书写，内容应与审批通过的合同草案一致。合同签订应由法定代表人或其授权委托的代理人进行。授权委托代理应采用书面形式，明确代理权限和期限。学校对外签订合同，应当加盖学校合同专用章。严禁在空白合同、协议或函件上加盖合同专用章。第十五条合同履行合同签订后，承办部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面履行义务，同时督促合同相对方履行其义务。在合同履行过程中，如发现对方可能违约或出现其他影响合同履行的情形，应及时采取应对措施，并向合同归口管理部门和财务部门报告。财务部门应根据合同约定和履行情况办理款项支付。第十六条合同变更与解除如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，承办部门应与合同相对方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批程序报审核批准。因对方违约导致合同无法继续履行的，承办部门应及时收集证据，采取合法途径维护学校权益。第十七条合同纠纷处理合同履行过程中发生争议或纠纷的，承办部门应首先尝试与对方协商解决。协商不成的，应及时向合同归口管理部门报告，并根据纠纷的性质和严重程度，在法务支持下，选择通过调解、仲裁或诉讼等方式解决。第十八条合同档案管理合同归口管理部门负责建立健全合同档案管理制度。合同签订后，承办部门应将合同正本及相关附件、审批文件、履行过程中的往来函件、结算凭证等资料整理齐全，在规定时限内移交合同归口管理部门归档。合同档案管理应符合档案管理的有关规定，确保其完整性、安全性和可查阅性。第四章合同风险管理第十九条风险识别与评估学校各部门应在合同管理的各个环节加强风险识别，重点关注合同相对方的信用风险、合同条款的法律风险、合同履行的履约风险、资金支付的财务风险等。对重大合同，应进行专项风险评估。第二十条风险防范措施（一）严格审查合同相对方的主体资格，要求提供营业执照、资质证书、授权委托书等相关证明文件，并对其信用状况进行查询；（二）优先使用学校制定的标准合同文本，对非标准文本应进行严格的法律审查；（三）明确合同双方的权利义务，特别是违约责任条款应具体、可操作；（四）对重大合同或存在较高风险的合同，可要求对方提供履约担保；（五）加强合同履行过程中的动态监控，及时发现和解决问题。第二十一条合同专用章管理合同专用章是学校对外签订合同的重要凭证，由合同归口管理部门专人保管，并建立严格的用印登记制度。用印前必须核对审批手续是否完备，确认无误后方可盖章。严禁出借、转让合同专用章。第五章责任追究第二十二条对于在合同管理工作中认真负责、严格履行职责，有效防范重大风险、避免或挽回重大损失的部门和个人，学校予以表彰和奖励。第二十三条对违反本制度规定，有下列行为之一，给学校造成损失的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经授权或超越权限签订合同的；（二）在合同谈判、起草、审核、履行等环节中，因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等导致学校权益受损的；（三）擅自变更、解除合同或不按合同约定履行义务的；（四）提供虚假材料或隐瞒重要事实，导致合同错误签订或履行的；（五）违规使用合同专用章的；（六）合同档案管理混乱，造成重要合同资料丢失或泄露的；（七）发生合同纠纷后，未能及时报告或采取有效措施，导致损失扩大的。第六章附则第二十四条学校对外签订的涉密合同，除遵