机关单位印章管理使用规范

机关单位印章管理使用规范前言机关单位印章是单位行使职权、对外发生法律效力的重要凭证和标志，其管理使用的规范与否，直接关系到单位的形象、声誉乃至各项工作的正常运转。为进一步加强和规范我单位印章管理，确保印章使用的安全、准确、高效，杜绝各类违规用印行为发生，防范潜在风险，特制定本规范。全体工作人员务必高度重视，严格遵照执行。一、印章的种类与使用范围界定机关单位印章主要包括单位公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章以及其他经批准刻制的专用印章。1.单位公章：是单位的正式行政印章，代表单位的整体意志和对外权威。主要用于以单位名义发出的正式公文、函件、重要协议、证明材料、对外承诺以及其他需要以单位名义办理的重要事项。2.法定代表人印章：通常与单位公章配合使用，或在特定的法律文件、金融业务中作为法定代表人身份的象征和授权依据。3.财务专用章：专门用于单位财务收支、银行结算、票据往来等财务活动，是财务工作的重要印鉴。4.合同专用章：用于单位对外签订各类经济合同、合作协议等具有法律约束力的文件。5.发票专用章：仅限用于单位开具发票时加盖，是税务管理的重要凭证。6.其他专用印章：如人事专用章、档案专用章等，应根据其明确的命名和批准用途严格限定使用范围，不得超越权限使用。各类印章的使用范围必须严格区分，不得混淆或替代使用。二、印章的刻制、启用与废止管理1.印章刻制：单位各类印章的刻制均须由单位指定的职能部门（通常为办公室或综合管理部门）根据工作需要，提出刻制申请，经单位领导批准后，到公安机关指定的、具有合法资质的印章刻制单位统一刻制。严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制印章。2.印章启用：新印章刻制完成后，应由办公室（或综合管理部门）负责登记、留样备案，并正式行文通知相关单位和内部各部门启用新印章。启用通知中应明确印章的全称、启用日期、使用范围及保管部门（或保管人）。3.印章废止：因单位名称变更、机构调整、印章磨损、规定期限届满或其他原因不再使用的印章，应由原保管部门（或保管人）及时交回办公室（或综合管理部门）。办公室（或综合管理部门）应对废止印章进行登记、封存，如需销毁，须报单位领导批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。严禁个人私自留存或处置废止印章。三、印章的保管印章保管是印章管理的核心环节，必须做到安全、规范、责任到人。1.专人保管：各类印章应指定责任心强、工作严谨的正式工作人员专人保管。保管人名单应报办公室（或综合管理部门）备案。保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责的，必须办理严格的印章交接手续，由部门负责人监交，交接双方签字确认，并及时更新保管人备案信息。2.专柜存放：印章应存放在坚固、带锁的保险柜或专用文件柜内。存放地点应具备安全条件，非工作时间必须上锁，确保万无一失。3.妥善保管：保管人应妥善保管所负责的印章，不得擅自将印章带出单位办公区域，严禁将印章随意放置或交他人代管、代用。如因特殊情况（如外出执行紧急公务确需携带），必须经单位主要领导批准，并由两人以上共同负责携带和使用，用后立即归位。4.保密要求：保管人应严格遵守保密纪律，不得泄露印章保管和使用的相关信息。四、印章的使用审批与登记1.用印申请与审批：使用印章必须严格履行审批手续。*以单位名义发出的正式公文，凭单位领导签发的原稿用印。*其他各类文件、材料（如证明、函件、协议、报表等）用印，应由用印部门或个人填写《用印审批单》，详细注明用印单位（部门）、用印事由、文件名称、份数、拟用印章种类及用印日期等信息，并经部门负责人审核签字后，报请单位分管领导或主要领导审批。涉及重大事项、重要合同、大额资金往来等用印，必须由单位主要领导审批。*审批权限应根据印章种类和用印事项的重要程度明确划分，确保权责清晰。2.用印登记：经批准用印的，保管人应对用印情况进行详细登记，登记内容包括：用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称及编号、用印份数、审批人、用印种类、保管人等。《用印登记薄》应妥善保管，长期存档备查。3.核实用印：保管人在加盖印章前，必须对审批手续是否完备、用印文件内容是否与审批事项一致、文件格式是否规范等进行认真核对。对不符合规定的，保管人有权拒绝用印，并及时向单位领导报告。五、用印规范1.准确清晰：印章加盖应清晰、端正、完整，印文应与文件抬头或落款一致。通常应盖在文件的落款处或指定位置，骑年盖月，不得压盖正文。2.严禁空白用印：严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白证件等各类空白载体上加盖印章。如确因工作特殊需要，须经单位主要领导批准，并严格控制份数，使用后须及时向保管人反馈使用情况。3.联合用印：涉及多个单位联合发文或会签文件，应按照约定或惯例顺序加盖印章。4.电子印章使用：如使用电子印章，应严格遵守国家及本单位关于电子印章管理和使用的相关规定，确保电子印章的生成、使用、验证和管理符合安全规范，与实物印章具有同等法律效力。六、监督与责任追究1.日常监督：单位办公室（或综合管理部门）是印章管理的职能部门，负责对本单位所有印章的刻制、保管、使用等情况进行日常监督检查，定期或不定期组织自查自纠，发现问题及时整改。2.责任追究：对于违反本规范，未经批准擅自刻制、使用、复制、出借、转让、涂改、伪造、变造印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，以及违规用印造成不良后果或损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理直至纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理。七、附则1.本规范未尽事宜，参照国家有关法律法规和上级主管部门相关规定执行。2.各部门可根据本规范，结合自身实际情况，制定相应的内部管理细则，但不得与本规范相抵触。3.本规范由单位办公室（或综合管理部门）负责解释。4.本规范自发布之日起施行。以往有关印章管理的规定