企业公文管理制度

公文管理蒯度

第总则

第一条为使公旬的公文处理工作做到规范化、

制度化，提高公文处理的效率和质量•，特制定本办法。

第二条公文指公司对外业务往来及对内管理的

各类文件。公文纹理必须做到及时、准确、安全。

第三条公文由办公室统一收发、分办、传递、编

号、用印、立卷、归档和销毁。办公室负责公司各部

门公文处理的管理工作。

第四条全部公文归公句所有并归档保存，任何

个人不得私自占有。

笫二章公文的行文类别

第五条公司制作的公文种类主要包括：

（•）通知

适用于传达公司领吩的决议、指示或羯耍各部门

知会的事■项。

（二）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要椅神或情

况。

（三）报告

适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、捉

出思见或在以，及答文上级主管部门的地问。

（四）谛示

适用于向上级主管部门请求指示、批准。

（五）函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和

答复问题；向有关主管部门语求批准等。

（六）会议纪要

适用于记般,、传达会议情况和议定事项。

第三*行文格式

第六条公文一般由发文单位、枇密等级、紧急程

度、发文字号、签发人姓名、标题、主送（报）单位、

正文、附件、印章、发文时■间、抄送（报）单位等部

分组成。

第七条发文单位应当写全称或规范化简"称；联

合行文，主办单位应当排列在前。

第八条秘密公文应标明“绝密”、"机密”或“秘

密，，，必要时应当标明保密时限。“绝密”、“机密”公

文应当标明份数序号。详见《保密管理制度》。

第九条总件分“急”、“特急”°

笫十条发文安等（包括单位代字、年1分、序号），

应当在首页版头正下方或者右下方标明；联合行文，

只标明主办单位发文字号。

第H--------条上行的公文和以公司名义下发的公文，

应当注明签发人姓名。

第十二条公文标题，应当准确简要地概括公文

的主要内苕，一织应当包括发文单位、事由及公文种

类。标题中除法规、规拿名称加书名号外，一般不用

标点符号。

笫十三条公文使用简称，应当先用全称，再注明

简•称。

第十四条6文中的结构层次序数，带一层为

“一、”，第二层为“（一）"，第三层•为“1、”，第四层

为“（1）”。

第十五条引用公文应当先引标题，后引发文字

号；日期应当与具体的年、月、日。

第十六条结束语的用法。话示：妥否，话批示；

报告：特此报告；通知：特此通知；函：如不需回复

一特此函达，如需回复一可否，请互函为盼"o

第十七条公文如有附件，应附在正文之后，时间

之前，并注明附件名称和顺序o

第十，、未公文除去会，乂纪要、会i乂阻知夕卜，应.当

加成印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加

盖公章。

第十九条成文时间，以领导人签发的日期为准；

联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。

电报，以发出日期为准。

第二十条公文应当标注主题词。上报的公文，应

当按照上级单位的要求标注主题词。

第二-1------条公文文字从左至右横写，横排，必须

使用规范衙化字。

第二十二条公文版头纸现格采用国际统一标准

A4纸。“布告”、“公告”、“通告”用纸规格，根据

实际锵要确定。

第四章行文标治

第二十三•条行文妾求统按标准制作，不得随

急更改、变化。

第二十四条公文版头及各个用途：

1、版头1适用于公司公文中的上行文件。即以公

司名义向上级主管部门报送的请示、报告等种类。

2、版头2适用于公司公文中决定、决议、指示、

通知、通邦,、»比史苓种类；向后公司平级单位发送的

报告、申请、通知、说明等也采用此版头行文。

3、版头3适用于公司公文中的公函。即以公司名

义发往某一组织的函。需统一编号、存档。

第二十五条发文字号及用法：

1、版头1-3分别编发文字号。(见附件)

(1)版头1文号为“延坏传发字[XXXX]XX

号”

(2)版头2文号为“建环修办(技、财、工、市、

合、党)字[XXXX]XX号”

(3)版头3文号为“延环传函字[XXXX]XX

号”

(4)各部门在印制有发文字号的公文时，需由办

公室统一登记、编号、签批、印发。

2、发文机关代宇：

(1)行政文件：办公室一“办”、财务部一“财”、

技术部一“技”、工程管理部一“工”、市场部一"市”、

合同部一“合”。

(2)党务文件一“党”。

笫二十六条公文格式：

1、边距：要求正式制发的公文须采用Nord格式

文档纸型为A4纸，上边距瓣根据各种文头纸的不同

预留下边距32mm,左边距28mm,右边距27mm,均加

减正负1mmo

2、秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用

3号黑体字，顶格标识在板心右上角第1行两字

间空1字，如需同时标识秘密等级和保密期应同

号在秘密等级后用隔开。详见《保密制度

3、紧急程度:如需标识紧急程度，用3，号—字

顶格标识在版《右上角第1行，两字之间空字如

同时标识秘密等级和喽急程度，紧急程度应在秘密

相同位近的第2行。

4、文号：为小3号或4号仿宋，居中排列，年份

序号用阿拉伯标识，年份应标全称；文号于表

头名粗下划线之上。需标识签发姓名

宇同文号平行排列于文号右侧；文号居在空1

发人姓名居右空1字；签发人后列全商官号。

5、标题：为小2号宋体加思，一般无标点，固

表为“关于XXXX的XX（文种）”。

6、正文：一放为小3号或43■仿宋体，小标加

段前空两个字符；一般行距为“单倍行距”也可

根据实际情况适当调整。主送机关名称的字型应当与

正文1•致O

7、附件：为小3号或4号仿宋体，附件标题为正

文空一行、前空两个字符；如有多个附件，需列

序号附件标题.后没有标点。

8、主题词：主题词用小3号或4号宋体字，粗下

划线为1磅；抄报（送）、用小3号或4号仿宋体，细

线为0.25磅；制发部门、时间等小3号或4号仿

宋体粗下划线儿1磅；印制分数用小4号仿宋体，

右侧对齐；页码标在页面底部居中位战。特别注总:

最后一页可以只是主题词，但不得只有日期和盖章，

也不可标示“此页无正文“

9、成文日期为领导笙发文件的日期。

10、装订：公文一律左侧装订用两个书

在距页上下边各四分之一处如有表格页，表头在左

侧如有附件，应与正文一并装订如附件太厚无法

同时装订，也可单独装订，但羯在附件第一页注明正

文文号。将发文稿纸、1份定稿、领导修改后的文件原

栖按从上到下的顺序进仃装订。

第五章印发公文流程

第二十七条由发文郃门拟写公文，要求：选用文

种正确，文字通顺，叙述清晰，表达完整，31用数据

准确等。拟稿人相■拟写的文件原稿及电子版发至办

第二十，、条由办公空专人对文件进行预审核和

初步排版，之后•填写发文稿纸。发文稿纸义填内容为：

标题、附件、主运单位、抄报单位、拟稿人等，并附

正文由拟稿人将部门主管领导签字后的文稿送办公室

主管领导签批，后交由总经理审批签发。发文稿纸必

须本人手写签字。

第二十九条工作里点：

1、文种是否正确：主要区别报告和谛示，报告领

呼不需批艾；请示领导必须批瓦，且需事■■报O

2、文字是否通顺，有无错别字。

3、发文稿纸是否经发文部门经理、主管领导签字。

第三十条拟稿人将所在部门主首领导签批后

的发文稿纸、文件原稿一并运行办公空。由办公交专

人将初步排版后的文稿以发文稿纸在前、文稿在后的

顺序用曲别针别好，夹在“申签文件”的文件夹中，

送公旬领导会签、签发或授权签发人签批。对于特别

紧急的公文需向领导说明，请尽快签发；若领导不在

公司，可请拟稿人向公司领导说明情况，由公司领导

通知办公室专人是否印发公文。

弟三-I------条办公室专人将签批后的文件编文号、

套红头稿纸打印。

第三.十二条办公室将装订后的文件与发文稿纸

的互印件同时提供绐公章保管人用印。

第三十三条完整的对外发文由办公室统一发送；

各郃门的业务文件，原则上按各部门对口报送的原则

进行发送。

箪三十g条令部门对外鸵送瓣加盖公司Ep市的

非正式公文，要经所在郃门主管领导、办公交主管领

导、总经理审批，经办公空审核无误，方可加盖公拿，

并予以登记、备存。

第三十五条制发公文流程表：

交办公室公办公室专人负由办公室专人报拟稿人负责报

章保管人用责人套头、印办公室主管领导、所在部门主管

■--------<----领导签批

ER后，Ef?发<------发总经理会签、签发

并归档（按签发权限）

第六章收文工作流程

第三十六条公司及公旬各部门以公司名义与外

界往来的公文，由办公室统一办理。

笫三,十七条收到的文件包括：由各委、办、局等

上级单位取回和转来的文件；公司相关人员参加会议

带回的文件；其他部门收到的红头文件；以传真方式

收到的会议通知、通报、函、会议纪要和重要文件等。

第三十八条办公交专人在收到文件后，姆在《收

文汇总明细单》上按序号逐一登记。

第三十九条收文登记必填•内容：序号、收文日期、

发文单位、发文字号、文件标题、收文页数；同样的

公文无论收到几份，在收文餐记上只编一个序号。

第四十条办公室专人对收文的《文件承办单》，

加盖收文窍，填写收文编号、收文日期。收文登记编

号以年为单位的顺序进行编排。

第四十一条办公室专人将收文报办公室主首领

导签者拟办向，见后，送相应人员阅批。根据阅批总见

将文件按照批办、传阅分别办理。

第四十二条一般收文，应在收文当天送办公室

主管领导阅批；加总公文，随到版遥。

第四十三.条文件按照办理方式可分为批办文件

和传阅文件：

1、批办文件

(1)批办文件指需公司办理的文件，主要文种有:

上级或业务主管部门下发的通知或函、领导指示、不

相隶属关系单位来函、下级上报的谎示或报告等。

(2)对于文件原件有密级要求的文件，需在《收

文承办单》右上角加盖“密级”章。

(3)对于时限要求的文件，应根据要求的时限，

在《收文承办单》右上角加盖“急件”章。如需同时

标注密级，则密级标在带一行，紧急程度标在第二行。

(4)对于播要说明的事项，制在拟办意见栏内注

明。

(5)对于收到的批曳或互函需将对应的谛示或函

附后。

(6)送交公司领导批办的文件，如播多位领导批

办，按照从低至级别诉顺序遥批。

(7)根据公旬领导的批示意见，将文件完整复印

并送至工作执行部门的郃门经理处，由部门经理在《收

文承办单》上签收。

(8)如需对收文豕办事项做发文处理，则由工作

执行部门按公文印发流程进行印发。(参阅《印发公文

流程»)o

(9)如有以他真方式获得的文件，且标有收件人

姓名的，属日常工作联络、接洽、沟通、确认的文件，

由办公室进行详细登记并下发。

2、传阅文件

(1)传阅文件指需请公旬领导了廨阅知的文件，

常见文种有：上级机关下发的与我公司无皮接关联的

文件，侪况通报、会议纪要、抄送或抄报我公句的文

件等O

(2)办公室专人按照公司领导在《文件承办单》

上批示的“传阅怨见”，需将传阅文件的《文件传阅单》

按公司各部门主管领导、部门高•级经理、工作执行人

的顺序进行传阅；如有传阅您见，还应反馈至部门主

管领导，以便进一步安排和跟进工作。

(3)传阅文件原则上在三日内办毕，阅批后，送

回办公室，传阅文件应当严格遹.守传阅览围和保密规

定。

(4)文件传阅完毕，需将《文件传阅单》粘附在

对应收文的《文件承办单》后，一并存档，并在《收

文汇总明细单》各注栏内注明“此文传阅”字样。

第四十四条整理存档：

1、将批办、债阅完毕的收文逐一维理、检查，重

点审查：公司各部门主管领导是否签阅、领导批示事

项是否落实、办理完成的文件是否有办理结果或上