医院印章使用管理制度

医院印章使用管理制度第一章总则第一条为规范医院各类印章的使用管理，维护印章的法定性、权威性与严肃性，防范用印风险，保障医院合法权益，依据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》及医疗卫生行业管理相关规范，结合医院实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于医院所有印章的制发、保管、使用、停用、销毁全流程管理，覆盖医院党委印章、行政公章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章、收费专用章、各临床医技科室印章、各职能部门印章、业务专用章（含诊断证明专用章、出生医学证明专用章、医保结算专用章、病历复印专用章等全部在用印章。第三条医院印章实行“统一审批、分级管理、权责对应、全程留痕”的管理原则，所有用印行为必须符合法律法规、医院规章制度及业务流程要求，严禁未经审批用印。第二章印章的制发与规格第四条医院印章制发实行归口管理，所有印章的刻制、启用统一由院办公室负责，任何部门和个人不得私自刻制任何代表医院权责的印章。第五条各类印章的规格、样式严格执行国家规范及医院统一标准：（一）医院党委印章：圆形，直径4.2cm，中央刊镰刀锤头图案，周边刊党组织全称，字体为宋体，由上级党组织批准后刻制。（二）医院行政公章：圆形，直径4.2cm，中央刊五角星图案，周边刊医院法定全称，字体为宋体，经上级卫生健康行政部门及事业单位登记管理部门批准后刻制。（三）法定代表人印章：方形，边长2.2cm，刊法定代表人全名，字体为宋体或楷体，根据法定代表人授权刻制。（四）财务专用章、发票专用章、收费专用章：按照税务、财政部门规定的规格、样式刻制，分别包含对应专用章字样及医院统一社会信用代码等要素。（五）临床医技科室、职能部门印章：圆形，直径4.0cm，中央刊五角星图案，周边刊“XX医院+科室/部门全称，字体为宋体，仅用于医院内部业务流转、工作沟通，不得对外出具具有法律效力的证明、协议类文件。（六）各类业务专用章：根据业务主管部门要求及实际工作需要确定规格，明确标注业务类型，仅可用于对应业务场景。第六条印章刻制审批流程：（一）需刻制印章的部门提交《印章刻制申请表》，说明刻制理由、印章用途、使用范围，经部门负责人签字、分管院领导审核、院长审批同意后，交由院办公室统一办理。（二）院办公室对接具备合法资质的刻制单位完成刻制后，留存印章印模，登记《医院印章管理台账》，明确印章名称、规格、启用日期、保管部门、保管责任人，向申请部门发放印章时，需由领取人签字确认。（三）新印章启用前，院办公室需发布正式启用通知，明确启用时间、使用范围、旧印章回收要求，留存印模在院办公室、档案管理部门各1份，永久存档。第三章印章的保管第七条印章保管实行“专人保管、专柜存放、责任到人”制度：（一）医院党委印章、行政公章、法定代表人印章由院办公室指定2名专职人员分别保管，存放于密码保险柜内，保险柜密码由保管人单独掌握，随用随锁，严禁将印章带离院办公区域，特殊情况需携带外出的，需经院长审批同意，由2名保管人共同携带，全程监管使用。（二）财务类专用章（财务专用章、发票专用章、收费专用章）由财务科指定专人保管，执行财务内部控制要求，财务专用章与法定代表人印章分别由不同人员保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。（三）各临床医技科室、职能部门印章由部门负责人指定专人保管，存放于带锁文件柜内，部门负责人为印章管理第一责任人。（四）各类业务专用章由对应业务归口管理部门指定专人保管，如诊断证明专用章由医务科保管、出生医学证明专用章由妇产科保管、医保结算专用章由医保科保管、病历复印专用章由病案管理科保管。第八条印章保管人职责：（一）严格遵守印章使用审批流程，无合规审批手续不得用印。（二）妥善保管印章，发现印章丢失、损坏、被盗的，第一时间向部门负责人、院办公室报告，同时采取登报声明作废、向公安机关报案等措施，防范风险。（三）不得委托他人代管印章，不得私自将印章带出保管场所，不得在空白纸张、空白介绍信、空白合同上预盖印章。（四）每月对印章保管情况进行自查，每季度配合院办公室开展印章管理专项检查，如实汇报使用、保管情况。（五）印章保管人岗位调整或离职时，必须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、印章状态、印模留存情况，由部门负责人、院办公室工作人员监交，交接双方、监交人共同签字确认后方可完成岗位变动手续。第九条印章保管期间，因保管不善导致印章被盗用、滥用，给医院造成经济损失或声誉损害的，由保管人承担相应责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。第四章印章的使用审批第十条所有使用医院印章的文件、材料，必须按以下审批权限履行审批手续，未经审批一律不得用印：（一）使用医院党委印章：1.以党委名义印发的文件、上报的材料、出具的证明，经党委办公室审核、党委书记审批同意后方可用印。2.党员发展、党组织关系转接、党内表彰、党内处分等党务类材料，经党委办公室审核、分管党务工作的院领导审批同意后方可用印。（二）使用医院行政公章：1.以医院名义印发的行政文件、上报给上级部门的请示、报告、报表，经院办公室审核、分管院领导审核、院长审批同意后方可用印。2.对外签订的各类合同、协议、合作意向书，经法务部门审核、相关业务分管院领导审核、院长审批同意后方可用印。3.职工职称申报、人事调动、工作证明、收入证明等人事类材料，经人事科审核、分管人事工作的院领导审批同意后方可用印。4.科研项目申报、成果鉴定、专利申请等科研类材料，经科研科审核、分管科研工作的院领导审批同意后方可用印。5.医疗纠纷调解、诉讼相关材料，经医务科审核、法务部门审核、分管医疗工作的院领导、院长审批同意后方可用印。6.常规性、周期性上报的统计报表、医保报表等，经对应业务部门负责人审核、分管院领导审批同意后方可用印。（三）使用法定代表人印章：1.法定代表人授权委托书、法定代表人签字的对外文件，经法定代表人本人审批同意后方可用印。2.银行结算、财务支付类材料，按照财务审批流程，经财务科审核、分管财务工作的院领导、法定代表人或其授权委托人审批同意后方可用印。（四）使用财务类专用章：严格执行财务管理制度及审批流程，用于财务收支、发票开具、收费结算等对应业务场景，经财务部门负责人审批同意后方可用印。（五）使用科室、部门印章：仅用于医院内部工作联系、业务流转材料，经科室、部门负责人审批同意后方可用印，严禁对外使用。（六）使用各类业务专用章：1.诊断证明专用章：用于医师出具的疾病诊断证明、休假证明，经医师签字、医务科审核盖章确认后方可用印，休假证明按休假时长分级审批：3天以内由科室主任审批，3-7天由医务科科长审批，7天以上由分管医疗工作的院领导审批。2.出生医学证明专用章：用于出具《出生医学证明》，需提供新生儿父母有效身份证件、分娩记录，经妇产科负责人审核、出生医学证明签发人签字后方可用印，严格执行《出生医学证明管理办法》相关要求。3.医保结算专用章：用于医保患者费用结算单据、医保报销材料，经医保科审核人员核对费用明细、符合医保政策要求后方可用印。4.病历复印专用章：用于复印的住院病历、门诊病历，经病案管理科工作人员审核申请人身份、符合病历复印管理规定后方可用印。第十一条特殊紧急情况下需立即用印的，可电话征得审批权限负责人同意后先行用印，用印后2个工作日内必须补全审批手续，由印章保管人做好特殊用印登记，注明审批方式、补签时间。第五章印章使用流程与登记第十二条印章使用严格执行“申请-审核-审批-用印-登记”流程：（一）申请：用印申请人填写《用印审批单》，注明用印事由、用印文件名称、份数、用印类型，提交相关证明材料。（二）审核：由申请部门负责人对用印材料的真实性、合规性进行初审，确认材料内容准确、符合相关规定后签字。（三）审批：按照本制度第十条规定的审批权限，提交对应审核人、审批人签字同意。（四）用印：申请人持签字齐全的《用印审批单》及用印材料，到对应印章保管部门办理用印，印章保管人核对审批手续是否齐全、用印材料内容与审批事由是否一致，确认无误后方可用印。（五）登记：印章保管人对每一次用印行为进行详细登记，填写《用印登记台账》，记录用印日期、用印申请人、用印事由、用印文件名称、份数、审批人、用印数量，由用印申请人签字确认。第十三条用印要求：（一）印章加盖位置准确、印迹清晰、端正，正式文件公章加盖在发文机关署名和成文日期中间，做到“骑年盖月”；多页文件需加盖骑缝章，确保每一页都有印迹。（二）用印后留存的文件材料原件，需由印章保管部门或档案管理部门存档1份，其中合同、协议、重要证明材料需永久存档。（三）严禁在内容空白、信息不全、未经审核的材料上用印，严禁因私人事务使用医院各类印章，严禁伪造、变造医院印章。第六章印章的停用、回收与销毁第十四条出现以下情形之一的，印章予以停用：（一）医院名称变更、机构调整，原有印章不再适用的。（二）印章磨损、变形、损坏，无法正常使用的。（三）印章遗失、被盗，已声明作废的。（四）部门撤销、业务终止，对应印章不再使用的。第十五条停用的印章由院办公室统一回收，回收时核对印章名称、状态，由原保管部门负责人、保管人签字确认，回收后的印章存放于院办公室档案柜封存，任何部门和个人不得私自留存停用印章。第十六条印章销毁需严格履行审批流程：（一）院办公室定期梳理停用封存的印章，列出拟销毁印章清单，说明停用原因、停用时间，报院长审批同意后组织销毁。（二）销毁时由院办公室、纪检监察部门、档案管理部门各安排1名工作人员共同监销，确保印章完全销毁，无法复原。（三）销毁后填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章名称、销毁时间、销毁方式、监销人签字，相关材料永久存档。第十七条印章停用后，院办公室需及时发布印章停用通知，告知全院各部门及相关合作单位，明确停用时间，告知停用印章不再具备法律效力，防范停用印章使用造成的法律责任由使用人自行承担。第七章监督与责任追究第十八条院办公室是医院印章管理的监督部门，每季度组织对全院所有印章的保管、使用情况进行专项检查，检查内容包括印章保管是否符合要求、审批手续是否齐全、登记台账是否完整、用印材料是否合规，对检查中发现的问题及时下达整改通知，责令相关部门限期整改。第十九条出现以下违规用印行为的，医院将追究相关责任人的责任：（一）私自刻制印章的，对责任部门负责人、直接责任人给予记过及以上处分，造成经济损失的，责令承担赔偿损失；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。（二）未经审批擅自用印的，对直接责任人给予警告及以上处分，情节严重的给予降职、撤职处分；给医院造成经济损失或声誉损害的，追究其承担相应责任，构成违法犯罪的移交司法机关处理。（三）印章保管人未尽到保管责任，导致印章丢失、被盗、损坏的，对保管人给予通报批评、警告处分，