《基 础 会 计》-第六章

【本章学习要点】1．了解设置账簿的意义，掌握日记账、总分类账等主要账簿的登记方法；2．熟悉总分类账和明细分类账的内在联系，掌握两者之间的平行登记方法，并认识其意义；3．熟悉账簿使用规则和登记要求，掌握对账的内容和结账的方法。第一节账簿的意义和种类一、会计账簿的意义1.为企业经营管理提供系统、完整的会计信息2.可以保证本单位财产物资的安全完整3.为定期编制会计报表提供依据4.为考核经营成果、实行会计监督提供依据二、会计账簿的种类(一）会计账簿按其用途不同,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿1．序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。2．分类账簿，是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。3．备查账簿，也称辅助账簿，是指对某些在序时账和分类账中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。亦被称为补充登记簿。（二）会计账簿按其外表形式的不同可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿1．订本式账簿，是在启用之前就已把顺序编号的账页装订成册的账簿。2．活页式账簿，是在启用时账页不固定装订成册而将零散的账页放置在活页夹内，随时可以取放的账簿。3．卡片式账簿，是由许多具有一定格式的硬制卡片组成，(三)账簿按账页格式的不同，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿等1．三栏式账簿，是将账页中登记金额的部分分为三个栏目，即借方、贷方和余额三栏。如总账、现金日记账、银行存款日记账、债权债务类明细账等。2．多栏式账簿，是在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目，详细反映借贷方金额的组成情况。如成本、费用等明细账。3．数量金额式账簿，是在借方、贷方和余额栏下分别分设三个栏目，用以登记财产物资的数量、单价和总金额。如材料明细账和产成品明细账等。第二节账簿的设置和登记一、账簿的基本构成一般由三大部分组成1.封面。主要标明账簿名称。如“总分类账”、“现金日记账”、“原材料明细账”等。2.扉页。主要载明账簿启用、经管人员一览表、科目索引。“账簿启用登记表”的格式见表6—1。3.账页。是构成账簿的主要内容，用来具体记录经济业务的部分，其格式因反映经济业务内容的不同而有所不同，但基本内容应该包括：账户的名称（一级科目、二级或明细科目）、日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页数和分页数等。二、日记账的设置和登记日记账可以按照记录的内容不同，分为普通日记账和特种日记账两种。普通日记账，是用来登记单位全部经济业务的日记账。这种日记账把每天发生的经济业务所编制的会计分录，全部按发生的时间顺序逐笔登记，故又称为分录日记账、分录簿。特种日记账，是用来记录某一类经济业务发生情况的日记账，主要有现金日记账、银行存款日记账。一般企业通常只设置现金日记账和银行存款日记账，即特种日记账。特种日记账一般采用三栏式的订本账，也可采用多栏式。其三栏式账页的格式如表6—2所示。（一）现金日记账的设置和登记现金日记账是由出纳员依据审核无误的现金收款凭证和付款凭证（现金付款凭证、银行存款付款凭证），逐日逐笔登记的账簿。一般是指现金收付日记账，如进一步细分，可以分为“现金收入日记账”和“现金付出日记账”。实际工作中所应用的“现金日记账”的一般格式，如表6—3所示（二）银行存款日记账的设置与登记银行存款日记账是由出纳员依据审核无误的银行存款收款凭证、银行存款付款凭证及现金付款凭证（用于将现金存入银行的业务）序时逐笔登记的账簿。一般是指银行存款收、付日记账，如进一步细分，也可分为“银行存款收入日记账”和“银行存款付出日记账”。现金日记账和银行存款日记账的格式也可以设置成多栏式的，如表6—4所示。三、分类账的设置和登记分类账有总分类账和明细分类账。

（一）总分类账的设置和登记总分类账只采用货币计量单位进行登记。一般采用“三栏式”的订本账，其基本结构为“借方”、“贷方”和“余额”三栏。其格式如表6—5所示。（二）明细分类账的设置和登记明细分类账简称明细账。它是根据总账科目所属明细科目设置的，用来详细反映企业某一类经济业务核算资料的分类账。常用的格式有三栏式、数量金额式、多栏式和平行式等几种。1.三栏式明细分类账。其格式如表6—6所示。2.数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账的格式如表6—7所示。

3.多栏式明细分类账。格式如表6—8所示。也可以只设借(或贷)一方，不设另一方及余额栏，如表6—9所示。4.平行式明细分类账。其格式如表6-10所示。四、总分类账与明细分类账的平行登记（一）总分类账与明细分类账的关系1.总分类账与明细分类账的内在联系主要表现在两个方面：一是二者所反应的经济业务内容相同：如“原材料”总账账户与其所属的“A材料”、“B材料”等明明细分类账户是用来反映原材料的收发及结存业务的；二是登账的原始依据相同。登记总分类账与登记明细分类账的记账凭证或原始凭证是相同的。2.总分类账与明细分类账的区别主要表现在两个方面：一是反映经济内容的详细程度不同。总分类账反映总账科目核算内容增减变化的总括情况，提供总括性资料；明细分类账反映明细科目核算内容增减变化的详细情况，提供具体资料。二是作用不同。总分类账提供的经济指标，是明细分类账资料的综合，对所属明细分类账起着统驭、控制的作用；明细分类账提供的具体资料，是对有关总分类账的补充，起着详细说明的作用。

（二）总分类账与明细分类账的平行登记平行登记的要点如下：

1.依据相同。即对发生的经济业务都要以相关的会计凭证为依据，既要登记有关的总分类账，又要登记其所属的明细分类账。2.方向一致。即在进行总分类账和明细分类账登记时，二者所体现的变动方向必须相同。3.期间相同。即对各项经济业务在计入总分类账和明细分类账的过程中可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。4.金额相等。即计入总分类账的金额，必须与计入其所属明细分类账的金额之和相等。例6.12009年5月1日华光厂“原材料”账户期初余额见表6-11所示。5月份发生以下原材料收发业务：(1)4日，购入甲材料20件，单价100元；购入乙材料160千克，单价5元，货款已从银行支付，材料己验收入库(假定该企业不设“材料采购”账户，并省略增值税)：(2)18日，车间领用甲材料15件，乙材料100千克，投入A产品生产。根据上述经济业务，编制记账凭证(以会计分录代替)如下：(1)借：原材料——甲材料2000——乙材料800

贷：银行存款2800(2)借：生产成本——A产品2000

贷：原材料——甲材料1500——乙材料500根据以上记账凭证(会计分录)对“原材料”的总账及所属明细账进行平行登记，格式和内容见表6-12、6-13、6-14所示。第三节 账簿使用的规则一、账簿启用规则启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表（见表6-1）。启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。二、会计账簿的记账规则（一）必须根据审核无误的会计凭证，及时登记各种账簿。（二）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号（如“√”），表示已经记账。以避免重记、漏记。（三）账薄中书写的文字和数字应紧靠底线书写，上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。数字排列要整齐均匀。（四）登记账薄要用蓝黑墨水或者碳墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账薄除外）或者铅笔书写。（五）下列情况，可以用红色墨水记账。1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。（六）各种账薄按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。（七）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内的“元”位上用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。（八）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。（九）账簿登记错误应按规定的错账更正方法予以更正，不得刮、擦、挖补和随意涂改。（十）使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。三、错账的更正方法常用的错账更正方法有三种：划线更正法、红字更正法、补充登记法。（一）划线更正法具体做法为：首先，在错误的数字或文字上划一条红线，表示注销；然后，在划线上方空白处填写正确的数字和文字，并在更正处加盖更正人员的印章，以明确责任。但应当注意，对于错误数字，必须全部划掉，不能只划去整个数字中的个别错误数字，而且要保证划去的字迹仍清晰可辨。例如，账簿中将1568元误记为1658元，应将整个数字全部用红线划去，然后在红线上面空白处用蓝字写1568。（二）红字更正法它适用于下面两种情况：1.在记账以后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目发生错误，应用红字更正法进行更正。红字在记账中表示减少，起冲销的作用。具体做法为：首先，用红字金额编制一张内容与错误的记账凭证相同的记账凭证，注明“冲销某年某月某日第×号凭证”，据以用红字金额登记有关账簿，冲销原来的错误记录；然后，再用蓝字编制正确的记账凭证，注明“更正某年某月某日第×号凭证”，据以登记入账。

例6.2某企业以银行存款25000元支付销售产品广告费。编制记账凭证时误作如下会计分录，并已登记入账。借：管理费用25000

贷：银行存款25000更正时，首先填制一张与原错误分录内容完全一样的红字金额记账凭证，并据以登记入账，冲销原错误的账簿记录。再用蓝字编制一张正确的记账凭证：借：销售费用25000

贷：银行存款250002.在记账后发现记账凭证中应借、应贷科目未错，但所填金额大于应计金额。具体更正方法是：更正时只需填一张方向、科目与原记账凭证一致，而用红字冲销多记部分金额的记账凭证，并予以入账，在摘要栏内注明“冲销某年某月某日第×号记账凭证多记金额”。例6.3某企业以银行存款60元支付银行承兑汇票手续费。编制记账凭证时，将金额误写为600元，并已登记入账。错误会计分录如下：借：财务费用600

贷：银行存款600发现上述错误时，可将多记的540元用红字金额编制记账凭证，更正原记账错误：（三）补充登记法例6．4收到某单位还欠款5000元存入银行。编制记账凭证时，将金额误写为500元，并已登记入账。错误会计分录如下：借：银行存款500

贷：应收账款500

发现上述错误时，可将少记的4500元（5000-500）用蓝字编制记账凭证，更正原记账错误：借：银行存款4500

贷：应收账款4500第四节对账和结账一、对账为了保证账簿记录的真实可靠，对账簿和账户所记录的有关数据加以检查和核对，称为对账（核对账目）。（一）账证核对账证核对是指账簿记录与会计凭证的核对。它主要核对账簿记录与原始凭证和记账凭证记录的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符等。（二）账账核对账账核对是指各种账簿之间的有关指标核对相符。这种核对至少每月末进行一次。内容包括：1、各总分类账户有关记录的核对2、总分类账簿与其所属明细账簿的核对3、总分类账与日记账核对4、会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账的核对（三）账实核对账实核对是指将各种财产物质的账面余额与实存余额进行核对。账实核对的内容包括：1、现金日记账的账面余额应逐日与现金实际库存数核对相符；2、银行存款日记账的账面余额应定期与银行对账单核对相符；每月至少核对一次。3、各种存货、固定资产等财产物资明细账的账面结存数应定期与实存数核对；4、各种应收、应付款项明细账的账面余额应定期与有关债务、债权单位或个人进行核对。三、结账结账，就是在把一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出各种账簿的本期发生额和期末余额，并将其余额结转下期或转入新账。结账有定期结账和不定期结账两种方式。（一）结账前的工作内容1.在结账前应检查本期发生的经济业务是否已经全部登记入账，如发现账簿记录有错误，应及时按规定加以更正。2、按会计制度规定和成本计算要求，结转各收入、成果账户和费用成本账户，计算本期的产品成本、销售成本、营业成本的期间费用，并确定本期的财务成果。按国家的规定，结转本年利润及利润分配账户。（二）结账的程序1、将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其完整正确。2、根据权责发生制的要求，调整有关账户，合理确定本期应计的收入和应计的费用。3、将有关收入、费用转入“本年利润”账户，结平所有损益类账户。4、结算出资产、负债和所有者权益账户的本期发生额和余额，并结转至下期。（三）结账的方法1.对不需要按月结计本期发生额的账户。如各项财产物资明细账、各种应收(付)账款明细账等，每次记账时，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务之下划一条通栏单红线即可，不需再结计一次余额。2.现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、成本、费用等明细账户，月末结账时，先在最后一笔经济业务记录下划一条通栏单红线，在下一行“摘要”栏内注明“本月合计”字样，并结出借、贷方发生额及余额，然后再在其下端划一条通栏单红线，即上下各一条单红线。3.需要结计本年累计发生额的明细账户，如收入、费用、成本等明细账，应在“本月合计”行下结计自年初起至本月末止的累计发生额，在“摘要”栏内注明“本年累计”字样，并在下面划一条单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下划双红线。4.总账账户平时只需结出月末余额，不必划线。年终结账时，为了反映资产、负债和所有者权益增减变动的全貌，便于核对账目，应将所有总账账户结计全年发生额和年末余额。在摘要栏内注